Petunjuk Penggunaan Sistem Aplikasi Persuratan SAP.V.1 (e-office)

Transkripsi

1 SISTEM APLIKASI PERSURATAN LPMP D.I. YOGYAKARTA Petunjuk Penggunaan Sistem Aplikasi Persuratan SAP.V.1 (e-office) ADMINISTRATOR GUIDE TAHUN

2 ISI 1. BAGAIMANA MENGAKSES APLIKASI 2. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGGUNA / PEGAWAI/STAF 3. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PEJABAT 4. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGATURAN a. Unit Pengolah b. Jenis Surat c. Sifat Surat d. Kode Surat e. Kode Satker (LPMP) f. Unit External 2

3 1. BAGAIMANA MENGAKSES APLIKASI Untuk mengakses aplikasi web E-Office dapat dilakukan melalui alamat : (Tergantung dimana di Install) 2. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGGUNA / PEGAWAI/STAF Untuk mengelola pengguna, dapat dilakukan melalui menu berikut : Menu Manajemen Pengguna >> Manajemen Staff 3

4 Untuk mencari data pengguna berdasarkan nama klik pilihan pada kolom pencarian Cari berdasarkan masukkan frase nama kemudian tekan cari sedangkan untuk melihat data pengguna per unit bisa memilih sesuai dengan unit yang dipilih kemudian tekan Lihat Untuk melihat detail pengguna tekan tombol view 4

5 Untuk mengedit tekan Edit lalu kemudian Submit Untuk mengatur Level dan unit Pilih kursor pilihan di atas Sedangkan untuk menambah pengguna dengan menekan form yang ada lalu tekan Submit dan isi sesuai 5

6 3. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PEJABAT Untuk melihat pejabat melalui Menu Manajemen Pengguna >> Manajemen Pejabat Untuk mencari data ppejabat berdasarkan nama klik pilihan pada kolom pencarian Cari berdasarkan masukkan frase nama kemudian tekan cari Untuk mengedit tekan simbol pensil Kmudian update sesuai data yang ada lalu tekan Submit. 6

7 Untuk menambah Pejabat klik tombol Tambah Kemudian isikan sesuai data yang ada lalu klik tombol Submit 4. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGATURAN Data yang diperlukan oleh E-Office ada beberapa. Kesemuanya dapat dikelola melalui menu Pengaturan a. Unit Pengolah Menu Pengaturan>>>Unit Pengolah Berikut tampilan daftar Unit Pengolah 7

8 Untuk menambahkan klik tombol Tambah Isikan isian sesuai data kemudian klik Submit b. Jenis Surat Menu Pengaturan>>>Jenis Surat Berikut tampilan daftar Jenis Surat Untuk menambah klik tombol Tambah kemudian isi sesuai data kemudian tekan Submit 8

9 c. Sifat Surat Menu Pengaturan>>>Sifat Surat Berikut tampilan daftar Sifat Surat Untuk Menambah tekan tombol Tambah kemudian isikan sesuai data d. Kode Surat Menu Pengaturan>>>Kode Surat Berikut tampilan daftar Kode Surat 9

10 Untuk menambah kode surat klik tombol Tambah e. Kode Satker (LPMP) Menu Pengaturan>>>Kode Satker Berikut tampilan daftar Kode Satker Untuk Kode Satker ini disesuaikan dengan Nomenklatur yang ada Utk LPMP DIY = J32 mulai Oktober 2013 Untuk menambah klik tombol Tambah dan isikan sesuai data yang ada 10

11 f. Unit External Untuk unit external sebenarnya dilakukan isian data ketika mendapat surat baru dari instansi External. Menu Pengaturan>>>Unit External Berikut tampilan daftar Unit External Untuk input data Unit External bisa dilakukan dengan Dua Cara pertama melalui Menu Pengaturan>>>Unit External kemudian klik menu Tambah Menu Tambah pada menu Input Surat Masuk dan Keluar, atau 11

12 Isikan sesuai data unit external lalu klik Submit 5. Untuk BACK UP DATABASE Klik menu Back Up Database kemudian simpan file bentuk Zip 12