BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Manajemen merupakan sebuah proses yang terdiri atas fungsifungsi

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Manajemen Manajemen merupakan sebuah proses yang terdiri atas fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan Sumber Daya Manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Terdapat banyak definisi atau pengertian tentang manajemen yang ditulis oleh beberapa orang ahli ilmu manajemen yang pada dasarnya memiliki kesimpulan yang sama. Berikut ini definisi manajemen yang dikemukakan oleh Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2008:1-2) adalah : Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan Sumber Daya Manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi manajemen menurut Mutiara Panggabean dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2004:13) menyatakan bahwa : Manajemen merupakan sebuah proses yang terdiri atas fungsifungsi perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan mengendalikan kegiatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan secara efisien. 2.2 Pengertian dan Peranan Manajeman Sumber Daya Manusia Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia adalah suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur Manajemen Sumber Daya Manusia adalah manusia yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Dengan demikian fokus yang mempelajari dalam manajemen ini adalah masalah yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia.

2 Berikut ini definisi Manajemen Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Mutiara Panggabean (2004:51) mengemukakan bahwa: Manajemen Sumber Daya Manusia dapat mendefinisikan sebagai suatu proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi, dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan definisi yang dikemukakan oleh Anwar Prabu angkunegara (2008:2) adalah : Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Secara sederhana pengertian manajemen sumber daya manusia adalah mengelola sumber daya yang tersedia dalam suatu organisasi, baik organisasi publik maupun swasta, sumber daya manusia adalah yang paling penting dan sangat menentukan. Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut mengandung pengertian bahwa pengelolaan sumber daya manusia dalam organisasi memiliki jangkauan yang luas. Pengelolaan sumber daya manusia tidak hanya menyangkut hal-hal ketenagakerjaan yang terjadi di dalam organisasi saja, tetapi juga harus menjangkau lingkungan organisasi yang ikut mempengaruhi perkembangan sumber daya manusia di dalam organisasi. Jadi, Manajemen Sumber Daya Manusia adalah suatu ilmu dan seni proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan, dan memelihara tenaga kerja yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan dalam pribadi.

3 Seperti yang dikemukakan oleh Hasibuan (2001:14), peranan Manajemen Sumber Daya Manusia adalah mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup masalah-masalah sebagai berikut : 1. Menetapkan jumlah, kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif seseuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan. 3. Menetapkan program kesejateraan, pengembangan, promosi dan pemberhentian. 4. Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang. 5. Memperkirakan keadaan perekonomian pada umum nya dan perkembangan perusahaan pada khususnya. 6. Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahan-perusahaan sejenis. 7. Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh. 8. Melaksanakan pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi karyawan. 9. Mengatur mutasi karyawan baik vertical maupun horizontal. 10. Mengatur pensiun, pemberhentian dan pesangonnya. Maka dapat dipahami bahwa peranan Manajemen Sumber Daya Manusia sangat menentukan bagi terwujudnya tujuan perusahaan. Sedangkan tujuan utama Manajemen Sumber Daya Manusia adalah untuk meningkatkan kontribusi sumber daya manusia ( karyawan ) terhadap organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat dipahami bahwa semua kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya tergantung kepada manusia yang mengelola organisasi itu. Untuk itu sumber daya manusia tersebut harus dikelola sedemikian rupa sehingga berdaya guna dan berhasil dalam mencapai tujuan organsasi.

4 2.2.2 Fungsi-Fungsi Operasional Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai ilmu terapan dari ilmu manajemen, maka Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki fungsi manajemen dan fungsi operasional, yaitu: 1. Fungsi Manajerial a. Perencanaan (Planning). Mendefinisikan sasaran, menetapkan strategi, dan menyusun bagian-bagian rencana untuk mengkoordinasikan sejumlah kegiatan. b. Pengorganisasian (Organizing). Menentukan tugas apa yang harus dilakukan. c. Pengarahan (Directing). Mengarahkan supaya karyawan semangat dalam bekerja. d. Pengendalian (Controlling). Mengamati dan membandingkan pelaksanaan kerja karyawan dengan rencana serta memperbaiki jika ada penyimpangan. 2. Fungsi Operasional a. Pengadaan tenaga kerja (Procurement). Usaha-usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah pegawai yang dibutuhkan. b. Pengembangan (Development). Dimana diharapkan dengan adanya pengembangan dapat memberikan manfaat yang berupa peningkatan produktivitas. c. Kompensasi (Compensation). Diartikan sebagai usaha untuk membalas jasa secara layak pada personalia untuk sumbangan mereka kepada perusahaan. d. Integrasi (Integration). Merupakan tantangan bagi manajer personalia, sebab berkaitan dengan penyelarasan kepentingan individu, masyarakat dan organisasi karena seringkali kepentingan tersebut saling bertentangan. e. Pemeliharaan (Maintenance). Merupakan fungsi operasional untuk mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang telah ada dengan cara menciptakan komunikasi diantara karyawan.

5 f. Pemisahan (Separation). Pemutusan hubungan kerja yang mana fungsi ini berupaya untuk mengembalikan karyawan kepada masyarakat setelah membaktikan tenaganya kepada perusahaan. Tujuan dari berbagai kegiatan yang telah dikemukakan di atas, baik itu fungsi manajerial maupun fungsi operasional adalah untuk membantu karyawan agar tetap bekerja guna untuk mencapai tujuan organisasi dengan sebaik mungkin. Dengan demikian, maka manajemen sumber daya manusia dapat memberikan sumbangan yang mempunyai arti penting bagi kelancaran kerja di departemen atau bagian-bagian lainnya dalam organisasi yang bersangkutan. 2.3 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Setiap perusahaan harus mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data menjadi informasi dan menyampaikan informasi tersebut kepada pemakai, sistem ini disebut sistem informasi sumber daya manusia Menurut T. Hani Handoko (2001:235) mengemukakan bahwa: Sistem informasi sumber daya manusia (Human Resources Information System) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyiapkan, mempertahankan, menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber-sumber daya manusia, aktivitasaktivitas personalia, karakteristik-karakteristik unit-unit organisasinya. Menurut Jogiyanto (2005:249) mengemukakan bahwa : Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2004:88) mengemukakan bahwa : Sistem yang memberikan informasi kepada bagian sumber daya manusia perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia. Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi sumber daya manusia adalah suatu sistem informasi yang dapat

6 membantu perusahaan terutama atasan dalam pengambilan keputusan untuk pengelolaan aktivitas sumber daya manusia. Sistem informasi sumber daya manusia dirancang untuk membantu manajer membuat keputusan lebih efektif, tidak hanya sekedar memuaskan keingintahuan seseorang. Oleh karena itu, jika informasi tidak relevan dengan rencana strategik bisnis perusahaan, atau jika hal ini hanya merupakan penyerobotan privasi pribadi, informasi tersebut harus tidak dimasukkan dalam sistem informasi sumber daya manusia Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Manfaat-manfaat khusus dari sistem informasi sumber daya manusia tersebut yang dikemukakan oleh Henry Simamora (2001:103) meliputi: a. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan b. Menyoroti posisi-posisi yang pemegang-pemegang jabatan-jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, pensiun atau diberhentikan c. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah-masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal d. Mempelajari komposisi usia, suku dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. e. Mengantisipasi kebutuhan rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan f. Perencanaan sumber daya manusia, untuk mengantisipasi penggantianpenggantian dan promosi-promosi g. Laporan-laporan kompensasi, untuk memperoleh seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, biaya-biaya financial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi lainnya.

7 h. Riset sumber daya manusia, untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencari calon-calon baru i. Penilaian kebutuhan pelatihan, untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Menurut pendapat Ibnu Syamsi (2000:102) menuturkan bahwa tujuan sistem informasi sumber daya manusia adalah: membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat. Cara yang banyak membantu penggunaan sistem informasi yang efektif adalah memandang informasi sebagai sumber esensial bagi organisasi sepanjang menyangkut uang, personalia, perlengkapan, peralatan dan fasilitas lainnya. Dengan menggunakan informasi yang tepat, maka efisiensi kerja dalam organisasi dapat dicapainya. Tujuan sistem informasi yang terancang secara cermat dan dapat diandalkan sekarang ini dapat membantu manajer dalam beberapa hal: 1. Perencanaan sumber daya manusia: untuk mengantisipasi penggantian dan promosi. 2. Laporan kompensasi: untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar karyawannya dibayar, biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya finansial dari setiap peningktan gaji dan perusahan kompensasi lainnya. 3. Riset sumber daya manusia: untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau untuk menemukan tempat yang paling produktif untuk mencari calon baru. 4. Penilaian kebutuhan pelatihan: untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut

8 2.3.4 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Apabila berbicara mengenai sistem informasi sumber daya manusia tidak lepas dari input, proses dan output. Adapun model umum sistem informasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut. Data = Inforrmasi = Subsistem input Subsistem Output Sistem informasi akuntansi Subsistem perencanaan angkatan kerja Subsistem perekrutan Sumber internal Subsistem penelitian sumber daya manusia Database HIRS Subsistem manajemen angkatan Subsistem tunjangan Pemakai Sumber lingkungan Subsistem Subsistem benefit intelejen sumber daya manusia Subsistem pelaporan lingkungan Gambar 2.1 Model Umum Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sumber : Raymond McLeod yang diterjemahkan Hendra Teguh, (2001:527). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketujuh. Jakarta: PT Prenhallindo Adapun penjelasan dari komponen sistem informasi sumber daya manusia sebagai berikut: 1) Subsistem input Subsistem input terdiri sistem informasi akuntansi, subsistem penelitian sumber daya manusia dan subsistem intelijen sumber daya

9 manusia. Masing-masing subsistem memberikan data yang akan dientri ke dalam database. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut: a) Sistem Informasi Akuntansi Data yang disediakan oleh sistem informasi akuntansi adalah data akuntansi atau keuangan yang berhubungan dengan karyawan. Data yang ditangani oleh sistem informasi sumber daya manusia merupakan campuran elemen-elemen data personil yang relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan atau non akuntansi dan data akuntansi yang bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis dibandingkan elemen data karyawan. Jadi sistem informasi akuntansi dapat menyediakan data karyawan yang bersifat keuangan untuk disimpan dalam database. b) Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Subsistem ini meliputi: (1) Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia (2) Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan (3) Penelitan keluhan, membuat tindak lanjut yang disampaikan karyawan untuk berbagai alasan c) Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan dan pesaing. 2) Database Database adalah sekelompok file yang disimpan bersama untuk dapat digunakan oleh beberapa aplikasi. Hal ini berarti bahwa data tersebut hanya perlu

10 sekali saja disimpan secara fisik dalam sistem komputer dan data dalam database terpisah dari sistem aplikasinya. Untuk mendukung kinerja sistem informasi, diperlukan peralatan atau elemen operasi. Elemen operasi tersebut adalah perangkat keras, perangkat lunak, database, prosedur dan personil. Penjelasan elemen operasi tersebut kecuali database sebagai berikut: a) Perangkat Keras (Hardware) Perangkat komputer mencakup seluruh peralatan fisik komputer atau biasa disebut sebagai komputer itu sendiri. Peralatan ini mencakup peralatan masukan seperti keyboard atau mouse, peralatan keluaran seperti printer dengan berbagai jenisnya dan layar monitor, penyimpanan mencakup penyimpanan primer dan sekunder, prosesor dan komunikasi dan berupa jaringan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan dan penilaian perangkat keras antara lain volume data yang akan diolah, kecepatan pemrosesan, perkembangan teknologi. b) Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak secara umum dibagi dua yaitu perangkat lunak sistem yang melaksanakan tugas-tugas dasar tertentu yang diperlukan semua pemakai suatu komputer dan perangkat lunak aplikasi yang membantu pengelolaan sumber daya fisik dan konseptual perusahaan. Kriteria-kriteria yang dapat dijadikan dasar untuk pemilihan dan penilaian perangkat lunak adalah kemudahan pemakaian (user friendly). c) Prosedur Prosedur berupa manual atau petunjuk teknis operasi yang diformalkan dalam bentuk aturan tertulis. Prosedur berisi instruksi-instruksi yang harus dilakukan oleh pemakai. d) Personil Sistem informasi membutuhkan personil-personil yang berkualifikasi dan kompeten di bidang teknologi informasi dan komputer. Spesialisasi informasi seperti operator, programmer, analis sistem, analis jaringan dan pengelola database yang bertanggungjawab memelihara dan mengembangkan sistem.

11 3) Subsistem output Bentuk dasar output/keluaran bisanya berbentuk laporan periodik, aplikasi dan jawaban atas database queries, model matematika dan sistem pakar. Subsistem yang terdapat pada subsistem output antara lain: a) Subsistem perencanaan angkatan kerja, melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan menajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan karyawan di masa datang b) Subsistem perekrutan, perusahaan membawa karyawan baru ke dalam organisasi melalui sub sistem perekrutan c) Subsistem manajemen angkatan kerja, merupakan subsistem terbesar mencakup promosi, penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian/kompensasi, suksesi, pendisiplinan d) Subsistem kompensasi meliputi penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus dan kehadiran e) Subsistem benefit, menyediakan paker benefit baik karyawan yang masih bekerja maupun yang akan pensiun f) Subsistem pelaporan lingkungan diantaranya pelaporan kebijakan dan praktek sumber daya manusia perusahaan kepada pemerintah serta tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan bukan manajemen Adapun bagan komponen fungsional utama sistem informasi sumber daya manusia seperti di bawah ini. Masukan (Input) Pemeliharaan data Keluaran (Output) Gambar 2.2 Komponen Fungsional Utama Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sumber: T Hani Handoko (2001:238) dalam bukunya Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Edisi 2

12 Adapun beberapa dukungan yang diberikan oleh Sistem informasi sumber daya manusia dalam tingkatan strategis, taktis dan operasional adalah seperti di bawah ini. Tabel 2. 1 Dukungan Yang Diberikan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Penempatan Pelatihan dan Kompensasi Karyawan Pengembangan Administrasi Tingkat Strategis Perencanaan tenaga kerja Tingkat Taktis Analisa beban tenaga kerja dan anggaran Analisis turn over Tingkat Operasional Penerimaan karyawan Rencana/jadwal kerja Rencana pelaksanaan Rencana penilaian kinerja Efektivitas pelatihan Kesesuaian dengan kebutuhan jenjang karir Penilaian keahlian Penilaian kinerja Beban kontrak Rencana gaji Analisis Efektivitas Kompensasi atau benefit Pengendalian gaji Administrasi benefit Sumber: Azhar Susanto. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya Dari uraian di atas dapat dilihat jelas bahwa sistem informasi sumber daya manusia dibutuhkan sebagai sebuah alat bantu dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, sistem informasi sumber daya manusia sebagai suatu fasilitas, perlengkapan pendukung dan sarana dalam yang dapat membantu proses promosi jabatan karyawan sehingga dapat menghasilkan keputusan promosional yang tepat. Dengan demikian secara teoritis antara sistem informasi sumber daya manusia dan promosi jabatan karyawan memiliki hubungan positif.

13 2.4 Promosi Jabatan Karyawan Pengertian Promosi Jabatan Karyawan Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:107) mengemukakan bahwa : Promosi adalah perpindahan yang memperbesar authority dan responsibility karyawan ke jabatan yang lebih tinggi di dalam satu organisasi sehingga kewajiban, hak, status, dan penghasilannya semakin besar. Menurut Sastrohadiwiryo (2003:258) mengemukakan bahwa: Promosi Jabatan dapat diartikan sebagai proses perubahan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dalam hierarki wewenang dan tanggung jawab yang lebih tinggi daripada dengan wewenang dan tanggung jawab yang telah diberikan kepada tenaga kerja pada waktu sebelumnya. Menurut Manulang (2004:153) mengemukakan bahwa: Promosi jabatan berarti kenaikan jabatan, yakni menerima kekuasaan dan tanggung jawab lebih besar dari kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya. Sedangkan menurut Hariandja (2002:157) mengemukakan bahwa: Promosi jabatan berarti menaikan jabatan seseorang ke jabatan lain yang memiliki tanggung jawab lebih besar dan pada level organisasi yang lebih besar. Dengan demikian melihat dari berbagai definisi yang telah dikemukakan di atas maka penulis mengemukakan bahwa promosi jabatan karyawan berarti perpindahan dari satu jabatan ke jabatan yang lebih tinggi, wewenang dan tanggung jawab semakin besar, status serta pendapatan juga semakin tinggi. Atau dapat pula dikatakan bahwa promosi adalah proses menaikkan karyawan kepada kedudukan yang lebih bertanggung jawab. Promosi harus dilakukan pada asas-asas/prinsip-prinsip tertentu sebagai berikut : Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:107) menjelaskan bahwa peranan promosi karyawan adalah:

14 Dengan promosi berarti ada kepercayaan dan pengakuan mengenai kemampuan serta kecakapan karyawan bersangkuan untuk menduduki suatu jabatan yang lebih tinggi. Dengan demikian, promosi akan memberikan status sosial, wewenang (authority), tanggung jawab (responsibility), serta penghasilan (outcomes) yang semakin besar bagi karyawan. Jika ada kesempatan bagi setiap karyawan dipromosikan berdasarkan asas keadilan dan objektivitas, karyawan akan terdorong bekerja giat, bersemangat, berdisiplin, dan berprestasi kerja sehingga sasaran perusahaan secara optimal dapat dicapai. Begitu besarnya peranan promosi karyawan maka sebaliknya manajer personalia harus menetapkan program promosi serta menginformasikannya kepada para karyawan Manfaat Promosi Jabatan Karyawan Program promosi harus memberikan informasi tentang asas-asas, dasardasar, jenis-jenis dan syarat-syarat karyawan yang dapat dipromosikan dalam perusahaan bersangkutan. Program promosi harus diinformasikan secara terbuka, baik asas, jenis, dasar dan persyaratan. Maupun metode penilaian karyawan yang akan dilakukan dalam perusahaan. Jika hal ini diinformasikan dengan baik, akan menjadi motivasi bagi karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh Asas-asas Promosi Jabatan Asas promosi harus dituangkan dalam program promosi secara jelas sehingga karyawan mengetahui dan perusahaan mempunyai pegangan untuk mempromosikan karyawan. Asas-asas promosi a) Kepercayaan Promosi hendaknya berasaskan pada kepercayaan atau keyakinan mengenai kejujuran, kemampuan, dan kecakapan karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik pada jabatan tersebut. Karyawan baru akan

15 dipromosikan, jika karyawan itu menununjukan kejujuran, kemampuan, dan kecakapannya dalam memangku jabatan. b) Keadilan Promosi harus berasaskan keadilan pada penilaian kejujuran, kemampuan, dan kecakapan semua karyawan. Penilaian harus jujur dan objektif tidak pilih kasih atau like and dislike. Karyawan yang mempunyai peringkat (rangking) terbaik hendaknya mendapat kesempatan pertama untuk dipromosikan tanpa melihat suku, golongan, dan keturunannya. Promosi yang berasaskan keadilan akan menjadi alat motivasi bagi karyawan untuk meningkatkan prestasinya. c) Formasi Promosi harus berasaskan kepada formasi yang ada, karena promosi karyawan hanya mungkin dilakukan jika ada formasi jabatan yang lowong. Untuk itu harus ada uraian pekerjaan/jabatan (job description) yang akan dilaksanakan karyawan. Jadi, promosi hendaknya disesuaikan dengan formasi jabatan yang ada di dalam perusahaan Tujuan Promosi Jabatan Karyawan Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:113) menjelaskan bahwa tujuantujuan promosi diantaranya meliputi : a) Untuk memberikan pengakuan, jabatan, dan imbalan jasa yang semakin besar kepada karyawan yang berprestasi kerja tinggi. b) Dapat menimbulkan kepuasan dan kebanggaan pribadi, status sosial yang semakin tinggi, dan penghasilan yang semakin besar. c) Untuk merangsang agar karyawan lebih bergairah bekerja, berdisiplin tinggi dan memperbesar produktifitas kerjanya. d) Untuk menjamin stabilitas kepegawaian dengan direaliasinya promosi kepada karyawan dengan dasar dan pada waktu yang tepat serta penilaian yang jujur. e) Kesempatan promosi dapat menimbulkan keuntungan berantai (multiplier effect) dalam perusahaan karena timbulnya lowongan berantai. f) Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan kreativitas dan inovasinya yang lebih baik demi keuntungan optimal perusahaan.

16 g) Untuk menambah/memperluas pengetahuan serta pengalaman kerja para karyawan dan ini merupakan daya dorong bagi karyawan lainnya. h) Untuk mengisi kekosongan jabatan karena pejabatnya berhenti. Agar jabatan itu tidak lowong maka dipromosikan karyawan lainnya. i) Karyawan yang dipromosikan kepada jabatan yang tepat, semangat, kesenangan, dan ketenangannya dalam bekerja semakin meningkat sehingga produktifitas kerjanya juga meningkat. j) Untuk mempermudah penarikan pelamar sebab dengan adanya kesempatan promosi merupakan daya pendorong serta perangsang bagi pelamar-pelamar untuk memasukkan lamarannya. k) Promosi akan memperbaiki status karyawan dari karyawan sementara menjadi karyawan tetap setelah lulus dalam masa percobaannya Komponen Promosi Jabatan Karyawan Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:109) mengemukakan bahwa Pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karyawan adalah pengalaman (senioritas), kecakapan (ability), serta kombinasi pengalaman dan kecakapan. Berikut akan dijelaskan masing-masing penjelasan dari pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karyawan tersebut. a) Pengalaman (senioritas) Pengalaman merupakan pertimbangan promosi berdasarkan pada lamanya pengalaman kerja karyawan. Orang yang terlama bekerja dalam perusahaan mendapat prioritas pertama dalam tindakan promosi. b) Kecakapan (ability) Kecakapan merupakan pertimbangan promosi berdasarkan penilaian kecakapan. Kecakapan adalah total dari semua keahlian yang diperlukan untuk mencapai hasil yang bisa dipertanggungjawabkan. c) Kombinasi pengalaman dan kecakapan Kombinasi pengalaman dan kecakapan merupakan pertimbangan promosi berdasarkan pada lamanya bekerja dan kecakapan. Pertimbangan promosi

17 adalah berdasarkan lamanya dinas, ijazah pendidikan formal yang dimiliki dan hasil ujian kenaikan golongan Syarat-syarat Promosi Jabatan Karyawan Persyaratan promosi untuk setiap perusahaan tidak selalu sama tergantung kepada perusahaan masing-masing. Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:112) mengemukakan bahwa syarat-syarat promosi pada umumnya meliputi hal-hal berikut: a) Kejujuran b) Disiplin c) Prestasi Kerja d) Kerja Sama e) Kecakapan f) Loyalitas g) Kepemimpinan h) Komunikatif i) Pendidikan Penjelasan : a) Kejujuran Karyawan harus jujur terutama pada dirinya sendiri, bawahannya, perjanjianperjanjian dalam menjalankan atau mengelola jabatan tersebut, harus sesuai kata dengan perbuatannya. Dia tidak menyelewengkan jabatannya untuk kepentingan pribadinya. b) Disiplin Karyawan harus displin pada dirinya, tugas-tugasnya, serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku baik tertulis maupun kebiasaan. Disiplin karyawan sangat penting karena hanya dengan kedisiplinan memungkinkan perusahaan dapat mencapai hasil yang optimal.

18 c) Prestasi kerja Karyawan itu mampu mencapai hasil kerja yang dapat dipertanggungjawabkan kualitas maupun kuantitas dan bekerja secara efektif dan efisien. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan dapat memanfaatkan waktu dan mempergunakan alat-alat dengan baik. d) Kerja sama Karyawan dapat bekerja sama secara harmonis dengan sesama karyawan baik horizontal atupun vertikal dalam mencapai sasaran perusahaan. Dengan demikian, akan tercipta suasana hubungan kerja yang baik diantara semua karyawan. e) Kecakapan Karyawan itu cakap, kreatif, dan inovatif dalam menyelesaikan tugas-tugas pada jabatan tersebut dengan baik. Dia bisa secara mandiri dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan baik, tanpa mendapat bimbingan yang terus-menerus dari atasannya. f) Loyalitas Karyawan harus loyal dalam membela perusahaan atau korps dari tindakan yang merugikan perusahaan atau korpsnya. Ini menunjukkan bahwa dia ikut berpartisipasi aktif terhadap perusahaan atau korpsnya. g) Kepemimpinan Dia harus mempu membina dan memotivasi bawahannya untuk bekerja sama dan bekerja secara efektif dalam mencapai sasaran perusahaan. Dia harus menjadi panutan dan memperoleh personality authority yang tinggi daripada bawahannya. h) Komunikatif Karyawan itu dapat berkomunikasi secara efektif dan mampu menerima atau mempersepsi informasi dari atasan maupun dari bawahannya dengan baik, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi. i) Pendidikan Karyawan harus telah memiliki ijazah dari pendidikan formal sesuai dengan spesifikasi jabatan.

19 2.4.7 Jenis-jenis Promosi Jabatan Jenis promosi yang dikenal penulis adalah promosi sementara, promosi tetap, promosi kecil, dan promosi kering. a) Promosi Sementara (Temporary Promotion) Seorang karyawan dinaikan jabatannya untuk sementara karena adanya jabatan yang lowong yang harus segera diisi, seperti pejabat dekan. b) Promosi Tetap ( Permanent Promotion) Seorang karyawan dipromosikan dari suatu jabatan ke jabatan yang lebih tinggi karena karyawannya tersebut telah memenuhi syarat untuk dipromosikan. Sifat promosi ini adalah tetap. Misalnya, seorang dosen dipromosikan menjadi dekan, wewenang, tanggung jawab, serta gajinya akan naik. c) Promosi Kecil (Small Scale Promotion) Menaikan jabatan seorang karyawan dari jabatan yang tidak sulit dipindahkan ke jabatan yang sulit yang meminta keterampilan tertentu, tetapi tidak disertai dengan peningkatan wewenang, tanggung jawab, dan gaji. d) Promosi Kering (Dry Promotion) Seorang karyawan dinaikkan jabatannya ke jabatan yang lebih tinggi disertai dengan peningkatan pangkat, wewenang, dan tanggung jawab tetapi tidak disertai dengan kenaikan gaji atau upah. Pada umumnya setiap orang ingin dipromosikan, tetapi ada juga yang tidak bersedia dipromosikan dengan alasan-alasan tertentu. Alsasan-alasan itu, antara lain sebagai berikut : 1. Perbedaan kenaikan gaji yang diterima mungkin dianggap tidak seimbang dengan tambahan tanggung jawab yang akan dilaksanakannnya. 2. Mereka merasa segan meninggalkan kelompok lamanya untuk masuk ke kelompok baru yang belum pasti sikap penerimaannya. 3. Keamanan pada pekerjaan yang baru selalu ada faktor-faktor ketidakpastian sedangkan pada pekerjaan yang lama mereka telah mempunyai keahlian dan telah menguasainya. 4. Keluarga tidak bersedia pindah ke tempat yang baru karena sakit atau pendidikan anak-anak kurang baik di tempat yang baru itu.

20 5. Kesehatan, Iklim yang tidak cocok dan seringnya berjangkit penyakit di tempat yang baru seperti malaria. 6. Tempatnya terpencil, sarana pendidikan, transportasi, hiburan, rumah sakit, adat istiadat, dan bahasa di tempat yang baru tidak cocok Dasar-dasar Pertimbangan Promosi Jabatan Program promosi hendaknya memberikan informasi yang jelas, apa yang dijadikan sebagai dasar pertimbangan untuk mempromosikan seseorang karyawan dalam perusahaan tersebut. Hal ini penting supaya karyawan dapat mengetahui dan memperjuangkan nasibnya. Pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karyawan adalah : a) Pengalaman (senioritas) b) Kecakapan (ability), serta c) Kombinasi pengalaman dan kecakapan. a. pengalaman Pengalaman (senioritas), yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman kerja karyawan. Pertimbangan promosi adalah pengalaman kerja seseorang, orang yang terlama bekerja dalam perusahaan mendapat prioritas pertama dalam tindakan promosi. Kebaikannya adalah adanya penghargaan dan pengakuan bahwa pengalaman merupakan guru yang berharga. Dengan pengalaman, seseorang akan dapat mengembangkan kemampuannya sehingga karyawan tetap betah bekerja pada perusahaan dengan harapan suatu waktu ia akan dipromosikan. Kelemahannya adalah seorang karyawan yang kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja tetap dipromosikan. Dengan demikian perusahaan akan dipimpin oleh seorang yang berkemampuan rendah, sehingga perkembangan dan kelangsungan perusahaan disangsikan. b. Kecakapan kecakapan (ability), yaitu seseorang akan dipromosikan berdasarkan penilaian kecakapan. Pertimbangan promosi adalah kecakapan, orang yang cakap atau ahli mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan.

21 Kecakapan merupakan kumpulan pengetahuan (tanpa memperhatikan cara mendapatkannya) yang diperlukan untuk memenuhi hal-hal berikut: 1) Kecakapan dalam pelaksanaan prosedur kerja yang praktis, teknik-teknik khusus, dan disiplin ilmu pengetahuan. 2) Kecakapan dalam menyatukan dan menyelaraskan bermacam-macam elemen yang semuanya terlibat di dalam penyusunan kebijaksanaan dan di dalam situasi manajemen. Kecakapan di bidang ini bisa digunakan untuk pekerjaan konsultasi atau pekerjaan pelaksanaan. Kecakapan ini mengkombinasikan elemen-elemen dari perencanaan, pengorganisasian, pengaturan (directing), penilaian (evaluating), dan pembaruan (innovating). 3) Kecakapan dalam memberikan motivasi secara langsung. Kecakapan mempunyai ukuran lebar dan dalam. Jadi suatu pekerjaan bisa memerlukan banyak pengetahuan tapi serba sedikit, atau sedikit pengetahuan tapi secara mendalam. Total kecakapan adalah jumlah dari lebar dan dalam. Konsep ini sangat praktis dalam memberikan perbandingan dan penilaian terhadap bobot dari total kecakapan dalam berbagai pekerjaan, dalam hal berapa banyak pengetahuannya dan sampai berapa dalam setiap pengetahuannya. Kesulitan mengukur kecakapan adalah menentukan tolak ukur kecakapan. Apakah nilai ijazah dipakai sebagai bahan pertimbangan untuk mengukur kemampuan seseorang, sedangkan nilai ijazah hanya mencerminkan kecerdasan seseorang pada saat ujian saja. belum tentu orang yang nilai ijazahnya tinggi akan lebih mampu dalam praktek. c. kombinasi Pengalaman dan Kecakapan Kombinasi pengalaman dan kecakapan yaitu promosi yang berdasarkan pada lamanya pengalaman dan kecakapan. Pertimbangan promosi adalah berdasarkan lamanya dinas, ijazah pendidikan formal yang dimiliki, dan hasil ujian kenaikan golongan. Jika seseorang lulus dalam ujian maka hasil ujian kenaikan dipromosikan. Cara ini adalah dasar promosi yang terbaik dan paling tepat karena mempromosikan orang yang paling berpengalaman dan terpintar,

22 sehingga kelemahan promosi yang hanya berdasarkan pengalaman/ kecakapan saja dapat diatasi. Promosi yang berdasarkan kombinasi pengalaman dan kecakapan, memberikan kebaikan-kebaikan sebagai berikut : 1) Memotivasi karyawan untuk memperdalam pengetahuannya bahkan memaksa diri mengikuti pendidikan formal. Dengan demikian, perusahaan akan mempunyai karyawan yang semakin terampil. 2) Moral karyawan akan semakin baik, bergairah, semangat, dan prestasi kerjanya semakin meningkat karena ini termasuk elemen yang dinilai untuk promosi. 3) Disiplin karyawan semakin baik karena termasuk elemen yang akan mendapat penilaian prestasi untuk dipromosikan. 4) Memotivasi berkembangnya persaingan sehat dan dinamis di antara para karyawan sehingga mereka berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan. 5) Perusahaan akan menempatkan karyawan yang terbaik pada setiap jabatan sehingga sasaran optimal akan tercapai. Kelemahan promosi berdasarkan kombinasi pengalaman dan kecakapan : 1) Karyawan yang kurang mampu akan frustasi bahkan mengundurkan diri dari perusahaan itu. 2) Biaya perusahaan akan semakin besar karena adanya ujian kenaikan golongan. 2.5 Pengaruh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Terhadap Promosi Jabatan Karyawan Setiap perusahaan berusaha untuk meningkatkan prestasi kerja karyawannya agar tujuan perusahaan yang bersangkutan dapat berjalan dengan baik. Usaha dalam meningkatkan prestasi kerja ini terdiri dari berbagai faktor yang salah satunya melalui Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Dimana Sistem Informasi SDM merupakan bagian dari pengembangan karyawan pada perusahaan. Hal ini sistem informasi sumber daya manusia merupakan suatu sistem informasi yang dapat membantu perusahaan terutama atasan dalam

23 pengambilan keputusan promosi jabatan untuk pengelolaan aktivitas sumber daya manusia. Sistem informasi dapat memberikan bantuan dan manfaat-manfaat khusus dalam pelaksanaan kerja dan pengelolaan di suatu perusahaan. Agar pengelolaan berbagai macam kegiatan sumber daya manusia baik maka dibuatlah suatu sistem mengenai informasi sumber daya manusia yang mendukung dan dibutuhkan oleh pihak sumber daya manusia perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia yang efektif adalah krusial bagi pembuatan keputusan sumber daya manusia yang sehat.sistem ini biasanya menggunakan komputer dan teknologi canggih lainnya untuk memproses data yang mencerminkan aktifitas operasi harian dari sebuah perusahaan, di organisasikan dalam bentuk informasi untuk memudahkan proses pengambilan keputusan sumber daya manusia dengan cepat dan tepat. Sistem informasi sumber daya manusia tidak hanya diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan sumber daya manusia. Dalam kegiatan manajerial, sistem informasi sumber daya manusia dapat dijadikan sebagai suatu bahan dasar dalam promosi jabatan. Para manajer sumber daya manusia sangat membutuhkan informasi yang rinci dan berkualitas tentang sumber daya manusia yang ada di perusahaan tersebut. Promosi jabatan ini akan menentukan kelancaran dari aktivitas sumber daya manusia yang telah ditentukan. Kualitas promosi jabatan tentang sumber daya manusia semakin tergantung pada kualitas informasi yang dimiliki dan diperoleh. Keberadaan informasi dengan jumlah dan mutu yang memadai adalah suatu kebutuhan demi kelangsungan hidup perusahaan. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat salah satunya adalah didasari pada tersedianya informasi sumber daya manusia yang baik dan berkualitas. Manfaat-manfaat khusus dari sistem informasi sumber daya manusia tersebut yang dikemukakan oleh Henry Simamora (2001:103) meliputi: a. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan

24 b. Menyoroti posisi-posisi yang pemegang-pemegang jabatan-jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, pensiun atau diberhentikan c. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah-masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal d. Mempelajari komposisi usia, suku dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. e. Mengantisipasi kebutuhan rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan f. Perencanaan sumber daya manusia, untuk mengantisipasi penggantianpenggantian dan promosi-promosi g. Laporan-laporan kompensasi, untuk memperoleh seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, biaya-biaya financial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi lainnya. h. Riset sumber daya manusia, untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencari calon-calon baru i. Penilaian kebutuhan pelatihan, untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut. Untuk memperjelas mengenai pengaruh sistem informasi sumber daya manusia terhadap promosi jabatan karyawan, Marwansyah dan Mukaram (2000:45) mengemukakan bahwa: Sebuah sistem informasi sumber daya manusia yang efektif akan sangat menentukan kualitas promosi jabatan dalam bidang sumber daya manusia. Pembentukan sistem informasi sumber daya manusia dalam perusahaan terutama penting sekali untuk memperoleh informasi yang relevan dan tepat

25 waktu terhadap pengambilan keputusan sumber daya manusia yang sudah ditetapkan. Salah satu pengambilan keputusan sumber daya manusia itu adalah pengambilan keputusan promosi jabatan karyawan. Promosi jabatan yang begitu esensial untuk menangani dan mengintegasikan berbagai sumber daya, guna mencapai suatu tujuan, benar-benar harus dipelajari dengan baik, dalam hal ini oleh manajer ataupun semua tingkat pengambilan keputusan yang lainnya. Promosi jabatan merupakan tugas terpenting terutama bagi pimpinan, oleh karenanya pimpinan perlu secara teratur mengembangkan kemampuan mengambil keputusan. Dalam kegiatan perusahaan, pengambilan keputusan dalam promosi jabatan karyawan memegang peranan yang penting sehingga keputusan yang di ambil oleh atasan merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau yang bersangkutan dengan perusahaan yang dipimpinnya. Maka sistem informasi sumber daya manusia mempunyai pengaruh yang sangat tinggi dalam proses promosi jabatan karyawan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditentukan.