KETENTUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN JAMUAN BISNIS/HIBURAN

Transkripsi

1 2016 KETENTUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN JAMUAN BISNIS/HIBURAN PT JAMKRIDA RIAU Jl. Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru Phone/Fax :

2

3

4 KETENTUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN JAMUAN BISNIS/HIBURAN

5 KETENTUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN JAMUAN BISNIS/HIBURAN Komitmen PT Jamkrida Riau dalam hal penerapan etika berbisnis bagi perseroran dan etika bekerja insan Jamkrida Rau, yang secara rinci tertulis dalam buku Pedoman Etika Bisnis dan Etika Kerja (Code of Conduct) PT Jamkrida Riau. Kebijakan ini disampaikan sebagai dasar dalam melakukan aktivitas bisnis perusahaan dan untuk mempengaruhi, membentuk, mengatur dan melakukan kesesuaian tingkah laku sehingga tercapai keluaran yang konsisten, yang sesuai dengan nilai budaya Jamkrida Riau dalam mencapai visi dan misi Perusahaan. Salah satu kebijakan yang tertulis dalam Pedoman Etika Bisnis dan Etika Kerja (Code of Conduct) adalah mengenai larangan memberi/menerima hadiah dimana diketahui atau patut diduga pemberian/penerimaan tersebut ada kaitannya dengan pekerjaan atau jabatan pegawai yang bersangkutan segala macam bentuk penerimaan, penawaran serta pemberian hadiah atau kenikmatan atau manfaat atau hal-hal sejenis yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Namun terdapat beberapa pengecualian terhadap aturan umum, berkenaan dengan penerimaan hadian, jamuan makan dan sejenisnya. Apabila misalnya hadiah tersebut nyata-nyata berkaitan dengan suatu promosi yang tidak berkaitan dengan transaksi bisnis perusahaan dan/atau dengan nilai instrinsik dalam batas kewajaran dan kepatutan. Hal yang demikian juga berlaku bagi hadiah dari sanak saudara, handai taula para pejabat dan karyawan, yang diberikan atau yang diterima dengan maksud-maksud yang tidak ada kaitanya sama sekali dengan kepentingan PT Jamkrida Riau. Dengan demikian PT Jamkrida Riau merasa perlu menetapkan suatu aturan mengenai bentuk, nilai dan frekuensi suatu pemberian dan penerimaan hadiah dan perjamuan ini. Kebijakan PT Jamkrida Riau tentang hadiah dan perjamuan ini akan menjadi acuan utama dalam setiap aktivitas yang berkaitan dengan penerimaan dan pemberian hadiah dan perjamuan untuk kepentingan bisnis perusahaan. Ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk seluruh jajaran perusahaan yang mencakup penerimaan dan pemberian hadiah-hadiah adalah sebagai berikut: A. Ketentuan Penerimaan Hadiah/Cinderamata dan Jamuan Bisnis/Hiburan Insan PT Jamkrida Riau atau anggota keluarganya tidak diperbolehkan menerima hadiah/cinderamata atau jamuan/hiburan dalam bentuk apapun yang berhubungan dengan jabatan dan/atau pekerjaannya, kecuali: 1. Menerima jamuan/hiburan yang masih dalam batas kewajaran, dengan memenuhi batasan-batasan secara keseluruhan sebagai berikut: a. Jamuan.hiburan tidak dilakukan terus menerus oleh pihak pemberi yang sama kepada Insan PTA Jamkrida Riau atau anggota keluarganya; b. Dilaporkan dan diketahui oleh atasan yang bersangkutan; c. Penolakan terhadap jamuan/hiburan dimkasud dikhawatirkan dapat mempengaruhi hubungan bisnis secara intitusi antara PT. Jamkrida Riau dengan pihak ketiga yang menawarkan Jamuan/Hiburan; d. Tidak Mengganggu waktu kerja Insan Jamkrida yang bersangkutan; e. Tidak melakukan pembicaraaan mengenai pemberian informasi internal Jamkrida yang dapat menimbulkan benturan kepentingan; f. Sekurang-kurangnya diikutioleh 2 (dua) Insan Jamkrida 1

6 2. Menerima Hadiah/Cinderamata yang mencantumkan logo/nama perusahaan pemberi, dengan batasan-batasan yang harus di penuhi seluruhnya sebagai berikut : a. Logo, nama perusahaan/ pihak yang memberikan benda-benda dimaksud merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebijakan/promosi perusahaan pemberi dan merupakan benda-benda yang lazim sebagai bentuk promosi perusahaan; b. Benda-benda yang tidak memiliki nilai finansial yang tinggi, seperti buku, compact disc & sebagainya, yang nilai maksimumnya sebesar Rp ,- ( Satu Juta Rupiah ). c. Bukan berupa pemberian yang melanggat kesusilaan dan huku,. 3. Menerima honorarium sebagai pembicara, nara sumber yang di undang secara resmi oleh Pihak Ketida diperbolehkan, sebagai apresiasi atas sumbangan pemikiran dan keahlian yang telah diberikan, sepanjang pemberian tersebut tidak bermaksud untuk mempengaruhi Insan Jamkrida untuk melakukan dan/atau tidak melakukan sesuatu hal berkaitan dengan kedudukan/jaabtannya. 4. Menerima Hadiah/Cinderamata berupa barang/uang/setara uang, diperbolehkan, dalam hal Insan Jamkrida menyelenggarakan acara pernikahan, khitanan, kelahiran, atau terkait dengan musibah, dengan nilai pemberian maksimum sebesa Rp ,- ( Satu Juta Rupiah ) per acara, sepanjang pemberian tersebut tidak bermaksud mempengaruhi Insan Jamkrida untuk melakukan dan.atau tidak melakukan sesuatu hal berkaitan dengan kedudukan/jabatannya. 5. Dalam hal penolakan penerimaan akan menjadi penghinaan bagi pemberi, dimana Insan Jamkrida tidak dapat menghinda untuk menerima pemberian dari pihak ketida dan/atau pada posisi dimana barang/uang/setara uang atau dalam bentuk apaun, pemberian tersebut sudah ada di suatu tempat yang dititipkan kepada atau melalui orang lain tanpa sepengetahuan Insan Jamkrida tesebut, maka yang penerima hadiah wajib mengembalikannya. Apabila hal ini tidak mungkin dilakukan, maka yang bersangkutan harus segera melaporkan kepada Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, yang akan memutuskan apakah : Penerima dapat menerima hadiahnya, Hadiah akan digunakan untuk kepentingan PT. Jamkrida Riau Dihibahkan kepada pihak ketida untuk kepentingan social Ketentuan akan perlakuan atas barang yang diterima, sebagai berikut: a. Untuk penerimaan barang yang cepat membusuk ( kue tart, kue basah dan sejenisnya ) maka Sekretaris Perusahaan dapat membagikan barang tersebut kepada Lembaga Sosial/Panti Asusan. b. Untuk penerimaan barang yang mempunyai tanggal kadaluarsa (makanan dan minuman kaleng), maka dapat diserahkan kepada Lembaga Sosial/Panti Asuhan dengan menyerahkan bukti penyerahan kepada Sekretaris Perusahaan. c. Untuk Penerimaan barang yang tidak cepat kadaluarsa(uang,voucher belanja, emas dan lainya) wajib disampaikan ke Sekretaris Perusahaan untuk kemudian disampaikan ke KPK melalui Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran. B. Ketentuan Pemberian Hadiah/Cinderamata dan Jamuan Bisnis/Hiburan Batasan Pemberian Hadiah, Cinderamata dan/atau Jamuan/Hiburan oleh Insan PT Jamkrida Riau adalah sebagai berikut: 2

7 1. Pemberian Hadiah/Cinderamata dan/atau Jamuan Makan dan/atau Hiburan, diperbolehkan sepanjang pemberian tersebut dimaksudkan untuk membina hubungan baik dalam batas-batas yang sesuai dengan kewajaran dan memperhatikan hubungan yang setara, saling menghormati dan tidak bertujuan untuk menyuap pihak yang bersangkutan untuk memberikan sesuatu hal kepada Perusahaan yang tidak menjadi hak Perusahaan secara hukum. Contoh pemberian dimaksud misalnya jamuan makan, kegiatan olahraga, tiket pertunjukan kesenian, buku, rekaman music dan sebagainya. 2. Pemberian Hadiah/Cinderamata dan/atau Jamuan/Hiburan tidak diperbolehkan dalam bentuk uang tunai (Cash Payment). 3. Pemberian Hadiah/Cinderamata dan/atau Jamuan/Hiburan tidak diperbolehkan dalam bentuk-bentuk yang melanggar kesusilaan dan hukum. 4. Pemberian Hadiah/Cinderamata berupa barang yang dimaksudkan untuk promosi Perusahaan, wajib mencantumkan logo Perusahaan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari barang dimaksud (logo Perusahaan pada barang dimaksud tidak dapat dihilangkan). 5. Pemeberian honorarium rapat kepada Pihak Ketiga, diperbolehkan sebagai apresiasi atas sumbangan pemikiran dan keahlian yang telah diberikan kepada Perusahaan atas undangan resmi dari Perusahaan, sepanjang kriteria dan besaram honorarium tersebut telah diatur dalam Peraturan Perusahaan. 6. Pemberian Hadiah/Cinderamata berupa barang/uang/setara uang, diperbolehkan, dalam hal Insan PT Jamkrida Riau menghadiri acara Pernikahan, Khitanan, Kelahiran atau Musibah dengan nilai pemberian maksimum sebesar Rp ,- (satu juta rupiah) untuk setiap acara, sepanjang pemberian tersebut tidak bermaksud untuk mempengaruhi pihak penerima, untuk melakukan dan/atau tidak melakukan sesuatu hal berkaitan dengan kedudukan jabatannya. 7. Jamuan makan tidak perlu dibatasi, sejauh memenuhi kewajaran dan dilakukan di tempat yang terhormat dan tetap menjaga citra positif Perusahaan. C.Batasan Permintaan Dari Pihak Ketiga Untuk Mendapatkan Hadiah/Cinderamata dan/atau Jamuan/Hiburan yang tidak sesuai dengan ketentuan sebagai mana tersebut pada butir A dan B Insan Jamkrida Riau apabila diminta untuk memberikan hadiah/cinderamata dan Jamuan Makan/Hiburan yang tidak sesuai dengan ketentuan sebagaimana tersebut pada butir A 1-5 dan B 1-7 di atas, maka hendaknya melakukan penolakan dengan cara santun terhadap pemintaan tersebut dengan memberikan penjelasan terhadap kebijakan dan aturan ini kepada Pihak Ketiga. IMPLEMENTASI Dalam rangka menjamin bahwa ketentuan ini dapat diketahui oleh seluruh Insan Askrindo dan Seluruh Pihak Ketiga yang berhubungan dengan PT. Jamkrida Riau dan seluruh pihak-pihak yang terkait dilingkungan PT.Jamkrida Riau, maka agar melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Pencantuman larangan pemberian/penerimaan hadiah/cinderamata dan jamuan makan/hiburan dalam setiap proses pengadaan barang/jasa di perusahaan; 2. Menugaskan Bagian Humas PT.Jamkrida Riau untuk secara terus menerus memberikan informasi kepada seluruh Insan Jamkrida maupun pihak ketida ( eksternal ) akan ketentuan ini; 3

8 3. Memberikan informasi yang jelas kepada pihak manapun yang berkeinginan untuk mengetahui isi pedoman ini; 4. Sekretarsi Perusahaan selaku Ketua Tim monitoring penerapan GCG, agar memonitor pelaksanaan pedoman ini dan memberikan laporan secara berkala kepada Direktur Utama mengenai implementasinya termasuk pelaporan-pelaporan yang timbul. PENCANTUMAN LARANGAN SOSIALISAI 1. Pencantuman larangan penerimaan hadiah/cinderamata dan jamuan/hiburan dalam setiap proses pengadaan barang dan jasa. 2. Sosialisasi Pedoman Penerimaan dan Pemberian Hadiah/Cinderamata dan Jamuan Makan/hiburan kepada seluruh pihak terkait, termasuk penyedia barang/jasa dilinkungan PT. Jamkrida Riau. 3. Tim monitoring penerapan GCG, agar melakukan sosialisasi secara terus menerus terhadap pedoman ini dan melaporkan proses sosialisasi dimaksud secara berkala kepada Direksi. PROSES PELAPORAN Bagi yang mengetahu adanya pelanggaran terhadap ketentuan yang terdapat pada Surat Keputusan ini, agar segera melaporkan pelanggaran dimaksud secara tertulis kepada Pimpinan setempat atau kepada Ketua Tim Pengelola Pengaduan Pelanggaran yang akan melaporkan rekapitulasi kejadian pelanggaran kepada Direktur Utama secara berkala. Pimpinan setempat (dimana pelapor berada) yang menerima pelaporan terjadinya pelanggaran dari Insan Jamkrida wajib menindaklanjuti laporan tersebut bersama Unit Internal Audit. Perusahaan menjamin bahwa proses pelaporan yang dilakukan oleh Insan Jamkrida maupun pihak ketiga akan dijaga kerahasiaanya. Proses pelaporan hendaknya mencantumkan sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut: a. Nama Pelapor; b. Tempat, tanggal dan waktu kejadian pelanggaran; c. Pihak-pihak yang terlibat; d. Keterangan lain mengenai pelanggaran yang terjadi; e. Jika memungkinkan disertai dengan bukti-bukti pelanggaran; f. Jika memungkinkan dilampiri dengan Aturan ini ( khusus pelaporan oleh Insan Jamkrida) SANKSI ATAS PELANGGARAN Pelanggaran terhadap ketentuan dalam pedoman penerimaan dan Pemberian Hadiah/Cinderamata dan Jamuan Bisnis/Hiburan ini dikenakan sanksi yang berlaku di Perusahaan sebagai bentuk Pelanggaran Berat. 4