PENGARUH MANAJEMEN PROYEK TERHADAP KUALITAS BISNIS ABSTRAK. Kata kunci: Manajemen Proyek, Kualitas Bisnis, Aplikasi Perangkat Lunak

Transkripsi

1 PENGARUH MANAJEMEN PROYEK TERHADAP KUALITAS BISNIS Florentina Yuni Arini Jurusan Matematika FMIPA Universitas Negeri Semarang Jl. Raya Sekaran Gunung Pati ABSTRAK Bisnis merupakan sebuah kegiatan atau usaha yang mempunyai aktivitas terpadu yang meliputi pertukaran barang, jasa atau uang yang dilakukan oleh dua pihak atau lebih dengan maksud untuk memperoleh manfaat atau keuntungan. Untuk meningkatkan daya saingnya ditentukan oleh kualitas bisnis tersebut. Salah satu penentu kualitas bisnis adalah manajemen proyek. Manajemen proyek merupakan suatu kegiatan yang dinamis dalam merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Seiring dengan kemajuan teknologi muncul aplikasi perangkat lunak sebagai pendukung manajemen proyek yang memiliki pengelolaan kegiatan, sumber daya, biaya dan penjadwalan. Dalam makalah ini penulis mencoba untuk mengemukakaan seberapa kuat pengaruh manajemen proyek terhadap kualitas bisnis di Indonesia yang sedang mengalami krisis. Kata kunci: Manajemen Proyek, Kualitas Bisnis, Aplikasi Perangkat Lunak PENDAHULUAN Dalam masyarakat yang makin maju, suatu organisasi harus dikelola secara efektif dan efisien dan dalam mencapai tujuan, peran organisasi yang optimal sangat dibutuhkan. Organisasi yang mengelola interaksi masyarakat dapat dibedakan menjadi organisasi profit dan nonprofit. Organisasi nonprofit lebih berorientasi pada tujuan nilai sosial yang menekankan kegiatan pelayanan pada kelompok masyarakat dan terdiri organisasi profesi, keagamaan, politik, kebudayaan yang memiliki misi dan visi sosial yang berbeda-beda. Sedangkan organisasi bisnis lebih menekankan pada tujuan profit atau keuntungan untuk mempertahankan kelangsungan operasinya. Bisnis merupakan sebuah kegiatan atau usaha yang mempunyai aktivitas terpadu yang meliputi pertukaran barang, jasa atau uang yang dilakukan oleh dua pihak atau lebih dengan maksud untuk memperoleh manfaat atau keuntungan. Dengan demikian, bisnis merupakan proses sosial yang dilakukan oleh setiap individu atau kelompok melalui proses penciptaan dan pertukaran kebutuhan dan keinginan akan suatu produk tertentu yang memiliki nilai atau memperoleh manfaat atau keuntungan. Organisasi bisnis dijalankan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan keinginan pasar konsumen untuk mendapatkan keuntungan, dikenal dengan istilah perusahaan. Dalam perkembangan selanjutnya, organisasi bisnis tidak hanya menjaga tingkat keuntungan tertentu melainkan juga berkepentingan untuk menjaga kelangsungan hidup sumberdaya alam dan lingkungan sosial. Kegiatan bisnis merupakan sebuah sistem ekologis yang sangat terkait dengan lingkungan di sekitarnya. Dalam masyarakat yang semakin terbuka (globalisasi), maka kegiatan bisnis harus mampu bersikap fleksibel dan melakukan adaptasi. Sebagai suatu sistem, bisnis merupakan proses pengelolaan beberapa subsistem yang berhubungan

2 dengan proses produksi. Subsistem dari suatu organisasi terdiri dari input, proses, dan output (produk atau jasa). Setiap subsistem dapat mempengaruhi aktivitas organisasi kerja secara keseluruhan. Dalam era globalisasi dan liberalisasai perekonomian, hanya bisnis yang mempunyai kompetensi yang dapat bersaing di pasar. Model pengelolaan bisnis negara-negara berkembang di benua Asia dan Afrika dengan negara-negara maju terdapat perbedaan yang signifikan. Negara-negara berkembang tersebut merupakan negara bekas jajahan yang tidak mengalami proses pengelolaan bisnis yang matang. Hal ini disebabkan oleh perhatian yang besar dalam perjuangan untuk memperoleh kemerdekaan. Sebab selama masa penjajahan, hak-hak negara jajahan telah dirampas oleh negara-negara maju. Pengelolaan bisnis Indonesia dikuasai oleh negara kolonial Belanda, termasuk bentuk dan model bisnis yang diterapkan. Model dikotomi pengelolaan bisnis jelas tidak sesuai dengan jiwa dan kepribadian bangsa Indonesia yang mengutamakan sifat kekeluargaan. Hal ini tidak dapat dielakkan karena ketergantungan negara berkembang pada model dan teknologi. Akibatnya, pengelolaan bisnis yang berkembang di Indobesia saat ini adalah berbentuk kapitalistik dengan sifat dikotomi. Bisnis merupakan sumberdaya manusia untuk memproduksi barang atau jasa dan mengadakan pekerjaan bersama. Sumberdaya manusia merupakan elemen inti dari kegiatan bisnis. Berdasarkan tingkat kepentingan dan ketertibannya di dalam bisnis, maka SDM dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori, yaitu pemilik modal, manajer, tenaga kerja, dan konsumen. Secara umum, maksud dan tujuan bisnis sangat terkait erat dengan faktor-faktor berikut pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen, keuntungan usaha, pertumbuhan dan perkembangan yang berkelanjutan, mengatasi berbagai resiko dan tanggung jawab sosial. Pada dekade 1990-an, bisnis telah dihadapkan pada berbagai tantangan ekonomi dunia. Salah satu permasalahan yang mendapat perhatian serius dari berbagai kalangan adalah tanggung jawab sosial. Tanggung jawab sosial yang dipermasalahkan adalah kepedulian dunis bisnis terhadap kualitas produk, pemeliharaan tenaga kerja/hak-hak pekerja (internal), dan sumberdaya alam/lingkungan (eksternal). Perubahan iklim bisnis membawa pengaruh terhadap banyak hal. Agar bisnis tetap berjalan dengan baik dan mencapai tingkat keuntungan yang diharapkan, maka bisnis harus peka terhadap permasalahan tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi persaingan bisnis global pada abad ke-21. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah mengubah peran bisnis masa kini. Akibat semakin majunya teknologi, suatu negara dapat relatif mudah mendistribusikan produknya ke negara lain dan mengubah cara-cara bisnis yang dikelola. Dalam era seperti ini, barang, jasa, maupun uang, mengalir dengan mudah melewati batas-batas yang jelas. Dalam pasar global, pesaing datang dari negara yang berbeda dengan memasarkan produknya dengan kualitas tinggi dan harga bersaing. Teknologi mendorong perubahan struktur organisasi. Organisasi bisnis modern beroperasi dalam lingkungan yang berubah-ubah secara tepat. Teknologi digunakan antara lain agar perusahaan mampu mengantisipasi perubahan secara lebih cepat. Tuntutan pengambilan keputusan yang lebih cepat mendorong organisasi bisnis lebih terdesentralisasi. Derasnya arus globalisasi banyak berkaitan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang dicapai dunia memungkinkan produsen dan konsumen yang berasal dari negara-negara yang berbeda berkomunikasi satu dengan yang lainnya menggunakan bentuk komunikasi yang bermacam-macam. Dunia bisnis menuntut penguasaan skill yang berbeda karena kebutuhan tenaga kerja dengan skill tertentu akan B-4-2

3 dipenuhi dengan memilih tenaga yang berkualitas tanpa melihat kewarganegaraannya. Sehingga sangat mungkin tenaga kerja dari suatu negara ke negara lain relatif lebih mudah. Tantangan Kualitas Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, kunci untuk meningkatkan daya saing suatu perusahaan adalah kualitas. Jaminan kualitas tersebut antara lain sertifikat ISO seri 9000 dan ISO seri Sertifikat ISO seri 9000 berorientasi pengelolaan internal untuk mengukur perusahaan-perusahaan yang memiliki produk, pelayanan, dan praktek-praktek manajemen. Sedangkan ISO berorientasi untuk lingkungan eksternal, yaitu memperhitungkan dampak yang ditimbulkan organisasi terhadap lingkungannya. Total Quality Management merupakan paradigma baru dalam menjalankan bisnis yang berupaya memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan secara berkesinambungan atas kualitas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan organisasi. Apa sesungguhnya kualitas itu? Setiap pakar memberikan definisi kualitas berdasarkan sudut pandangnya masing-masing. Philip Crosby mendefinisikan kualitas sebagai sama/sesuai dengan persyaratan. William E. Deming (pakar kualitas) menyatakan bahwa kualitas merupakan suatu tingkat yang dapat diprediksi dari keseragaman dan ketergantungan pada biaya yang rendah dan sesuai pasar. J.M. Juran mengartikan sebagai cocok digunakan ( fitness for use). Sedangkan menurut Goetsch dan Davis (1995) kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Jadi pengertian kualitas tidak terbatas pada produk akhir yang dihasilkan perusahaan. Menurut Garvin (dalam Lovelock, 1994) pali ng tidak ada lima alternatif perspektif kualitas yang biasa digunakan trancendental approach, product based approach, user based approach, manufacturing approach, dan value based approach. Kualitas memiliki keterkaitan erat dengan kepuasan pelanggan. Kualitas memberikan dorongan kepada pelanggan untuk menjalin ikatan yang kuat denga perusahaan. Dalam jangka panjang, ikatan seperti ini memungkinkan perusahaan untuk memahami seksama harapan pelanggan serta kebutuhan mereka. Dengan demikian perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggannya, dimana perusahaan memaksimumkan pengalaman pelanggan yang menyenangkan dan meminimumkan atau meniadakan pengalaman pelanggan yang kurang menyenangkan. Pada gilirannya, kepuasaan pelanggan dapat menciptakan kesetiaan atau loyalitas pelanggan terhadap perusahaan yang memberikan kualitas yang memuaskan. Semua manfaat yang ada diatas pada gilirannya mengarah pada peningkatan daya saing berkelanjutan dalan organisasi yang mengupayakan pemenuhan kualitas yang bersifat customer-driven. Dalam jangka panjang perusahaan demikian akan tetap survive dan menghasilkan laba. Penekanan kualitas pada hakikatnya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu penekanan teknis/manufaktur dan penekanan pada konsumen. Secara teknis, produk dikatakan berkualitas jika telah memenuhi spesifikasi tertentu. Namun hal tersebut tidak menjamin produk laku di pasar. Untuk itu, produk juga harus memenuhi spesifikasi yang ditetapkan oleh konsumen. Dipandang dari sisi konsumen, produk dikatakan berkualitas jika produk tersebut mampu memenuhi kebutuhan konsumen. Dengan demikian, kualitas adalah tingkat kesesuaian produk dengan kebutuhan konsumen. B-4-3

4 METODA Konsep manajemen proyek merupakan buah pemikiran tentang manajemen yang ditujukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. Makin maju peradaban manusia, yang salah satu cirinya ditandai dengan penemuan di bidang ilmu dan teknologi maka makin kompleks dan canggih proyek yang dikerjakan dengan melibatkan penggunaan sumber daya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Dengan demikian para kompetitor didorong untuk mencari dan menggunakan cara-cara pengelolaan, metode serta teknik yang paling baik sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efisien. Dalam rangka mencari cara pengelolaan proyek yang dianggap paling baik inilah kemudian diperkenalkan manajemen proyek. Menurut H. Kerzner (1982) manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal. Manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Dinamika dan perilaku proyek berpengaruh besar terhadap pengelolaan adalah non rutin, waktu relatif pendek, aneka ragam kegiatan dengan intensitas naik turun secara tajam dan melibatkan multiorganisasi dan banyak peserta. Berbagai pemikiran manajemen yang telah ada berpengaruh besar terhadap konsep manajemen proyek, beberapa diantaranya adalah manajemen klasik (fungsional), pemikiran sistem, dan pendekatan situasional. Manajemen klasik yang sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin dianggap kurang cepat dalam menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan proyek. Untuk itu diperlukan berbagai penyesuaian seperti melembagakan atas kegiatan horizontal. Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya adalah seperti diuraikan berikut ini: 1. Merencanakan Pada aspek perencanaan baik manajemen proyek maupun klasik keduanya mengikuti hirarki perencanaan (sasaran -objektif-strategi-operasional). Namun pada tahap operasional, manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan keguatan maupun penggunaan sumber daya bagi kegiatan-kegiatan tersebut, agar proyek dapat diselesaikan secepatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin. Metode dan teknik yang dimaksud adalah: Analisis jaringan kerja, seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Teknik Pengkajian dan Telaah Proyek (PERT), dan Metode Preseden Diagram (PDM) Metode penyusunan perkiraan biaya proyek dilakukan dengan bertahap, sesuai dengan keperluan dan informasi yang tersedia pada waktu yang bersangkutan yang dikenal dengan perkiraan biaya pendahuluan ( preliminary cost estimate), perkiraan biaya proyek ( project budget) dan perkiraan biaya definitif ( definitif estimate) B-4-4

5 2. Mengorganisir Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horizontal maupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal. 3. Memimpin Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi yang diserahi tugas khusus (proyek) yang dapat bertindak sebagai: pusat sumber informasi bagi semua masalah yang berkaitan dengan proyek melakukan koordinasi dan tindak lanjut antara peserta proyek integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek. saccountability (penanggung gugatan) terhadap pelaksanaan penyelanggaraan proyek. 4. Mengendalikan Dalam kegiatan proyek, diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dalam kegiatan yang bersifat rutin. 5. Menggunakan Pendekatan Sistem Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang lengkap. Dengan demikian penanganannya hendaknya mengikuti metodologi sistem. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen sistem. HASIL DAN DISKUSI Pemahaman konsep manajemen proyek dapat dipahami lebih lanjut dalam aplikasinya dengan perangkat lunak yaitu Microsoft Office Project. Program ini merupakan sistem perencanaan yang dapat membantu penjadwalan suatu proyek atau serangkaian pekerjaan. Dengan bantuan program ini, seorang pimpinan proyek akan dibantu memperhitungkan jadwal waktu proyek secara terperinci pekerjaan demi pekerjaan. Kapan proyek akan selesai jika pekerjaan dimulai hari ini. Jika yang ditangani adalah suatu proyek besar, maka Microsoft project mampu menghubungkan antara suatu subprojek dengan subproyek yang lain yang saling berkaitan, lalu mengelola kesemuanya ke dalam suatu file proyek. Microsoft Project melakukan pencatatan dan pemantauan terhadap penggunaan sumber daya (resource) baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya yang berupa peralatan-peralatan dengan kemampuan antara lain mencatat kebutuhan tenaga antara lain mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sektor pekerjaan, mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur dan menghitung pengeluaran sehubungan dengan ongkos tenaga kerja, memasukkan biaya tetap, menghitung total biaya proyek serta membantu mengontrol penggunaan tenaga kerja pada beberapa pekerjaan untuk menghindari kelebihan beban pada penggunaan tenaga kerja. Oleh karena itu, program ini sangat berguna untuk membantu seorang perencana proyek untuk membuat perencanaan atau penjadawalan terhadap proyek-proyek yang sedang dan akan dikerjakan. Dari perencanaan dan penjadwalan tersebut, dapat dihasilkan suatu rencana proyek yang lebih kongkrit dan mudah dipahami. B-4-5

6 Dari rencana proyek yang lebih kongkrit ini memungkinkan semua orang yang terlibat dalam proyek ini, baik pimpinan, perencana dan para pelaksana dapat melakukan negosiasi awal dengan melibatkan pengelolaan task (bermacam-macam kegiatan/pekerjaan), resource (sumber daya manusia, peralatan yang dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut), cost (berupa biaya yang dikeluarkan untuk masingmasing task), schedule (jadwal kapan pekerjaan akan dimulai dan kapan selesai). Jika semua pihak yang terkait telah menyetujuinya, rencana proyek ini kemudian ditetapkan sebagai rencana dasar atau dalam Microsoft Project disebut sebagai baseline. Untuk memantau apakah perkembangan yang terjadi di lapangan sudah sesuai dengan rencana maka memasukkan informasi tersebut ke dalam Microsoft Project. Tahapan ini disebut tracking. Program ini dapat memperhitungkan apakah perkembangan yang terjadi itu lebih lambat atau lebih cepat dari yang direncanakan. Dari informasi ini penanggung jawab proyek dapat menyesuaikannya jika proyek lebih lambat dari yang dijadwalkan, maka dapat dilakukan penjadwalan ulang atau menambahkan sumber daya pada pekerjaan-pekerjaan yang dianggap terlambat dari jadwal, serta memantapkan kembali penjadwalan antar pekerjaan. Jika proyek lebih cepat dari yang dijadwalkan, proyek tersebut dapat dianalisa kembali apakah ada sumber daya yang dapat dikurangi dan mungkin tindakan lain yang dianggap tepat. Setelah melakukan proses diatas, seorang perencana dapat menyajikan setiap posisi ke dalam suatu laporan. Laporan ini dapat disajikan dalam beberapa sudut, baik dari sudut penjadwalan, penggunaan sumber data, pengeluaran biaya baik biaya tetap, biaya peralatan dan biaya tenaga kerja sehingga hasilnya dapat dianalisis. Semua pekerjaan yang bisa direncana, disusun jadwal urutan pengerjaannya, direncanakan tenaga kerjanya, peralatan dan bahan-bahannya, biaya serta memerlukan pemantauan hasil pelaksanaannya maka kesemua pekerjaan itu dapat dibantu pengelolaannya menggunakan Microsoft Project. Pada Gambar 1, 2, dan 3 dibawah ini merupakan contoh penggunaan aplikasi perangkat lunak yang mendukung manajemen proyek. Gambar 1. Diagram Penjadwalan B-4-6

7 Gambar 2. Rencana Kegiatan KESIMPULAN Gambar 3. Sumber Daya Manusia Manajemen proyek merupakan salah satu faktor penentu kualitas bisnis yang memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Manajemen proyek dapat dimanfaatkan untuk menghadapi situasi yang menyangkut reputasi perusahaan, derajat keterkaitan dan ketergantungan yang amat besar, dan besarnya ukuran kegiatan (usaha). Seiring dengan kemajuan teknologi muncul aplikasi perangkat lunak pendukung manajemen proyek. Salah satunya Microsoft Project yang memiliki kemampuan untuk pengelolaan task (bermacammacam kegiatan/pekerjaan), resource (sumber daya manusia, peralatan yang dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut), cost (berupa biaya yang dikeluarkan untuk masing-masing task), schedule (jadwal kapan pekerjaan akan dimulai dan kapan selesai). Dengan pengelolaan yang optimal dengan metode tersebut diharapkan dapat meningkatkan kualitas bisnis di Indonesia dalam menghadapi pasca krisis saat ini. B-4-7

8 DAFTAR PUSTAKA Crosby, P Quallity is Free: The Art of Making Quality Certain. New York: McGraw-Hill Book Co. Goersch, L. and Stanley, D Introduction to Total Quality: Quality Productivity, Competitiveness. Englewood, Cliffs, N.J: Prentice Hall International, Inc. Kismono, G. 2001, Bisnis Pengantar. Yogyakarta: BPFE. Kusrianto, A Panduan Lengkap Memakai Microsoft Project Jakarta: Elex Media Komputindo. Lovelock, C Product Plus. New York: McGraw-Hill. Inc. Soeharto, I Manajemen Proyek: dari konseptual sampai operasional. Jakarta: Erlangga. Tjiptono, F Strategi Bisnis. Yogyakarta: Andi. B-4-8