A. Sejarah Ringkas Kantor Gubernur Sumatera Utara. Di zaman pemerintahan Belanda, Sumatera merupakan suatu

Transkripsi

1 A. Sejarah Ringkas Kantor Gubernur Sumatera Utara Di zaman pemerintahan Belanda, Sumatera merupakan suatu pemerintahan yang bernama Goverment Van Sumatera, yang meliputi seluruh Sumatera dikepalai oleh seorang Governoor berkedudukan di Medan, Sumatera. Di zaman permulaan kemerdekaan Republik Indonesia, Sumatera tetap merupakan suatu kesatuan pemerintahan, yaitu Provinsi Sumatera Utara yang dikepalai seoarang Gubernur dan terdiri dari daerah daerah Administrasi yang dikepalai oleh seorang Residen. Pada Sidang I Nasional Daerah ( KND ). Mengingat kesulitan kesulitan perhubungan Provinsi Sumatera menjadi tiga sub Provinsi. Yaitu : Sub Provinsi (Sumatera Utara yang terdiri dari Aceh, Keresidenan Sumatera Timur dan Keresidenan Sumatera Tapanuli). Sub Provinsi Sumatera Tengah dan Sub Provinsi Sumatera Selatan. Dalam perkembangan selanjutnya, melalui undang undang No10 Tanggal 19 April Pemerintah menetapkan Sumatera menjadi tiga Provinsi yang masing masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangga sendiri yaitu: 1. Provinsi Sumatera Utara yang meliputi keresidenan keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli. 2. Provinsi sumatera Tengah yang meliputi keresidenan keresidenan Sumatera Barat, Riau, Jambi. 3. Provinsi Sumatera Selatan, yang meliputi Keresidenan Keresidenan Bengkulu, Palembang, Lampung, dan Bangka Belitung.

2 Berdasarkan UUD No 10 tahun 1948 diatas, asal usul Gubernur, Kepala Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan surat Tanggal 16 Februari No 4585 / 1973 telah menetapkan bahwa hari jadi Provinsi Daerah Tingkat I Sumtera Utara adalah Tanggal 15 April 1948 yaitu ditetapkannya UU No. 10 Tahun 1948 tersebut. Pada permulaan tahun 1948 diadakan reorganisasi pemerintahan di Sumatera Utara atas pertimbangan berhubung dengan meningkatnya serangan serangan belanda sehingga Diinginkan suatu sistem pertahanan yang lebih kokoh dan sempurna.untuk itu perlu dipusatkan alat alat kekuatan sipil dan militer, dan tiap tiap militer istimewa yang berada dalam satu tangan, yaitu Gubernur militer. Dengan demikian seluruh kekuatan baik sipil maupun militer berada ditangan Gubernur militer. Perubahan yang demikian ini dengan keputusan pemerintahan darurat RI Tanggal 16 Mei 1949 No 21 / PEM / PDKI dalam tindak lanjutnya. Dengan keputusan Pemerintah Darurat RI tanggal 17 Mei 1949 No 22 / PEM / PDRI. Jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan, Gubernur yang bersangkutan diangkat menjadi komisaris dengan tugas tugas memberi pengawasan dan tuntutan terhadap pemerintah, baik sipil maupun militer. Selanjutnya dengan Instruksi dewan pembantu dan penasehat wakil Perdana Menteri tanggal 15 September 1949 Sumatera Utara dibagi menjadi dua daerah militer yaitu Aceh dan Tanah Karo diketuai oleh Gubernur militer Tengku Muhammad Daud Beureueh untuk Aceh dan Tapanuli / Sumatera Timur oleh Gubernur militer Dr. FL Tobing.

3 Selanjutnya dengan ketetapan pemerintahan darurat RI dalam bentuk peraturan Perdana Menteri Pengganti peraturan pemerintah tanggal 17 Desember 1948 No 8 / DES / WKPM. Dibentuk di propinsi Aceh dan provinsi Tapanuli, Sumatera Timur. Kemudian dengan peraturan pemerintah pengganti UUD No5.Tanggal 14 Agustus Peraturan perdana menteri pengganti peraturan pemerintahan 17 Desember 1949.No / 8 / DES / WKPM Tahun 1949 tersebut dicabut kembali dan dibentuk provinsi Sumatera Utara dengan daerah yang meliputi daerah Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli selanjutnya dengan peraturan pemerintah No. 21 Tanggal 14 Agustus Pada masa Republik Indonesia Serikat (RIS ) sudah terbentuk Negara Kesatuan Republik Indonesia, Terbagi atas daerah daerah provinsi : 1. Jawa Barat 6. Sumatera Selatan 2. Jawa Tengah 7. Kalimantan 3. Jawa Timur 8. Sulawesi 4. Sumatera Utara 9. Maluku 5. Sumatera Tengah 10. Sunda Kecil Dalam perkembangan selanjutnya pada tanggal 7 Desember 1956 yaitu Undang - Undang tentang pembentukan daerah otonom provinsi Aceh dan

4 perubahan peraturan pembentukan provinsi Sumatera Utara pada Pasal 1 UU No. 24 tahun 1956 menyebutkan bahwa : 1. Daerah Aceh yang melindungi kabupaten Aceh Besar, Pidie, Aceh Utara, Aceh Timur, Aceh Tengah. 2. Provinsi Sumatera Utara tercantum dalam ayat 1 wilayahnya boleh dikurangi dengan bagian - bagian yang terbentuk sebagai daerah otonom provinsi Aceh tetap direbut Provinsi Sumatera Utara. B. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara

5 Struktur organisasi yang digunakan pada Kantor Gubernur berbentuk Struktur Garis yakni kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas ke tingkat menengah, lalu sampai di tingkat bawah. Adapun Struktur Organisasi pada Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara STRUKTUR ORGANISASI BIRO UMUM

6 Gambar 2.2 Struktur Oragnisasi Biro Umum Keterangan : -TUSIP : Tata Usaha dan Arsip -T.U : Tata Usaha -RT :Rumah Tangga -Kasubbag : Kepala Sub Bagian

7 C. Uraian Tugas (Job Description) Biro Umum Sekretaris Daerah Propinsi Sumatera Utara Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha Kepala bagian Arsip dan Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah dan Tata Usaha Biro Umum menyelenggarakan fungsi : a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengurusan/pengelolaan dan penomoran Naskah Dinas, penyimpanan, penggandaan dan pengadaan kebutuhan Tata Usaha Sekretariat Daerah, Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah serta Tata Usaha Biro Umum. b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan ketatausahaan Sekretaris Daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan Biro Umum, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

8 Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha dibantu oleh : (1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pergurusan/pengeloaan Tata Usaha. b. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai Standar yang ditetapkan. (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, mempunyai tugas: dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengeloaan Tata Usaha Sekretaris Daerah. b. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah dan memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

9 c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai Standar yang ditetapkan. (3) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas : a. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Biro. b. Memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Kepala Biro. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan. Kepala Bagian Rumah Tangga, Kepala bagian Rumah Tangga mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat Daerah,operasionil mess, gedung dan taman sekretariat serta telekomunikasi menyelenggarakan fungsi :

10 a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengurusan/pengelolaan urusan rumah tangga Pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gedung dan taman Sekretariat serta telekomunikasi. b. Pembinaan dan pemantapan perencanaan dan pelaksanaan urusan rumah tangga, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gudang dan Taman serta telkom, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan. Kepala Bagian Rumah Tangga dibantu oleh : (1) Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar-standar perencanaan pergurusan/pengeloaan serta pelaporan penyelenggaraan urusan Tangga Pimpinan. b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan pengurusan/pengelolaan dan pelayanan urusan Rumag Tangga Pimpinan, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

11 c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya. Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan. (2) Kepala Sub Bagian Kendaraan, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan pelaksanaan dan pelaporan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan. b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya. Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan. (3) Kepala Sub Bagian Urusan Sekretariat, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengelolaan keindahan, kebersihan, penerangan dan perawatan

12 bagian dalam Kantor Gubernur Sumatera Utara serta perencanaan dan pendistribusian ATK Sekretariat Daerah. b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan dalam Sekretariat, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah tugasnya. d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya. Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan. (4) Kepala Sub Bagian Urusan Operasionil Mess, Gedung dan Taman, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengeloaan dan pengadaan kebutuhan Mess, pemeliharaan bagian luar gedung Kantor Gubernur dan taman milik Pemerintah Propinsi Sumatera Utara. b. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya. c. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha,

13 d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai Standar yang ditetapkan. (5) Kepala Sub Bagian Telkom, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penggunaan peralatan telekomunikasi, prosedur pengiriman, penyampaian dan penerimaan berita serta operasi telekomunikasi, dan pembinaan SDM telekomunikasi. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan telekomuniksasi, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga, c. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya. d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan. Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan Kepala bagian protokol dan perjalanan mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan protokol upacara dan administrasi perjalanan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal ini, Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan memyelenggarakan fungsi :

14 1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan protokoler, upacara dan perjalanan Dinas. 2. Pembinaan dan pemantapan pelaksanaan urusan protokol, upacara dan perjalanan Dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. 3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. 4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. 5. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan. Kepala bagian Protokol dan Perjalanan dibantu oleh : (1) Kepala Sub Bagian Protokol, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar Pelayanan tamu-tamu dan acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan. b. Menyelenggarakan urusan pelayanan tamu dan pengaturan acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan,

15 Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan. (2) Kepala Sub Bagian Upacara, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar tata upacara Kenegaraan dan kedinasan lainnya. b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan tata upacara kenegaraan dan kedinasan lainnya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan, Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai standar yang ditetapkan. (3) Kepala Sub Bagian Administrasi Perjalanan, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar prosedur pergurusan dan penataan urusan perjalanan Dinas. b. Menyelenggarakan pengurusan dan penata usahaan perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan,

16 d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan, Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan f. Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan Tata usaha kepegawaian dan keuangan Sekretaris Daerah Propinsi. Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan Kepala bagian Tata Usaha dan Arsip Kepegawaian dan Keuangan menyelenggarakan fungsi : a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan serta Kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat. b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan serta mutasi dan kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

17 Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan dibantu oleh : (1) Kepala Sub Bagian Mutasi, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pelaksanaan mutasi jabatan dilingkungan Sekretariat Daerah. b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan tata usaha mutasi Pegawai Sekretariat Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan. (2) Kepala Sub Bagian Kesehatah Pegawai, mempunyai tugas : dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan kesehatan Pegawai Sekretariat. b. Menyiapkan bahan untuk perencanaan dan pelaksanaan urusan pemeliharaan kesehatan pegawai Sekretariat Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan,

18 d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan. (3) Kepala Sub Bagian Belanja Sekretariat, mempunyai tugas : a.. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengelolaan Belanja Sekretariat. b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan. D. Jaringan Kegiatan Kantor Gubernur adalah sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata, mengembangkan suatu daerah atau provinsi. Selain itu, berfungsi untuk menjaga keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang yang menyangkut permasalahan warga daerah Sumatera Utara. Penulis melakukan

19 penelitian secara khusus pada Biro Umum di Tata Usaha dan Arsip. Adapun jenis kegiatan para pegawai Biro Umum Bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) yaitu : a. Menerima surat-surat yang masuk ke Kantor Gubernur Sumatera Utara. b. Mengendalikan surat masuk melalui kartu kendali. c. Mendistribusikan surat masuk ke Biro Umum. d. Mencatat disposisi ke buku Agenda. e. Membuka surat masuk Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten dan lain - lain. f. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat masuk. g. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak dalam pelaksanaan kerja yang berguna bagi penyempurnaan pengabdian terhadap masyarakat. E. Kinerja Usaha Terkini Pada Biro Umum Bagian Tata usaha dan Arsip (TUSIP) telah melayani masyarakat sejak tahun Berdasarkan laporan aktivitas pekerjaan dapat dibuat perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien. F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan Sekretaris Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada uraian berikut : 1. Pemeriksaan Dokumen Surat harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap dapat disimpan atau harus ditindak lanjuti, sealnjutnya disetujui, dan ditanda tangani terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang. Setelah itu, arsip baru bisa disimpan.

20 2. Pemberian Indeks dan Pencatatan Arsip Pemberian indeks dan pencatatan dilakukan dengan cara memilih serta membuat klasifikasi yang tepat untuk dokumen, seperti nama subjek atau wilayah. Selain itu, juga mencatatnya secara digital atau manual di agenda. 3. Pembuatan Cross Reference Tujuan pembuatan cross reference adalah agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang berbeda. Biasanya arsip terlebih dahulu telah dimasukkan nama, subjek, atau tanggalnya di database komputer, sehingga saat diperlukan dapat dicari secara cepat dan tepat. Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, pekerjaan selanjutnya adalah memilih alat penyimpanannya. Proses pemilihan alat penyimpanan surat dapat dilakukan berdasarkan pertimbangan- pertimbangan berikut ini : 1. Jenis dari dokumen yang akan disimpan (kertas, kartu, materi atau media lain), yang masing-masing media tersebut memiliki perlakuan khusus yang berbeda dalam perawatannya. 2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. 3. Kebutuhan ruangan. 4. Keamanan. 5. Biaya peralatan. 6. Biaya operasional penyimpanan. 7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.