BAB IV PEMBAHASAN MASALAH. Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan berbagai Surat Keterangan di Kelurahan

Transkripsi

1 29 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat untuk pembuatan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan berbagai Surat Keterangan di Kelurahan Cipadu masih kurang terorganisir dan belum terintegritas ini dikarenakan sebagian pembuatan khususnya pembuatan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga telah digunakan alat bantu computer, akan tetapi masing-masing pembuatan memakai program aplikasi yang berbeda. Pada pembuatan Kartu Keluarga menggunakan aplikasi Microsoft Excel 1997 dan pembuatan Kartu Tanda Penduduk menggunakan program aplikasi dengan bahasa pemrogramam Pascal Versi 5.0. Untuk pembuatan berbagai surat keterangan dan pembuatan laporan kependudukan masih dilakukan secara manual. Dalam pembuatan Surat Keterangan Pindah dan Surat keterangan Tempat Tinggal menggunakan mesin tik sedangkan untuk pembuatan Surat Keterangan Kematian dan Surat Keterangan Kelahiran menggunakan tulisan tangan. Dengan demikian kegiatan tersebut diatas dapat menyulitkan dalam pelayanan kependudukan dan pembuatan laporan kependudukan.

2 Prosedur Pelayanan Administrasi Kependudukan Yang Berjalan Pembuatan/penggantian KK (Kartu Keluarga) A. Ketentuan Umum - Setiap keluarga wajib memiliki Kartu Keluarga; - Kartu Keluarga diisi secara lengkap dan benar tentang data kepala keluarga dan atau anggota keluarga; - Setiap terjadi perubahan dalam keluarga harus dilaporkan ke Kelurahan paling lambat : - Kepindahan : 30 hari sejak tanggal kepindahan - Kematian : 3 hari sejak tanggal kematian - Pindah dan Datang : 14 hari sejak terjadi perubahan B. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/ RW; 2. Fotocopy surat nikah bagi yang telah menikah; 3. Fotocopy KTP bagi yang wajib KTP; 4. Fotocopy Akte Kelahiran bagi yang belum wajib KTP; 5. Kartu Keluarga lama bagi yang menganti Kartu Keluarga 6. Surat keterangan Pindah (SKP) daerah asal bagi pendatang 7. Fotocopy SKCK dari Kepolisian bagi pendatang. 8. Formulir Data Keluarga yang telah disetujui Ketua RT

3 31 C. Mekanisme Pelayanan Penduduk terlebih dahulu membuat surat pengantar dari RT dengan membawa Kartu Keluarga dan atau Surat keterangan Pindah dari daerah asal bagi pendatang ke Ketua RT setempat. Ketua RT menerima berkas tersebut kemudian mencatat (nama, keperluan, nomor surat) ke dalam buku induk penduduk selanjutnya membuat surat pengantar lalu di tanda tangani dan beri stempel oleh Ketua RT kemudian mengisi Formulir Data Keluarga sesuai data yang diberikan oleh penduduk lalu Formulir Data Keluarga tersebut ditandatangani. Menyerahkan Surat Pengantar RT, Formulir Data Keluarga dan berkas ke penduduk yang nantinya akan dilanjutkan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan. Ketua RW menerima Surat Pengantar RT, Kartu Keluarga dan atau SKP dari penduduk, lalu mencatat (nomor Surat, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku induk penduduk. Surat Pengantar dari RT di tanda tangani dan beri stempel selanjutnya menyerahkan Surat Pengantar RT/RW, Kartu Keluarga dan atau SKP ke penduduk. Penduduk menerima berkas-berkas dari Ketua RW, kepala keluarga menandatangani Formulir Data Keluarga tersebut kemudian melengkapi persyaratan untuk pembuatan/penggantian Kartu Keluarga dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.

4 32 Petugas Kelurahan memeriksa berkas persyaratan dari penduduk, petugas memberikan formulir data keluarga ke Lurah untuk di tandatangani dan beri stempel. Bagi penduduk yang membuat Kartu Keluarga baru formulir data keluarga tersebut diinput sesuai dengan formulir data keluarga yang diserahkan dan disimpan dalam file kartu keluarga pada aplikasi Microsoft Excel 97 kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3 lembar. Kartu Keluarga printed sebanyak 3 lembar akan ditanda tangani dan stempel oleh Lurah. Bagi penduduk yang menganti Kartu Keluarga, petugas melakukan pencarian data keluarga terlebih dahulu dalam file kartu keluarga yang disimpan bila data keluarga telah ditemukan petugas akan menginput data keluarga sesuai dengan formulir data keluarga yang telah mengalami penambahan atau pengurangan anggota keluarga dan disimpan dalam file kartu keluarga kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3 lembar yang kemudian ditanda tangani dan stempel oleh Lurah. Kartu Keluarga lembar 2 dan berkas-berkas persyaratan akan diarsipkan oleh Kelurahan. Kartu Keluarga lembar 1 dan lembar 3 diberikan ke penduduk. Penduduk menyerahkan lembar 3 ke Ketua RT dan lembar 1 akan diarsipkan oleh Kepala Keluarga.

5 Pembuatan / Penggantian KTP A. Ketentuan Umum - KTP wajib dimiliki oleh penduduk yang berusia 17 tahun atau telah menikah; - Pembuatan KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak : - Berusia 17 tahun - Tanggal Pernikahan (bagi yang nikah belum berumur 17 tahun) - Menjadi penduduk kota Tangerang - Penggantian KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak berakhirnya masa berlakunya KTP; - KTP berlaku selama 3 tahun, dan tanggal berakhirnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan kelahiran yang bersangkutan; Khusus bagi yang berumur 60 tahun keatas (manula) berlaku seumur hidup; - Setiap penduduk yang pindah alamat dari satu Kelurahan ke Kelurahan yang lain dalam wilayah kota Tangerang, dalam jangka waktu 14 hari sejak ia tinggal pada alamat yang baru wajib melaporkan kepindahannya di Kelurahan yang baru dalam rangka penggantian KTP; B. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/RW; 2. Surat keterangan Pindah (SKP) dari daerah asal bagi pendatang; 3. Pas photo hitam putih ukuran 2 X 3 sebanyak 2 lembar; 4. Fotocopy Kartu Keluarga, Akte kelahiran atau Ijasah sekolah terakhir;

6 34 5. KTP lama yang telah habis masa berlakunya dan atau surat keterangan Lapor kehilangan KTP dari kepolisian bagi mereka yang memperpanjang KTP. C. Mekanisme Pelayanan Penduduk membuat surat pengantar dengan membawa Kartu Keluarga dan atau SKP daerah asal ke Ketua RT setempat. Ketua RT menerima berkas dari penduduk dan mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku induk penduduk. Membuatkan Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan Surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang nantinya diteruskan ke Ketua RW. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku induk penduduk kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW lalu melengkapi persyaratan dalam pembuatan/penggantian KTP dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas-berkas persyaratan untuk pembuatan/penggantian KTP setelah berkas persyaratan lengkap petugas mengisikan formulir master penduduk sesuai dengan berkas yang

7 35 diterima, selanjutnya formulir master penduduk diserahkan ke Lurah untuk di tanda tangani serta beri stempel. Bagi penduduk yang membuat KTP baru, petugas akan menginput sesuai dengan data yang telah diisikan di Formulir master penduduk setelah itu menyimpan data dalam file KTP kemudian mencetak KTP. KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah. Bagi penduduk yang mengganti KTP, petugas melakukan pencarian terlebih dahulu dalam file KTP dengan memasukan nama penduduk bila data KTP penduduk tersebut telah ditemukan petugas akan memasukan data sesuai dengan formulir master penduduk yang telah mengalami perubahan setelah itu menyimpan dalam file KTP kemudian mencetak KTP. KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah kemudian petugas kelurahan menempelkan pas photo hitam putih berukuran 2 X 3 pada KTP printed tersebut. KTP siap diserahkan ke penduduk. Penduduk menerima KTP lalu ditanda tangani dan atau cap jempol kiri Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL) A. Persyaratan 1. Surat Pengantar dari RT/RW 2. Surat Keterangan Persalinan dari Rumah Sakit/ Bidan

8 36 3. Fotocopy Kartu Keluarga dan KTP orang tua bayi 4. Fotocopy Surat Nikah orangtua bayi B. Mekanisme Pelayanan Penduduk membawa fotocopy Kartu Keluarga yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) ke dalam buku mutasi. Membuatkan surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT kemudian menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk lalu diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKL dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut, mencatat data kelahiran dalam buku register kelahiran. Membuat SKKL dengan menuliskan data kelahiran sesuai dengan berkas yang diterima. Memberikan SKKL lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel

9 37 oleh Lurah lalu menyerahkan SKKL Lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKL lembar 2 akan diarsipkan di Kelurahan. Penduduk menerima SKKL lembar 1 dari petugas Kelurahan Pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM) A. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/RW 2. Kartu Keluarga dan KTP jenazah 3. Surat pemeriksaan mayat dari Dokter/RS/Surat Keterangan lainnya B. Mekanisme Pelayanan Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP jenazah yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuatkan Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.

10 38 Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKM dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan persyaratan berkas tersebut. Mencatat data kematian dalam buku register kematian kemudian mencoret data yang meninggal di Kartu Keluarga dan mencabut Kartu Tanda Penduduk. Membuat SKKM dengan menuliskan data kematian sesuai dengan berkas yang diterima. Memberikan SKKM lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan SKKM lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKM lembar 2 diarsipkan di Kelurahan. Penduduk menerima SKKM lembar 1 dari petugas Kelurahan Pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP) A. Ketentuan Umum: - Perpindahan penduduk meliputi: - Perpindahan antar Kelurahan masih dalam wilayah Kecamatan; - Perpindahan antar Kecamatan masih dalam wilayah Kotamadya; - Perpindahan keluar wilayah kotamadya Tangerang. - Perpindahan penduduk dalam satu kelurahan hanya merupakan perubahan alamat tempat tinggal dan tidak diterbitkan surat keterangan pindah;

11 39 - Bagi penduduk yang pindah antar Kelurahan maka Kartu Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Lurah sebagai gantinya akan diterbitkan SKP. - Bagi penduduk yang pindah antar Kecamatan dan atau keluar wilayah kota Tangerang, perpindahan harus diketahui oleh Camat kemudian Kartu Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Camat sebagai gantinya akan diterbitkan Surat Keterangan Pindah; B. Persyaratan 1. Surat Pengantar dari RT/RW; 2. Kartu Keluarga 3. Kartu Tanda Penduduk; C. Mekanisme pelayanan Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar. Ketua RT menerima berkas, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan Surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi lalu membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar

12 40 RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang kemudian melengkapi persyartan dalam pembutan SKP dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut., mencatat data kepindahan dalam buku register kepindahan. Membuat SKP dengan mengetikan data penduduk yang pindah sesuai dengan berkas yang diterima kemudian SKP tersebut diberikan ke Lurah untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah. Penduduk menerima SKP dari petugas Kelurahan Pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) A. Ketentuan Umum Pembuatan surat keterangan tempat tinggal adalah surat yang menerangkan bahwa penduduk pendatang tersebut benar adanya tinggal di lingkungan Kelurahan Cipadu. B. Persyaratan 1. Surat pengantar dari RT/RW; 2. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal yang diketahui oleh Camat dan atau Lurah; 3. SKCK dari Kepolisian;

13 41 4. Surat Keterangan Jaminan Bekerja bagi telah bekerja; 5. Kartu Keluarga Penjamin C. Mekanisme pelayanan Penduduk melapor ke Ketua RT dengan membawa identitas diri (KTP/ Kartu Keluarga) atau Surat Keterangan Pindah dari daerah asal untuk mendapatkan surat pengantar. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat pengantar, nomor Kartu Keluarga, nomor KTP, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang kemudian melengkapi persyaratan dalam pembutan SKTT dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut., mencatat data kedatangan dalam buku register penduduk baru. Membuat SKTT (Surat Keterangan Tempat Tinggal) sesuai dengan berkas yang

14 42 diterima yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan SKTT ke penduduk Pembuatan Laporan Kependudukan Laporan kependudukan dilakukan secara periodik setiap bulannya. Laporan tersebut dibuat berdasarkan hasil pelayanan pada pembuatan surat keterangan yang menandai mutasi penduduk antara lain Kelahiran, Kematian, Pindah dan Datang dan juga pelayanan pada pembuatan Kartu Keluarga. Dalam pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dalam penyerahan ke Lurah, hal ini disebabkan karena petugas terlebih dahulu membuka arsip pada masing-masing buku register dan mencari file-file nomor Kartu Keluarga yang disimpan berdasarkan nomor urutan setelah itu akan dihitung jumlah penduduk. Dalam laporan data penduduk dapat terlihat jumlah penduduk bulan lalu, jumlah penduduk WNI dan WNA yang lahir, mati, pindah dan datang, jumlah penduduk bulan ini dan jumlah kepala keluarga.

15 Flow Of Document Berjalan FOD pembuatan/penggantian Kartu Keluarga (KK) Keterangan : FDK = Formulir Data Keluarga Gambar 4.1. Flow Of Document Pembuatan/Penggantian Kartu Keluarga

16 FOD pembuatan/penggantian Kartu Tanda Penduduk (KTP) Keterangan : FMP = Formulir Master Penduduk Gambar 4.2. Flow Of Document Pembuatan/Penggantian Kartu Tanda Penduduk

17 FOD pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL) Gambar 4.3. Flow Of Document Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran

18 FOD pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM) Gambar 4.4. Flow Of Document Pembuatan Surat Keterangan Kematian

19 FOD pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP) Gambar 4.5. Flow Of Document Pembuatan Surat keterangan Pindah

20 FOD pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) Gambar 4.6. Flow Of Document Pembuatan Surat Keterangan Datang

21 Masalah Yang Dihadapi Permasalahan utama yang sering terjadi yaitu pembuatan laporan kependudukan yang dibuat oleh seksi pemerintahan sering mengalami keterlambatan, hal ini ditimbulkan karena kegiatan yang dilakukan belum terintegrasi sehingga penempatan data menjadi tersebar. Untuk itu petugas terlebih dahulu membuka catatan atau file yang tersimpan dengan media yang berbeda sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit dan tidak adanya laporan-laporan mengenai laporan kelahiran, laporan kematian, laporan kepindahan dan laporan penduduk pada pelayanan yang berjalan sehingga hasil laporan tidak dapat diketahui secara lengkap dan akurat, padahal laporan tersebut berguna sebagai acuan dalam mengambil tindakan selanjutnya oleh Kepala Lurah. Permasalahan lainnya adalah dalam pembuatan Kartu Keluarga yang menggunakan Microsoft Excel 97 terjadi penumpukan file pada satu subdirectory sehingga mempersulit dalam pencarian data keluarga karena penyimpanan file tersebut berdasarkan pada nomor pembuatan Kartu Keluarga. Apabila Kartu Keluarga hilang atau rusak dan penduduk tersebut lupa atau tidak mengetahui Nomor Kartu Keluarga maka pencarian tidak dapat dilakukan untuk itu petugas akan membuatkan Kartu Keluarga baru. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya suatu kerangkapan data dan menyebabkan memperkecil ruang penyimpanan pada hardisk Di dalam pembuatan Kartu Tanda Penduduk yang memakai bahasa pemrograman pascal versi 5.0. sering mengalami kerusakan dan hang, yang kemudian program tersebut harus di instal kembali di Kecamatan.

22 Usulan Pemecahan Masalah Untuk menanggulangi permasalahan yang dialami di Kelurahan Cipadu, mengingat jumlah penduduk yang semakin bertambah maka dibutuhkan suatu pengolahan data yang baik dengan menggunakan pengolahan database agar dapat mengintegrasikan berbagai proses pelayanan yaitu pada pembuatan Kartu Keluarga, pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Tempat Tinggal, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam melakukan kegiatan pelayanan kepada masyarakat dan juga memudahkan pembuatan laporan kependudukan di setiap kegiatan pelayanan dengan hasil yang akurat, lengkap dan tepat waktu. Pada rancangan program aplikasi ini, penulis menggunakan perangkat lunak Microsoft Access 2002 sebagai alat bantu dalam pembuatan program aplikasi untuk pelayanan administrasi kependudukan guna melakukan penyimpanan pada satu tempat agar memudahkan petugas mengolah data dan mencetak data atau laporan kependudukan. Untuk mengolah data disediakan menu Input data yang terdiri dari input data kelahiran, input data kematian, input data Kartu Keluarga, input data permohonan kartu tanda penduduk, input data penduduk, input data surat keterangan pindah dan input data pengantar surat keterangan pindah. Pada masingmasing penginputan data terdapat fasilitas yang disediakan yaitu penambahan data, penghapusan data, pencarian data, penyimpanan data dan back-up data.

23 51 Untuk mencetak data atau laporan kependudukan di sediakan menu laporan yang terdiri dari cetak Kartu Keluarga, cetak Kartu Tanda Penduduk, cetak Surat Keterangan Kelahiran, cetak Surat Keterangan Kematian, cetak Surat Keterangan Pindah, cetak Pengantar Surat Keterangan Pindah, cetak Surat Keterangan Tempat Tinggal, cetak laporan kelahiran perbulan, cetak laporan kelahiran pertahun, cetak laporan kematian perbulan, cetak laporan kematian pertahun, cetak laporan pembuatan KTP perbulan, cetak laporan pembuatan KTP pertahun, cetak laporan Kartu Keluarga perbulan, cetak Kartu Keluarga pertahun, cetak laporan Surat Keterangan Pindah perbulan, cetak laporan Surat Keterangan Pindah pertahun, cetak laporan penduduk perbulan dan cetak laporan penduduk pertahun Di Kelurahan Cipadu hanya di fasilitasi satu buah komputer yang penggunaannya dilakukan secara bersama-sama oleh setiap kasi, untuk itu diperlukan pemakaian password atau kata kunci yang dimiliki oleh kasi pemerintahan guna memprokteksi agar data penduduk tidak dapat digunakan atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang Perancangan Program Aplikasi Usulan Data Flow Diagram atau DFD yang penulis usulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur pelayanan administrasi kependudukan yang berjalan di Kelurahan Cipadu, akan tetapi pada program aplikasi usulan ini penulis berusaha untuk menyempurnakan

24 52 prosedur yang sedang berjalan dengan membuatkan pelaporan Per Bulan dan Per Tahun dalam setiap kegiatan pelayanannya Data Flow Diagram 1. Diagram Konteks Gambar 4.7. Diagram Konteks

25 53 2. Diagram Zero Gambar 4.8. Diagram Zero

26 Diagram Rinci Rinci Pembuatan/Penggantian Kartu Keluarga Gambar 4.9. Diagram Rinci Pembuatan/Penggantian Kartu Keluarga Rinci Pembuatan/Penggantian KTP Gambar Diagram Rinci Pembuatan/Penggantian Kartu Tanda Penduduk

27 Rinci Pembuatan Surat Keterangan Gambar Diagram Rinci Pembuatan Surat Keterangan

28 Rinci Pembuatan Laporan Kependudukan Gambar Diagram Rinci Pembuatan Laporan Kependudukan

29 Entity Relationship Diagram Gambar Entity Relationship Diagram

30 Normalisasi Normalisasi 1NF (First Normal Form) Gambar Normalisasi 1NF (First Normal Form)

31 Normalisasi 3NF (Third Normal Form) Gambar Normalisasi 3NF (Third Normal Form) Keterangan: Tabel tersebut diatas telah memenuhi normalisasi bentuk kedua (2NF) dan bentuk ketiga (3NF) karena atribut yang ada tidak tergantung transitif terhadap key-nya masing-masing.

32 Struktur Database Nama Database : Kelurahan Cipadu.mdb Paket Program : Microsoft Access Tabel Penduduk Nama Field Data Type Field Size * No_Urut FMP Number 21 Kode FMP Number 2 Ket_FMP Text/String 10 Kecamatan Text/String 20 Kelurahan Text/String 20 Kode Kelurahan Number 4 Nama Lengkap Text/String 20 Jenis Kelamin Text/String 1 Golongan Darah Text/String 2 Tempat Lahir Text/String 20 Tanggal Lahir Date/Time Medium Date Status Perkawinan Text/String 15 Hubungan Keluarga Text/String 15 Agama Text/String 10 Alamat Text/String 25 Kewarganegaraan Text/String 3 Kebangsaan Text/String 20 Nomor SBKRI Number 18 Tanggal SBKRI Date/Time Medium Date Nomor Dok. Imigrasi Number 18 Tanggal Dok. Imigrasi Date/Time Medium Date Pendidikan Text/String 15 Pekerjaan Text/String 15 Akseptor KB Text/String 10 Dapat Membaca Text/String 10 Nama Bapak/Ibu Text/String 20 Keterangan Cacat Text/String 12 Kode Mutasi Number 2 Tanggal Mutasi Date/Time Medium Date

33 61 Pindahan Dari Text/String 20 Pindahan Ke Text/String 20 Tempat Penetapan Text/String 15 Tanggal Penetapan Date/Time Medium Date Nama Lurah Text/String 20 NIP Lurah Number 12 Nama Pengikut Text/String 20 Jenis Kelamin Text/String 1 Tempat Lahir Text/String 20 Tanggal Lahir Date/Time Medium Date Pddk Text/String 15 Status Text/String 15 Keterangan Cacat Text/String 12 ** No_SK Pindah Number 21 Tabel 4.1. Tabel Penduduk 2. Tabel Pembuatan Kartu Keluarga Nama Field Data Type Field Size * No_Kartu Keluarga Number 21 Tanggal Penetapan Date/Time Medium Date ** No_Urut FMP Number 21 Tabel 4.2. Tabel Pembuatan Kartu Keluarga 3. Tabel Kematian Nama Field Data Type Field Size * No_SKKM Number 21 Tanggal Penetapan Date/Time Medium Date Tanggal Meninggal Date/Time Medium Date Meninggal Di Text/String 12 Meninggal Akibat Text/String 10 Pelapor Text/String 10 ** No_Urut FMP Number 21 Tabel 4.3. Tabel Kematian

34 62 4. Tabel Kelahiran Nama Field Data Type Field Size * No_SKKL Number 21 Tanggal Penetapan Date/Time Medium Date Nama Anak Text/String 20 Jenis Kelamin Text/String 9 Tempat Lahir Text/String 20 Tanggal Lahir Date/Time Medium Date Anak Ke Number 2 Ditolong Oleh Text/String 10 Pelapor Text/String 10 ** No_Urut FMP Number 21 Tabel 4.4. Tabel Kelahiran 5. Tabel Permohonan Kartu Tanda Penduduk Nama Field Data Type Field Size * No. Permohonan Number 21 Tanggal penetapan Date/Time Medium Date ** No_ Urut FMP Number 21 Tabel 4.5. Tabel Permohonan Kartu Tanda Penduduk 6. Tabel KTP Nama Field Data Type Field Size * NIK Number 21 Tanggal penetapan Date/Time Medium Date Berlaku Hingga Date/Time Medium Date ** No. Permohonan Number 21 Tabel 4.6. Tabel Kartu Tanda Penduduk

35 63 7. Tabel Surat keterangan Pindah Nama Field Data Type Field Size * No_SK Pindah Number 21 Tanggal Penetapan Date/Time Medium Date Tanggal Pindah Date/Time Medium Date Alasan Pindah Text/String 15 Pindah Ke Text/String 25 Kelurahan Text/String 20 Kecamatan Text/String 20 Kotamadya Text/String 20 Propinsi Text/String 20 Pengikut Number 2 Tabel 4.7. Tabel Surat Keterangan Pindah 8. Tabel Pengantar Surat Keterangan Pindah Nama Field Data Type Field Size ** No_SK Pindah Number 21 Sifat Text/String 10 Lampiran Text/String 10 Perihal Text/String 10 Tembusan Text/String 10 Tabel 4.8. Tabel Pengantar Surat Keterangan Pindah

36 Rancangan Input-Output Rancangan Input Rancangan input dari sitem pelayanan untuk pengolahan data dibagi menjadi dua bagian, yaitu file-file master yang digunakan untuk mendukung sistem yang sedang berjalan, dimana data-data tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan serta input yang dibutuhkan ketika petugas Kelurahan melakukan pelayanan administrasi kependudukan. 1. Rancangan Input Pembuatan Kartu Keluarga Gambar Rancangan Input Pembuatan Kartu Keluarga

37 65 2. Rancangan Input Permohonan Kartu Tanda Penduduk Gambar Rancangan Input Permohonan KTP

38 66 3. Rancangan Input Penduduk Gambar Rancangan Input Penduduk

39 67 4. Rancangan Input Surat Keterangan Kelahiran Gambar Rancangan Input Surat Keterangan Kelahiran 5. Rancangan Input Surat Keterangan Kematian Gambar Rancangan Input Surat Keterangan Kematian

40 68 6. Rancangan Input Surat Keterangan Pindah Gambar Rancangan Input Surat Keterangan Pindah 7. Rancangan Input Pengantar Surat Keterangan Pindah Gambar Rancangan Input Pengantar Surat Keterangan Pindah

41 Rancangan Output 1. Rancangan Output Kartu Keluarga Gambar Rancangan Output Kartu Keluarga Tampak Depan Gambar Rancangan Output Kartu Keluarga Tampak Belakang 2. Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Bulan Gambar Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Bulan

42 70 3. Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Tahun Gambar Rancangan Output Laporan Pembuatan Kartu Keluarga Per Tahun 4. Rancangan Output Kartu Tanda Penduduk Gambar Rancangan Output Kartu Tanda Penduduk 5. Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Bulan Gambar Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Bulan

43 71 6. Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Tahun Gambar Rancangan Output Laporan Pembuatan KTP Per Tahun 7. Rancangan Output Surat Keterangan Tempat Tinggal Gambar Rancangan Output Surat Keterangan Tempat Tinggal 8. Rancangan Output Laporan Penduduk Per Bulan Gambar Rancangan Output Laporan Penduduk Per Bulan

44 72 9. Rancangan Output Laporan Penduduk per Tahun Gambar Rancangan Output Laporan Penduduk Per Tahun 10. Rancangan Output Surat Keterangan Kelahiran Gambar Rancangan Output Surat Keterangan Kelahiran

45 Rancangan Output Laporan Kelahiran Per Bulan Gambar Rancangan Output Laporan Kelahiran Per Bulan 12. Rancangan Output Laporan Kelahiran Per Tahun Gambar Rancangan Output Laporan Kel;ahiran Per Tahun 13. Rancangan Output Surat Keterangan Kematian Gambar Rancangan Output Surat Keterangan Kematian

46 Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Bulan Gambar Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Bulan 15. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Tahun Gambar Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Kematian Per Tahun 16. Rancangan Output Surat Keterangan Pindah Gambar Rancangan Output Surat Keterangan Pindah

47 Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Bulan Gambar Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Bulan 18. Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Tahun Gambar Rancangan Output Laporan Surat Keterangan Pindah Per Tahun 4.6. Perangkat Yang Dibutuhkan Perangkat yang digunakan di Kelurahan Cipadu pada saat ini adalah Sistem operasi windows 98 dengan kapasitas Harddisk 500 Mb, Processor Pentium I 133Mhz, Ram 32 Mb dan sistem aplikasi Office 97 yang dalam penggunaannya komputer tersebut di pakai oleh semua kasi untuk setiap kegiatan. Untuk itu sangatlah dianjurkan untuk menggunakan sistem Operasi Windows yang lebih baru yaitu windows 2000 atau windows XP dengan Processor Pentium III atau Pentium IV dan dengan kapasitas memori lebih dari 128 Mb dan Harddisk 10 Gb atau lebih dengan aplikasi Microsoft Office 2000 atau XP.

48 Langkah Menjalankan Program aplikasi Untuk memulai atau membuka program aplikasi pelayanan administrasi kependudukan, ikuti langkah berikut ini : 1. Double Klik Icon Kelurahan Cipadu Pada Desktop Komputer 2. Tunggu sampai jendela program aplikasi ditampilkan dan akan muncul tampilan Menu Awal. 3. Masukan password anda untuk memasuki program aplikasi ini. 4. Untuk memasukan data File Master a. Pilih salah satu File Master yang akan dipilih. Jika akan memilih Tanggal, klik Tanggal dan akan muncul tabel Tanggal. b. Masukan data Tanggal, setelah selesai memasukan data Tanggal, pilih tombol Close untuk menutup Tabel Tanggal dan akan kembali ke Menu Awal. c. Lakukan dengan cara yang sama untuk memasukan data Tabel selanjutnya pada File Master. 5. Untuk memasukan / menambah data kelahiran. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Kelahiran dan akan muncul Form Kelahiran. b. Masukan data kelahiran pada form kelahiran dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi.

49 77 c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form Kelahiran tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 6. Untuk Memasukan data Kematian. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Kematian dan akan muncul Form Kematian. b. Masukan data kematian pada form kematian dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form kematian tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 7. Untuk Memasukan data Kartu Keluarga. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Kartu Keluarga dan akan muncul Form Kartu Keluarga. b. Masukan data keluarga pada form pembuatan Kartu Keluarga dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data.

50 78 Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form Kartu Keluarga tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 8. Untuk Memasukan data permohonan Kartu Tanda Penduduk. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Permohonan KTP dan akan muncul Form Kartu Tanda Penduduk. b. Masukan data Permohonan Kartu Tanda Penduduk pada form Kartu Tanda Penduduk dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form Kartu Tanda Penduduk tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 9. Untuk Memasukan SK Pindah. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Surat Keterangan Pindah dan akan muncul Form Surat Keterangan Pindah.

51 79 b. Masukan data kepindahan pada form kepindahan dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form Surat Keterangan Pindah tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 10. Untuk Memasukan data Pengantar SK Pindah. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Pengantar SK Pindah dan akan muncul Form Pengantar SK Pindah. b. Masukan data kepindahan pada form Pengantar SK Pindah dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form Pengantar SK Pindah tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal.

52 Untuk Memasukan data Penduduk. a. Pilih Input Data, pilih dan klik Penduduk dan akan muncul Form Penduduk. b. Masukan data penduduk pada form penduduk dengan lengkap. Jika ingin menambah data baru tekan tombol Tambah Data. Bila sudah memasukan / menambah data tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan semua data yang telah diisi. c. Untuk mencari data tekan tombol cari, arahkan kursor yang ingin anda cari lalu tekan tombol Cari Data. Bila sudah ditemukan dan ingin menghapus data tekan tombol Hapus Data. d. Untuk keluar dari form penduduk tekan tombol Close Form dan akan kembali ke Menu Awal. 12. Untuk mencetak data atau laporan Kelahiran a. Pilih Laporan, pilih dan klik Kelahiran. Masukan nomor SKKL yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Kelahiran. b. Pilih Laporan, pilih dan klik Kelahiran PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan Kelahiran Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan kepindahan PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan kepindahan pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup.

53 Untuk mencetak data atau laporan Kematian c. Pilih Laporan, pilih dan klik kematian. Masukan nomor SKKM yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Kematian. d. Pilih Laporan, pilih dan klik Kelmatian PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan Kematian Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan kematian PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan kematian pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup. 14. Untuk mencetak data atau Laporan Penduduk a. Pilih Laporan, pilih dan klik Surat Keterangan Tempat Tinggal. Masukan nomor FMP yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Tempat Tinggal. b. Pilih Laporan, pilih dan klik penduduk PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan penduduk Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan penduduk PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan penduduk pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup 15. Untuk mencetak data atau laporan Kartu Keluarga

54 82 a. Pilih Laporan, pilih dan klik Kartu Keluarga. Masukan nomor Kartu Keluarga yang diinginkan dan akan muncul Kartu Keluarga. b. Pilih Laporan, pilih dan klik Kartu Keluarga PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan Kartu Keluarga Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan Kartu Keluarga PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan Kartu Keluarga pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup. 16. Untuk mencetak data atau laporan Kartu Tanda Penduduk a. Pilih Laporan, pilih dan klik KTP. Masukan NIK yang diinginkan dan akan muncul KTP. b. Pilih Laporan, pilih dan klik KTP PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan KTP Perbulan. c. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan KTP PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan pembuatan KTP pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup.

55 Untuk mencetak data atau laporan SK Pindah a. Pilih Laporan, pilih dan klik SK Pindah. Masukan nomor SK Pindah yang diinginkan dan akan muncul Surat Keterangan Kepindahan. b. Pilih Laporan, pilih dan klik pengantar SK Pindah. Masukan nomor SK Pindah yang diinginkan dan akan muncul Pengantar SK Pindah. c. Pilih Laporan, pilih dan klik SK Pindah PerBulan. Masukan bulan yang diinginkan dan akan muncul laporan SK Pindah Perbulan. d. Pilih Laporan, pilih dan klik laporan SK Pindah PerTahun. Masukan tahun yang diinginkan dan akan muncul laporan kepindahan pertahun. d. Untuk mengatur batas margin, page setup dapat disesuaikan dengan mengklik File, pilih dan klik page setup sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup.