MODUL SISTEM INFORMASI MANJEMEN

Transkripsi

1 MODUL SISTEM INFORMASI MANJEMEN OLEH : RONI ANDESPA, SE. MM

2 BAB I PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga. Informasi adalah salahsatu jenis utama sumberdaya yang tersedia bagi manajer dan merujuk pada suatu perusahaan ataupun organisasi baik para pemimpinnya maupun anggota lainya. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumberdaya lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Perrtama, bisnis telah menjadi semakin rumit dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer,non-manajer, serta orangorang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Aplikasi utama komputer adalah pengelolaan data akutansi, aplikasi tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain ; system informasi manajemen (management information system), system pendukung keputusan (decision support system), kantor visual (virtualovicee), dan system berbasis pengetahuan (knowledge-based system).kelima aplikasi ini membentuk system informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system berbasis komputer.para spesialis ini mencakup analisis system(system analyst ), pengelola database (database administrator), spesialist jaringan (network specialists), programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, fpara pemakai telah mulai melakukan sebagian besar para spesialist-suatu fenomena yang disebut end-user computing. Sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi banyak analisis yang dilakukan umtuk menjustifykasi tiap proyek potensial. Setelah Roni Andespa, SE. MM 1

3 berjalan proyek tersebut berkembang melalui suatu siklus hidup system (system life cycle). Dasar Sistem dan Informasi Dasar sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan / bekerja sama guna mencapai / menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Karakteristik sistem Adalah : Hal-hal yang menentukan sesuatu dapat dikatakan sistem / ciri-ciri sistem - Komponen (componen) - Proses ( Process) - Batasan Sistem ( Boundary ) - Keluaran ( output ) - Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) - Sasaran ( objektifitas ) - Masukan ( Input ) Jenis- jenis Sistem Sistem abstrak dan fisik Sistem alamiah dan buatan manusia Sistem terbuka dan tertutup Sistem tentu dan tak tentu Komponen / Model sistem Masukan ( input ) Proses ( process ) Keluaran ( Output ) Umpan Balik ( feed Back ) Data adalah : Fakta-fakta, pemikiran-pemikiran yang belum memiliki arti / manfaat bagi orang yang membutuhkannya. Jenis-jenis Data Data Terformat data yang ditampilkan dengan menggunakan format tertentu ex: data kedatangan pesawat. Data Text data yang ditampilkan yang merupakan penggabungan dari huruf, angka, simbol-simbol tertentu ( %, $, +, etc ) Data Image ( Gambar ) data yang ditampilkan dalam bentuk gambar ex: grafik, foto, hasil foto ronsent Roni Andespa, SE. MM 2

4 Data Audio Data yang di tampilkan berupa suara ex: suara manusia,dll Data Video Data yang ditampilkan berupa gambar yang bergerak dan juga dilengkapi dengan suara. Proses/Model Data/Informasi Output/Informasi DataBase Data/Kejadian (Pengumpulan ) Penerima/User Hasil Tindakan Keputusan/Tindakan Gambar Siklus Informasi 1.1. Manajemen Informasi Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998) Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat 1. Pengaruh Ekonomi Internasional 2. Persaingan Dunia 3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat 4. Batas waktu yang Singkat 5. Kendala kendala Sosial Kemampuan komputer yang semakin baik Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi Roni Andespa, SE. MM 3

5 Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan, manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen. Keahlian Manajemen Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Keahlian komunikasi Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial. Keahlian Pemecahan Masalah Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk, karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan. Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan, atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan. Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih. Pengetahuan manajemen Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi. Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb. Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain. Manajer dan Sistem Roni Andespa, SE. MM 4

6 Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem. Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini. Elemen Sistem Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan) Roni Andespa, SE. MM 5

7 Tujuan Mekanisme Pengendalian Input Transformasi Output Gambar Subsistem dan Supersistem Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem. Jenis-jenis Sistem Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan (tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system). Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem tertutup (close system). Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi untuk mewakili sistem fisik. Sistem Perusahaan Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja Roni Andespa, SE. MM 6

8 sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya. Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem. Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan. Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya. Pandangan Sistem ini, 1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan. 2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik 3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi 4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya. 5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup. Data dan Informasi Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya, namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS). Roni Andespa, SE. MM 7

9 Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi. Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen : o Perangkat keras (hardware) o Perangkat lunak (software) o Prosedur o Orang o Basisdata o Jaringan komputer dan komunikasi data 3.1. Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer Fokus Awal pada Data Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi. 5.1 Fokus pada Informasi Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya. Fokus pada Pendukung Keputusan Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS Roni Andespa, SE. MM 8

10 adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun. Fokus pada Komunikasi Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. Fokus pada Konsultasi Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen. Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi : - Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. - Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. - Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki Roni Andespa, SE. MM 9

11 keamanan. 2. Tepat waktu, Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan, Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 4. Ekonomis, Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Nilai Informasi Yang menentukan nilai informasi ( value of informations) adalah : Manfaat Biaya Nilai informasi sering dihubungkan dengan : Analisa biaya Analisa Efektifitas Sistem Informasi Pengertian Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan atau bekerjasama untuk melakukan kegiatan guna menyelesaikan suatu masalah yang memiliki manfaat bagi orang yang membutuhkannya (Aller,1992) Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan tenologi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi Roni Andespa, SE. MM 10

12 (Hall, 2001) Sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diparasi menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai Komponen sistem informasi Block Hardware Block Basis Data Block Software Block Jaringan Komputer dan komunikasi Data Block Brainware Klasifikasi Sistem Informasi Level organisasi Area fungsional Dukungan yang diberikan Arsitektur sistem informasi Dll Sistem Informasi Dalam Perusahaan (Kroenke, 1992) Sistem informasi pribadi Sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system), dan Sistem informasi perusahaan (enterprise information system) Jenis Jumlah Pemakai Perspektif Pribadi 1 Individual Kelompok kerja Banyak, umumnya kurang dari 25 orang Departemen Pemakai berbagi perspektif yang sama Perusahaan Banyak, seringkali ratusan Perusahaan Pemakai memiliki banyak perspektif Sistem Informasi Fungsional Sistem informasi akuntansi (Accounting information system) Sistem informasi keuangan (Finance information system) Sistem informasi manufaktur (Manufacturing/production information system) Roni Andespa, SE. MM 11

13 Sistem informasi pemasaran (Marketing information system atau MKIS) Sistem informasi SDM (Human resources information system atau HRIS) Klasifikasi Sistem Informasi Menurut Aktivitas Manajemen (Ebert dan Griffin, 2003) Sistem informasi pengetahuan Sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem seperti ES dan OAS termasuk dalam katagori ini. Sistem informasi operasional Berurusan dengan operasi organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan pembelian dan pencatatan jumlah jam kerja pegawai. TPS, SIM, dan DSS sederhana termasuk ke dalam jenis sistem informasi ini Sistem informasi manajerial Sistem informasi manajerial atau disebut juga sistem informasi taktis adalah sistem informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial Sistem informasi strategis Sistem informasi yang digunakan untuk menangani masalah-masalah strategis dalam organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan prosesproses manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju ke keunggulan yang kompetitif. Sistem Informasi Menurut Dukungan Sistem Fungsi Pemakai TPS MIS DSS Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja Membantu pengambil keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi Orang yang memproses transaksi Semua level manajemen Analis, manajer, dan profesional Roni Andespa, SE. MM 12

14 EIS ES OAS Menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisis Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif Manajemen tingkat menengah dan atas Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran Staf maupun manajer Sistem informasi yang mengandung karakteristik beberapa kategori disebut sebagai sistem hibrid (Alter, 1992) Sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan untuk berbagai level manajemen dan fungsi-fungsi bisnis, dan sekaligus melakukan pemrosesan transaksi disebut sebagai sistem informasi fungsional-silang (cross-functional information system) atau sistem informasi yang terintegrasi (integrated information system) (O Brien, 1991) Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) Sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan Fokus utama pada data transaksi Sesuai dengan namanya, sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Roni Andespa, SE. MM 13

15 Model Sistem Pemrosesan Transaksi Pemasukan Data Pemrosesan Transaksi Laporam Dokumen, dan Keluaran yang lain Basis Data Karakteristik SPT (Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999) Jumlah data yang diproses sangat besar Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja) Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya Kapasitas penyimpan (basis data) besar Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data diformat dalam suatu standar Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga pada keluaran Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik) Memerlukan kehandalan yang tinggi Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan permintaan terhadap basis data Roni Andespa, SE. MM 14

16 Contoh SPT Cara Pemrosesan pada SPT Pemrosesan batch Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari. Kelemahan pemrosesan batch adalah membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data. Pemrosesan online Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan. Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir. Pemrosesan Hibrid Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan online Model seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point-of-sale). Data dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran ke sediaan) dilakukan pada waktu malam hari. Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang offline (belum tersedia layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi sedang terputus). Roni Andespa, SE. MM 15

17 Istilah Lain-lain Tentang SPT CIS (customer integrated system) merupakan contoh lain hasil pengembangan dari TPS. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang memungkinkan pelanggan dapat melaksanakan transaksinya sendiri. Contoh ATM dan B2C Istilah lain untuk CIS adalah pemrosesan interaktif Perbedaan Pemrosesan Batch dan Online Karakteristik Pemrosesan Batch Pemrosesan Online Pemrosesan transaksi Pemutakhiran berkas Waktu tanggapan Data transaksi direkam, dikumpulkan, dan diurutkan, dan diproses secara periodis Ketika tumpukan diproses Beberapa jam atau hari setelah tumpukan dikirim untuk diproses Transaksi diproses seketika Saat transaksi diproses Beberapa detik setelah setiap transaksi diproses Pengembangan sistem informasi Dalam melakukan pengembangan terhadap kebutuhan sistem informasi ada 3 tes yang dapat dilakukan, yaitu : Kepada siapa SI ditujukan Untuk keputusan apa informasi ditujukan Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah 1.6. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu : 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi, Roni Andespa, SE. MM 16

18 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. 3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah). Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya Analis Sistem Definisi Analisis Sistem Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. Analis Sistem Menurut Yogiyanto (1995) analis sistem (analis informasi) adalah orang yang menganalis sistem (mempelajari masalah-masalahan yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan permasalahan tersebut. Menurut Kristanto (2003) analis sistem adalah orang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer. Peranan Analis Sistem Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu : 1. Sebagai konsultan 2. Sebagai ahli pendukung 3. Sebagai agen perubahan Roni Andespa, SE. MM 17

19 Tugas Analis Sistem Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah : 1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. 2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangankekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem. 3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. 4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut. 5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut. Sistem Informasi Manajemen (SIM atau MIS) Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi Roni Andespa, SE. MM 18

20 Istilah Lain untuk SIM Sistem peringatan manajemen (management alerting system), karena sistem ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap masalah maupun peluang (Haag, 2000) Sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998) Basis Data Informasi Sistem Informasi Manajemen Informasi Untuk Pemakai Karakteristik SIM (Diadaptasi dari Turban, 1998) Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan). Contoh Laporan Hasil SIM Rasio Divisi/ Cabang Penjualan Rencana Penjualan/ Rencana Jawa Tengah Kudus ,69 Magelang ,12 Semarang ,00 Total ,97 Jawa Timur Banyuwangi ,04 Madiun ,88 Malang ,30 Surabaya ,90 Total ,06 Roni Andespa, SE. MM 19

21 Macam Laporan SIM Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya. Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi. Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi. Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan Terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi yang diperlukan Roni Andespa, SE. MM 20

22 BAB II SISTEM INFORMASI & TEKNOLOGI INFORMASI Kemampuan utama Sistem Informasi Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia Mengotomatisasi proses-proses bisnis Mempercepat pengetikan dan penyuntingan Kemampuan di atas dapat mendukung pencapaian sasaran bisnis suatu perusahaan: Peningkatan produktifitas Pengukuran biaya Peningkatan pengambilan keputusan Peningkatan layanan ke pelanggan Pengembangan aplikasi-aplikasi strategi yang baru Alasan sebuah perusahaan menggunakan Sistem Informasi 1. Kegiatan bisnis semakin rumit 2. Komputer telah mencapai kemampuan yang lebih baik Teknologi Informasi Menurut kamus oxford (1995) suatu studi atau penggunaan peralatan elektronika terutama komputer untuk menyimpan, menganalisa dan mendistribusikan informasi apa saja. Menurut alter (1992) mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan data. Ruang Lingkup Teknologi Informasi (TI) Secara garis besar TI dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu : 1. Perangkat lunak (software) 2. Perangkat keras (hardware) Roni Andespa, SE. MM 21

23 Dari 2 hal di atas TI dapat dibagi menjadi : Teknologi Masukan ( Input) Teknologi Keluaran (Output) Teknologi Penyimpanan (storage) Teknologi Telekomunikasi (telecomunication) Teknologi Pemrosesan (Process) Peran Teknologi Informasi TI menggantikan peran manusia TI memperkuat peran manusia TI restrukturisasi terhadap peran manusia TI mempengaruhi strategi pemasaran TI memiliki kemampuan untuk integrasi berbagai bagian dalam informasi TI mempengaruhi antar muka organisasi Roni Andespa, SE. MM 22

24 BAB III MODEL UMUM SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN Lingkungan Organisasi Sistem informasi Kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya, politik yang mempengaruhi kehidupan organisasi (eksternal) Yang termasuk kekuatan tersebut adalah : Inflasi Tingkat serapan tenaga kerja Kebiasaan Masyarakat Sifat Pasar Pribadi dan organisasi lain Budaya dalam organisasi Hirarki Hirarki adalah : adanya hubungan antara atasan dan bawahan Hirarki dalam suatu organisasi dapat mempengaruhi berbagai hal, diantaranya : Arus informasi Rentang kendali manajemen Peringkasan informasi Penyaringan informasi Pemusatan Wewenang Pemusatan wewenang dalam pengelolaan sebuah perusahaan terdiri atas : Manajemen terpusat Manajemen tersebar Manajemen koordinatif Roni Andespa, SE. MM 23

25 Jenis Informasi Yang Dibutuhkan Manajer Kelompok Manajer Akuntan Manajer Keuangan Insyinyur Manajer Umum Pengacara Ilmuan Manajer Format Informasi Yang Disukai Tabel Keuangan & Lap. Keuangan Bagian-bagian di tabel keuangan Grafik Deskripsi Naratif Ringkasan naratif dalam bentuk tulisan Rumusan dan model matematis Pengaruh sifat manajer terhadap Sistem Informasi Sifat Manajer Dampaknya Terhadap Sistem Informasi Manajer tidak akan mengendalikan diri pada sistem yang tidak dipahami Sistem harus sederhana dan mudah dipahami Manajer berorientasi pada manusia Manajer lebih sering menerima informasi dari sumberdaya manusia Penggunaan waktu yang efisien Manajer kurang suka berinteraksi langsung dengan sistem Informasi Prioritas ulang Harus disediakan informasi dan waktu setiap saat Kerja yang terbagi Akan membingungkan sistem analis Manajer tidak ingin terlihat ketidaktahuannya Manajer cendrung menghindari diskusi tentang sistem dengan para personel Roni Andespa, SE. MM 24

26 Peran Manajer dalam Sistem Informasi Manajer memiliki peran dalam sistem informasi, diantaranya : Mengindentifikasi masalah dan kesempatan Melakukan pencarian informasi Melakukan pemilihan alternatif Melakukan pembuatan dan pengambilan keputusan Roni Andespa, SE. MM 25

27 BAB IV MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM SISTEM INFORMASI Strategi Mempersiapkan SDM sistem Informasi Dalam penerapan Sistem Informasi pada suatu perusahaan terdapat beberapa hal yang akan dipengaruhinya terutama kedudukan SDM pada suatu organisasi. Pengaruhpengaruh tesebut antaranya : Birokrasi menjadi lebih flat / datar Komunikasi antar staf berlangsung cepat Distribusi informasi antar bagian lebih cepat Staf di semualini menjadi lebih produktif dan pola kerja bergeser / berubah menjadi team work Transformasi Birokrasi SI Tradisional menuju SI Berbasis TI Makin Flat Gambar Pengaruh SI/TI Terhada SDM Manajemen SDM sistem Informasi Adalah suatu proses yang berlangsung terus menerus di dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan orang yang tepat pada posisi pada saat yang di butuhkan. Menurut Stoner, Proses dalam MSDM terdapat 7 Aktivitas dasar, yaitu : Roni Andespa, SE. MM 26

28 1. Perencanaan 2. Rekrutmen 3. Seleksi 4. Sosialisasi 5. Pelatihan dan pengembangan 6. Penilaian 7. Apresiasi Kebutuhan staf dalam perusahaan kini semakin diperketat dengan sejumlah persyaratan. Karakteristik Staf yang diperlukan perusahaan telah berubah dan berkembang, antara lain : Berpengalaman Berwawasan Trampil Kreatif Daya adaptasi Karir di bidang Teknologi Informasi Secara umum, karir di bidang komputer dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Ahli SI, yaitu seorang yang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu program atau sistem informasi. Ahli SI ini dapat dikelompokkan menjadi Sistem Analis dan Programer 2. Ahli Ilmu Komputer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan sistem komputer baik software maupun hardware. 3. Ahli Hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dalam merakit, menginstal dan melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan komputer, termasuk di dalamnya jaringan komputer, dan Internet. 4. Operator, yaitu orang yang betugas untuk mengoperasikan dan mengawasi sistem komputer dan SI yang diimplementasikan di dalam perusahaan. Di samping itu, ia juga bertugas untuk memasukkan data-data baik itu data awal maupun data transaksi. Roni Andespa, SE. MM 27

29 Memotivasi SDM SI Pimpinan perusahaan harus memikirkan cara untuk memotivasi SDM internal. Menurut maslow motivasi dapat ditumbuhkan berdasarkan kebutuhan individu dalam hirarki kebutuhannya. Hirarki kebutuhan Maslow (stoner, 1995) adalah: Kebutuhan Fisiologis Kebutuhan Keamanan Kebutuhan Sosial Kebutuhan Harga Diri Kebutuhan Aktualisasi Diri Pengurangan Jumlah SDM SI Untuk mencegah timbulnya gejolak apabila terjadi pengurangan jumlah SDM pimpinan dapat mengambil langkah-langkah berikut : Meningkatkan volume transaksi Mempertimbangkan dengan hati-hati penambahan SDM Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi Manajemen sumber daya informasi (Information Resourch Management) IRM adalah dengan tujuan mengindentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan. Elemen-elemen IRM yang Diperlukan Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi : - Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. - Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. - Kesadaran bahwa CIO adalah executive puncak. - Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. - Rencana strategis formal untuk mendorong dan mengelola nd-user computing Roni Andespa, SE. MM 28

30 Apa itu CBIS? Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer sebagai kata kuncinya. Kontribusi CBIS Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam Mengkoordinasi subunit-subunit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : penghematan waktu (time saving) penghematan biaya (cost saving) peningkatan efektivitas (effectiveness) pengembangan teknologi (technology development) pengembangan personel akuntansi (accounting staff development). Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat. TUGAS KONTROL CBIS Mencakup semua fase siklus hidup, selama siklus hidup dibagi menjadi kontrolkontrol yang berhubungan dengan pengembangan sistem, desain dan operasi Metode untuk mendapatkan dan memelihara kontrol CBIS 1. Manajemen dapat melakukan kontrol langsung 2. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO. Roni Andespa, SE. MM 29

31 3. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga Roni Andespa, SE. MM 30

32 BAB V SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama : 1. Pengumpulan data 2. Manipulasi data 3. Penyimpanan data 4. Penyiapan dokumen Pengolahan Data Adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad, untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun diluar perusahaan. Tugas pengolahan data 1. Pengumpulan data Setiap tindakan yang dilakukan perusahaan yang melibatkan semua elemen lingkungan yang disebut dengan transaksi. 2. Manipulasi Data Data dimanipulasi untuk menghasilkan/mengubahnya menjadi suatu informasi. operasi manipulasi meliputi : a. Pengklarifikasian Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode (dalam catatan gaji dipakai kode karyawan). b. Penyortiran Roni Andespa, SE. MM 31

33 Catatan-catatan disusun sebagai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data tertentu (misal file catatan gaji disusun sehingga semua catatan tiap pegawai terkumpul menjadi satu). c. Penghitungan Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data tambahan (misal upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor). d. Pengikhtisaran terdapat banyak data yang perlu disintesiskan, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dst. 3. Penyimpanan Data Data disimpan disuatu tempat hingga diperlukan. Data disimpan di media penyimpanan sekunder, dan file dapat di integrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. 4. Penyiapan dokumen SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik dalam maupun luar organisasi. Karakteristik SIA 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan ; perusahaan tidak memutuskan untuk pengolahan data atau tidak, apabila semua elemen menuntut dilakukan pengolahan data maka dilakukan, dan begitu sebaliknya. 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar. 3. Menangani data yang rinci ; perusahaan menyediakan jejak audit (audit trail), jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal sampai akhir. 4. Terutama berfokus historis. Menjelaskan masa lampau. Roni Andespa, SE. MM 32

34 SIKLUS SIA Pengolahan Pesanan Penjualan Penagihan Piutang Penerimaan Kas Buku Besar Pelaporan Keuangan Sistem Pemrosesan Transaksi Penjualan Analisis Penjualan Sistem Pemrosesan Transaksi Pengeluaran dan Penerimaan Kas Utang Pengeluaran Kas Sistem Pelaporan dan Pemrosesan Buku Besar Pembelian Pembayaran Gaji Pemrosesan Sediaan Pencatatan Kehadiran Sistem Pemrosesan Transaksi Pembelian Sistem Pemrosesan Transaksi Penggajian Roni Andespa, SE. MM 33

35 BAB VI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF ( EIS ) SISTEM Informasi eksekutif adalah ( EIS ) : Adalah : Suatu sistem yang dirancang khusus bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya (user-friendly). Informasi Internal Informasi Eksternal Laporan yang ditentukan oleh MIS Kemampuan drill-down Perangkat DSS 1. Menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi 2. Mendukung keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi 3. Membantu eksekutif mengidentifikasi masalah dan mengenali peluang Roni Andespa, SE. MM 34

36 CONTOH EIS Karakteristik EIS Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian, dan kemampuan drill-down Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannya Roni Andespa, SE. MM 35

37 Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan tabel Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis ( dan konferensi dengan komputer), kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa query, dan DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (seperti kalendar elektronis) Model sistem Informasi Eksekutif terdiri dari : 1. Data base yang berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektronik (elektronic mail box) : yaitu yang digunakan oleh eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elektronik dan kalender elektronik, yang digunakan eksekutif untuk mengadakan pertemuan. 2. Perangkat lunak EIS Menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya (preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan di database eksekutif. Eksekutif memasukan permintaan informasi dan menerima tampilan. Dialog Antara Eksekutif dan EIS 1. Eksekutif memasukan instruksi kedalam sistem melalui menu. 2. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik, atau narasi. Drill down Berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap-tahap mengambil informasi yang lebih rinci. Rute ke EIS Ada tiga rute utama untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan informasi eksekutif 1. Spesialis informasi perusahaan dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan (custom software). 2. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktivitas perorangan (personal productivity software) seperti ; sistem manajemen database dan paket grafik. 3. Perusahaan dapat menciptakan perangkat lunak EIS khusus. Roni Andespa, SE. MM 36

38 Mengapa EIS berbeda dengan MIS dan DSS? MIS menyediakan laporan-laporan standar yang dibuat berdasarkan periode yang tertentu (harian, mingguan, dan sebagainya). Hasilnya dipakai untuk memantau indikator-indikator yang sama dari waktu ke waktu dan tak dapat digunakan untuk menganalisis masalah atau situasi baru. DSS awalnya dirancang untuk menganalisa masalah dan situasi baru, tetapi dalam prakteknya perangkat-perangkat yang disediakan terlalu menuntut kepakaran. Hanya analis yang bisa memanfaatkannya. Sementara itu, hanya sedikit manajer yang mempunyai kemampuan analis. Oleh karena itu, DSS jarang dipakai secara langsung oleh eksekutif pada tingkat menengah dan atas. Berbeda dengan tipe sistem informasi yang lain, EIS secara pokok tidak dirancang untuk menyelesaikan masalah tertentu EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan manakala mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apapun yang paling bermanfaat EIS juga memiliki perangkat DSS yang digunakan untuk membantu eksekutif memahami permasalahan atau peluang yang ada sehingga mereka dapat mengembangkan strategi Roni Andespa, SE. MM 37

39 BAB VII SISTEM INFORMASI PEMASARAN Sistem Informasi pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan. Struktur dasar sistem informasi pemasaran terdiri dari : - Subsistem input yang bertugas mengumpulkan data dan informasi, yang dimasukan kedalam database. - Subsistem output yang terdiri dari program-program komputer yang mengubah data menjadi informasi bagi para pemakai. - Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran. - Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup: - produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan - tempat yang menjadi sasaran pemasaran - promosi yang perlu dilakukan - harga produk Riset Pemasaran Data prospek dan konsumen Subsistem Bauran Pemasaran Informasi Pemasaran Subsistem Pemrosesan Transaksi Data pesaing Data transaksi Basis Data Subsistem Produk Subsistem Tempat Subsistem Promosi Subsistem Harga Peramalan Penjualan Roni Andespa, SE. MM 38

40 Subsistem Input pemasaran Input ini menyediakan catatan kegiatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus, atau model matematika. Yang terdiri dari : Subsistem penelitian pemasaran (Marketing research subsystem ) : mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, namun terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Data dikumpulkan terutama melalui survei. Subsistem inteligen pemasaran (marketing intelligence subsystem): mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Subsistem output pemasaran semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut bauran pemasaran ( marketing mix ), yang mencakup : - Produk ( produck ) - Tempat ( place ) produk itu dijual - Promosi ( promotion ) - Harga ( price ) produk Semua perangkat lunak yang menginformasikan kepada manajer mengenai produk tercakup didalam subsistem produk. Semua perangkat lunak yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan tercakup didalam subsistem tempat. Perangkat lunak yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan berada didalam subsistem promosi. Dan semua informasi mengenai harga disediakan oleh subsistem harga. Manajer dapat menggunakan subsistem-subsistem ini secara terpisah atau gabungan. Integrated mix subsystem memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran yang menggunakan campuran unsur-unsur secara gabungan. Roni Andespa, SE. MM 39

41 BAB VIII SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR Komputer digunakan sebagai komponen sistem fisik maupun sebagai sistem informasi konsepual. Komputer digunakan dalam sistem produk fisik untuk aplikasi seperti computer-aided design ( CAD ) dan computer-aided manufacturing ( CAM ). Sebagai sistem informasi konseptual, komputer juga digunakan dalam menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan melaporkan biaya produksi. Semua aplikasi fisik dan konseptual diberi nama computer integrated manufactured. Sistem informasi manufaktur merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur. Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa Sistem Perencanaan Manufaktur Rencana produksi Rencana tenaga kerja Rencana kebutuhan bahan baku Sistem Pengendalian Manufaktur Penjadwalan produksi Perencanaan kebutuhan bahan baku Perencanaan kebutuhan kapasitas Engineering Produktivitas tenaga kerja Produktivitas mesin Perawatan Pengendalian bengkel kerja Pengendalian kualitas Pengendalian proses Pengendalian mesin dan robotika Pelaporan Bengkel Kerja Pengendalian bahan baku Penggunaan mesin Pelaporan tenaga kerja Inspeksi Rework Pengendalian kualitas Custom specification Pemrosesan Perintah Kerja Pemeliharaan sediaan sukucadang Sejarah mesin Sistem Pemrosesan Transaksi Roni Andespa, SE. MM 40

42 Berbagai Nama SI Manufaktur ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem ifnormasi manufaktur yang paling sederhana MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan mesin secara efektif. JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau tepat pada waktunya (just in time). CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien. Implementasi CIM Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi pabrik sebagai dasar yang penting untuk pengotomasikan dan pengintegrasian Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot. Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan memakai komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi yang lain Roni Andespa, SE. MM 41