Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama KMA RI NO.16 Tahun 2006 (Kajian Pengembangan Materi Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan)

Transkripsi

1 Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama KMA RI NO.16 Tahun 2006 (Kajian Pengembangan Materi Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan) Oleh Hj. Irma Djanapa Bulow. M.Pd (Widyaiswara Muda Balai Diklat Keagamaan Manado) ABSTRAK Kita ketahui bersama bahwa Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komuniksi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan korespondensi Dinas yang dilaksanakan di Lingkungan Kementerian Agama. Untuk mengoptimalkan daya dukung terhadap Tata Persuratan, perlu pengelolaan Tata persuratan secara sistematis yang dilakukan dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Pengaturan meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kerasipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasil guna. Terciptanya tata persuratan yang baik harus didukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang memadai, serta system yang baku, aplikatif dan efisien. Selain itu perkembangan tekhnologi informasi merupakan tantangan yang harus fahami oleh pengelola maupun konseptor Tata persuratan Dinas Kata Kunci : Tata Persuratan Dinas A. Latar Belakang P E N D A H U L U A N Tata persuratan Dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Pengaturan meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kerasipan. Pengaturan surat Dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasil guna Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 1

2 Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi: (1) penerimaan, (2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5) pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu. Dengan kecanggihan tekhnologi informasi, tata persuratan perlu diseleraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Oleh karena itu pengaturan tata persuratadalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan tekhnologi. System tekhnologi informasi, dan system konvensional sehingga diperlukan pedoman tata persuratan bagi pengelola dan konseptor. Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembutan surat Dinas, agar dapat diselaraskan dengan tata kearsipan dilingkungan Kementerian Agama. Tujuan Tata persuratan dinas di lingkungan Kementerian agama ini agar terwujud pedoman dalam pembuatan surat dinas, Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaanya, Meningkatkan dayaguna dan hasil guna pengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsip sehingga diperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan termasuk keseragaman pola atau bentuk dan tindakan dlam kegatan surat menyurat dinas dilingkungan Kementerian Agama P E M B A H A S A N Menurut Finoza (1995: 105), menyebutkan bahwa jenis surat juga bisa dikelompokkan dalam surat biasa dan surat statuta. Pengertian surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan statuta atau undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau landasan pijak bagi pembuatan surat tertentu. Surat-surat yang dihasilkan memiliki kekuatan hukum, sehingga surat tersebut diakui dan dilindungi. Macam-macam Surat dan Pengertian umum untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, sebagai berikut : 1. Tata persuratan dinas adalah pengaturan penyelenggaraan korespondeni dinas secara berdaya guna yang dilaksanakan di lingkungan Kementerian Agama. 2. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang Diatur dan dsebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar ini dan Formatnya. 4. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek 5. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk yang menggambarkan redaksional, tata letak, dan penggunaan lambing negara, logo serta cap dinas. Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 2

3 6. Laporan adalah jenis surat berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan, peristiwa atau pengalam dalam rangka pelaksaaan tugas kedinasan 7. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fngsional di lingkungan satuan organisasi/kerja 8. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang bersifat pengaturan 9. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/ format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu dibuat dalam betuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/ lajur dengan judul tertentu 10. Arsip adalah naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah 11. Kewenangan penandatangan surat adalah seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan 12. Lambang Negara adalah symbol Negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundan undangan yang berlaku 13. Lambang / Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas satuan organisasi/ kerja pusat dan daerah 14. Kode Indek surat dinas adalah tanda pengenalan surata dari satuan organisasi/kerja 15. Kode Klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat, tanda pengenal dari ini atau masalah dalam bentuk huruf dan angka A. Asas-asas Tata Persuratan dan Pengertian Surat 1. Asas-Asas Tata Persuratan a. Asas Keamanan, Surat dinas harus tertutup untuk menjaga kerahasiaannya. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan b. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas), Surat dinas harus dipertanggungjawabkan oleh penandatangan surat,isi, format maupun prosedurnya. c. Asas Keterkaitan, Pada dasarnya surat akan selalu terkait dengan kearsipan dan administrasi perkantoran lainnya. d. Asas Pelayanan Prima, Surat dinas harus dapat diselesaikan cepat, jelas, aman, ekonomis, tidak berbelit-belit, dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat e. Asas Efesiensi, Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber sumber dan waktu yang dippergunakan atau input f. Asas Efektif, Surat dinas harus menggambarkan pelaksaan kegiatan yang dilakukan scra berdayaguna dan berhasilguna 2. Pengertian Surat a. Menurut E.Zaenal Arifin (1996:2),Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 3

4 b. Surat adalah pernyataan yang tertulis dalam bentuk dan corak yang diatur, yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainsesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Surat dinas adalah informasi yang disampaikan menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan d. Tata Persuaratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Kementeriaan Agama B. Penggolongan dan Jenis Surat 1. Penggolongan Surat Dinas a. Surat Statuter, adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat structural dan fungsional dilingkungan satuan organisasi/kerja b. Surat Non Statuter, adalah pernyataan tertulis sifatnya tidak mengatur kebijakan satuan organisasi/kerja. c. Surat Ekstern, ditujukan kepada pejabat diluar instansi/satuan organisasikementerian Agama d. Surat Intern, ditujukan kepada pejabat dalam lingkungan satuan organisasi /kerja 2. Jenis Surat Dinas. a. Surat Statuter, terdiri dari: 1) Peraturan Menteri Agama, adalah jenis perundang undangan yang materi muatanya berisi ketentuan ketentuan yang bersifat normative/ mengatur tentang suatu kebijakan dan merupakan tindak lanjut dari peraturan perundang undangan yang hirarkinya lebih tinggi 2) Keputusan Menteri Agama, adalah jenis peraturan perundang undangan yang materi muatanya berisi ketentuan ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/ obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Menteri 3) Instuksi Menteri Agama, adalah perintah Menteri Agama untuk melaksanakan satuan peraturan perundang undangan atau kebijakan 4) Peraturan Pimpinan Satuan Organisasi, adalah Ketentuan yang memuat suatu kebijakan tekhnis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Menteri Agama dalam lingkungan satuan organisasi 5) Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi, adalah jenis peraturan perundang undangan yang materi muatanya berisi tentang ketentuan ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiata/ pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan Organisasi 6) Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi, adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi b. Surat Non Statuter, terdiri dari : 1) Surat Dinas,adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi, berisi pemberitahuan, pernyataan, anjuran, saran permintaan, tanggapan dan jawaban atas pertanyaan / permintaan. Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 4

5 2) Nota Dinas,adalah surat yang sifatnya formal isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. 3) Edaran, adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan, atau instruksi. 4) Laporan,adalah surat yang berisi pertangungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. 5) Telegram, yaitu surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. 6) Surat Kawat, adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan / diterima oleh / dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. 7) Memo, adalah surat yang bersifat informal / tidak resmi isinya ringkas jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. 8) Pengumuman, adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum. 9) Undangan, adalah surat yang isinya mengundang agar yang menerima akan datang pada tempat, waktu dan acara yang ditentukan. Dalam undangan Khusus dapat dicantumkan : Pakaia yang harus dipergunakan RSVP (harap dijawab) 10) Surat Pengantar, adalah surat yang digunakan untuk mengirim sesuatu hal baik berupa surat, barang, dan lain-lain yang disertai penjelasan singkat. 11) Telepon, alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi tercepat 12) Teleks, adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram. 13) Facsimile (Fax), adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faximile dari jarak jauh. Aslinya nanti di kirim melalu pos. 14) Electronik Mail ( e- mail), adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas copy carbon (tembusan), sehingga memungkinkan mengirim surat yang sama ke beberapa alamat pemakai internet 15) www (word wide web) atau website adalah fasilitas tayangan informasi yang biasa disebut homepage yang juga memiliki alamat alamat khusus (URL = Uniform Resources Locator) berdasarkan nama kelompoknya ( domain name) C. Bagian-Bagian Surat 1. Bagian Surat Statuter. a. Peraturan/ Keputusan Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi 1) Judul, terdiri dari : a) Kalimat Peraturan/ Keputusan Meneteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi b) Nomor dan tahun Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 5

6 c) Nama Peraturan/ Keputusan 2) Pembukaan, terdiri dari : a) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang undangan ( Kalimat Menteri Agama Republik Indonesia/ Pimpinan Satuan Orgaisasi) b) Konsideran (Menimbang) c) Dasar Hukum (Mengingat) d) Memperhatikan (apabila perlu) e) Diktum (Memutuskan, Menetapkan, Nama Peraturan /Keputusan) 3) Batang tubuh, terdiri dari Bab, pasal, ayat 4) Penutup,terdiridari : a) Tempat penetapan. b) Tanggal,bulan dan tahun penetapan c) Nama jabatan. d) Tanda tangan pejabat e) Nama terang pejabat. f) Capjabatan/cap dinas. b. Instruksi Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi 1) Judul,terdiri dari : a) Kalimat Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia/ Pimpinan Satuan Organisasi) b) Nomor dan tahun c) Nama Instruksi 2) Pembukaan, terdiri dari : a) Kalimat Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi b) Konsideran ( Menimbang) c) Dasar Hukum (Mengingat) d) Memperhatikan (Apabila perlu) e) Diktum (Mengintruksikan) 3) Batang tubuh ( Kepada untuk : pertama, kedua, dst ) 4) Penutup, terdiri dari : a) Tempat penetapan. b) Tanggal,bulan dan tahun penetapan. c) Nama jabatan. d) Tanda tangan pejabat. e) Nama pejabat/ pemangku jabatan f) Cap jabatan/cap dinas. 2. Bagian Surat Non Statuter A.Kepala surat, terdiri atas : 1) Kop Surat 2) Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal a) Penomoran surat dilengkapi dengan kode indeks, kode klasifikasi dan tahun ( Lihat Lampiran : KMA RI No. 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Deparetemen Agama ; Bab X tentang Kode Indeks Surat Dinas Departemen Agama) b) Sifat Surat ditulis dibawah nomor, dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : 1) Keaslian Surat : a.asli Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 6

7 b.tembusan c.salinan d.petikan 2) Bobot Informasi : a. Surat Penting b. Surat biasa 3) Pengamana Informasi : a.sangat Rahasia b.rahasia c.terbatas d.biasa Untuk pengamanam surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dan memperhatikan hal hal sebagai berikut : a.proses pembuatan surat b.penomoran surat c.penyampaian Surat d.penyampaian/pengiriman surat c) Penyampaian/ Pengiriman Surat (( Lihat Lampiran : KMA RI No. 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Deparetemen Agama ; Bab IX Pengiriman Surat ) 3) Lampiran ditulis dibawah surat yang menerangkan jumlah lampiran surat 4) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/ isi surat 5) Tempat, tanggal, bulan dan tahun 6) Alamat Surat B.Isi Surat, terdiri atas : 1) Pembukaan 2) Isi pokok 3) Penutup C.Kaki Surat, terdiri atas : 1) Nama jabatan ( Titelatur) 2) Tanda tangan 3) Nama pejabat (Pemangku Jabatan) 4) NIP 5) Cap jabatan/cap dinas D.Penggunaan Lambang/Logo. 1) Untuk surat statuter yang ditanda tangani oleh atau a,n. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak ditengah atas 2) Untuk surat non statute yang ditanda tangani oleh Menteri Agama, Menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Meneteri Agama Republik Indonesia yang terletak ditengah atas 3) Surat dinas yang ditanda tangani oleh Menteri Agama, Menggunakan logo Departemen Agama 4) Surat UIN/ IAIN/ IHDN/ STAIN/ STAKN/ STAHN/ STABN menggunakan logo masing masing Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 7

8 5) Surat dinas instansi vertical dan UPT selain nomor 4, menggunakan logo Departemen Agama B. Proses dan Cara Pembuatan Surat 1. Proses Pembuatan Surat Statuter. a. Penyiapan Konsep. Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas dan singkat serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik dan benar 2. Pengajuan Konsep a. Konsep diajukan secra hirarkis sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggungjawaban b. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/unit kerja terkait c. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang melalui : 1). Kepala Biro hokum dan kerjasama luar negeri untuk peraturan, keputusan dan instruksi Menteri yang ditanda tangani oleh Menteri/ Sekretaris Jendral atas nama menteri. 2). Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditanda tangani oleh Inspektur jendral, Direktorat Jendral dan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangn serta Pendidikan dan Latihan 3). Selain tersebut pada point 1 dan 2, pengajuan kepada pejabat yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawan di bidang pembinaan administrasi d. Surat asli yang telah ditanda tangani berikut konsep wajib disimpan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. 3. Penomoran Surat a. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama b. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hokum c. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian d. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi C. Penandatanganan Surat A. Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter. 1). Pimpinan Kementerian Agama: Peraturan/Keputusan Menteri, Surat Keputusan Menteri dan Instruksi Menteri yang menyangkut kebijakan umum Menteri Agama, ditandatangani sendiri oleh Menteri Agama. 2).Sekretariat Jenderal, a) Peraturan / Keputusan, Surat Keputusan, dan Instruksi mengenai kebijakan pelayanan di bidang administrasi,orgnisasi dan ketatalaksanaan, Kerukunan Umat beragamadan Informasi Keagamaan dan kehumasan di tandatangani oleh Sekjen a.n menteri Agama yang Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 8

9 menyangkut keseluruhan unit di lingkungan Kementerian Agama; b) Surat Keputusan, Instruksi yang di tandatangani oleh Sekertaris jenderal atas namanya sendiri adalah menyangkut kebijakan pelayanan di bidang administrasi, organisasi, ketatalaksanaan sebagai pelaksanaaqn kebijakan Menteri Agama. 3).Direktorat Jenderal a) Surat Keputusan yang ditandatangani Direktur Jendral adalah surat keputusan mengenai kebijakan teknis operasional sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing atau sebagai tindak lanjut/keputusan/instruksi Menteri Agama; b) Instruksi yang ditandatangani oleh Direktur Jendral adalah yang menyangkut pelaksanaan operasional sesuai dengan bidang tugas masing-masing sebagai pelaksanaan kebijakan Menteri Agama, atau Keputusan Direktur Jendral. 4).Inspektorat Jenderal a) Surat Keputusan yang ditanda tangani oleh Inspektur Jendral adalah Surat keputusan mengenai kebijakan pengawasan dan kebijakan teknis dilingkungan intern Inspektorat Jenderal atau sebagai tindak lanjut keputusan/instruksi Menteri Agama; b) Instruksi yang ditanda tangani oleh Irjen adalah yang menyangkut teknis operasional dibidang pengawasan sebagai pelaksanaan kebijakan Menteri Agama, atau peraturan/ Keputusan Inspektur Jenderal. 5). Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan Pendidikan dan Pelatihan a) Surat Keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Balitbang dan Diklat adalah surat keputusan mengenai kebijakan teknis penelitian,pengembangan dan pendidikan, pelatihan sesuai bidang tugas atau sebagai tindak lanjut Keputusan/Instruksi Menteri Agama; b). Instruksi yang di tandatangani oleh Kepala Balitbang dan Diklat adalah yang menyangkut teknis penelitian, pengembangan dan pendidikan, pelatihan keagamaan sebagai pelaksanaan Menteri Agama atau Keputusan Kepala Balitbang dan Diklat Keagamaan; 6) Khusus mengenai surat-surat di bidang kepegawaian diatur tersendiri dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 298 Tahun ) Autentifiksi penandatanganan surat statuter di bidang kepegawaian akan diatur lebih lanjut oleh Sekretaris Jendral 8) Kantror Wilayah Kementerian Agama Provinsi a. Surat keputusan yang ditanda tangani oleh Kepala Kantor Wilayah adalah Surat Keputusan mengenai kebijakan tekhnis di lingkungan daerah provinsi yang bersangkutan, atau sebagai tindak lanjut peraturan/ Keputusan/ Instruksi Menteri/Sekjen/Dirjen b. Instruksi yang ditanda tangani oleh Kepala Kanwil Kementerian Agama Provinsi adalah yang menyangkut operasional sebagai Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 9

10 pelaksana kebijakan Menteri/Sekjen/Dirjen/Surat Keputusan Kakanwil 9) Kantor kemeterian Agama Kabupaten/Kota a. Surat keputusan yang ditanda tangani oleh Kepala Kantor Kemenag Kabupaten /Kota adalah Surat Keputusan mengenai kebijakan tekhnis di lingkungan daerah provinsi yang bersangkutan, atau sebagai tindak lanjut Keputusan/ Instruksi/Sekjen/Kakanwil b. Instruksi yang ditanda tangani oleh Kepala Kankemenag Kabupaten/Kota adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana surat Keputusan/ instruksi Sekjen/ Kakanwil 10) Universitas Islam Negeri (UIN) a. Surat keputusan yang ditanda tangani Rektor UIN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Perguruan tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Pendidikan Islam, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Rektor UIN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Mnteri atau Keputusan Dirjen Pendidikan Islam 11) Institut Agama Islam Negeri (IAIN) a. Surat keputusan yang ditanda tangani Rektor IAIN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Perguruan tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Pendidikan Islam, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Rektor IAIN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Pendidikan Islam 12) Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN) a. Surat keputusan yang ditanda tangani Rektor IHDN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Perguruan tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Bimbingan Masyarakat Hindu, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Rektor IHDN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Bimbingan Masyarakat Hindu 13) Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) a. Surat keputusan yang ditanda tangani Ketua STAIN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Sekolah tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Pendidikan Islam, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Ketua STAIN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Pendidikan Islam 14) Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN) a. Surat keputusan yang ditanda tangani Ketua STAKN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Sekolah tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Bimas Kristen, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Ketua STAKN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Bimas Kristen 15) Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN) Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 10

11 a. Surat keputusan yang ditanda tangani Ketua STAHN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Sekolah tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Bimas Hindu, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Ketua STAHN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Bimas Hindu 16) Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri ( STABN) a. Surat keputusan yang ditanda tangani Ketua STABN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan Sekolah tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan tekhnis Dirjen Bimas Budha, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri b. Instruksi yang di tanda tangani oleh Ketua STABN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksana kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Bimas Budha 17) Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan, dan balai Penelitian dan Pengembangan Agama a. Surat keputusan yang itanda tangani oleh kepala balai adalah surat keputusan mengenai kebijakan/ pembinaan/penelitian Keagamaan/ Diklat Keagamaan di lingkungan Balai yang bersangkutan atau sebagai tindak lanjut Surat Keputusan/ Instruksi Badan Penelitian dan Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan b. Instruksi yang ditanda tangani oleh Kepala balai adalah menyangkut operasional sebagai pelaksana surat keputusan/ instruksi Badan Penelitian dan pengembangan serta pendidikan dan pelatihan. B). Pejabat yang berwenang menandatangani surat non statuter 1. Menteri Agama. Surat yang isinya penetapan, keputusan dan surat dinas yang menyangkut kebijakan umum di tandatangani sendiri oleh Menteri. 2. Sekretariat Jenderal. a. Surat yang ditandatangani Sekjen a.n Menteri Agama adalah surat mengenai kebijakan pelayanan di bidang Administrasi, Organisasi, Ketatalaksanaan, Kerukunan Umat Beragama dan Informasi Keagamaan dan kehumasan yang menyangkut seluruh unit di lingkungan Kementerian Agama; b. Surat yang ditandatangani oleh Sekjen a.n namanya sendiri adalah surat yang menyangkut kebijakan pelayanan di bidang Administrasi, Organisasi, Ketatalaksanaan, Kerukunan Umat Beragama dan Informasi Keagamaan dan kehumasan di lingkungan Sekjen; c. Kepala Biro dan Kepala Pusat dilingkungan Sekjen dapat menandatangani surat a.n.menteri Agama,Sekjen u.b.karo/kapus yang isinya mengenai pelaksanaan sbagian tugas Sekjen yang menjadi tanggung jawab Karo dan Kapus bersangkutan dengan menyangkut ke seluruh unit di lingkungan Kementerian Agama yang bersifat rutin dan tidak Rahasia d. Kepala Biro dan kepala Pusat dapat menandatangani surat a.n.,sekjen yang isinya mengenai pelaksanaan sbagian tugas Sekjen yang menjadi tanggung jawab Karo dan Kapus bersangkutan untuk lingkungan Sekjen yang bersifat rutin dan tidak rahasia; 3. Direktorat Jendeal. Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 11

12 a. Surat yang di tandatangani oleh Dirjen a.n. Menteri Agama adalah surat mengenai kebijakan operasional sesuai dengan bidang masingmasing, dan menyangkut ke seluruh unit di lingkungan Kementerian Agama; b. Surat yang di tandatangani oleh Dirjen atas namanya sendiri adalah surat-surat yang menyangkut kebijakan umum dan kebijakan pelaksanaan operasional sesuai dengan bidang masing-masing di lingkungan intern Dirjen; c. Sekretaris Ditjen dan Direktur dapat menandatangani surat a.n. Menteri Agama,Direktur Jenderal u.b.sekretaris Ditjen/ Direktur yang isinya mengenai pelaksanaan operasional sebagian tugas pokok Direktorat jenderal yang menjadi tanggung jawab pejabat bersangkutan dan menyangkut ke seluruh unit di lingkungan Kementerian Agama; d. Sekretaris Ditjen atau Direktur dapat menandatangani surat a.n.direktur Jenderal yang isinya menyangkut pelaksanaan operasional sebagai tugas pokok Direktorat Jenderal yang menjadi tanggung jawab pejabat yang bersangkutan untuk lingkungan intern Direktorat Jenderal. 4. Inspektorat Jenderal. a. Surat-surat yang di tandatangani oleh Inspektur Jenderal a.n. Menteri Agama adalah surat mengenai kebijakan pengawasan terhadap kegiatan semua unsur Kementerian dan menyangkut ke seluruh unit di lingkungan KementerianAgama; b. Surat-surat yang di tandatangani oleh Inspektur Jenderal atas namanya sendiri adalah surat yang menyangkut kebijakan pengawasan dan kebijakan umum di lingkungan Inspektorat Jenderal; c. Sekretaris Itjen atau Inspektur Regionaldapat menandatangani surat a.n.menteri,inspektur Jenderal u.b.sekretaris Itjen/Inspektur Regional yang isinya mengenai pelaksanaan pengawasan yang menjadi tanggung jawab pejabat yang bersangkutan dan menyangkut ke seluruhan unit di lingkungan Kementerian Agama; d. Sekretaris Itjen atau Inspektur Regional dapat menandatangani surat a.n.inspektur jenderal yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok Inspektorat Jenderal yang menjadi tanggung jawab pejabat yang besangkutan untuk lingkungan intern Inspektorat Jenderal. 5. Badan penelitian Pengembangan Agama dan Pendidikan Pelatihan Keagamaan. 6. Khusus mengenai surat-surat di bidang kepegawaian diatur tersendiri dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 298 Tahun Autentifiksi penandatanganan surat statuter di bidang kepegawaian akan diatur lebih lanjut dengankeputusan tersendiri. 8. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi. a. Surat yang di tandatangani oleh Kakanwil adalah surat yang menyangkut kebijakan umum di lingkungan daerah Provinsi yang bersangkutan; b. Kabag.TU atau Kabid dan pembimbing Masyarakat dapat menandatanganisurat a.n.kakanwilyang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok Kanwil.yang menjadi tanggung jawab pejabat bersangkutan dengan tembusan kepada kepala Kantor Wilayah. Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 12

13 9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota. a. Surat yang ditandatangani oleh Kakandepag Kabupaten/Kota adalah surat yang menyangkut pelaksanaan tugas Kanwil di daerah Kabupaten/Kota di bidang penyelenggaraan dan pembinaan masingmasing. b. Kasubag TU atau Kasi dan penyelenggara Bimas dapat menandatangani surat a.n. Kakandepag kbupaten/kotayang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok Kandepag.Kasbupaten/Kota yang menjadi tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. 10. Institut Agama islam (IAIN). a. Surat yang ditandatangani oleh Rektor IAIN adalah Surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan perguruan tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Kelembagaan Agama Islam. b. Kepala Biro IAIN, Dekan Fakultas atau pimpinan lembaga dapat menandatangani surat a.n. Rektor IAIN yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok institut yang menjadi tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. 11. Universitas Islam Negeri (UIN). a. Surat yang ditandatangani oleh Rektor UIN adalah Surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan perguruan tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Kelembagaan Agama Islam. b. Kepala Biro UIN, Dekan Fakultas atau pimpinan lembaga dapat menandatangani surat a.n. Rektor UIN yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok institut yang menjadi tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. 12. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN). Surat yang ditandatangani oleh Ketua STAIN adalah Surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan sekolah tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Kelembagaan Agama Islam. 13. Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri (STAKPN). Surat yang ditandatangani oleh Ketua STAKPN adalah Surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan sekolah tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Bimas Kristen. 14. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN). Surat yang ditandatangani oleh Ketua STAHN adalah Surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan sekolah tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Bimas Hindu. 15. Balai Diklat Pegawai Teknis Keagamaan,Balai Penelitian Aliran Kerohanian/Keagamaan, Balai penelitian Lektur Keagamaan, dan Balai Penelitian Agama dan Kemasyarakatan. a. Surat yang ditandatangani oleh Kepala Balai adalah Surat yang menyangkut pelaksanaan tugas operasional penyelenggaraan dan pembinaan wewenang masing-masing. b. Kasubag tata Usaha atau Kasi dapat menandatangani surat a.n.kepala Balai yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok di lingkungan intern Balai. 16. Lain-lain. a. Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala Badan Penelitian Pengembangan Agama dan Diklat Keagamaan, dan pejabat-pejabat di bawahnya, dapat menandatangani surat dinas tanpa atas nama, (a.n) Menteri Agama, atau atas nama (a.n) Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 13

14 atasannya masing-masing dalam hal: Nota Dinas dan Memo; Surat Dinas kepada atasan langsung. P E N U T U P Kesimpulan: Dengan berlakunya KMA RI No. 16 Tahun 2006 tentang Tata persuratan dinas dilingkungan Kementerian Agama maka Satuan organisasi yang mengalami perubahan nomenklatur atau penggabungan struktur, tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Kementerian Agama, perlu segera melakukan penataan administrasi dan ketata laksanaan dilingkungan masing masing yang dikoordinasikan oleh sekertaris Jendral Kementerian Agama, sehingga terciptanya kelancaran komunikasi korespondensi kedinasan dan kemudahan pengelolaan arsip, Dengan diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan, termasuk keseragaman pola atau bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas oleh pegelola maupun konseptor tata persuratan di Lingkungan Kementerian Agama. Rekomendasi: Dengan kecanggihan tekhnologi informasi, tata persuratan perlu diseleraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Oleh karena itu pengaturan tata persuratadalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan tekhnologi. System tekhnologi informasi, dan system konvensional sehingga diperlukan pedoman tata persuratan bagi pengelola dan konseptor. Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembutan surat Dinas, agar dapat diselaraskan dengan tata kearsipan dilingkungan Kementerian Agama. DAFTAR PUSTAKA Finoza, Lamuddin Aneka surat statuta, laporan, dan notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita. Hasibuan B Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit PT. Bumi Aksara. Jakarta. Widyaningsih Dasar-Dasar Manajemen Personalia. Penerbit Pustaka Utama. Jakarta. Sumber lain : Modul Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI, 2005, Motivasi Kerja Pegawai, Edisi Revisi, Jakarta. Keputusan Menteri Agama RI No. 345 Tahun 2004, tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Diklat Keagamaan Keputusan Menteri Agama RI No. 373 Tahun 2002 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agamana Provinsi dan Kandepag Kabupaten /Kota Keputusan Menteri Agama RI, Nomor 396 Tahun2002 Tentang Penetapan Situs ( Website) Departemen Agama Keputusan Meneteri Agama RI, Nomor 16 Tahun 2006 Tentang tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Tata Persuratan Dinas Dilingkungan Departemen Agama Hj. Irma Djanapa Bulow, M.Pd Page 14