RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI REMUNERASI PADA INSTALASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM-RS) RSU HAJI

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI REMUNERASI PADA INSTALASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM-RS) RSU HAJI 1) Putri Asmara Cendrawasih Ciptaning Iriantika 2) Anjik Sukmaaji 3) Teguh Sutanto S1/Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya 1) 2) 3) Abstract One of the general hospital in Surabaya are already implementing the remuneration of the RSU Haji Surabaya. The calculation of remuneration at RSU Haji Surabaya particular employee incentive remuneration is carried out by a team of recapitalize required supporting data. So that making the report to the manager of the hospital long and frequent errors in calculation of employee incentives. RSU Haji Surabaya need a system to helps teams remuneration in handling issues of remuneration calculation. Therefore made information system of remuneration. In the application of remuneration teams no longer need to recapitalize supporting data. Because the necessary supporting data are directly owned by the system. Besides the manager also got information acquisition incentives received by the employee. Remuneration information system RSU Haji Surabaya can help the team in dealing with the calculation of incentive remuneration of employees and produce information reports required by the manager. Keywords: Remuneration, Remuneration Information System, Incentives Peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit didukung oleh kinerja karyawan yang baik dengan meningkatkan pemberian motivasi, salah satu cara untuk meningkatkan motivasi karyawan yaitu dengan melakukan perbaikan sistem remunerasi berbasis kinerja sebagai bentuk penghargaan kepada karyawan. Salah satu rumah sakit umum di Surabaya yang sudah menerapkan proses remunerasi yaitu RSU Haji Surabaya. Berdasarkan modul sistem remunerasi yang terdapat pada RSU Haji Surabaya, remunerasi merupakan unsur yang penting dalam manajemen kinerja untuk meningkatkan motivasi karyawan yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan. Menurut Keputusan Direktur Nomor: 188/ /KPTS/01.3/2011 pasal 4 ayat 1 pengertian sistem remunerasi adalah sistem pengupahan yang meliputi gaji, insentif, honorarium, uang lembur, uang makan, merit atau bonus, tunjangan dan pensiun. RSU Haji Surabaya membentuk tim remunerasi untuk menangani proses remunerasi yang dikhususkan pada proses perhitungan insentif karyawan. Proses tersebut diperlukan agar setiap karyawan mendapatkan hak mereka sesuai dengan tindakan yang dikerjakan. Proses perhitungan insentif karyawan yang dilaksanakan oleh tim remunerasi saat ini belum terintregrasi dengan proses tindakan karyawan pada bagian unit serta data karyawan pada bagian kepegawaian. Hal tersebut menyebabkan sering terjadi kesalahan perhitungan insentif yang dibagikan pada karyawan serta kesalahan laporan total insentif karyawan yang akan diajukan pada pihak manajer rumah sakit. Seharusnya pihak manajer tidak hanya menerima laporan total insentif karyawan saja tetapi juga menerima laporan peningkatan prosentase insentif karyawan per periodenya. Laporan peningkatan tersebut dapat diketahui oleh pihak 1

2 manajer untuk mengetahui perkembangan kinerja dari karyawan rumah sakit. Melihat permasalahan yang ada di atas maka tim remunerasi RSU Haji membutuhkan sebuah aplikasi yang terintregrasi yaitu aplikasi Sistem Informasi Remunerasi. Pada aplikasi tersebut tim remunerasi tidak perlu lagi untuk merekap ulang data pendukung. Sebab data pendukung yang diperlukan sudah secara langsung terintegrasi dengan bagian unit dan bagian kepegawaian. Selain itu pihak manajer juga dapat melihat prosentase total insentif karyawan per periodenya. Dengan adanya Aplikasi Sistem Informasi Remunerasi RSU Haji Surabaya ini dapat membantu tim remunerasi dalam menangani perhitungan insentif karyawan dan memberikan informasi laporan yang dibutuhkan oleh pihak manager. METODE Remunerasi Remunerasi mempunyai pengertian berupa "sesuatu" yang diterima pegawai sebagai imbalan dari kontribusi yang telah diberikannya kepada organisasi tempat bekerja. Remunerasi mempunyai makna lebih luas daripada gaji, karena mencakup semua bentuk imbalan, baik yang berbentuk uang maupun barang, diberikan secara langsung maupun tidak langusng, dan yang bersifat rutin maupun tidak rutin. Imbalan langsung terdiri dari gaji/upah, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, bonus yang dikaitkan atau tidak dikaitkan dengan prestasi kerja dan kinerja organisasi, intensif sebagai penghargaan prestasi, dan berbagai jenis bantuan yang diberikan secara rutin. Imbalan tidak langsung terdiri dari fasilitas, kesehatan, dana pensiun, gaji selama cuti, santunan musibah, dan sebagainya (Surya, 2004). Pada Pasal 4 menurut Keputusan Direktur Nomor: 188/ /KPTS/01.3/2011 menjelaskan tentang pengertian remunerasi. Pasal tersebut memiliki 9 ayat diantaranya ayat (1) Sistem remunerasi adalah sistem pengupahan yang meliputi gaji, insentif, honorarium, uang lembur, uang makan, merit atau bonus, tunjangan dan pension; ayat (2) Gaji adalah upah dasar yang bersumber dari pemerintah bagi pegawai negeri sipil yang besarnya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dan bersumber dari biaya operasional Rumah Sakit bagi karyawan PPK-BLUD Non PNS; ayat (3) Insentif adalah tambahan pendapatan bagi karyawan yang besarannya bisa berubahubah sesuai dengan kinerja karyawan yang bersangkutan; ayat (4) Honorarium adalah upah bagi dewan pengawas, konsultan hukum, konsultan keamanan dan konsultan lainnya yang tidak merupakan karyawan organik dan karyawan dengan jabatan tertentu sesuai dengan peraturan perundang undangan; ayat (5) Merit atau bonus adalah pendapatan tambahan karyawan yang ditentukan berdasarkan sisa hasil usaha rumah sakit, sesuai dengan ketentuan yang berlaku, atau disisihkan dari jasa pelayanan yang besarannya ditentukan dalam sistem remunerasi; ayat (6) Uang lembur adalah kompensasi bagi karyawan yang bekerja melebihi jam kerja sesuai dengan peraturan dan perundang undangan yang berlaku; ayat (7) Uang makan adalah kompensasi bagi karyawan yang bertugas sesuai dengan kehadiran; ayat (8) Tunjangan adalah kompensasi yang diberikan oleh pemerintah Provinsi Jawa Timur, kepada pejabat dilingkungan rumah sakit; ayat (9) Gaji pensiun adalah pemberian gaji setelah masa aktif karyawan berakhir. Sistem Remunerasi Prinsip dasar sistem remunerasi yang efektif mencakup prinsip individual equity atau keadilan individual, dalam arti apa yang diterima oleh pegawai harus setara dengan apa yang diberikan oleh pegawai terhadap organisasi, internal equity atau keadilan internal dalam arti adanya keadilan antara bobot pekerjaan dan 2

3 imbalan yang diterima, dan external equlity atau keadilan eksternal dalam arti keadilan imbalan yang diterima pegawai dalam organisasinya dibandingkan dengan organisasi lain yang memiliki kesetaraan (Surya, 2004). Sistem remunerasi atau pengupahan di rumah sakit pada umumnya terdiri dari tiga jenis, yaitu: 1. Basic Salary Yaitu dalam bentuk gaji bulanan yang sifatnya biaya tetap atau fixed cost, yang tidak tergantung kepada produk yang dihasilkan, besar atau kecil produk tidak berpengaruh kepada besarnya biaya yang dikeluarkan. Dasar yang digunakan untuk menentukan basic salary adalah: pangkat, golongan, tingkat pendidikan, lama kerja, jabatan dan sebagainya. Tujuan dari basic salary adalah untuk keamanan (safety) artinya sebatas memenuhi kebutuhan dasar seseorang karyawan saja. 2. Incentive Adalah tambahan pendapatan bagi karyawan yang sangat bergantung kepada produk yang dihasilkan, semakin besar produk semakin besar insentif. Dasar yang digunakan bermacam-macam misalnya berdasarkan kinerja karyawan, atau berdasarkan posisi karyawan. Pada umumnya di rumah sakit, dokter spesialis berdasarkan berapa besar tarif jasa pelayanan medik yang melekat ke dalam tarif pelayanan medik. Sedangkan paramedik dan tenaga struktural berdasarkan indexing atau scoring. Tujuannya adalah untuk merangsang kinerja dan motivasi karyawan (motivation). 3. Merit Adalah penghargaan dari organisasi bagi karyawan yang berprestasi, biasanya diberikan pada akhir tahun, atau penghargaan kepada seluruh karyawan dalam bentuk THR. Dasarnya adalah profit margin. tujuannya adalah untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi atau kesejahteraan karyawan (reward). Insentif William B. Werther dan Keith Davis dalam bukunya mengemukakan bahwa "Sistem insentif menghubungkan unjuk kerja pegawai yang merupakan hasil yang konkret dengan kompensasi, tidak hanya kepada mereka yang telah lama bekerja atau untuk pegawai-pegawai bulanan". Manfaat dari sistem insentif adalah performance yang baik diberi penguat atas dasar yang teratur dan tetap. tidak seperti kenaikan dan promosi, penguat biasanya diberikan dengan cepat dan sering kali dikaitkan dengan gaji pegawai yang bersangkutan. Manfaat yang diperoleh perusahaan itu sendiri adalah gaji diberikan sesuai dengan produktivitas (Sirait, 2007). Proporsi Keputusan Direktur Nomor: 188/ /KPTS/01.3/2011 tentang sistem remunerasi RSU Haji Surabaya telah menentukan proporsi untuk insentif pada Pasal 9 yaitu besaran presentase jasa pelayanan berdasarkan beban kerja dan tanggung jawab pelayanan yang dilakukan. Proporsi untuk insentif merupakan parameter pertama yang digunakan untuk melakukan perhitungan insentif. RUMUS: Insentif (i) = total tarif* % prosentase proporsi Keterangan: (*) berdasarkan kelas pelayanan, pelaku pelayanan, dan tindakan. Distribusi Keputusan Direktur Nomor: 188/ /KPTS/01.3/2011 tentang sistem remunerasi RSU Haji Surabaya telah menentukan distribusi untuk insentif pada Pasal 10 yaitu presentase kontribusi setiap penghasil jasa ke sistem remunerasi. Distribusi insentif terdiri dari insentif langsung dan insentif tak langsung. Distribusi terdiri dari distribusi 1 hingga distribusi 6 dan masing-masing distribusi memiliki prosentase yang berbeda. 3

4 Insentif Langsung Insentif langsung adalah insentif yang diberikan kepada individu atau kelompok yang menghasilkan jasa pelayanan sesuai dengan proporsi dan distribusi yang telah ditentukan dalam sistem remunerasi. RUMUS: Insentif Langsung = Insentif (i) %prosentase distribusi(x) Keterangan: (x) jenis insentif langsung. Insentif Tak Langsung Insentif tak langsung adalah insentif yang diberikan kepada individu atau kelompok yang tidak menghasilkan jasa pelayanan secara langsung. Insentif tak langsung diperoleh dari hasil pos remunerasi. RUMUS: Insentif Tak Langsung = Insentif (i) %prosentase distribusi(y) Keterangan: (y) jenis insentif tak langsung (kelompok remunerasi). Sistem informasi remunerasi ini membutuhkan data jenis kelas pelayanan, jenis pelayanan, data peleyanan, jenis karyawan, komponen tarif, transaksi tindakan pelayanan, transaksi pasien daftar, transaksi pasien masuk ruangan, transaksi detail tindakan pelayanan dari bagian unit. Serta data dari kepegawaian yaitu data jenis karyawan, jenis jabatan, jabatan karyawan, kelompok karyawan, jenis kelamin, status karyawan, pendidikan karyawan, golongan karyawan, data karyawan. Context Diagram Context diagram ini menggambarkan proses perhitungan remunerasi secara umum yang terjadi pada RSU Haji Surabaya. PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang berkenaan dengan aplikasi yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem. Dalam merancang sistem yang baik, maka harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem meliputi blok diagram, sistem flow, dfd, erd, dan rancangan desain inputoutput. Gambar 2 Context Diagram Sistem Informasi Remunerasi DFD Level 0 DFD Level 0 dari sistem informasi remunerasi mejelaskan secara terperinci tentang proses terjadi. Proses tersebut yaitu proses mengolah data, proses menghitung remunerasi, dan proses membuat laporan. Gambar 1 Blok Diagram Sistem Informasi Remunerasi 4

5 Gambar 3 DFD Level 0 Sistem Informasi Remunerasi DFD Level 1 DFD level 1 menjelaskan lebih detil dari proses yang terdapat pada DFD Level 0. Dari proses mengolah data dan proses menghitung remunerasi. Gambar 5 DFD Level 1 Sub Proses Menghitung Remunerasi Conceptual Data Model Berikut ini adalah conceptual data model yang dirancang dari sistem informasi remunerasi RSU Haji Surabaya. Gambar 6 Conceptual Data Model Sistem Informasi Remunerasi Gambar 4 DFD Leve 1 Sub Proses Mengolah Data Physical Data Model Berikut ini merupakan physical data model yang dirancang dari sistem informasi remunerasi RS Haji Surabaya. 5

6 Gambar 9 Hasil Score Index Karyawan Gambar 7 Physical Data Model Sistem Informasi Remunerasi Perhitungan Insentif Tak Langsung Karyawan Untuk perhitungan insentif tak langsung karyawan merupakan hasil perhitungan insentif tak langsung berdasarkan distribusi serta berdasarkan score index yang dimiliki masing-masing karyawan. HASIL DAN PEMBAHASAN Perhitungan Insentif Langsung Untuk perhitungan insentif admin pertama kali akan menampilkan total tarif dari transaksi tindakan dan barulah akan diproses untuk perhitungan insentif berdasarkan proporsi dan distribusi yang sudah ditetapkan. Gambar 10 Perhitungan Insentif Tak Langsung Karyawan Gambar 8 Hasil Perhitungan Total Transaksi Tindakan Perhitungan Index Karyawan Perhitungan index karyawan ini akan menghasil score index karyawan yang nantinya digunakan untuk perhitungan insentif selanjutnya. Laporan SPJ Insentif Langsung Laporan spj insentif langsung untuk manager merupakan informasi insentif langsung yang diterima oleh karyawan, yang dimaksud adalah karyawan yang secara langsung melakukan tindakan pelayanan dan sudah dihitung berdasarkan proporsi dan distribusi yang ditentukan. Gambar 11 Laporan SPJ Insentif Langsung 6

7 Laporan SPJ Total Insentif Karyawan Laporan spj total insentif karyawan untuk manager merupakan informasi total insentif yang diterima oleh seluruh karyawan. Total insentif merupakan insentif langsung dan insentif tak langsung karyawan. Selain itu pada laporan spj total insentif karyawan dapat diketahui total insentif yang diperoleh untuk masingmasing ruangan. DAFTAR RUJUKAN Fatta, Hanif Al Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Griffin, Ricky E Management. Edisi kelima, New Jersey. Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha ilmu, Yogyakarta. Jogiyanto, H.M Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media Komputerindo. Jakarta. Gambar 12 Laporan SPJ Total Insentif Karyawan KESIMPULAN Setelah melakukan perancangan sistem, implementasi, analisa dan evaluasi, dari program aplikasi Sistem Informasi Remuenrasi RSU Haji Surabaya ini maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi Remunerasi yang dibangun ini dapat memudahkan tim remunerasi dalam proses perhitungan insentif karyawan, serta mempermudah memperoleh data transaksi tindakan dari bagian Unit dan bagian Kepegawaian yang digunakan untuk membantu tim remunerasi dalam proses perhitungan remunerasi khususnya insentif karyawan. Selain itu pihak manajer rumah sakit juga memperoleh informasi laporan hasil perhitungan tersebut serta dapat mengetahui informasi perolehan insentif untuk karyawan. Jogiyanto, H.M Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kendall, K.E dan Kendall J.E Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Prehallindo. Jakarta. Keputusan Direktur Nomor: 188/ /KPTS/01.3/2011. Subanegara, Hanna Permana. Modul Sistem Remunerasi RSU Haji Surabaya RSU Haji Surabaya. Sirait, Justine T Memahami Aspek- Aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. Grasindo. Jakarta. Siregar, Charles J.P. dan Amalia, Lia Farmasi Rumah Sakit: Teori dan Penerapan. EGC. Jakarta. Surya, Mohamad Bunga Rampai Guru dan Pendidikan. Edisi Pertama, PT Balai Pustaka. Jakarta. 7

8 Sutabri, Tata Analisa Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Wahyono, Teguh Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Graha Ilmu. Klaten. 8