RANCANG BANGUNG SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA PRIMAGAMA CABANG MALANG

Transkripsi

1 RANCANG BANGUNG SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA PRIMAGAMA CABANG MALANG Catur Ilhamsah 1) 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, Abstract : Primagama is tutoring for high school students to reach graduation or equivalent and be able to continue his studies of high keperguruan wished. Educational institution established at this time, make reference to Primagama to improve the quality of services to match consumer expectations (educates students), should be an assessment of the quality of service on the LBB. Assessment of quality of service is intended to determine the attributes of service quality based on consumer interest rates on the attributes of service quality and level of customer satisfaction with quality of service attributes such Keywords: academic information system, academic guidelines, Web-based Primagama merupakan bimbingan belajar bagi siswa-siswi SMU atau sederajat untuk mencapai kelulusan dan dapat melanjutkan studinya keperguruan tinggi yang dikehendakinya. Lembaga pendidikan yang didirikan saat ini, menjadikan acuan bagi Primagama untuk meningkatkan mutu pelayanan agar sesuai dengan harapan konsumen (siswa didik), perlu dilakukan penilaian terhadap kualitas jasa pelayanan pada LBB tersebut. Penilaian kualitas jasa pelayanan dimaksudkan untuk menentukan atribut kualitas jasa berdasarkan pada tingkat kepentingan konsumen terhadap atribut kualitas jasa tersebut dan tingkat kepuasan konsumen terhadap kualitas atribut jasa pelayanan tersebut. Berdasarkan permasalahan yang ada dibuatlah aplikasi sistem informasi akademik yang berbasis web. Sehingga dengan sistem ini setiap siswa akan memiliki informasi akademik (materi mata pelajaran, panduan akademik, jadwal mata pelajaran dan ujian) terorganisir secara rapi. Belum tersedianya sistem informasi yang digunakan untuk menyimpan data akademik, profil siswa. Sehingga, kebutuhan aplikasi berbasis web sebagai salah satu solusi untuk mengambil data-data yang diperlukan dari Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Primagama Cabang malang. Berdasarkan uraian di atas, maka Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Primagama Cabang Malang dapat memberikan informasi materi mata pelajaran, panduan akademik, jadwal mata pelajaran dan ujian serta memudahkan dalam penggunannya. Sistem Informasi Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran. Sistem diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemenelemen subsistem yang berusaha mencapai tujuan tertentu. 1

2 Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Dari pengertian di atas sistem informasi merupakan kumpulan-kumpulan data yang saling berhubungan dan terkait yang dapat memberikan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan, informasi diproses menjadi data-data yang berguna. Dan sistem informasi tidak hanya berbasis komputer saja melainkan sistem manual juga dapat disebut sistem informasi asalkan tejadi proses input, pemrosesan data dan keluaran berupa output. Kemampuan sistem informasi sebagai berikut: 1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi. 2. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorgansiasi yang murah, akurat, dan cepat. 3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses. 4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah. 5. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi. 6. Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia. 7. Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara secara manual. 8. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan. 9. Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah daripada kalau dikerjakan secara manual. Sistem Informasi Akademik Akademik adalah suatu bidang yang mempelajari tentang kurikulum atau pembelajaran dalam fungsinya untuk meningkatkan pengetahuan dalam segi pendidikan/pembelajaran yang dapat dikelola oleh suatu sekolah atau lembaga pendidikan. Sedangkan sistem informasi sendiri merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan informasi yang dibutuhkannya. Jika mengacu pada definisi sistem, maka sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyampaikan informasi. Jadi sistem informasi akademik adalah sistem yang menangani masalah-masalah akademik untuk memantau prestasi yang telah dicapai dalam proses belajar mengajar. Di dalam sistem ini seorang siswa dapat mengetahui nilai siswa, keuangan dan presensi siswa. Prosedur kerja untuk kegiatan akademik yaitu dimulai dari prosedur pendaftaran siswa yang akan mengikuti 2

3 bimbingan belajar sampai proses belajarmengajar. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu : 1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin. pendaftaran dari siswa. Bagian TU mengecek data siswa. dan dilakukan proses update data siswa dan disimpan ke database data siswa kelas. Berdasarkan database siswa dan data kelas Bagian TU melakukan proses pengumuman siswa yang diterima dan mengeluarkan laporan data siswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 1 Dokumen Flow Terkomputerisasi Proses Penerimaan siswa baru pada Primagama cabang Malang. Proses tersebut dimulai saat calon siswa formulir pendaftaran ke Bagian TU, Bagian TU menerima data siswa dan data pembayaran yang akan disimpan kedalam database calon siswa, dan data pembayaran disimpan ke database transaksi masuk. Proses selanjutnya Bagian TU mengenerate pendaftaran dan mengeluarkan formulir pendaftaran yang diberikan ke calon siswa. Siswa melakukan pengisian formulir dan dikembalikan ke Bagian TU, Bagian TU melakukan input data pendaftaran berdasarkan formulir Gambar 1 Dokumen Flow Penerimaan Siswa 3

4 Contex Diagram Gambar 2 di bawah merupakan diagram konteks, diagram konteks tersebut menggambarkan secara umum proses operasional sekolah dari Sistem Informasi Akademik Primagama. Calon siswa memberikan segala informasi mengenai data diri yang kemudian akan disimpan oleh sistem dan calon siswa mengisi formulir pendaftaran. Calon Siswa Data Bayar Data Kelas Data Mata Pelajaran Bagian Data Formulir Akademik tentor Data Nilai Data Siswa Absensi Siswa Laporan Kelas home, profile, testimoni, kontak person, penghargaan.. Gambar 3 Tampilan Awal Pada Gambar 3 terlihat form daftar yang muncul setelah button daftar di klik. Terdapat form biodata siswa yang akan mendaftar pada bimbingan belajar primagama rmulir Pendaftaran urat Masuk 0 Data Siswa yang masuk Data Tentor Data Siswa Data Bayar Data Pembayaran Sistem Informasi Akademik Primagama Data Bukti Pembayaran Bagian Keuangan + Data Laporan Kelas Siswa Data Laporan Hasil Belajar Data Bukti Bayar Data Kelas Bagian Tata Usaha Gambar 2 Context Diagram Tampilan Awal Pada Gambar 3 form yang pertama kali muncul ketika aplikasi berjalan. Terdapat 5 (lima) buah menu item. Antara lain home, profile, testimoni, kontak person, penghargaan. Pada tampilan form ini menu yang aktif hanya menu Gambar 4 Pendaftaran Tampilan User Siswa Pada Gambar 4.4 terlihat form utama yang muncul setelah user login dengan status sebagai siswa. Terdapat menu yang menunjukkan apa saja yang bisa dilakukan oleh admin. 4

5 Gambar 5 Tampilan User Siswa Gambar 6 menunjukkan form untuk mengubah data siswa, mungkin dsini terdapat perubahan data seperti pindah rumah atau no telp, menjadi data yang sesuai. Gambar 7 Tampilan Download Tampilan Absen Pada Gambar 8 para tentor akan menginputkan data siswa yang tidak masuk dalam kegiatan proses belajar mengajar. Jika ada yang tidak masuk tentor dapat klik button baru, dan tentor dapat memasukkan data siswa yang tidak masuk. Sesuai dengan id siswa, id tentor, jumlah tidak masuk, keterangan, hari, dan mata pelajaran Gambar 6 Tampilan Edit Profile Tampilan Download Gambar 4.10 merupakan form download materi yang di gunakan untuk mengambil data materi yang di upload oleh dosen. Agar para siswa tidak ketinggalan materi yang didapatkan. Gambar 9 Tampilan Absensi 5

6 Maintenance Data Aktifasi Gambar 10 data aktivasi form ini digunakan untuk melihat aktivasi user tentor yang gunanya untuk sapa saja yang sudah di aktifkan username dan password agar dapat masuk web primagama Gambar 10 Data Aktifasi Uji Coba dan Evaluasi Uji coba dan evaluasi bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau kelemahan aplikasi pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplementasikan secara nyata. Proses pengujian menggunakan Black Box Testing dimana aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan. Tabel 1 Tabel Login Username Password Admin admin Siswa Siswa Pemilik Pemilik Tentor Tentor Tabel 2 Tabel Hasil Test Case Login No Tujuan Input 1 Deskripsi username dan password yang valid 2 Deskripsi username dan password non valid 3 Deskripsi username dan password yang valid 4 Deskripsi username dan password yang valid Analisa Hasil Uji Coba a. Analisa Hasil Uji Coba Fitur Dasar Sistem Analisa hasil uji coba dari keseluruhan uji yang dilakukan akan menentukan kelayakan fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah ditetapkan. Fitur-fitur dasar sistem dinilai layak bilamana keseluruhan hasil uji coba ini sesuai dengan output yang diharapkan. Dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik. Fungsi-fungsi tambah, ubah, simpan maupun tampil dapat berjalan sebagaimana mestinya. Memasukka n data login username=a dmin dan password=a dmin Memasukka n data login username=si swa dan password=si swa Memasukka n data login username=p emilik dan password=p emilik Memasukka n data login username=te ntor dan password=te ntor Output Diharapkan Form Login tertutup dan muncul form utama untuk admin Muncul pesan "Anda Gagal Login" Form Login tertutup dan muncul form utama untuk admin Form Login tertutup dan muncul form utama untuk admin 6 Status Sukses Sukses Sukses Sukses

7 b. Analisa Hasil Uji Coba Sistem Analisa hasil uji coba dilakukan untuk menentukan kelayakan proses peramalan berdasarkan desain yang telah ditetapkan. c. Analisa Hasil Uji Coba Validasi Sistem Analisa hasil uji coba validasi sistem dilakukan untuk mengetahui dan menganalisa apakah proses-proses utama dalam sistem dengan masukan keseluruhan data yang ada telah berjalan sebagaimana mestinya. Gambar 4.34 merupakan pesan kesalahan apabila pengguna melakukan kesalahan dalam memasukkan password. Gambar 4.35 Message box Input dan Update Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan dan hasil uji coba aplikasi Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Primagama Cabang Malang adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi yang dibuat mampu memberikan informasi berkaitan dengan siswa, tentor, admin, pemilik. 2. Dari uji coba sistem sudah berfungsi dengan baik sebagaimana yang diharapkan sehingga sistem dapat digunakan sebagai acuan di dalam primagama Saran Gambar 11 Jika Terjadi Kesalahan Gambar 4.35 merupakan tampilan pesan sukses pada saat penguna menyimpan data dan daata telah terupdate. Adapun saran-saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut : 1. Variabel bebas pada proses peramalan bisa di edit sehingga program tidak bersifat statis tapi lebih flexibel berbasis web. 2. Mengembangkan sistem terintegrasi antar bagian di primagama sehingga proses bisnis yang terjadi di primagama tersebut lebih efektif dan efisien. 3. Pengembangan dengan menambahkan grafik pada variabel bebas dan terikat berbasis web. 7

8 DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B, 2002 Sistem Informasi Manajemen, PPM, Jakarta. Herlambang, Soendoro dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Ihwan, Choirul, 2006, Manajemen Pendidikan, Problematika dan Tantangannya.pdf, -, -. Ismail, Mutia, 2004, Konsep Sistem Informasi Manajemen.pdf, USU digital library. Juri, Mohamad, S.Pd., MMPd, 2008, Penerapan E- Learning Dalam Pembelajaran Suatu Langkah Inovasi.pdf, -, -. McLeod, Raymond, 1995, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta. Romeo, S.T., 2003, Proses Bisnis, STIKOM, Surabaya. Stoner, James A.F, 1996, Manajemen Jilid II, PT. Prenhallindo, Jakarta. 8