PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI. Fatma Wardy Lubis

Transkripsi

1 PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Fatma Wardy Lubis Abstract: It can not denie communications is recessary for human. By communications people can interact each other in everyday life, at work,in relationship, insociety and wherever someone reside in. in organization communications may guarantee to succeed that organization. An effective communications is very important for an organization. By communications we could make mutually understanding, friendship, to keep of effection, sharing knowledge, preserve civilization and achieve the purpose together. But, wrong communications also able to make dissension, hostility, progress, pursue the idea and in the end we could not reach our purpose organizational leader and member therefore require to realize, understanding and improve ability of their communications. Keywords: communications, organization PENDAHULUAN Sebagai makhluk sosial, setiap manusia senantiasa berinteraksi dengan manusia lainnya, bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin dicapai bila ia sendiri. Interaksi dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah The Organisation Man. Dalam setiap organisasi yang diisi oleh sumber daya manusia, ada yang berperan sebagai pemimpin, dan sebagian besar lainnya berperan sebagai anggota/karyawan. Semua orang yang terlibat dalam organisasi tersebut akan melakukan komunikasi. Tidak ada organisasi tanpa komunikasi, karena komunikasi merupakan bagian integral dari organisasi. Komunikasi ibarat sistem yang menghubungkan antar orang, antar bagian dalam organisasi, atau sebagai aliran yang mampu membangkitkan kinerja orangorang yang terlibat di dalam organisasi tersebut. Efektivitas organisasi terletak pada efektivitas Komunikasi, sebab komunikasi itu penting untuk menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim informasi dengan penerima informasi pada semua tingkatan/level dalam organisasi. Selain itu komunikasi juga berperan untuk membangun iklim organisasi yang pada akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas organisasi. PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Yang dimaksud dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator, pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen yakni: 1) Sumber komunikasi 2) Pengkodean 3) Pesan 4) Saluran Fatma Wardy Lubis adalah Dosen Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU 53

2 Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No. 2 5) Pendekodean 6) Penerima, dan 7) Umpan balik. Untuk lebih jelasnya model Berlo ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini: pesan pesan pesan pesan sumber pengkodean saluran pengdekodean penerima umpan balik Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan harapan. Harapan ini kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja. FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Sebuah organisasi akan bubar karena ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing orang tidak dapat mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya. Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi organisasi maka yang terbayang adalah peranan dan status dari setiap orang dalam organisasi, karena peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang berkomunikasi dengan orang lain. Dalam masyarakat luas kita mengenali seseorang karena peran dan status yang beragam. Dalam organisasi keragaman tersebut dapat dilihat melalui pembagian kerja berdasarkan bakat dan kemampuan masing-masing orang dalam organisasi tersebut. Jika jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan. Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama bawahan. Dalam komunikasi organisasi ini dikenal dengan istilah Downward communication, Upward communication, dan Horizontal communication. Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976) komunikasi mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni: 1) kendali (kontrol/ pengawasan), 2) motivasi, 3) pengungkapan emosional, dan 4) informasi. Sebenarnya banyak sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi. Seperti pendapat Khan dan Katz yang mengatakan ada empat fungsi utama yaitu: yang berkenaan dengan produksi, pemeliharaan, penerimaan, dan pengelolaan organisasi. Sementara Redding mengemukakan ada tiga alasan diperlukannya komunikasi dalam organisasai yakni: Untuk pelaksanaan tugas-tugas dalam organisasi, untuk pemeliharaan, dan untuk kemanusiaan. Sedangkan menurut Thayer ada lima yaitu: untuk memberi informasi, membujuk, memerintah, memberi instruksi, dan mengintegrasikan organisasi. Terakhir Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaruan, integrasi, memberikan informasi dan instruksi. Tidak satupun dari masing-masing fungsi tersebut dilihat lebih penting dari pada fungsi lainnya. Setiap organisasi mempunyai hirarkhi wewenang dan panduan formal yang harus dipatuhi oleh para karyawannya. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan setiap individu dan kelompok untuk membuat/ mengambil keputusan. Agar kinerja efektif masing-masing kelompok perlu mempertahankan berbagai kontrol terhadap anggotanya, merangsang dan memotivasi para anggota untuk bekerja, menyediakan sarana untuk mengungkapkan emosi, dan mengambil keputusan. Dapat disimpulkan bahwa setiap 54

3 interaksi komunikasi dalam organisasi menjalankan satu atau lebih dari lima fungsi di atas. JARINGAN KOMUNIKASI Menurut De Vito (1997), jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain dalam organisasi. Jaringan organisasi ini berbeda besar dan strukturnya pada masing-masing organisasi, dan biasanya disesuaikan dengan kepentingan dan tujuan organisasi tersebut. Secara umum jaringan komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu: 1) jaringan komunikasi Formal dan 2) jaringan komunikasi Informal. Dengan kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara formal dan informal. 1) Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen atau tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan. Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan komunikasi formal seperti yang tertera dalam struktur yakni: 1. Downward communication (komunikasi ke bawah) 2. Upward communication (komunikasi ke atas) 3. Horizontal communication (komunikasi horizontal). Komunikasi ke Bawah Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada bawahan atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui kegiatan: Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum. Menurut Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol, dalam bentuk surat edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawan/anggota. Komunikasi ke Atas Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah ke atas, yakni pesan yang disampaikan oleh para anggota organisasi/ bawahan kepada pimpinan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran atau bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi ke atas ini juga menjadi saluran bagi para anggota/karyawan untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan: pemberian laporan, pemberian saran/pendapat, baik secara lisan, tertulis atau dengan menggunakan simbol dan gambar. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal atau mendatar terjadi diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang disampaikan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling memberi informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan untuk mencegah tendensitendensi, selain itu juga dimaksudkan untuk memelihara keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara; rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota, dan lain-lain. 2) Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian di luar dari arus informasi yang 55

4 Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No. 2 mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan grapevine dapat menjadi masukan tentang perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran emosi mereka. Agar komunikasi berjalan efektif maka diperlukan jaringan komunikasi (network) baik yang bersifat formal maupun informal. PENUTUP Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain dalam lingkungan oraganisasi. Dalam penyelengaraan organisasi komunikasi sangat diperlukan sebab dengan komunikasi akan muncul hal-hal positif seperti: 1. Timbulnya kemahiran dalam bekerja. 2. Timbulnya semangat dalam bekerja. 3. Timbulnya kerja sama. Dengan adanya hal-hal positif di atas, maka dalam sebuah organisasi, komunikasi harus terselenggara dengan baik dan efektif. Komunikasi dapat dikatakan berjalan baik dan efektif apabila setiap anggota memperoleh keterangan-keterangan yang jelas dalam melaksanakan pekerjaannya. Lewat komunikasi rasa ingin tahu dapat tersalurkan, hal ini mampu mendorong semangat kerja. Selain itu komunikasi juga membantu menyatukan anggota organsisasi untuk bekerja sama. Oleh karena itu komunikasi mutlak diperlukan demi tercapainya tujuan organisasi. 56

5 DAFTAR PUSTAKA Alo Liliweri Wacana Komunikasi Organisasi. Bandung: Mandar maju. Dan B.Curtis James J. Floyd Jerry L. Winsor Komunikasi Bisnis dan Bandung: Rosdakarya. Profesional. Dydiet Hardjito Teori Organisasi dan Tehnik Pengorganisasian. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Joseph A. DeVito Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Professional Books. Miftah Thoha Perilaku Organisasi. Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali Pers. R.Wayne Pace & Don F. Faules Komunikasi Organisasi (Terj). Bandung: Rosdakarya. Redi Panuju Komunikasi Organisasi. Yokjakarta: Pustaka Pelajar. Richard M.Streers Efektivitas Organisasi. Jakarta: Erlangga. S. Djuarsa Sendjaja Teori Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka. 57