BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang. Faktor pendorong pemanfaatan sistem informasi dalam suatu organisasi

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Faktor pendorong pemanfaatan sistem informasi dalam suatu organisasi adalah semakin meningkatnya kebutuhan dalam fungsi bisnis yang dijalankan. Suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya tergantung pada keberadaan teknologi informasi. Akan tetapi, keberadaan teknologi informasi sendiri akan menimbulkan masalah baru jika pengelolaannya hanya dipandang sebagai aktivitas penyediaan perangkat lunak atau perangkat keras untuk kebutuhan otomatisasi. Kondisi tersebut membuat sistem informasi tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan misi dan tujuan penerapan sistem informasi, yaitu efisiensi dan efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan organisasi. Penyebab utama dari kurang optimalnya pemanfaatan sistem informasi salah satunya adalah karena tidak adanya perencanaan dalam proses pembangunan suatu sistem informasi. Perencanaan sistem informasi yang baik harus melihat dari berbagai sudut pandang pembangunan sistem, dimulai dari mendefinisikan arsitektur bisnis yang ada dalam organisasi, mendefinisikan arsitektur data yang akan digunakan, mendefinisikan arsitektur aplikasi yang akan dibangun serta mendefinisikan arsitektur teknologi yang mendukung jalannya sistem informasi tersebut. Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture) adalah sebuah paradigma yang diperlukan dalam merencanakan, merancang, dan mengelola sistem 1

2 2 informasi. Arsitektur enterprise merupakan suatu pendekatan logis, komprehensif, dan holistik untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem secara bersamaan (Perizaue, 2002). Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. EAP merupakan pendekatan yang modern untuk melakukan perencanaan terhadap kualitas data dan mencapai misi yang ingin dicapai organisasi atau enterprise dan merupakan proses dalam mendefinisikan sejumlah arsitektur untuk mengunakan informasi dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Enterprise dalam penelitian ini adalah Biro Keuangan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, Biro Keuangan ITS Surabaya memiliki peran dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan serta mengendalikan layanan dalam bidang keuangan. Biro Keuangan ITS Surabaya dikepalai oleh seorang Kepala Biro yang membawahi dua Kepala Bagian, yakni Kepala Bagian Anggaran dan Perbendaharaan, serta Kepala Bagian Akuntansi. Tugas dari Biro Keuangan ITS Surabaya meliputi, pengelolaan anggaran dan penerimaan, perbendaharaan, serta akuntansi dan pelaporan. Saat ini, Biro Keuangan ITS Surabaya sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang digunakan terdiri dari dua jenis, yaitu SIM Lokal dan SIM Nasional. SIM Nasional adalah SIM yang dibuat oleh pemerintah pusat dan digunakan untuk menangani prosesproses bisnis yang berhubungan dengan pusat atau pemerintahan, SIM Nasional

3 3 ini digunakan oleh Perguruan Tinggi Negeri (PTN) lain di seluruh Indonesia. Aplikasi-aplikasi yang meliputi SIM Nasional antara lain, Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-K/L), Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Gaji Pegawai Negeri Sipil Pusat (GPP), Surat Perintah Membayar (SPM), Sistem Akuntansi Instansi (SAI), Laporan Kinerja (LAPKER PP. 079), Target dan Realisasi/Sub Kegiatan dan Tindak Lanjut (FORMAT A & B), dan SIM Keuangan Kementerian Pendidikan Nasional (SIMKEU DIKNAS). Beberapa proses di Biro Keuangan ITS yang ditangani oleh SIM Nasional antara lain, proses pelaporan DIPA dan pelaporan keuangan Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP). Sedangkan SIM Lokal adalah SIM yang dibuat oleh pihak ITS sendiri untuk membantu menangani proses-proses yang berjalan di Biro Keuangan ITS. Aplikasi-aplikasi yang meliputi SIM Lokal antara lain, Penerimaan Biaya Pendidikan, Keuangan Badan Layanan Umum (BLU), Penerimaan Asset Management Unit (AMU), dan Honorarium. Namun dalam pelaksanaan SIM Lokal ini masih terdapat beberapa permasalahan yang terjadi, yakni sistem yang belum terintegrasi, beberapa proses masih dilakukan secara manual, dan terjadinya proses input yang berulang. Hal ini menunjukan bahwa proses bisnis yang dilakukan di Biro Keuangan ITS menjadi tidak efisien dan kurang optimal. Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi diperlukan adanya solusi. Solusi dari permasalahan tersebut adalah dengan cara melakukan pendefinisian dan perencanaan ulang proses bisnis pada Biro Keuangan ITS Surabaya, sehingga dapat diciptakan suatu sistem informasi yang terintegrasi. Oleh karena itu, perlu

4 4 dibangun suatu arsitektur enterprise sebagai pedoman dalam pembangunan atau pengembangan sistem informasi yang terintegrasi dan sesuai dengan tujuan organisasi. Rancangan arsitektur enterprise ini akan menghasilkan model dan kerangka dasar atau blue print yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi guna mendukung kebutuhan organisasi. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah dari penulisan proposal skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsitektur proses bisnis saat ini yang ada di Biro Keuangan ITS Surabaya? 2. Bagaimana membangun atau membuat perencanaan arsitektur proses bisnis yang sesuai dan dapat diterapkan di Biro Keuangan ITS Surabaya? 1.3 Tujuan Tujuan dari penelitian proposal skripsi ini adalah untuk membangun atau membuat perencanaan arsitektur enterprise yang dapat diterapkan di Biro Keuangan ITS Surabaya yang nantinya akan digunakan sebagai pedoman dalam pengembangan sistem informasi terintegrasi guna mendukung pencapaian tujuan organisasi. 1.4 Manfaat Manfaat yang diharapkan dari hasil pemodelan arsitektur enterprise ini adalah sebagai berikut:

5 5 1. Mempermudah proses pengembangan SI dengan tujuan untuk membentuk integritas informasi yang mendukung pencapaian tujuan organisasi. 2. Dapat digunakan sebagai acuan atau referensi untuk penelitian berikutnya. 1.5 Batasan Masalah Batasan masalah untuk penulisan proposal skripsi ini, ruang lingkup proses-proses bisnis yang meliputi SIM Lokal saja, dikarenakan SIM Nasional sudah diatur dari pemerintah pusat, sehingga Biro Keuangan ITS tidak memiliki wewenang. Proses- proses bisnis yang berkaitan adalah sebagai berikut: A. Proses Utama 1. Permintaan Uang Muka Kegiatan (UMK) Uang Muka Kegiatan (UMK) adalah sejumlah dana yang dialokasikan untuk keperluan operasional suatu unit kegiatan yang didasarkan atas pengajuan unit kegiatan tersebut. 2. Penerimaan Biaya Pendidikan Proses pencatatan penerimaan biaya pendidikan ini sudah ditangani program aplikasi penerimaan biaya pendidikan. Namun, dalam kenyataannya beberapa proses masih dilakukan pencatatan secara manual dan masih belum terintegrasi dengan SIM Keuangan. 2.1 Biaya Pendaftaran dan Wisuda Mahasiswa baru adalah mahasiswa yang mendaftar ulang setelah dinyatakan diterima untuk semua program jenjang pendidikan (termasuk mahasiwa baru lintas jalur). Wisuda adalah suatu proses

6 6 pelantikan kelulusan mahasiwa yang telah menempuh masa belajar di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. 2.2 Penerimaan SPP dan SPI Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) mahasiswa adalah sumbangan pembinaan pendidikan yang diperoleh dari mahasiswa pada setiap semester dalam rangka meningkatkan kualitas pembinaan dan operasional institusi. Sumbangan Pengembangan Institusi (SPI) mahasiswa adalah sumbangan yang diperoleh dari mahasiswa baru untuk pengembangan institusi yang dikenakan sekali selama masa kuliah pada strata pendidikan yang ditempuh. 2.3 Penundaan SPP dan SPI Pembayaran tunda SPP dan SPI adalah pembayaran SPP dan SPI yang diijinkan untuk diangsur dan atau dibayarkan di luar periode pembayaran yang telah ditetapkan. Hal ini dapat disebabkan oleh kondisi ekonomi orang tua mahasiswa bersangkutan yang tidak memungkinkan untuk langsung melunasi SPP dan SPI. 3. Pelaporan Keuangan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Proses ini sudah ditangani oleh SIM Keuangan Badan Layanan Umum (BLU), tetapi masih belum terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi SIM yang lain. 3.1 Pengesahan Pendapatan dan Belanja Badan Layanan Umum (BLU) Badan Layanan Umum (BLU) adalah instansi di lingkungan Pemerintah yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa

7 7 penyediaan barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas. Tujuan BLU adalah meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. 3.2 Pelaporan Keuangan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Standar Akuntansi Keuangan (SAK) adalah himpunan prinsip, prosedur, metode dan teknik akuntansi yang mengatur penyusunan laporan keuangan, khususnya yang ditujukan kepada pihak luar perusahaan, seperti kreditur dan sebagainya. Berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan, tujuan akuntansi dan laporan keuangan pada dasarnya untuk menyediakan informasi keuangan suatu badan usaha yang akan digunakan oleh berbagai pihak yang berkepentingan sebagai dasar pengambilan suatu keputusan ekonomi. B. Proses Pendukung 1. Penerimaan Aset Manajemen Unit (AMU) Penerimaan Aset Manajemen Unit (AMU) ini meliputi: 1.1 Penerimaan Aset Manajemen Unit (AMU) 1.2 Pindah Alokasi Penerimaan AMU adalah salah satu sumber pendapatan ITS, namun bukan yang utama. Penerimaan AMU berasal dari aset-aset yang dimiliki oleh ITS. ITS sendiri memiliki delapan Asset Management Units yaitu UPT Graha (yang mengelola beberapa jasa layanan yaitu Graha Sepuluh November

8 8 ITS, Guest House ITS, dan Kantin ITS), Asrama, Pusat Komputer, Pusat Bahasa dan Budaya, ITS Press, Student Advisory Center, Medical Center dan Sport Center. Proses ini ditangani oleh program aplikasi penerimaan AMU, namun pada kenyataannya aplikasi ini tidak berjalan atau tidak digunakan. 2. Honorarium Terpusat Honorarium Terpusat adalah dana Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang dialokasikan untuk honorarium dan sifatnya terpusat, misalnya: honorarium pegawai honorer, insentif regular, honorarium guru besar emeritus dan honorarium lainnya yang ditetapkan dalam petunjuk operasional penerimaan dan penggunaan dana PNBP. Dana PNBP adalah sejumlah dana suplemen yang diperoleh dari mahasiswa (SPP dan SPI) serta unit kegiatan ITS. Dana tersebut selain dipergunakan untuk kegiatan operasional rutin juga untuk pengembangan. Proses ini sendiri ditangani oleh program aplikasi Honorarium tetapi masih belum terintegrasi dengan SIM Keuangan.