FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI MEDAN FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN SKRIPSI MINOR DISUSUN OLEH : YUNI SILVIA DIPLOMA III AKUNTANSI GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008

2 KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim.. Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat karunia dan hidayah-nya, yang telah memberikan kesehatan, pikiran dan ilmu pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini. Shalawat beriring salam penulis hadiahkan kepada Nabi Besar Muhammmad SAW yang telah membawa umatnya dari zaman kegelapan menuju zaman yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Skripsi minor ini disusun dan ditulis dengan maksud untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selama menyelesaikan skripsi minor ini, penulis telah banyak menerima berbagai bantuan baik material dan spiritual, baik itu semangat, dukungan maupun bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis dengan setulus hati ingin mengucapkan terima kasih sebesarnya kepada : 1. Kedua Orangtua tercinta, Ayahanda H. Sarman Yus dan Ibunda Hj. Nursiah Sitepu yang telah menyayangi, membesarkan, mendidik dan membantu dalam segala hal baik berupa curahan kasih sayang, doa dan semangat serta bantuan material maupun spiritual. 2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3 3. Bapak Drs. Hasan Sakti, MSi, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Drs. Idhar Yahya, MBA, Ak selaku Dosen Pembimbing, yang telah banyak meluangkan waktunya dalam memberikan bimbingan dan masukan yang bermanfaat bagi penulis. 5. Bapak Muhammad Simba Sembiring, SE selaku Ka.Sub.Bag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Bapak Adi Syahputra, SE, MM, Ak selaku Dosen Wali penulis pada program studi Diploma III Akuntansi group C. 7. Staff Dosen yang telah memberikan pendidikan, bimbingan serta ilmu pengetahuan kepada penulis selama menjalani masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 8. Staff dan Pegawai yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak dalam masa pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 9. Staff dan pegawai PT. Pos Indonesia (Persero) Medan pada umumnya dan bagian akuntansi pada khususnya yang telah banyak membantu dalam penyelesaian skripsi minor ini. 10. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada abang, kakak, dan adik yang penulis sayangi yang telah memberikan perhatian dan bantuannya selama ini. (Semoga Allah membalas kebaikan yang telah diberikan kepada Amin) 11. Tidak lupa terima kasih kepada Bang Ballo yang telah banyak memberikan bantuannya dalam segala hal (sabar** yach menghadapi V ) (Semoga dilancarkan segala apa yang dicita-citakan Amin)

4 12. Teman seperjuangan sekaligus sahabat penulis antara lain Suci Frikasari Nst, Novita Hariati, Yuliana, Ade Irma, Sirmadaniah, Irawati Br Pinem, Desi Susanti, Melva H. Pulungan, dan Rina Tarigan yang telah banyak memberikan bantuan dalam segala hal dan bentuk. (Thanks to be my friend May our friendship always forever ) 13. Tak lupa juga terima kasih untuk teman-teman stambuk 2005 group A, B, dan terutama group C yang telah menemani dalam menjalani masa perkuliahan. 14. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi minor ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Dalam penulisan skripsi minor ini penulis menyadari bahwa skripsi minor ini tidak terlepas dari kekurangan, sehingga masih jauh dari kesempurnaan dan kepuasan para pembacanya. Oleh karena itu, penulis memohon maaf atas segala kesalahan dan hal yang kurang berkenan di hati pembaca. Penulis tidak menutup diri dan mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan skripsi minor ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi minor ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya. Wassalamu alaikum Wr.Wb. Medan, Mei 2008 Penulis Yuni Silvia

5 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... i iv vi BAB I PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 D. Metode Penelitian... 5 E. Sistematika Pembahasan... 7 BAB II PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN A. Sejarah Singkat Perusahaan... 9 B. Struktur Organisasi Perusahaan C. Anggaran a. Pengertian Anggaran b. Manfaat Anggaran c. Jenis-jenis Anggaran d. Proses Penyusunan Anggaran D. Anggaran sebagai Alat Perencanaan Perusahaan E. Anggaran sebagai Alat Pengawasan Perusahaan... 33

6 BAB III ANALISA DAN EVALUASI A. Anggaran sebagai Alat Perencanaan B. Anggaran sebagai Alat Pengawasan BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

7 DAFTAR TABEL Tabel 1 27 Hal

8 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR NAMA : YUNI SILVIA NIM : JURUSAN : AKUNTANSI JUDUL SKRIPSI MINOR : FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN Tanggal : Pembimbing/ Penanggung Jawab ( Drs. Idhar Yahya, MBA, Ak ) NIP : Tanggal : Ketua Program Studi D III Akuntansi ( Drs. Hasan Sakti, MSi, Ak) NIP : Tanggal : Dekan Fakultas Ekonomi ( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP :

9 BAB I PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul Di dalam dunia usaha, kegiatan suatu perusahaan tidak lepas dari dunia perekonomian. Seperti yang telah kita ketahui bahwasanya salah satu tujuan perusahaan adalah memaksimumkan nilai harta kekayaan/ nilai saham perusahaan. Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa, industri atau dagang, didirikan dan berorientasi untuk memperoleh laba (profit) semaksimal mungkin dan kontinuitas perusahaan untuk dapat terus mempertahankan kelangsungan perusahaannya. Dalam usaha pencapaian tujuan ini, perusahaan melakukan berbagai usaha dan upaya. Salah satunya adalah dengan mempersiapkan anggaran perusahaan sesuai dengan anggaran dari aktivitas yang diinginkan. Setiap perusahaan pasti sangat memerlukan perencanaan anggaran (budget) yang baik untuk menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan dan menjadi pedoman dalam melakukan aktivitas perusahaan tersebut. Salah satu masalah yang sering dihadapi perusahaan adalah mengenai bagaimana perusahaan dapat beroperasi seefisien dan seefektif mungkin, sehingga dapat mencapai keuntungan maksimal. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan perencanaan dan pengawasan anggaran yang baik. Perencanaan dan pengawasan tersebut harus disusun secara teliti, penuh pertimbangan, serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan usaha di masa itu.

10 Perencaaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta yang ada dan menyusunnya dengan menggunakan asumsi yang mungkin saja terjadi dalam hal memvisualisasi, dan merumuskan aktivitas-aktivitas perusahaan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Hasil perencanaan ini selalu diikuti dengan kegiatan pengawasan. Pengawasan dilakukan dalam rangka mendeterminasikan apa-apa saja yang telah dilaksanakan dengan maksud mengevaluasi prestasi kerja, apakah telah dilaksanakan secara efektif dan efisien, serta menerapkan tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, salah satu sarana perencanaan dan pengawasan kegiatan perusahaan adalah anggaran (budget). Anggaran merupakan suatu bentuk perencanaan laba yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk keuangan. Anggaran dibuat untuk masing-masing bagian perusahaan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Anggaran ini disiapkan, ditinjau dan diperbaiki hingga menghasilkan anggaran yang merupakan anggaran terbaik yang dapat diciptakan dari situasi dan kondisi yang memungkinkan di masa itu. PT. Pos Indonesia (Persero) Medan yang pada dasarnya bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang menggunakan anggaran dalam melakukan aktivitas perusahaannya. Anggaran ini sebelumnya mengalami proses perencanaan guna menentukan aktivitas perusahaan yang efisien dan efektif. Setelah anggaran ditetapkan dan disahkan maka selanjutnya pelaksanaan daripada anggaran tersebut, dan seterusnya diikuti dengan kegiatan pengawasan.

11 Anggaran juga merupakan alat bantu perusahaan untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan usaha guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Anggaran juga dimaksudkan untuk mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaannya guna meningkatkan tanggung jawab para karyawan. Apabila anggaran yang telah disusun mampu mencapai tujuan perusahaan dengan baik maka hal ini tidak akan mengganggu kinerja perusahaan, malah meningkatkan kredibilitas perusahaan. Akan tetapi, apabila anggaran yang disusun tidak mencapai tujuan perusahaan dan malah mengalami kegagalan, maka dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan perusahaan dan sasaran usaha tidak dapat tercapai. Dari dampak yang dihasilkan daripada anggaran perusahaan tersebut baik itu dampak yang positif maupun negatif, diharapkan perusahaan dapat mengetahui kelemahan dan kekuatan perusahaan tersebut. Sehingga hal ini dapat digunakan sebagai dasar penyusunan rencana anggaran (budget) di masa yang akan datang sekaligus memperbaiki kelemahan dan kekurangan yang tepat agar tercapai hasil yang lebih baik. Berdasarkan uraian di atas dan mengingat betapa pentingnya anggaran dalam mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya, maka penulis merasa tertarik dan menuangkannya dalam skripsi minor ini dengan memilih judul Fungsi Anggaran sebagai Alat Perencanaan dan Pengawasan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan.

12 B. Perumusan Masalah Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis membatasi ruang lingkup yang akan menjadi pokok permasalahan pembahasan. Adapun yang menjadi perumusan masalah dalam penulisan ini adalah : Apakah anggaran yang digunakan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan telah berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah : a. Untuk mengetahui seberapa jauh anggaran yang telah disusun oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Medan telah berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan. b. Untuk melihat kinerja karyawan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan terhadap pelaksanaan anggaran perusahaan. c. Untuk mengetahui kebijakan yang telah diterapkan oleh pihak managemen keuangan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan melalui anggaran perusahaan dalam rangka upaya meningkatkan keuntungan perusahaan. d. Sebagai penerapan ilmu yang diperoleh penulis mengenai akuntansi pada umumnya dan penganggaran perusahaan pada khususnya.

13 2. Manfaat penelitian Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam upaya penelitian ini adalah : a. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan ilmu serta pengalaman mengenai teori dan praktek dalam hal anggaran perusahaan. b. Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam rangka perkembangan penyusunan anggaran (budget), termasuk rencana dan kebijakan keuangan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan pada masa yang akan datang. c. Bagi Pembaca/ Peneliti Lain Sebagai bahan referensi atau pembanding bagi pembaca dan atau peneliti lainnya dalam melakukan penelitian mengenai masalah yang sama di masa mendatang. D. Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan secara langsung pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan, yang beralamatkan di Jl. Pos No.1 Medan. 2. Sumber Data Informasi dan data yang berhubungan dengan penelitian ini berasal dari pihakpihak yang kompeten di bidangnya masing-masing dalam kaitannya terhadap permasalahan yang akan dibahas penulis.

14 Sumber data ini berupa : a. Data Primer Merupakan data yang diterima secara langsung dari perusahaan mengenai informasi yang berhubungan dengan objek penelitian. b. Data Sekunder Merupakan data-data yang dikumpulkan dari sumber lain yang dapat mendukung data primer seperti misalnya buku-buku literatur, jurnal, artikel-artikel penelitian sejenis dan berbagai sumber lainnya. 3. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menyusun skripsi minor ini adalah sebagai berikut : a. Pengamatan (Observasi) Teknik ini merupakan suatu study yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan gambaran secara langsung terhadap objek penelitian. b. Wawancara (Interview) Yaitu suatu teknik yang mengajukan suatu tanya jawab (wawancara) terhadap pihak-pihak yang berwenang terhadap perusahaan atas informasi yang diperlukan dan dibutuhkan. 4. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan penelitian ini diperlukan data-data yang diperoleh dengan menggunakan metode sebagai berikut :

15 a. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian yang dilakukan secara langsung di lapangan/ objek yang diteliti untuk mendapatkan data informasi yang dibutuhkan. b. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data-data berdasarkan pada buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan dalam skripsi minor ini, yang salah satunya dapat berupa rumusan teoritis para ahli. 5. Metode Analisis Data Metode analisis data yang diperlukan penulis adalah sebagai berikut : a. Metode Deskriptif Merupakan serangkaian kegiatan penelitian dengan cara mengumpulkan, mengklasifikasikan serta mempresentasikan data-data yang diperoleh, dan selanjutnya diolah kembali sehingga dapat menghasilkan gambaran umum dari objek yang diteliti. b. Metode Deduktif Membandingkan hasil informasi yang diperoleh dengan teori-teori yang berlaku secara umum dan menunjukkan hubungan antara variabel-variabel yang diteliti. Hal ini dilakukan guna mengetahui dan memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada objek yang diteliti. E. Sistematika Pembahasan Pembahasan dalam skripsi minor ini menyangkut tentang anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan perusahaan. Untuk lebih memudahkan

16 pemahaman penulisan skripsi minor ini, penulis akan memaparkan sistematika pembahasan yang terbagi atas empat bab, masing-masing bab terdiri dari : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan menguraikan secara singkat mengenai alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika pembahasan. BAB II : PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN Pada bab ini penulis memaparkan tentang gambaran umum perusahaan yang meliputi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, anggaran yang meliputi pengertian, manfaat, jenis dan proses penyusunannya, anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan. BAB III : ANALISA DAN EVALUASI Pada bab ini penulis akan menganalisa data-data yang diperoleh dari hasil penelitian berdasarkan teori yang ada, serta mengevaluasi hasil analisa yang telah diuraikan yaitu anggaran sebagai alat perencanaan dan anggaran sebagai alat pengawasan perusahaan. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini, penulis akan membuat kesimpulan dari seluruh pembahasan hasil penelitian mengenai fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan perusahaan, serta memberikan saran yang semoga berguna bagi perusahaan dan pihak-pihak yang berkepentingan di masa yang akan datang.

17 BAB II PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN A. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ada di Indonesia seperti halnya PT. PLN, PT. Kereta Api, PT. Telkom dan lain sebagainya. Pentingnya komunikasi secara tertulis menjadi ide pertama timbulnya gagasan untuk mendirikan perusahaan ini. Selain itu, pendirian perusahaan juga bertujuan untuk menjamin keamanan surat-menyurat antar penduduk di seluruh daerah di Indonesia. Kantor Pos Indonesia pertama kali didirikan di Jakarta pada masa kolonial Belanda, pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh Gubernur Jenderal G.W. Barron Van Inhoff. Sedangkan Kantor Pos Indonesia yang berkedudukan di Medan dan saat ini bernama Kantor Pos Medan didirikan pada tahun Seiring dengan perkembangan peranan Kantor Pos, terlebih setelah ditemukannya teknologi telegraf dan telepon, pada tahun 1907 dibentuklah Jawatan Pos, Telegraf dan Telepon (Jawatan PTT). Jawatan ini merupakan bagian dari departemen perusahaan-perusahaan pemerintah kolonial Belanda yang didasarkan pada Undang-Undang Perusahaan Negara Hindia Belanda. Pada tahun 1922, kantor Jawatan Pos, Telegraf dan Telepon (Jawatan PTT) yang semula bekedudukan di Weltervreden (Gambir) mulai dipindahkan ke gedung Burgerlijke Ofenbare Werkn (Bow) yang sekarang berubah menjadi gedung Dinas Pekerjaan Umum di Bandung.

18 Tibanya Jepang di Indonesia setelah kekuasaan yang mereka ambil alih dari tangan Belanda, membuat struktur organisasi Jawatan ini berubah. Menurut struktur organisasi yang dibuat oleh pemerintah militer Jepang, Jawatan ini terbagi menjadi Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi. Dengan adanya proklamasi kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, Angkatan Muda PTT (AMPTT) berhasil mengambil alih Kantor PTT Pusat dari tangan pemerintah militer Jepang. Sejak tanggal 27 September 1945, Jawatan PTT berganti nama dan berdirilah secara resmi PTT Republik Indonesia di atas pimpinan Soeharto dan R. Dirja sebagai wakilnya. Dalam perkembangan selanjutnya, PTT dinyatakan memenuhi syarat untuk berubah status menjadi Perusahaan Negara (PN), hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (Perpu) No. 19 Tahun Berdasarkan PP No. 24 Tahun 1961, status Jawatan PTT berubah dan berganti nama menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pada tahun 1965, lingkup kerja PN Postel mengalami perkembangan yang sangat pesat. Untuk memaksimalkan kinerjanya, berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965, PN Postel ini kemudian dibagi menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos & Giro dan PN Telekomunikasi. Adanya ketentuan berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun 1969, status BUMN ditetapkan menjadi tiga bentuk antara lain Perusahaan Jawatan (Perjan), Perusahaan Umum (Perum) dan Perusahaan Perseroan (Persero). Oleh karena itu, untuk menyesuaikan diri dengan ketentuan baru ini, diterbitkanlah PP No. 19 Tahun 1978, dan diperbarui dengan PP No. 24 Tahun 1984, yang khusus mengatur tentang Perum Pos dan Giro.

19 Peralihan kekuasaan dari tangan Belanda ke Jepang, dan kemudian pengambilalihan kekuasaan yang dilakukan oleh AMPTT, hingga perubahanperubahan yang dibuat oleh pemerintah Indonesia telah membuat banyak sekali perubahan pada tubuh kantor pos hingga saat ini. Dalam perkembangan itu, penyebab perubahan yang dirasakan cukup pesat adalah pada masa Orde Baru dengan ditetapkannya GBHN No. 11/ MPR/ 1983 Bab Ekonomi butir 5 huruf Q. Dinyatakan bahwasanya pembangunan Perum Pos dan Giro diarahkan terutama pada perluasan jangkauan pelayanan sehingga dapat mencapai desa-desa dan daerah transmigrasi serta daerah terpencil lainnya dengan ibukota kecamatan sebagai sentral pelayanannya. Langkah lain yang juga sangat penting artinya bagi Perum Pos dan Giro adalah penandatanganan naskah kerja sama dengan PT. Indosat di Jakarta sehari sebelum Hari Bakti Postel ke-40 (27 September 1985) dengan pengoperasian sarana lalu lintas berita elektronik yang resmi beroperasi sejak 1 November Sejalan dengan itu semua, agar dapat menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin maju dan penuh persaingan, diperlukan adanya penyesuaian atas badan usaha yang fleksibel, dinamis dan mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik guna kepuasan konsumen. Oleh karena itu, tanggal 20 Juni 1995 berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 tentang perubahan status, Perum Pos dan Giro ditetapkan menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) sampai dengan saat ini. Perlu kita ketahui ditetapkan tujuan Pos dan Giro adalah membangun, mengembangkan dan mengusahakan segala pelayanan pos dalam arti yang seluasluasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan. Dengan demikian, pengolahan

20 surat, warkat, dan kartu pos dimonopoli oleh negara melalui Pos Indonesia (POSINDO). Perusahaan swasta hanya boleh menggarap bidang usaha pada surat pos jenis tertentu, paket dan uang. Yang dimaksud surat pos jenis tertentu adalah barang cetakan, surat kabar, telegram dan bungkusan kecil. B. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan suatu komponen susunan organisasi yang saling berhubungan yang menunjukkan kerangka perwujudan hubungan antara fungsi, bagian, posisi, kedudukan, tugas, maupun wewenang dan tanggung jawab yang saling berhubungan satu sama lain dari orang yang diberi tanggung jawab atas fungsi yang bersangkutan. Struktur organisasi mencerminkan pembagian dan hirarki wewenang dalam perusahaan. Melalui struktur organisasi, manajemen melaksanakan pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas khusus kepada menajemen yang lebih bawah, agar dapat dicapai pembagian pekerjaan yang lebih bermanfaat. Suatu organisasi yang baik harus mempunyai struktur organisasi yang jelas agar tanggung jawab yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien. Struktur yang jelas juga dapat menghindari terjadinya tumpang tindih pekerjaan dari fungsi masing-masing bagian yang ada, serta untuk mencegah timbulnya kecurangan yang mungkin terjadi di dalam organisasi. Skema struktur organisasi yang terdapat dalam PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dapat dilihat pada bagan yaitu tipe struktur organisasi fungsional, dimana para manajernya bertanggung jawab terhadap fungsi tertentu. Namun,

21 untuk membatasi pembahasan yang terlalu luas, dalam skripsi minor ini penulis hanya akan membahas tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian bidang/fungsi kerja. Fungsi dan tugas dari masing-masing bagian pada struktur organisasi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan antara lain : a. Kepala Kantor Memimpin dan mengendalikan semua aktivitas kantor. Koordinasi tugas dengan wakil. Mewakili perusahaan dengan pihak luar. Tanggung jawab perusahaan dalam bidang keuangan. Konsep dan kerangka kerja, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Menargetkan kinerja perusahaan/ kantor. b. Wakil Kepala Kantor Membantu tugas-tugas kepala kantor khusunya bidang operasional. Mewakili kepala kantor saat tidak berada di tempat. Pengendalian operasional. Pemeriksaan periodik seluruh aktivitas kantor. Menjabarkan kebijakan kepala kantor menjadi kebijakan teknis kepada seluruh karyawan. c. Supervisor Pengolahan Mengawasi operasional pengiriman dan penerimaan kiriman pos. Bertanggung jawab terhadap kelancaran lalu lintas kiriman.

22 Penjadwalan alat angkut. Pelaporan. d. Supervisor Pemasaran Membuat rencana program aksi pemasaran. Schedulling perluasan pasar. Strategi promosi. Statistika pangsa pasar. Memberikan keterangan pers. e. Supervisor Akuntansi Mengawasi dan mengendalikan biaya dan pendapatan. Menganalisis pertumbuhan dan pendapatan. Mempersiapkan Laporan Laba/ Rugi. Menyediakan Laporan Bulanan. f. Supervisor Pos Peka Waktu (PPW) Mengawasi pelaksanaan pengiriman surat pos waktu, seperti kilat khusus, express mail service (EMS), dan pos plus. Membuat statistik standard waktu penyerahan (SWP) kiriman PPW. Koordinasi dengan petugas bea dan cukai. Koordinasi dengan bagian antaran. Pelaporan. g. Supervisor Pelayanan Mengawasi operasional pelayanan seluruh counter di kantor. Membuat statistik pertumbuhan produksi seluruh counter.

23 Memeriksa pembukuan transaksi harian. Pelaporan. h. Supervisor Keuangan Mengawasi alur keluar masuk kas. Membuat rencana permintaan Benda Pos dan Materai (BPM). Mendistribusikan kebutuhan BPM untuk counter termasuk kantor cabang. Mengawasi pekerjaan kasir. Membina hubungan baik dengan mitra usaha (bank). Manjaga pagu/ batas saldo maksimal. Pelaporan. i. Supervisor Antaran Mengawasi dan mengendalikan proses antaran surat pos. Membagi kinerja setiap petugas antaran. Evaluasi kinerja setiap petugas antaran. Mengikuti perkembangan lingkungan khususnya dalam perkembangan pemukiman. Mengatur mutasi/ rolling petugas antaran. Pelaporan. j. Supervisor Jasa Keagenan Merencanakan dan mengendalikan penyelenggaraan jasa keagenan. Membina hubungan baik dengan mitra usaha. Statistik pertumbuhan jasa keagenan.

24 Pelaporan. k. Supervisor Audit Membuat perencanaan pengendalian/ pengawasan bidang operasional dan mutu serta bidang keuangan, baik jangka pendek maupun panjang. Melaksanakan audit bidang keuangan secara rutin. Sebagai data pusat operasional. Melaporkan seluruh kegiatan kepada kepala kantor. l. Supervisor Unit Logistik Mengawasi pelayanan counter paket pos. Membuat perencanaan perluasan pasar bisnis logistik. Membuat statistik pertumbuhan bisnis paket/ logistik. Koordinasi dengan petugas bea dan cukai. Pelaporan. m. Supervisor Giro Mengawasi dan mengendalikan proses pelayanan giro. Mengawasi pengeluaran cek. Data base pelanggan giro. Mengawasi proses penyetoran pajak. n. Supervisor ADM/ SDM Membuat data base pegawai. Perencanaan mutasi. Mengawasi tata usaha perkantoran. Mengawasi pengarsipan kepegawaian.

25 o. Supervisor Sarana dan TSI (Ieknologi dan Sistem Informasi) Membuat rencana kebutuhan sarana, peralatan, dan pengadaan. Mengawasi dan mengendalikan penggunaan sarana dan kendaraaan. Data base pelanggan Wasantara net. p. Supervisor Filateli Mengawasi persediaan benda filateli. Membuat rencana permintaan benda filateli. Mengawasi dan mengendalikan penjualan benda filateli. Membina perkumpulan filateli Indonesia. C. Anggaran a. Pengertian Anggaran Sebelum kita membahas fungsi anggaran sebagai perencanaan dan pengawasan dalam perusahaan, sebaiknya terlebih dahulu kita mengetahui apakah yang dimaksud dengan anggaran dalam perusahaan. Anggaran perusahaan atau yang lebih sering disebut sebagai budget mempunyai defenisi yang beraneka ragam. Adapun beberapa pendapat tentang pengertian anggaran perusahaan menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut: Menurut Glenn A. Welsch (1998: 4), Budget adalah suatu rencana sistematis dan formal untuk mencapai perencanaan, pengordinasian dan pengendalian tanggung jawab manajemen yang menyangkut pengembangan dan penerapan antara lain : a. Tujuan luas perusahaan untuk jangka panjang. b. Suatu rencana laba jangka panjang yang dikembangkan dalam batasbatas luas. c. Perincian sasaran perusahaan.

26 d. Suatu rencana laba jangka pendek yang diperinci menurut tanggung jawab yang bersangkutan. e. Suatu sistem laporan pelaksanaan berkala yang diperinci menurut tanggung jawab yang dibebankan. f. Prosedur-prosedur tindak lanjut. Menurut Gunawan Adisaputro (2003: 6), Anggaran adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Apabila diamati dengan teliti dan seksama, masing-masing defenisi tersebut mempunyai pengertian yang sama atau mungkin hampir sama. Menurut M. Nafarin (2004: 12), Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Ada beberapa hal yang perlu dijabarkan dari pengertian anggaran, yaitu :. 1. Bahwa anggaran tersebut harus bersifat formal, artinya anggaran tersebut disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui oleh semua pihak yang terlibat dalam operasi perusahaan. 2. Rencana kerja sistematis, artinya dibuat secara berurutan dan berdasarkan logika hitungan, dengan kata lain dapat dilaksanakan dan dapat dicapai. 3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu pimpinan diharapkan pada tanggung untuk mengambil keputusan berdasarkan asumsi tertentu mengenai kejadian pada masa yang akan datang berdasarkan periode yang lalu.

27 Anggaran disusun dan kemudian akan dipergunakan oleh manajemen perusahaan yang bersangkutan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. Anggaran yang tidak dipergunakan secara benar di dalam perusahaan tidak akan banyak berfungsi sebagai alat bantu manajemen perusahaan. Dengan demikian, maka manajemen perusahaan harus dapat mempergunakan anggaran yang disusun tersebut dengan sebaik-baiknya. Pemanfaatan anggaran perusahaan semaksimal mungkin akan membawa dampak positif bagi perusahaan yang bersangkutan. b. Manfaat Anggaran Anggaran sebagai alat manajemen untuk keperluan perencanaan dan pengawasan mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Perkembangan ini diukur dari segi manfaat yang ingin diperoleh perusahaan dari penggunaan sistem anggaran tersebut di dalam pelaksanaannya. Bahkan di dalam perkembangannya, ternyata anggaran tidak hanya menguntungkan untuk dipergunakan dalam perusahaan dengan skala besar, melainkan juga perusahaan menengah dan kecil. Dalam hal ini bentuk anggaran disesuaikan dengan besarnya perusahaan yang mempergunakannya. Oleh karena itu, dengan adanya anggaran yang telah disusun dan direncanakan dengan baik, suatu perusahaan dapat mengambil manfaat, antara lain sebagai berikut : a. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama. b. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai. c. Dapat memotivasi pegawai.

28 d. Menimbulkan rasa tanggung jawab pada pegawai. e. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu. f. Sumber daya seperti, tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin. g. Alat pendidikan bagi para manajer. Dengan adanya suatu anggaran yang dapat dibuat dan terencana dengan baik maka suatu perencanaan dapat mengambil manfaat dari anggaran tersebut, antara lain : a. Memaksa manajemen untuk mempelajari terlebih dahulu secara mendalam semua alternatif yang tersedia dengan jalan memproyeksikan sebelum diambil suatu keputusan yang akan diterangkan dalam anggaran sehingga keputusan yang diambil nantinya adalah keputusan yang terbaik diantara alternatif yang ada. b. Dalam menyusun anggaran diikutsertakan pendapat dan pertimbangan semua manajer, jadi anggaran yang disusun bukanlah semata-mata hasil pemikiran satu orang atau satu kelompok tertentu saja. Hal ini juga menumbuhkan sense of participations semua manajer. c. Anggaran disusun berdasarkan patokan untuk prestasi (Standard of Performance) dan dengan patokan yang dapat dinilai efisiensi dari pelaksanaan anggaran. d. Bagan anggaran seluruh dana dan usaha dapat diarahkan pada tujuan yang paling menguntungkan.

29 Proses penyusunan anggaran dalam perusahaan merupakan tahap akhir dari proses perencanaan yang bertujuan untuk : 1. Menentukan tujuan ataupun sasaran yang diinginkan oleh perusahaan. 2. Membantu dan mendorong dilaksanakannya kebijaksanaan perusahaan. 3. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. 4. Menggunakan alat-alat fisik perusahaan secara lebih efektif dan efisien. c. Jenis-jenis Anggaran Dasar pemisahan anggaran yang berbeda akan dapat menghasilkan jenis anggaran yang berbeda pula, tergantung kepada kebutuhan perusahaan terhadap anggaran apa yang akan dipakai. Perbedaan jenis anggaran pada setiap perusahaan juga disebabkan karena adanya perbedaan jenis bidang usaha yang dijalani oleh perusahaan tersebut. Seperti telah kita ketahui perusahaan terdiri dari lima jenis, yaitu : a. Perusahaan industri (manufaktur) adalah perusahaan yang mengolah suatu benda menjadi produk tertentu (berproduksi). b. Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk dijual tanpa mengubah bentuk barang yang telah dibeli tersebut. c. Perusahaan jasa adalah perusahaan yang menerima uang jasa dari kegiatannya menyediakan aktiva (harta), tenaga untuk pelayanan kepada klien (langganan). d. Perusahaan agraris adalah perusahaan yang melakukan kegiatan dibidang pertanian, perkebunan, peternakan, perikanan, yang hasilnya untuk dijual.

30 e. Perusahaan ekstraktif adalah perusahaan yang mengambil (mengeksploitasi) kekayaan alam yang tersedia dengan maksud untuk dijual tanpa harus mengubah bentuk barang yang diambil tersebut. Pada dunia perusahaan industri ada anggaran bahan baku, anggaran overhead ataupun tenga kerja langsung, dimana jenis anggaran ini tidak dimiliki oleh perusahaan dagang. Anggaran dapat dikelompokkan dari berbagai macam sudut pandangan, yaitu berikut ini : 1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Fleksibel (Fleksible Budget) Anggaran yang disusun berdasarkan interval kapasitas (aktivitas) tertentu. Pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda. b. Anggaran Tetap (Statis Budget) Anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Periodik (Periodical Budget) Anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran. b. Anggaran Kontinu (Continue Budget) Anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat, misalnya setiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mangalami perubahan.

31 3. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Jangka Pendek/ Anggaran Taktis (Tactical Budget) Anggaran yang berlaku untuk jangka pendek yang dibuat untuk satu periode akuntansi atau kurang. Dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Misalnya anggaran untuk keperluan modal kerja. b. Anggaran Jangka Panjang/ Anggaran Strategis (Strategical Budget) Anggaran untuk jangka panjang yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Berisikan hal-hal yang bersifat umum seperti misalnya kebijakan perusahaan dalam jangka panjang untuk keperluan investasi, gambaran perkembangan perusahaan dalam jangka panjang, dan lain sebagainya. 4. Menurut bidangnya (dasar isinya), anggaran terdiri dari : a. Anggaran Operasional (Operational Budget) Anggaran untuk menyusun anggaran laaporan rugi laba, yang berisi taksiran-taksiran tentang keuangan perusahaan dalam jangka waktu atau periode tertentu yang akan datang. Anggaran ini terdiri dari anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran beban usaha, dan anggaran laporan laba rugi. b. Anggaran Keuangan (Financial Budget) Anggaran untuk menyusun anggaran neraca, yang berisi taksiran-taksiran tentang keadaan atau posisi finansial perusahaan pada suatu saat tertentu yang akan datang. Anggaran keuangan terdiri dari anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan, anggaran utang, dan anggaran neraca.

32 5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Komprehensif (Komprehensif Budget) Anggaran yang merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. b. Anggaran Parsial (Parcial Budget) Anggaran yang disusun tidak secara lengkap, karena hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja. 6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Apropriasi (Apropriation Budget) Anggaran yang dibentuk untuk tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk tujuan yang lain. b. Anggaran Kinerja (Performance Budget) Anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi perusahaan, misalnya untuk menilai apakah biaya atau beban yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampui batas. d. Proses Penyusunan Anggaran Anggaran (budget) merupakan suatu rencana keuangan tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu. Anggaran juga merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan. Jadi anggaran bukan merupakan tujuan dan tidak dapat menggantikan manajemen.

33 Untuk menyusun anggaran tidak ada sistem dan prosedur baku yang dapat diterapkan pada sebuah perusahaan, karena anggaran tidak mempunyai standar tertentu yang dapat direncanakan dalam bentuk-bentuk yang sama dan dapat diikuti oleh setiap perusahaan. Dalam penyusunan anggaran perusahaan perlu dipertimbangkan faktorfaktor berikut ini : a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijaksanaan umum perusahaan. b. Kondisi pemasaran dan periklanan, termasuk pangsa pasar. c. Tenaga kerja dan pimpinan karyawan. d. Tingkat rasio bisnis dan keuangan. e. Tingkat persediaan dan perputaran. f. Penelitian untuk pengembangan perusahaan. g. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing. h. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi dan politik. i. Kemungkinan adanya perubahan kebijaksanaan pemerintah. Agar suatu anggaran dapat efektif, maka anggaran harus dapat memenuhi beberapa karakteristik berikut ini, yaitu : Kemampuan prediksi Saluran komunikasi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas Informasi yang akurat dan tepat waktu Kesesuaian, bersifat menyeluruh dan kejelasan informasi Dukungan dalam organisasi dari semua pihak yang terlibat

34 Langkah-langkah dalam penyusunan anggaran secara luas dapat dikelompokkan ke dalam tahap-tahap berikut : 1. Perencanaan Pada tahap ini, manajemen puncak memutuskan suatu rencana umum yang mencakup sasaran usaha dan program kerja secara luas. 2. Perkiraan Merupakan tahapan dari penyusunan anggaran, yaitu perkiraan pendapatan dan beban sesuai dengan sasaran dan program kerja yang ditaksir. 3. Penyesuaian Tingkat manajemen mempelajari, mendiskusikan, melakukan penyesuaian bila perlu, dan menyetujui hasil tahap perencanaan serta tahap perkiraan di atas. 4. Implementasi Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan, yaitu kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan atau ditentukan. 5. Evaluasi Setelah pelaksanaan anggaran, pada setiap periodik perlu diadakan evaluasi dengan membandingkan realisasi dengan anggaran, serta mengadakan tindakan perbaikan untuk periode berikutnya. Dalam penyusunan anggaran PT. Pos Indonesia (Persero) Medan tidak menggunakan panitia anggaran atau saksi khusus yang menangani anggaran. Pelaksanaan anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dimulai setelah adanya instruksi dari pimpinan, yang biasanya disusun untuk setahun sekali.

35 Tabel 1 Tahapan Penyusunan Anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan No. Tahapan Uraian 1. Perencanaan Menyusun rencana umum perusahaan mencakup sasaran dan kegiatan usaha. 2. Perkiraan Memperkirakan rencana dalam bentuk kuantitatif dan dinyatakan dalam satuan mata uang, menyangkut perkiraan pendapatan dan beban. 3. Penyesuaian Pihak manajemen mempelajari dan mendiskusikan hasil daripada tahap perencanaan dan perkiraan. Kemudian anggaran disesuaikan dan diperinci menjadi anggaran bulanan. 4. Pelaporan Melaporkan hasil rencana anggaran tersebut kepada manajemen puncak untuk disahkan yang selanjutnya akan diimplementasikan oleh seluruh karyawan. 5. Evaluasi Diadakan evaluasi pelaksanaan anggaran pada setiap akhir periodik guna adanya tindakan perbaikan untuk periode selanjutnya. Proses penyusunan anggaran laba rugi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan menyusun anggaran laba rugi untuk periode akan datang yang masa estimasi datanya diambil dari data aktual pada periode yang lalu ditambah dengan data estimasi pada periode berjalan. 2. Anggaran yang disusun kemudian diperinci menjadi anggaran bulanan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggarannya.

36 3. Kemudian anggaran yang telah disusun dilaporkan kepada direktur utama untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasinya. Anggaran ditetapkan setelah melalui beberapa proses seperti misalnya perencanaan, penyusunan perkiraan dan penyesuaian, maka selanjutnya anggaran tersebut diimplementasikan oleh semua pihak karyawan yang terlibat. Dalam implementasi anggaran ini, tidak terlepas dari pengawasan. Selanjutnya diadakan evaluasi pada setiap periodik yang telah ditentukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Medan, guna adanya tindakan perbaikan untuk periode selanjutnya. Metode yang dapat digunakan dalam penyusunan anggaran, antara lain : 1 Metode Top Down, yaitu dengan cara manajemen puncak mengirim prinsipprinsip penyusunan anggaran (termasuk tujuan umum perusahaan). 2 Metode Bottom Up, yaitu masing-masing bagian menyusun anggaran operasional yang kemudian diserahkan kepada manajemen puncak masingmasing bagian atau manajemen yang terlibat, untuk dijadikan dasar penyusunan operasional sendiri. 3 Metode Kombinasi, yaitu koordinasi dan pembahasan kembali dengan manajer puncak terhadap rancangan anggaran yang disajikan masing-masing manajer bagian. PT. Pos Indonesia (Persero) Medan menggunakan metode top down dalam penyusunan anggaran perusahaan. Cara menyusun anggaran dari atas ke bawah (top down) ini menunjukkan bahwa anggaran tinggal diserahkan ke masing-masing bagian departemen. Para supervisor dan kepala departemen, serta

37 bagian tingkat bawah secara pribadi tidak dapat mengajukan lebih banyak tentang kebutuhan-kebutuhan mereka kepada manajer puncak. Di samping itu mereka juga tidak dapat lebih banyak menyarankan dan memberikan perincian yang lebih realistis untuk mendukung usulan mereka. Perlu kita ketahui bahwa kegunaan anggaran sebenarnya hanya untuk kepentingan intern perusahaan saja, dalam hal ini digunakan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Medan. PT. Pos Indonesia (Persero) Medan menetapkan anggaran perusahaan dilaksanakan untuk jangka waktu satu tahun buku yang dibagi menjadi satu bulanan berjalan. Tahun buku ini dimulai dari 1 Januari dan berakhir 31 Desember pada tahun yang sama. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa anggaran suatu perusahaan disusun setelah sebelumnya disesuaikan dengan jenis aktivitas perusahaan tersebut. Adapun bentuk dan susunan anggaran laba rugi (Income Statement Budget) yang ada pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dapat dilihat pada lampiran. D. Anggaran sebagai Alat Perencanaan Perusahaan Setiap perusahaan ingin terus bertahan dan tumbuh berkembang dalam dunia usahanya. Bekerjanya perusahaan secara lancar dan maksimal memerlukan adanya perencanaan yang baik. Dengan kata lain, perencanaan merupakan fungsi yang paling penting dari manajemen, di samping pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Maka daripada itu, adanya perencanaan dalam bentuk anggaran sangat penting bagi aktifitas perusahaan.

38 Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan, karena anggaran menuntun pada arah keputusan mengenai pengalokasian sumber daya menuju pencapaian tujuan perusahaan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dan struktur organisasi, manajemen dan personilnya serta tugas-tugas yang perlu diselesaikan. Dalam buku Budgeting Penganggaran Perencanaan Lengkap, Sofyan Syafri Harahap (2001: 12) mengartikan, Perencanaan sebagai fungsi menetapkan kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Winardi (2000: 230), Perencanaan merupakan proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkahlangkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya pencapaian tujuan yang spesifik. Demikian halnya juga dengan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dalam menjalankan kegiatan operasinya, terlebih dahulu PT. Pos Indonesia (Persero) Medan menetapkan atau menyusun suatu anggaran demi kelancaran kegiatan perusahaan di masa yang akan datang. Hal tersebut di atas sama kiranya dengan pengertian yang dimaksudkan oleh Supriyono (2001: 7), Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang.

39 Apabila PT. Pos Indonesia (Persero) Medan telah merencanakan anggarannya maka secara tidak langsung akan mendorong keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan dan memungkinkan semakin berkembangnya perusahaan. Anggaran yang angkanya terlalu tinggi seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas perusahaan tidak berjalan sabagaimana mestinya yang telah direncanakan sebelumnya. Apabila angka anggaran menjadi lebih besar, maka seluruh rencana mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran menjadi kompas arah atau pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian seluruh aktivitas perusahaan harus berdasarkan perencanaan yang ada. Adapun bentuk anggaran yang digunakan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Medan adalah Anggaran Operasional (Operational Budget), atau sering disebut juga Anggaran Laba Rugi (Income Statement Budget). PT. Pos Indonesia (Persero) Medan menggunakan jenis anggaran ini dikarenakan pada dasarnya kegiatan perusahaan selama periode tertentu meliputi dua sektor, yaitu : 1. Sektor penghasilan (revenues) 2. Sektor biaya (expenses) Sektor inilah yang menjadi fokus dan pertimbangan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dalam menyusun anggarannya, guna meningkatkan penghasilan dan meminimalkan biaya. Sehingga anggaran yang dihasilkan nantinya lebih menitikberatkan dan menekankan pada sektor tersebut. Atas dasar kelengkapan isinya, anggaran laba rugi yang digunakan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dapat dibedakan menjadi :

40 a. Anggaran Induk Laba Rugi (Master Income Statement Budget) Anggaran tentang penghasilan dan biaya perusahaan, yang berisi taksirantaksiran secara garis besar dan kurang dijabarkan secara lebih terperinci, misalnya taksiran tahunan. b. Anggaran Penunjang Laba Rugi (Income Statement Supporting Budget) Anggaran tentang penghasilan dan biaya perusahaan yang berisi taksirantaksiran yang lebih terperinci, misalnya terperinci dari waktu ke waktu (bulanan), menurut bagian atau departemen yang ada. Sebagaimana telah kita ketahui bahwa PT. Pos Indonesia (Persero) Medan mempunyai program kerja yang beraneka ragam, namun tetap berorientasi pada program utama yaitu bergerak dalam bidang jasa pelayanan pos dalam arti yang seluas-luasnya. Oleh karena itu, dalam kegiatan program kerjanya, dalam tiap satu tahun periode berjalan, PT. Pos Indonesia (Persero) Medan harus menyusun anggaran perusahaan. Perencanaan yang meliputi tindakan memilih dan menghubungkan faktafakta yang ada dan menyusunnya dengan menggunakan asumsi yang mungkin terjadi, kemudian dinyatakan dalam bentuk anggaran. Hal ini sangat berguna dalam kegiatan operasi perusahaan sebagai perencanaan atas tujuan dan target perusahaan yang ingin dicapai, sehingga kegiatan operasi perusahaan nantinya dapat diupayakan seefisien dan seefektif mungkin sesuai dengan perencanaan manajemen dalam bentuk anggaran tersebut.

41 E. Anggaran sebagai Alat Pengawasan Perusahaan Tujuan setiap perusahaan adalah menghasilkan laba, dan untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan perencanaan aktivitas kerja perusahaan. Berhasil atau tidaknya aktivitas dari perencanaan kerja perusahaan tersebut tergantung pada efektifitas pengawasan yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Pengawasan terhadap anggaran yang telah disusun dapat meminimalkan terjadinya kemungkinan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin saja terjadi yang dapat merugikan perusahaan. Pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan dan mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan perusahaan dalam anggarannya. Sangatlah wajar apabila kemudian ada kekeliruan-kekeliruan tertentu, timbulnya kegagalan-kegagalan, dan adanya petunjuk-petunjujk yang tidak efektif, hingga terjadinya penyimpangan-peyimpangan yang tidak diinginkan daripada tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu, sangatlah perlu dilakukan fungsi pengawasan anggaran perusahaan, dan melakukan tindakan perbaikan apabila diperlukan. Sama seperti halnya menurut Glenn A. Welsch (2000: 5), dalam buku Anggaran Perencanaan dan Pengendalian Laba, Pengawasan atau pengendalian didefenisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi kinerja aktual dari setiap bagian organisasi dari suatu perusahaan dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan.

42 Sedangkan menurut Hansen & Mowen (2004: 354), Proses pengawasan atau pengendalian didefenisikan sebagai aktifitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai dengan kebutuhan. Dari pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu operasi perusahaan harus terus-menerus diawasi, jika pihak manajemen menginginkan aktivitas perusahaan tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan. Pengawasan juga berguna dalam mengadakan korektif terhadap rencana jika diperlukan. Perencanaan berhubungan erat dengan pengawasan karena kedua hal ini merupakan hal yang paling penting dan saling mengisi dalam anggaran guna tercapainya tujuan perusahaan. Suatu perencanaan yang sebaik apapun jika tanpa disertai suatu pengawasan maka akan terjadi suatu kemungkinan dimana perencanaan tersebut mengalami penyimpangan yang nantinya dapat merugikan perusahaan. Pengawasan anggaran yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk : 1. Mencegah timbulnya segala pemborosan yang terjadi dalam perusahaan. 2. Mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan agar benar-benar seperti yang telah direncanakan. 3. Dengan membandingkan realisasi dengan yang dianggarkan maka dapat dilaksanakan tindakan perbaikan sebelum pelaksanaan rencana berantakan. Pengawasan berarti mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan. Adapun pelaksanaan pengawasan yang dilakukan oleh PT. Pos

43 Indonesia (Persero) Medan, yaitu dengan cara mengadakan analisa perbandingan antara realisasi (aktual) kerja perusahaan dengan rencana yang tertuang dalam anggaran. PT. Pos Indonesia (Persero) Medan melakukan perbandingan ini dengan tujuan untuk mengetahui atau menetapkan adanya suatu penyimpangan, kemudian dapat diambil tindak lanjut terhadap bagian-bagian yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan anggaran tersebut. Hal ini dimaksudkan agar pihak-pihak lain pada masing-masing bagian lebih bertanggung jawab atas pelaksanaan anggaran berdasarkan kinerjanya. Anggaran dapat dijadikan sabagai alat untuk melaksanakan fungsi pengawasan. Dengan adanya anggaran maka standard kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan standard atau sasaran yaitu anggaran. Perbedaaan anggaran dengan realisasi nanti inilah yang merupakaan penyimpangan (variance). Adapun penyimpangan yang terjadi dalam anggaran dapat menjadi dua kemungkinan, yaitu : a. Penyimpangan yang menguntungkan (favourable variance). b. Penyimpangan yang tidak menguntungkan (unfavourable variance). Analisa terhadap penyimpangan yang terjadi adalah suatu tindakan lanjut dari dari proses pengawasan yang harus dilakukan, dengan tujuan untuk mengetahui apakah yang menjadi penyebab penyimpangan yang terjadi. Pada dasarnya fungsi pengawasan terdiri dari tiga tipe dasar, yakni :