RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI DAN PENGELOLAAN ASET KOMPUTER PADA PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI DAN PENGELOLAAN ASET KOMPUTER PADA PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR 1) Rizky Ridho Kharismanto 2) Arifin Puji Widodo 3) Anjik Sukmaaji 1) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, 2) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya 3) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya Abstract A computer asset report is an example to implement a good corporate governance in BUMN corporate environment which is already stated at the East Java Distribution on PLN (Persero). The fact is, nowadays, the company can t make an annual asset report to the governments because there is no computer asset recording. Furthermore, the company can t specifically know how much asset they have. Based on the problems stated above, then it built a software that capable to make a detailed-computer asset inventory which also calculate the asset value with the depreciation. This software can also create a maintenance schedule, record the maintenance and discard the computer asset. By implementing this application, the company are able to make a computer asset report which is already been stored, calculate the quantity of computer asset and its value with depeciation, inform the status and condition of the asset, then control them with the maintenance schedule and get the information about the maintained computer asset Keywords: inventory, asset management, computer asset management information system. Berdasarkan keputusan Menteri BUMN Nomor Kep-117/M-MBU/2002 pada tanggal 31 Juli 2002 perihal penerapan Good Corporate Governance atau disebut Tata Kelola Perusahaan Yang Baik dalam lingkungan perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara), maka PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, yang merupakan salah satu unit PT PLN (Persero) sebagai perusahaan BUMN, berkewajiban untuk melaksanakan hal tersebut di dalam pengusahaan dan pengelolaan perusahaan untuk memenuhi prinsip prinsip seperti: transparansi (transparency), akuntabilitas (accountability), pertanggungjawaban (responsibility), kemandirian (independency), dan kewajaran (fairness). Dalam pengimplementasiannya, PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur membuat Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance) yang merangkum keseluruhan alur kerja dan proses bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan Good Corporate Governance yang telah dicanangkan. Salah satu yang tertuang dalam Pedoman Tata Kelola Perusahaan adalah proses bisnis manajemen aset. Manajemen Aset secara umum didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dikaitkan dengan mengidentifikasi aset apa yang diperlukan, bagaimana cara mendapatkannya, cara mendukung dan memeliharanya, serta cara membuang atau memperbaruinya sehingga aset tersebut secara efektif dan efisien dapat mewujudkan sasaran / objektif. Sedangkan manajemen aset secara khusus didefinisikan sebagai serangkain disiplin, metode, prosedur, dan tool untuk mengoptimalkan dampak bisnis keseluruhan atas biaya, kinerja dan paparan resiko (terkait dengan ketersediaan, efisiensi, umur pakai, dan regulasi / keselamatan / kepatuhan pada aturan lingkungan hidup) dari aset fisik perusahaan (Muhtadin, 2011). Berdasarkan hasil observasi pada Proses Bisnis Manajemen Aset yang tertuang dalam Pedoman Tata Kelola Perusahaan, lebih spesifik berupa aset komputer yang menjadi fokus penelitian, hingga saat ini belum ada sebuah perangkat lunak untuk melakukan pencatatan inventarisasi aset komputer setelah pengadaan aset komputer dan 1

2 pengelolaan aset komputer seperti penjadawalan perawatan aset komputer secara berkala dan insidentil, pencatatan perawatan aset komputer dalam satu dokument tunggal, penghitungan jumlah aset, nilai aset dan akumulasi penyusutannya serta penghapusan aset aset komputer. Sedangkan, aset komputer pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur jumlahnya sangat banyak dan tersebar secara geografis di beberapa anak perusahaan dan unit bisnis di area Jawa Timur. Ketiadaan pencatatan inventarisasi atau perekaman data aset komputer pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur membuat perusahaan tidak dapat mengetahui informasi informasi seperti kondisi aset komputer, letak aset komputer, pengguna aset komputer, serta berapa sisa masa atau umur ekonomisnya karena tidak memiliki data data mengenai aset aset komputer tersebut. Dampaknya, PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur tidak dapat memberikan laporan mengenai daftar inventaris aset komputer kepada PT PLN (Persero) Pusat yang wajib dilaporkan setiap semesternya. Sedangkan pada proses pengelolaan aset komputer, fakta masalah yang muncul di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur adalah pencatatan perawatan aset komputer ke dalam log history maintenance yang masih manual dan tidak terdokumentasi dengan baik sehingga terjadi dobel atau lebih dokumen log history maintenance pada satu komputer. Selain itu, tidak ada sebuah penjadwalan perawatan secara berkala terhadap aset aset komputer sehingga sering terjadi kerusakan dan umur penggunaan aset menjadi lebih pendek dari umur ekonomisnya. Dampaknya adalah perusahaan harus melakukan pengadaan komputer kembali untuk mengganti aset komputer yang rusak tersebut yang tentunya membuang biaya dan waktu. Dengan tidak adanya penjadwalan perawatan secara berkala, perusahaan juga tidak dapat memantau kondisi aset aset komputer terkini, semisal berapa jumlah aset komputer yang perlu dilakukan perawatan, berapa 2 jumlah aset komputer yang akan mendekati umur ekonomisnya, berapa jumlah aset komputer yang telah melewati umur ekonomis dan tidak digunakan lagi sehingga dihapuskan dari daftar aset perusahaan (penghapusan aset komputer). Berdasarkan masalah yang berkaitan dengan inventarisasi dan perawatan aset komputer tersebut, maka dibangunlah sebuah perangkat lunak yang mampu melakukan pencatatan inventarisasi aset komputer secara mendetail meliputi nomor inventaris, list spesifikasi, letak, pengguna, kondisi serta masa atau umur ekonomis aset komputer dan pengelolaan aset komputer yang meliputi penjadwalan perawatan aset komputer secara berkala dan insidentil apabila terjadi kerusakan di luar jadwal perawatan berkala, pencatatan perawatan aset komputer dalam satu dokumen log history maintanance, penghitungan nilai aset dan penyusutannya serta penghapusan aset komputer apabila aset telah melewati masa / umur ekonomisnya atau aset rusak yang tidak diperbaiki lagi. Aplikasi juga dibangun untuk bisa memberikan laporan kepada user perihal log history maintanance aset yang ingin dicari serta jumlah dan kondisi aset yang ada di dalam perusahaan, baik yang sedang dioperasionalkan maupun yang ada di dalam gudang. METODE Manajemen Aset Secara umum, msanajemen aset didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dikaitkan dengan mengidentifikasi aset apa yang diperlukan, bagaimana cara mendapatkannya, cara mendukung dan memeliharanya, serta cara membuang atau memperbaruinya sehingga aset tersebut secara efektif dan efisien dapat mewujudkan sasaran / objektif. Sedangkan manajemen aset secara khusus didefinisikan sebagai serangkain disiplin, metode, prosedur, dan tool untuk mengoptimalkan dampak bisnis keseluruhan atas biaya, kinerja dan paparan resiko (terkait dengan ketersediaan, efisiensi,

3 umur pakai, dan regulasi / keselamatan / kepatuhan pada aturan lingkungan hidup) dari aset fisik perusahaan. Dalam manajemen aset sendiri, dikenal dengan adanya suatu siklus hidup pengelolaan aset yang biasa disebut dengan Lifecycle Asset Management, terdiri dari (Sudrajat, 2007) : a. Asset planning (perencanaan aset) meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelangan. b. Asset creating / acquisition (pengadaan aset) merupakan pengadaan atau peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan di luar tahun pembiayaan. c. Financial Management (manajemen keungan) merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan kepemilikan aset, termasuk pengadaan / akuisisi, operasi, maintenance, rehabilitasi, pembaruan, depresiasi dan pembungan dan pengambilan keputusan yang mendukung keefektifakn biaya yang dikeluarkan. d. Asset operation and maintenance (perawatan dan pengoperasian aset) mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja dan pengendalian aset dari hari ke hari dan biaya yang beruhubungan dengannya, yang merupakan komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek. e. Asset condition and performance (kondisi dan kinerja aset) dimana kinerja aset berhubungan dengan pada kemampuan dari aset untuk memenuhi target dari level layanan dan kondisi aset mencerminkan kondisi fisik dari aset. f. Asset rehabilitation / replacement (rehabilitasi / penggantian aset) adalah upgrade atau penggantian yang cukup signifikan dari sebuah aset atau komponen aset untuk mengembalikan aset kepada kondisi dan kinerja yang dibutuhkan. g. Aset disposal / rasionalisation (pembuangan / rasionalisasi aset) adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk dirawat atau direhabilitasi. h. Asset management review (reviu manajemen aset) melibatkan regulasi internal dan audit independen untuk meyakinkan siklus peningkatan aset manajemen yang kontinyu dan untuk mencapai atau memelihara praktik terbaik bagi perusahaan. Penetapan Metode Penyusutan Menurut Buletin Teknis Akuntansi Penyusutan Metode pneyusutan bebas untuk dipilih. Secara umum metode garis lurus, metode saldo menurun dan metode unit produksi selalu diasosiasikan dengan tingkat kerumitan perhitungan penyusutannya. Dalam hal ini, metode garis luru adalah metode yang paling populer karena dirasakan paling sederhana. Yang paling dirasa rumit, adalah metode saldo menurun berganda. Akan tetapi, di luar dari pertimbangan kerumitan, sebenarnya metode penyusutan dapat dikaitkan dengan karakteristik aset dan cara serta intensitas pemanfaatannya. Jika unit manfaat bersifat spesifik dan terkuantifikasi, maka perhitungan penyusutan yang lebih logis dan proporsional dapat dilakukan dengan memamaki metode unit produksi. Jika intensitas pemanfaatan bersifat menurun dalam artian pemanfaatan di masa awal pengabdian aset tetap lebih intensif daripada di akhir, maka perhitungan penyusutan yang lebih logis dan proporsional dapat dilakukan dengan memakai metode saldo menurun berganda. Akan tetapi jika unit masa manfaat kurang spesifik dan tidak terkuantifikasi atau kalaupun spesifik dan terkuantifikasi tetapi perhitungan hendak dilakukan semudah mungkin, maka perhitungan penyusutan 3

4 yang lebih logis dan proporsional dapat dilakukan dengan memakai metode garis lurus. Perhiutngan Penyusutan Garis Lurus (Straight Line Method) Metode garis lurus lebih melihat aspek waktu daripada aspek kegunaan. Dalam metode penyusutan garis lurus, beban penyusutan untuk tiap tahun nilainya sama besar dan tidak dipengaruh dengan hasil/output yang diproduksi. Perhitungan tarif penyusutan untuk metode garis lurus adalah sebagai berikut: Harga Perolehan Nilai Sisa / Estimasi Umur Kegunaan = Tarif Penyusutan Nilai buku tidak boleh lebih kecil dari nilai sisa. Metode penyusutan ini mempunyai kelebihan dan kelamahan. Kelebihan dari metode ini adalah : 1. Mudah digunakan dalam praktek, 2. Lebih mudah dalam menentukan tarif penyusutan Kelemahan dari metode penyusutan ini adalah : 1. Beban pemeliharaan dan perbaikan dianggap sama setiap periode nilai residu nol. Hitunglah besar nilai penyusutan per tahun Jawaban : 1. Besar nilai penyusutan per tahun adalah Rp , didapat dari (Rp ) : 5 2. Tabel Penyusutan dengan Metode Garis Lurus Tabel 1. Penyusutan dengan Metode Garis Lurus Nilai Buku Akumulasi Tahun Penyusutan Akhir Penyusutan Tahun Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Manfaat ekonomis aktiva setiap tahun sama 3. Beban penyusutan yang diakui tidak mencerminkan upaya yang digunakan dalam menghasilkan pendapatan. 4. Laba yang dihasilkan setiap tahun tidak menggambarkan tingkat pengembalian yang sesungguhnya dari umur keguanaan aktiva (dalam matching principle, beban penyusutan harus proporsional pada penghasilan yang dihasilkan). Contoh Soal: Sebuah mesin giling menunjukkan bahwa kos perolehannya adalah Rp dan umur manfaatnya ditaksir selama 5 tahun dengan asumsi 4

5 PERANCANGAN SISTEM Model Pengembangan 1. Proses Pengadaan Aset Komputer Proses pengadaan aset komputer adalah proses mengadakan aset komputer untuk menggantikan aset komputer lama yang telah rusak atau telah habis masa pakainya dengan komputer baru. Proses pengadaan aset komputer pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur dilakukan dengan mekanisme e- procurement yang penjabarannya telah dijelaskan pada analisis masalah pada bagian identifikasi masalah di atas. Pada karya ilmiah ini, pengadaan aset komputer hanya membahas mengenai output dari e-procurement yaitu daftar aset komputer baru hasil dari pengadaan aset komputer. 2. Proses Inventarisasi Aset Komputer Proses inventarisasi aset komputer adalah proses menginventarisasi aset aset komputer hasil dari proses pengadaan aset komputer sebelumnya, merekam spesifikasi komputer ke dalam database, memberikan umur ekonomis dan nilai perolehan kepada aset aset komputer tersebut. Informasi informasi yang diinputkan Gambar 1. Diagram Blok Sistem Informasi Inventarisasi dan Pengelolaan Aset Komputer Model pengembangan yang akan digunakan berupa diagram blok seperrti gambar 3.3 di atas menggambarkan input, proses dan output sebagai berikut : pada proses inventarisasi antara lain: Spesifikasi komputer meliputi Random Access Memory (RAM), Hard disk, Processor, Motherboard. Virtual Graphic Adapter (VGA), umur ekonomis dari aset komputer dimana pada karya ilmiah ini adalah 4 (empat) tahun 5

6 Tanggal perolehan aset komputer yang didapatkan dari tanggal komputer datang setelah pengadaan Nilai perolehan yang didapatkan dari harga pembelian dari aset komputer, tanggal habis masa pakai yang didapatkan dari selisih antara tanggal perolehan dan umur ekonomis komputer, serta Rata rata operasional penggunaan dari aset komputer Nama pengguna dan divisi dari pengguna aset komputer 3. Proses Perhitungan Penyusutan Aset Komputer Proses perhitungan penyusutan aset komputer mencakup perhitungan nilai aset secara keseuluran, besarnya nilai penyusutan dari aset komputer dan sisa nilai buku dari keseluruhan total aset komputer. Berdasarkan pasal 11 Undang Undang no.7 tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang Undang no.10 tahun 1994, aset komputer memiliki masa manfaat atau umur ekonomis selama 4 (empat) tahun. Sedangkan metode perhitungan nilai penyusutan, dikaitkan dari aset komputer adalah bulanan dan asumsi nilai residu sama dengan nolproses Penjadwalan dan Pencatatan Perawatan Aset Komputer Terdapat dua jenis penjadwalan perawatan aset komputer dalam aplikasi yang akan dibangun yaitu: penjadwalan perawatan rutin dan penjadwalan perawatan insidentil. Penjadwalan perawatan rutin dilakukan setiap dua bulan sekali dari tanggal perolehannya. Sedangkan penjadwalan perawatan insidentil dapat dilakukan sewaktu waktu apabila pengguna menghendaki perawatan terhadap aset komputer di luar jadwal perawatan rutin dengan ketentuan pemesanan yaitu tidak kurang dari 3 hari sebelum jadwal perawatan rutin. Pencatatan perawatan aset komputer dilakukan oleh teknisi berdasarkan jadwal perawatan aset komputer dengan mencatatkan hasil perawatan ke dalam log history maintenance. Penggantian komponen aset komputer pada saat perawatan juga harus dicatatkan ke dalam log history maintenance. Bila terdapat kerusakan yang tidak bisa ditangani oleh teknisi, maka komputer dianggap rusak dan secara otomatis masuk ke dalam daftar dengan karakteristik aset dan cara serta penghapusan aset komputer. intensitas pemanfaatannya menurut Buletin Teknis Akuntansi Penyusutan dan keseragaman perhitungan nilai aset di dalam perusahaan, menggunakan metode garis lurus / straight-line method dimana periode perhitungan penyusutan 6 4. Proses Penggantian Komponen Aset Komputer Proses penggantian komponen pada aset komputer merupakan proses mengganti komponen komponen yang rusak pada aset komputer pada saat dilakukan pemeliharaan

7 untuk kemudian dicatatkan ke dalam log history maintenance dan disimpan ke dalam database. Teknisi menginputkan kode aset dari komputer yang dilakukan penggantian komponen, kemudian muncul spesifikasi aset komputer seperi RAM, Hard drive, VGA, Processor dan Motherboard beserta list list komponen penggantinya. Terdapat dua jenis penggantian komponen aset komputer yaitu penggantian komponen minor dan penggantian komponen mayor. Penggantian komponen minor seperti : RAM, hard disk, VGA sedangkan penggantian komponen mayor seperti: motherboard, processor. Penggantian komponen secara otomatis meng-update spesifikasi aset komputer yang sebelumnya telah dilakukan pada proses inventarisasi aset komputer dengan asumsi penggantian komponen komputer tidak menambah nilai perolehan dan umur ekonomis dari aset komputer. 5. Proses pemantauan kondisi fisik dan nilai kemanfaatan aset Proses pemantauan kondisi fisik aset komputer berfungsi untuk memantau kondisi fisik dari aset aset komputer yang ada di dalam perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut: Tabel 2. Tabel Referensi Pemantauan Kondisi Fisik Aset Komputer No Kondisi Deskripsi 1 Baik 2 Wajar 3 Cukup 4 Buruk Telah dipergunakan dan belum pernah dilakukan perbaikan, kondisi prima Telah dipergunakan dan pernah dilakukan perbaikan, masih memerlukan beberapa perbaikan serta penggantian komponen minor seperti : RAM, Hard disk, VGA Telah dipergunakan dan pernah dilakukan perbaikan, masih memerlukan beberapa perbaikan serta penggantian komponen mayor seperti : motherboard, processor Dalam keadaan rusak, tidak dapat dipergunakan dan diperbaiki lagi Sedangkan proses perhitungan nilai kemanfaatan aset komputer berfungsi untuk mencari prosentase asset utilization aset komputer tiap unit usaha di dalam perusahaan dengan menggunakan rumus rata rata penggunaan aset komputer berbanding dengan maksimal jam operasional perusahaan Semakin besar angka asset utilization pada satu unit usaha, maka semakin besar nilai kemanfaatan komputer pada unit usaha tersebut. 6. Proses Pembuangan dan Peremajaan Aset Komputer Asset Utilization = Rata Rata Penggunaan / Jam Operasional Perusahaan Maksimal Aset komputer yang akan habis masa ekonomisnya atau masa penggunaannya memiliki opsi untuk diremajakan kembali atau diganti dengan yang baru. 7

8 Aset komputer yang diremajakan akan HASIL DAN PEMBAHASAN ditambah 1 (satu) tahun tambahan untuk masa ekonomisnya. Apabila masa perpanjangan peremajaan telah habis, maka komputer tidak diremajakan kembali dan secara otomatis akan masuk ke dalam daftar penghapusan aset komputer. Aset aset komputer yang tidak diremajakan akan masuk ke dalam daftar penghapusan aset komputer. Pembuangan aset komputer berfungsi Gambar 1 Laporan Aset Komputer Terinventarisasi untuk menghapuskan aset pada daftar penghapusan aset komputer, menunjukkan bahwa komputer - komputer tersebut tidak lagi digunakan oleh perusahaan dan kemudian disimpan di dalam gudang. 7. Proses Perencanaan Pengganggaran Pengadaan Aset Komputer Daftar penghapusan aset komputer kemudian digunakan sebagai dasar untuk Gambar 2 Log History Maintenance Aset Komputer melakukan perencanaan penganggaran pengadaan aset komputer. Level spesifikasi aset komputer dan nilai perolehan dari aset komputer inaktif tersebut digunakan sebagai jumlah besaran anggaran dalam perencanaan penganggaran pengadaan aset komputer. Gambar 3 Laporan Jadwal Perawatan Rutin 8

9 Gambar 7 Detail laporan jumlah aset komputer Gambar 4 Laporan Kondisi Aset Komputer Gambar 8 Laporan Jumlah Aset Komputer Habis pakai Gambar 5 Laporan Nilai Penyusutan dan Nilai Buku Gambar 9 Detail Laporan Jumlah Aset Komputer Habis pakai Gambar 6 Laporan jumlah aset komputer dengan umur ekonomis kurang dari satu tahun 9 Gambar 10 Laporan Daftar Aset Komputer Yang Diremajakan

10 Gambar 11 Detail Laporan Aset Komputer Yang Diremajakan SIMPULAN Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap Rancang Bangun Sistem Informasi Inventarisasi dan Pengelolaan Aset Komputer PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi dapat melakukan proses pencatatan inventarisasi dan pengelolaan aset komputer. 2. Aplikasi mampu memberikan pelaporan berkala mengenai jumlah kondisi aset, menjadwalkan perawatan rutin secara periodik dan insidentil, mencatatkan hasil perawatan ke dalam satu log history maintenance, menghitung nilai penyusutannya dan menghapus aset-aset yang telah rusak dan melewati umur ekonomisnya. Gambar 12 Laporan Penghapusan Aset Komputer Gambar 13 Detail Laporan Penghapusan Aset Komputer RUJUKAN Keputusan Direktur PT PLN (Persero) Nomor 305.K/DIR/2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang / Jasa. S.R, Soemarso Akuntansi Suatu Pengantar Buku 2 Edisi Keempat. Jakarta: Rineka Cipta. Suhairi Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset (Studi Kasus pada PT Ciptakridatama). Jakarta: Universitas Gunadarma. Waluyo Akuntansi Pajak Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat 10