Bab 1 Mengenal Microsoft Excel 2003

Transkripsi

1

2 Bab 1 Mengenal Microsoft Excel 2003 Microsoft Excel atau yang sering disebut dengan Excel merupakan aplikasi pengolah data atau spreadsheet yang populer. Aplikasi ini telah berkembang pesat hingga beberapa versi seperti Excel 2000, Excel XP, Excel 2003, Excel 2007 dan yang terbaru Excel Dengan menggunakan Excel kita akan dipermudah dalam pengolah data dalam setiap pekerjaan kita. Misal kita akan membuat neraca atau penghitungan yang membutuhkan ketepatan dan akurasi tinggi. Dalam modul ini kita akan menjelaskan pengunaan Excel Memulai Excel 2003 Untuk membuka aplikasi Excel 2003 kita dapat mengklik icon Excel yang ada pada layer desktop atau menggunakan menu Start All Program Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 hingga muncul tampilan lembar kerja Excel. Menu Microsoft Excel 2003 Tampilan Area Kerja / Workbook Excel Selanjutnya, jika kita ingin menutup aplikasi Excel cukup dengan mengklik tombol Close pada window kana atas atau dengan memilih menu File Exit. TIM UPT Komputer 2

3 2. Lembar Kerja Excel 2003 Tak kenal maka tak sayang.yup itu bisa diumpamakan kalau kita bisa membuka Excel 2003 tapi tidak mengenal beberapa bagian-bagian dan tools maka kita tidak akan mudah untuk menggunakan Excel. Dalam workbook Excel dapat dikenal beberapa bagian seperti tergambar dibawah ini : Bagian-bagian Workbook Excel Title Bar, menunjukan nama file yang sedang aktif. Menu Bar, berisi menu dan submenu yang berisi perintah untuk membantu penggunaan Excel. Pointer (sel aktif), sel yang sedang aktif dan dapat langsung diisi atau diperbaiki. Toolbar, sekumpulan icon-icon yang berisi perintah-perintah pendek dalam Excel. Formula Bar, berfungsi untuk menuliskan data, persamaan dan rumus yang akan ditampilakn dalam sel. Scroollbar, berfungsi untuk menggulung layar dengan mouse yang terdiri dari Scroollbar Vertical untuk menggulung layer dari atas ke bawah dan Scroollbar Horisontal untuk menggulung layer ke kiri dan kanan. Task Pane, jendela di sebelah kanan worksheet untuk membantu proses dalam Excel. Nama Sheet, berisi beberapa nama sheet yang terdapat dalam workbook. 3. Workbook, Worksheet, Sel dan Range. Saat pertama kali kita membuka aplikasi Excel, maka akan terlihat lembar kerja yang disebut dengan Workbook dengan nama Book1. Dalam satu workbook dapat tersdiri dari beberapa Sheet. Secara default kita akan terdapat 3 sheet ( Sheet 1, Sheet 2 dan Sheet 3). Kita dapat menambahkan sheet baru ataupun menamainya sesuai dengan keinginan kita. TIM UPT Komputer 3

4 Setiap sheet terdiri dari beberapa kolom mulai dari kolom A hingga IV dan bebrapa baris yang dimulai dengan baris 1 hingga Pada lembar kerja inilah anda melakukan entri, format dan mengolah data sesuai dengan keinginan. Dalam lembar kerja (sheet) memuat beberapa sel (Cell) dan Range, sel (Cell) merupakan perpotongan atau pertemuan antara kolom dan baris. Setiap sel memiliki nama sesuai dengan kolom dan baris yang membentuknya, missal kolom B dengan baris 2, maka nama sel adalah B2 ditandai dengan bingkai yang lebih tebal disbanding sel lain. Sedangkan Range merupakan kumpulan dari beberapa sel yang membentuk persegi. Misalnya sel D3, D4 hingga G6 membentuk sebuah persegi dan disebut Range D3:G6. 4. Toolbar Di Excel 2003 Tampilan, Sel B2 dan Range D3:G6. Toolbar merupakan kumpulan dari beberapa perintah pendek (shortcut) untuk mempercepat proses pekerjaan. Kita dapat menampilkan atau menyembunyikan toolbar dengan memilih menu View Toolbar. Kemudian beri tanda cek pada daftar toolbar yang akan kita tampilkan. Contoh kita cek toolbar Drawing, maka akan muncul toolbar Drawing pada bagian bawah workbook. Tampilan list toolbar 5. Entry Data Tampilan toolbar Drawing. Setelah worksheet terbuka, maka kita telah siap untuk mengntry data. Cara paling mudah yaitu dengan memilih salah satu sel contoh sel A2, kemudian ketikan kata TIM UPT Komputer 4

5 DAFTAR STOK OBAT. Selanjutnya ada beberapa tips untuk mengentry data, antar lain : a. Setelah menuliskan data pada sel, kita klik Enter untuk pindah ke sel dibawahnya. b. Untuk pindah ke sel kanan, kiri atau atas dan bawah, kita dapat menggunakan tombol panah yang ada pad keyboard. Tampilan data yang telah dientry 6. Membuat, Menyimpan & Membuka File Excel Membuat Data Sering kali kita mengolah data memerlukan beberapa workbook, untuk membuat workbook baru tidak perlu dengan membuka aplikasi Excel yang baru lagi. Kita cukup dengn memilih menu File New atau tekan tombol Ctrl N secara bersamaan. Hingga muncul workbook yang baru. Menyimpan Data Untuk menyimpan hasil pekerjaan kita pada aplikasi Excel dapat dilakukan dengan cara : a. Klik menu File Save.. atau tekan tombol Ctrl + S secara bersamaan hingga muncul kotak dialog penyimpanan. b. Kemudian pilih pada direktori mana anda akan menyimpan file hasil pekerjaan dengan memilih combobox Save in :. Tampilan kotak dialog penyimpanan file. c. Beri nama file tersebut pada kotak File name :, contoh disini kita gunakan nama hasil. d. Hasil pekerjaan anda akan tersimpan dengan type file.xls, contoh disini hasil.xls. TIM UPT Komputer 5

6 Membuka data Selain bekerja dengan data yang baru, ia juga dapat bekerja menggunakan data lama yang telah kita buat. Langkah-langkah membuka file antara lain : a. Pilih menu File Open atau kita tekan tombol Ctrl + O hingga terbuka kotak dialog Open File. b. Selanjuntya kita pilih direktori dimana anda menyimpan file. c. Pilih file akan dibuka dengan klik 2 kali atau klik 1 kali file, kemudian klik tombol Open. TIM UPT Komputer 6

7 Bab 2 Lambar Kerja (Worksheet) Dalam penyelesaian pengolahan data di Excel tidak lepas dengan pengaturan lembar kerja, sehingga hasil tampak rapi dan menarik. 1. Melebarkan Kolom. Jika kita mengetikkan data pada suatu sel melebihi lebar sel, maka sebagain teks tersebut akan tidak terlihat. Kita dapat menampakkan sebagian teks tersebut dengan langkah sebagai berikut ; a. Tempatkan mouse pointer disebelah kanan kolom yang akan diubah menjadi anak panah 2 arah. Tampilan merubah lebar kolom b. Kemudian klik dan jangan dilepas. Geser (drag) hingga lebar kolom sesuai dengan keinginan kita. Tampilan hasil kolom yang telah dilebarkan. Selain dengan cara mendrag, kita juga dapat mengatur lebar kolom dengan cara lain, yaitu : a. pilih kolom yang akan kita lebarkan. TIM UPT Komputer 7

8 Tampilan piliahn kolom yang akan dilebarkan. b. Pilih menu Format Column Width, hingga muncul kotak dialog Column Width isikan lebar kolom yang diinginkan. 2. Merubah Tinggi Baris Kotak dialog Column Width. Untuk merubah tinggi sebuah baris kita dapat melakukannya dengan cara drag manual dengan langkah sebagai berikut. a. Tempatkan mouse pointer disebelah bawah dari nomor baris yang akan dirubah tingginya. (petunjuk mouse akan berubah menjadi tanda panah dua arah). Tampilan mengubah tinggi suatu baris. b. Klik dan jangan dilepas, drag atau geser ke arah bawah hingga ukuran yang diinginkan. Selain itu kita juga dapat menubah tinggi suatu baris dengan cara memilih yang diinginkan kemudian klik menu Format Row, hingga muncul kotak dialog Row Height dan isikan ketinggian yang diinginkan. 3. Menyisipkan Kolom dan Baris. Kotak dialog Row Height Untuk menyisipkan kolom diantara kolom yang telah terbentuk dapat dilakukan dengan cara : a. Pilih kolom yang diinginkan, contoh disini kolom C. TIM UPT Komputer 8

9 Pilihan kolom C b. Kemudian klik kanan pilih menu Insert hingga muncul kotak dialog Insert. Kotak dialog Insert c. Pilih Entire column dan klik OK, maka akan ada satu kolom baru yang masih kosong pada kolom C. Tampilan kolom baru pada kolom C. Cara yang hampir sama digunakan untuk menyisipkan baris diantara baris yang lain. Langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Pilih baris yang diinginkan, contoh baris ke 7. Pilihan pada baris ke 7. TIM UPT Komputer 9

10 b. Kemudian klik kanan pilih menu Insert hingga muncul kotak dialog Insert. Kotak dialog Insert c. Pilih Entire row dan klik Ok, maka akan muncul baris baru yang kosong pada baris ke Menghapus Kolom dan Baris. Tampilan baris baru pada baris ke 7. Sering kita dalam bekerja di Excel menyisakan kolom atau baris yang tidak bergun, salah ataupun sisa. Kita dapat menghapus kolom atau baris tersebut dengan cara : a. Pilih kolom atau baris yang akan dihilangkan. Baris 10 dan 11 dipilih yang akan dihapus. b. Kemudian kita klik kanan pilih menu Delete hingga muncul kotak Dialog Delete. Kotak Dialog Delete dengan pilihan entire row. TIM UPT Komputer 10

11 c. Jika ingin menghilankan kolom maka pilih Entire column atau Entire row jika ingin menghilangkan baris. Contoh disini kita pilih Entire row hingga baris yang kita pilih tadi terhapus. Baris 10 dan 11 yang terhapus. 5. Menyalin dan Memindahkan Isi Sel. Seperti halnya kita mengetik di Word kita dapat menyalin/ Copy dan memindahkan/ Cut teks, di Excel kita dapat menyalin dan memindahkan teks yang ada pada sel. Untuk menyalin isi sel, dapat kita lakukan dengan cara : a. Pilih baris atau kolom yang akan disalin. 2 kolom yang akan disalin isi sel-nya. b. Kemudian klik kanan sel yang telah dipilih dan klik menu Copy. c. Pilih salah satu sel yang akan disi dengan data yang sama dan klik kanan pilih Paste. Hasil salinan data yang diletakkan pada samping kanan sel awal. Sedangkan untuk memindahkan isi sel, kita dapat melakukan dengan cara : a. Pilih kolom atau baris yang akan dipindahkan. Baris yang akan dipindahkan. b. Kemudian klik kanan dan pilih menu Cut. c. Pilih salah satu sel dan klik kanan pilih Paste untuk meletakkan data yang telah Cut. TIM UPT Komputer 11

12 Tampilan hasil memindahlan baris 7 ke 11. TIM UPT Komputer 12

13 Bab 3 Format Data. Hal yang penting dalam membuat suatu data agar tampak menarik yaitu dengan mengubah format-format tertenu baik teks, ukuran, warna hingga perataan. 1. Format Huruf dan Ukuran Huruf Langkah-langkah untuk memformat jenis dan ukuran teks antara lain : a. Klik sel yang akan kita format yang berisi teks. b. Selanjutnya pilih jenis font yang diinginkan pada toolbar Font, contoh disini dipilih Georgia. Pengaturan font dengan jenis Georgia. c. Jika ingin mengubah ukuran font, kita pilih ukuran yang ada pada toolbar Font Size. d. Untuk mengubah style dari font seperti tebal/ Bold, miring/ Italic dan garis bawah/underline kita klik jenis style yang ada pada toolbar Style Font. Tampilan teks dengan jenis font Georgia, ukuran 14, font style Bold dan Italic. Selain menggunakan cara diatas, kita juga dapat mengubah format teks yang ada pada sel dengan cara blok teks tersebut kemudian klik kanan pilih menu Format Cells hingga muncul kotak dialog Format Cells. Pada kotak dialog ini kita bisa mengatur format teks dari jenis, ukuran, style hingga efek. TIM UPT Komputer 13

14 Kotak dialog Format Cells untuk teks. 2. Perataan Teks Sering kali kita mengatur pertaan teks agar tampilan menjadi rapi. Perataan ini disesuaikan dengan ukuran sell. Untuk meratakan teks, kita pilih/ klik salah satusel. Kemudian kita kita pilih jenis perataan yang diinginkan pada toolbar Formating seperti Left, right, Center dan Justify. 3. Menggabungkan beberapa sel. Hasil format perataan jenis Center. Penggabungan beberapa sel dapat dilakukan untuk beberapa sel yang ada pada satu baris, satu kolom atau pun dalam sartu range. Tahapan untuk menggabungkan sel antara lain: a. Pilih sell-sell yang dinginkan, contoh disini kita memilih 2 sel. 2 sell terpilih yang akan digabung. b. Selanjutnya pilih menu Merge and Center pada toolbar Formating. c. Hasilnya akan 2 sell tersebut akan menjadi satu sell dengan format peratan tengah/ center. TIM UPT Komputer 14

15 Hasil penggabungan dalam satu baris dan perataan tengah. d. Untuk menggabungkan 2 sell dalam satu kolom atau satu range dapat dilakukan dengan cara ke a s/d c. 4. Format Bingkai/ Border Bingkai/ Border sering digunakan untuk memperjelas bentuk data berupa tabel. Untuk membuat bingkai, kita pilih sell atau range yang akan diberi border. Range yang terpilih untuk diberi border/ bingkai. Kemudian klik menu Borders pada toolbar Formating dan pilih jenis border yang diinginkan. Range yang telah diberi border dengan jenis All Borders. TIM UPT Komputer 15

16 Bab 4 Format Angka 1. Mengatur List Separator Tanda baca merupakan hal yang penting dalam pengolahan data dalam Excel seperti format data atau penulisan rumus/ fungsi. Contoh jika dalam penulisan format rupiah di Indonesia adalah Rp ,00 dimana tanda titik (.) untuk pemisah ribuan dan koma (,) pemisah desimal. Hal ini tidak sesuai dengan standar internasional yang menjadikan koma(,) sebagai pemisah ribuan dan titik (.) sebagai pemisah sehingga menjadi Rp, 1,500, Pastinya kita akan dibikin pusing untuk membaca format tersebut. Tanda pbaca ini dapat disesuaikan dengan List Separoator yang ada pada Sistem Operasi Windows atau MS-Windows. Tahapan untuk pengaturan tanda baca sebagai berikut : a. Buka Control Panel pada menu Start Control Panel dan pilih Regional and Language Options hingga muncul kotak dialog seperti dibawah ini. Kotak dialog Regional and Language Options. b. Kemudian pilih format penomoran disesuaikan standar negaranya. Kita pilih Indonesian dan klik Customize hingga muncul kotak dialog Custumize Regional Options yang berfungsi untuk mengatur tanda baca atau List Separator. TIM UPT Komputer 16

17 Kotak dialog Custumize Regional Options c. Ubah dengan format yang diinginkan kemudian klik Apply dan OK untuk menggunakan format yang baru. Sebagai saran, gunakanlah standar yang sesuai dengan negara tempat tinggal. Tanda baca yang perlu diperhatikan yaitu : Decimal symbol = koma (,) Digit grouping symbol = titik (.) List separator = titik koma (;) Tanda baca diatas merupakan standar penggunaan format angka dan rumus yang standar Indonesian. 2. Format Angka Pengaturan format angka merupakan hal yang paling penting dan wajib dalam pengolahan data di Excel. Format angka akan memudahkan dalam pengolahan dan membaca data. Contoh jika ada bilangan 30 ribu dalam Excel dituliskan dengan Simbol ini kurang nyaman dan kurang mudah dibaca karena tidak ada pemisah ribuannya. Simbol yang lebih nyaman dan mudah dibaca dari adalah Kita dapat merubahnya cukup dengan mengubah format data tanpa harus menambhakan titik (.) secara manual. Langkah-langkah untuk memformat angka sebagai berikut : a. Pilih salah satu sel atau range yang kolom/ baris yang memiliki karakter dalam bentuk angka. Range dengan format angka standar tanpa pemisah ribuan. TIM UPT Komputer 17

18 b. Blok sell tersebut, klik kanan pilih menu Format Cells hingga muncul kotak dialog Format Cells. Kotak dialog Format Cells. c. Pilih menu Number dan cek pilihan Use 1000 separator (.), kemudian klik OK untuk menggunakan format tersebut. Hasilnya akan menunjukan bilangan ribuan akan dipisahkan dengan tanda titik(.). 3. Format Accounting Hasil format angka dengan tanda titik (.) sebagai pemisah ribuan. Sama halnya dengan format angka, format accounting dsangat penting dalam pengolahan angka yang berhubungan dengan jumlah harga atau nilai harga. Sebagai contoh jika ada barang seharga 2 juta, penulisan di Excel adalah format sulit untuk dibaca karena tidak adanya tanda baca pemisah antara 0. Format yang, lebih nyaman dan tepat untuk menyimbolkan 2 juta adalah Rp karena sesuai dengan standar Indonesia yang sering kita gunakan. Tahapan untuk format Accounting antara lain : a. Pilih sel atau range yang memiliki karakter berbetuk angka. Blok range tersebut. Range dengan format angka standar. TIM UPT Komputer 18

19 b. Kemudian klik kanan dan pilih menu Format Cells hingga muncul kotak dialog Format Cells. Kotak dialog Format Cells pada menu Accounting. c. Pilih menu Accounting, pilih format standar Rp (Rupiah). Jika perlu tambahkan jumlah bilangan desimal pada menu Decimal places. Klik OK untuk menggunakan format Accounting tersebut. Hasil pengaturan format Accounting. TIM UPT Komputer 19

20 Bab 5 Rumus dan Fungsi Banyak orang tahu kalau Excel merupakan aplikasi yang berfungsi untuk membuat data dalam bentuk tabel. Sebenarnya fungsi Excel tidak hanya sebatas itu, kehebatan aplikasi Excel antara lain dapat mengolah data menggunakan beberapa fungsi seperti fungsi Matematika, Statistika hingga memuat sebuah database. Pada bab ini kita akan membahas mengenai penggunaan fungsi dan rumus. 1. Menuliskan Rumus & Fungsi Penulisan rumus dan fungsi pada Excel dilakukan pada sell dan diawali dengan tanda sama dengan (=). Sebagai contoh rumus pengurangan antar 9 dan 3 ditulis dengan =9-3. Hasil penghitungan ditampilkan dalam sell yang aktif. Sebagai contoh misalnya menambahkan sel A5 dengan 3, maka penulisanrumusnya adalah =A Operator Matematika & Pembanding Penggunaan rumus dan fungsi dalam Excel erat kaitannya dengan operator Matematika untuk membangun rumus. Operator Matematika tersebut antara alin : Operator Keterangan Contoh ( ) Mengelompokkan operasi matematik =(9*3)+(8-6)+10/2 hasilnya 34 + Plus / penambahan =3+5 hasilnya 15 - Minus / pengurangan =8-6 hasilnya 2 * Perkalian =5*4 hasilnya 20 / Pembagian =10/2 hasilnya 5 % Persen =80*25% hasilnya 20 & Menggabungkan 2 data teks = Bpk & Hairun Tabel operator Matematika Berikut ini beberapa operator pembanding yang sering digunakan untuk membangun rumus : Operator Keterangan < Kurang dari <= Kurang dari sama dengan > Lebih dari >= Lebih dari sama dengan <> Tidak sama dengan = Sama dengan Tabel operator pembanding TIM UPT Komputer 20

21 Sebagai contoh dalam kasus dibawah ini. Tabel daftar pembelian obat. Untuk mencari jumlah harga dari masing-masing item, kita dapat mengalikan antara jumlah dengan harga satuan, langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Klik sell E6 dan ketikkan =, selanjutnya klik sel C6 yang menunjukan jumlah dan ketikan operator perkalian (*). Kemudian klik sel D6 yang menyatakan harga satuan. Atau kita dapat menuliskan rumus yang sama pada bar function. Penulisan rumus pada sell E6 b. Klik Enter untuk menunjukan hasil dari penghitungan rumus. Hasil penghitunga rumus =C6*D6 c. Selanjutnya untuk menghasilkan penghitungan jumlah harga pada tiap-tiap item kita tidak perlu mengetikkan rumusnya. Kita cukup dengan mendrag sell yang pertama hingga ke sell bawah yang memerlukan rumus yang sama. TIM UPT Komputer 21

22 3. Fungsi Statistika Hasil penghitungan pada tiap-tiap item dengan mendrag sell pertama. Fungsi statistika merupakn fungsi yang digunakan dalam penghitungan atas sekumpulan data angka. Fungsi-fungsi tersebut antara lain : Fungsi Keterangan Penulisan SUM Untuk menjumlahkan sederajatan =SUM(number1;number2...) angka AVERAGE Untuk mencari nilai rata-rata dari =AVERAGE(number1;num sekumpulan data. ber2;...) MAX Mencari nilai tertinggi dari =MAX(number1;number2;... sekumpulan data angka. ) MIN Mencari nilai terendah dari =MIN(number1;number2;...) sekumpulan data angka. COUNT Mencari jumlah data yang ada pada suatu range tertentu. =COUNT(value1;value2;...) Tabel operator statistika. Sebagai contoh masih dengan contoh data pada pengenalan operator. Untuk mengetahui sub total dari keseluruhan jumlah harga, tahapannya antar lain : a. Pilih sell E11 pada bagian sub total, kemudian kita ketikan rumus =SUM( dan klik sel jumlah harga yang pertama kemudian tekan Shift lalu klik sell terakhir jumlah harga pada sell E10. Penulisan rumus pada sell E11. b. Tutup rumus tersebut dengan tanda ) dan klik Enter untuk menampilkan hasil perhitungan. c. Cara lain penulisan rumus dapat dilakukan dengan memasukkan rumus pada menu Autosum pada toolbar Formating. Klik rumus Sum maka akan muncul rumus SUM pada sel E11 otomatis dengan penghitungan range (E6:E10). TIM UPT Komputer 22

23 Penggunaan menu toolbar Autosum 4. Fungsi Logika IF Logika IF digunakan untuk menguji suatu pernyatan apabila pernyataan benar, maka pilihan 1 yang akan dipih, sedangkan apabila salah maka pilihan 2 akan dipilih. Secara umum logika IF dapat dituliskan : =IF(logika_test;value_if_true;value_if_false) Artinya apbila ekspresi logical_test benar, maka perintah pada value_if_true aka dijalankan, sebaliknya jika ekspresi logika_test salah maka perintah value_if_false akan dijalankan. Sebagai contoh dalam pemberian huruf dalam data di bawah ini : Contoh data UTS Sebagai patokan pencantuman HURUF berdasarkan besarnya NILAI UTS, yaitu nilai A lebih dari 85 (A>=85), B lebih dari 70 (B>=70), C lebih dari 60 (C>=60), D kurang dari 60 (D<60) dan E kurang dari 50 (E<50). Penulisan rumus dapat dilakukan dengan tahapan : a. Pilih sell J8 pada kolom HURUF, kemudian tuliskan rumus =IF(I8>=80;"A";IF(I8>=70;"B";IF(I8>=60;"C";IF(I8<=60;"D";IF(I8<=50; "E"))))) TIM UPT Komputer 23

24 Penulisan rumus pada sell J11. b. Klik Enter untuk melihat hasil penulisan rumus, jika terjadi kesalahan akan muncul kotak dialog Error. Periksa kembali dan perbaiki rumus yang telah dituliskan. c. Untuk menghasilkan semua nilai tertulis, drag nilai pertama yang telah muncul hingga ke sel yang terakhir. Hasil penulisan rumus pada kolom HURUF. TIM UPT Komputer 24

25 Bab 6 Data Berurutan Dalam Excel kita dapat membuat sebuah data yang terurut seperti no urut, tanggal yang berurutan. Penulisan format ini tidak harus menuliskannyasatu persatu, cukup dengan mendrag sel yang,emjadi acuanurutan pertama. 1. Nomor Yang Berurutan Untuk membuat nomor berurutan secara otomatis dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Pilih salah satu sell yang akan diisi dengan data berurutana, contoh kita tuliskan angka 1 pada sell A10 dibawah tulisan NO. Penulisan pada sell A10. b. Kemudian arahkan pointer pada sudut kanan bawah sell hingga menjadi tanda plus ( + ), tarik pointer kebawah hingga sell yang dinginkan dengan menekan tombol Ctrl. Drag sell A10 hingga A25. c. Lepas pointer dan tombol Ctrl, maka akan muncul data yang berurutan, contoh disini data berurutan 1 hingga 15. TIM UPT Komputer 25

26 2. Tanggal Yang Berurutan Tampilan data berurutan 1 hingga15. Seperti halnya data berurutan angka, kita juga dapat membuat data berurutan dalam bentuk tanggal. Langkah penulisan tanggal berurutan sebagai berikut : a. Pilih salah satu sell, kemudian kita ketikkan tanggal dengan format hari/bulan/tahun, contoh 6 Mei 2010 kita tulis 6/5/2010. Penulisan tanggal 6/5/2010 b. Klik Enter maka akan muncul format penulisan tanggal 6/5/2010 berubah menjadi 06/05/2010. Secara otomatis jika menuliskan tanggal dan bulan yang besarannya 1 digit ( 1 hingga 9) maka bilangan tersebut ditambah nilai 0 didepannya. Format secara otomatis berubah menjadi format standar. c. Selanjutnya untuk mengurutkan tanggal, kita letakkan ponter ke kanan pojok bawah, kemudian drag ke bawah hingga sell yang dinginkan. TIM UPT Komputer 26

27 Drag pointer hingga ke sell yang diinginkan. d. Lepas pointer maka akan muncul data tanggal yang berurutan. Data tanggal yang berurutan. Selain data tanggal dapat kita urutkan, kita juga dapat mengubah format tanggal menjadi berbagai format penulisan tanggal. Sebagai contoh kita menginginkan format tanggal menjadi 6 Mei 2010, maka blok range data tanggal yang akan diubah. Klik kanan, pilih menu Format cells hingga muncul kotak dialog Format cells. Kotak dialog Format Cells TIM UPT Komputer 27

28 Pilih Category Date dan tentukan pilihan Indonesian pada combobox Locate. Selanjutnya pilih format 14 Maret Klik OK untuk menggunakan format tersebut, maka akan muncul format penanggalan 6 Mei 2010 dan seterusnya. Data tanggal berurutan dengan format Indonesia. 3. Mengurutkan Data Dalam Tabel Pengurutan data pada Excel tidak hanya dalam proses pembuatan secara langsung. Data yang telah ada dalam bentuk tabel dapat kita urutkan menurut kolom atau item tertentu. Contoh data dibawah ini. Data Karyawan PT JAYA VIVA JAYA MAHE SEMARANG dalam bentuk tabel. Kita terurut sesuai dengan NO, kita dapat membuat data diatas menjadi lebih rapi serta nyaman dibaca jika kita urutkan sesuai abjad dari nama. Langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Blok atau pilih range B11:F25, kemudian klik menu Data Sort hingga muncul kotak dialog Sort. TIM UPT Komputer 28

29 Kotak dialog Sort b. Pilih NAMA pada combobox Sort By dan klik Ascending untuk pengurutan dari A ke Z, kemudian klik OK untuk melihat hasil pengurutan. Data terurut berdasrakan abjad di bagian NAMA. c. Tabel akan terurut berdasarkan urutan abjad NAMA. Tidak hanya pengurutan berdasrkan satu item atau kolom, kita dapat mengurutkan data berdasarkan pengurutan 2 kolom dengan langkah : a. Pilih kembali range B11:F25 dan klik menu Data Sort hingga muncul kotak dialog Sort. TIM UPT Komputer 29

30 Kotak dialog Sort. b. Pilih BAGIAN pada menu Sort by dan klik Ascending. Selanjutnya pilih KOTA pada menu Then By dan klik Descending. Klik OK untuk menggunakan format ini. c. Maka akan muncul tabel data dengan pengurutan BAGIAN secara Ascending (A ke Z) dan pengurutan KOTA secara Descending (Z ke A). Data tabel dengan pengurutan kolom BAGIAN dan KOTA. 4. Menyaring (Filter) data dengan Autofilter. Autofilter merupakan failitas yang berfungsi untuk meilih atau melacak data secara cepat dan mudah. Langkah untuk memilih data dengan Autofilter anata lain : a. Pilih/ blok range B11:F11 yang merupakan bagian header tabel seperti NO, NAMA dll. b. Klik menu Data Filter Autofilter maka akan muncul tombol segitiga/ dropdown di pojok akan setiap sell. Segitiga ini digunakan untuk memilih item yang akan dijadikan patokan filter. TIM UPT Komputer 30

31 Dropdown pada baris header tabel. c. Jika kita ingin melihat data yang bekerja di bagian Produksi maka kita klik dropdown pada kolom BAGIAN. Pilih item Produksi. Pilihan Produksi utnuk Autofilter. d. Selanjutnya akan muncul data yang bekerja di bagian Produksi. Data hasil autofilter item Produksi. TIM UPT Komputer 31

32 Bab 7 Fungsi Vlookup & Hlookup 1. Fungsi Vlookup Fungsi Vlookup merupakan fungsi yang dignakan untuk mencari nilai di dalam tabel vertikal dengan menggunakan nilai kunci untuk membaca tabel vertikal denga mengunakan nilai kunci sebagai pembanding, serta kolom sumber data yang menunjukan posisi data yang dibaca di kolom tertentu. Bentuk fungsi Vlookup : =VLOOKUP(sel_kunci,range_sumber_data,kolom_sumber_data) Keterangan : a. Sel_kunci = sel yang digunakan sebagai kunci pembacaan tabel. b. Range_sumber_data = range dari tabel yang akan dibaca dimana kolom pertama berisi nilai pembanding yang aakan dibandingkan dengan sel_kunci. c. Kolom_sumber_data = nomor urut kolom yang digunakan sebagai fungsi pembacaan sumber data. Contoh penggunaannya yaitu kita akan memunculkan nilai HURUF dan PREDIKAT berdasarkan nilai kunci NILAI UTS. Dengan tabel sumber data dibawah ini. Tabel Nilai UTS dalam bentuk awal. Tabel sumber data nilai. Tahapan untuk mendapatkan nilai HURUF antara lain : a. Pilih sel pada kolom HURUF yang akan diberi nilai, disini kita pilih sel J7. Kemudian tuliskan =VLOOKUP (. b. Selanjutnya klik sel kunci I7 atau tuliskan saja I7 diakhiri tanda titik koma (;). Penulisan fungsi Vlookup. TIM UPT Komputer 32

33 c. Kemudian kita pilih range B23:D27 sebagai sumber data dan klik F4 untuk mengabsolutkan range tersebut hingga pada lanjutan rumus Vlookup range B23:D27 berubah menjadi $B$23:$D$27 serta diakhiri tanda titik koma (;). Range sumber data. Rumus Vlookup telah dilengkapi dengan range sumber data yang telah diabsolutkan. d. Selanjutnya kita tuliskan no urut kolom sumber data yang akan dimunculkan, disini kita tuliskan 2 dan ditutup dengan tanda kurung tutup ) hingga rumus kahir menjadi =VLOOKUP(I7;$B$23:$D$27;2). e. Klik enter untuk melihat hasil dan drag ke bawah untuk melihat hasil keseluruhan. Hasil fungsi Vlookup =VLOOKUP(I7;$B$23:$D$27;2). f. Untuk memunculkan nilai PREDIKAT kita dapat melakukan tahapan a-e dengan nilai kolom sumber data kita tuliskan 3. Penamaan Range. Dalam penulisan range sumber data rumus Vlookup dapat kita wakili dengan penamaan range agar lebih nyaman dan mudah dibaca. Penamaan dapat dilakukan sebelum penulisan rumus. Tahapan untuk penamaan range antara lain : a. Pilih range sumber data yang akan digunakan. Range sumber data. b. Selanjutnya pilih menu Insert Name Define hingga muncul kotak dialog Define Name. Beri nama range tersebut, contoh disini kita beri nama NILAI_VLOOKUP, kemudian klik OK. TIM UPT Komputer 33

34 Kotak dialog Define Name c. Kemudian kita tuliskan fungsi Vlookup pada sel yang akan diberi nilai HURUF menjadi =VLOOKUP(I7;. Selanjutnya kita masukkan nama range sumber data dengan memilih menu Insert Name Paste hingga muncul kotak dialog Paste Name. Pilih nama range NILAI_VLOOKUP, klik OK untuk memasukkan ke dalam fungsi hingga menjadi =VLOOKUP(I7;NILAI_VLOOKUP;. Kotak dialog Paste Name. d. Akhiri fungsi dengan menuliskan kolom sumber data yaitu 2 dan ditutup dengan kurung tutup ) hingga rumus menjadi =VLOOKUP(I7;NILAI_VLOOKUP;2). Klik enter untuk melihat hasil. 2. Fungsi Hlookup Fungsi Hloogkup merupakan fungsi yang digunakan untuk membaca table horizontal dengan menggunakan nilai kunci perbandingan serta serta baris sumber data yang menunjukkan posisi data yang dibaca di baris tertentu. Bentuk fungsi Hlookup : =HLOOKUP(sel_kunci,range_sumber_data,baris_sumber_data) Keterangan : a. Sel_kunci = sel yang digunakan sebagai kunci pembacaan tabel. b. Range_sumber_data = range dari tabel yang akan dibaca dimana baris pertama berisi nilai pembanding yang akan dibandingkan dengan sel_kunci. c. Baris_sumber_data = nomor urut baris yang digunakan sebagai fungsi pembacaan sumber data. Contoh penggunaannya adalah untuk menuliskan nilai HURUF dan PREDIKAT pada table Nilai UTS dibawah ini. TIM UPT Komputer 34

35 Dengan tabel sumber data dibawah ini. Tabel data Nilai UTS. Tabel sumber data Hlookup. Tahapan untuk penulisan fungsi Hlookup untuk kolom PREDIKAT antara lain: a. Pilih sel pada kolom PREDIKAT yang akan diberi nilai. b. Kemudian tuliskan rumus =HLOOKUP( dan klik sel kunci yang akan menjadi nilai pembanding serta diakhiri tanda titik koma, disini kita menggunakan I7 hingga rumus menjadi =HLOOKUP(I7;. c. Selanjutnya pilih range yang menjadi sumber data, disini kita menggunakan range G22:K24 dan klik F4 untuk mengabsolutkan range tersebut hingga rumus menjadi =HLOOKUP(I7;$G$22:$K$24;. Range G22:K24 sebagai sumber data. d. Terakhir kita tuliskan uturan baris smuber data yang akan dituliskan di kolom PREDIKAT, disini kita tuliskan 3 dan ditutup dengan kurung tutup ). Klik Enter untuk melihat hasil fungsi Hlookup serta drag kebawah sel pertama hingga ke bawah untuk melihat keseluruhan. Hasil fungsi Hlookup e. Untuk penggunaan range dengan nama tersendiri kita dapat lakukan dengan cara penamaan range pada pembahasan Fungsi Vlookup. TIM UPT Komputer 35

36 Bab 8 Bekerja dengan Gambar 1. Chart Chart atau yang sering kita sebut dengan diagram merupakan bentuk objek yang menggambarkan nilai dalam suatu data. Diagram dalam Excel dapat berbentuk kolom, pie, titik hingga garis. Tahapan untuk membuat chart/ diagram dalam worksheet antara lain : a. Munculkan kotak dialog chart dengan mengklik menu Chart Wizard pada toolbar standar atau dengan memilih menu Insert Chart. Kotak Dialog Chart Wizard. b. Kemudian pilih jenis chart yang akan digunakan pada kolom Chart Type, klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya hingga muncul kotak dialog Chart Source Data. Kotak dialog Chart Source Data TIM UPT Komputer 36

37 c. Selanjutnya pada tahapan ini kita akan memilih range dalam worksheet yang berguna sebagai sumber data. Klik tombol pada Chart range hingga muncul kotak dialog Chart Source Data Data range. Pilih range yang akan menjadi sumber data, contoh disini kita akan memilih kolom NAMA dan NILAI UTS maka pilih range B7:B16 dengan menekan tombol Ctrl pilih juga range I7:I16. d. Kotak dialog Data Range. e. Klik Enter untuk melihat bentuk chart pada kotak dialog Source Data. Kotak dialog Source Data f. Kemudian kita klik Next hingga muncul kotak dialog Chart Options untuk memformat tampilan chart. TIM UPT Komputer 37

38 Kotak dialog Chart Options. g. Pengaturan pertama kita akan menampilkan nilai UTS pada setiap label diagram. Kita pilih menu Data Labels dan cek Values pada Label Contains. Pengaturan tampilan Value label h. Yang kedua, kita akan menampilkan judul chart dan nilai variabel pada sumbu X serta Y. Pilih menu Titles, tulis judul chart pada Chart titles, nama variabel sumbu X di Category (X) axis dan sumbu Y pada Category (Y) axis. Pengaturan judul diagram. TIM UPT Komputer 38

39 i. Klik Next untuk mengakhiri pengaturan chart. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Chart Location untuk menempatkan chart pada worksheet pilihan kita. Kotak dialog Chart Location j. Klik Finish untuk memunculkan hasil akhir chart. Tampilan hasil akhir diagram. TIM UPT Komputer 39

40 Bab 9 Fungsi String Fungsi String atau Text pada Excel digunakan untuk mengolah data teks. 1. LEFT Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil karakter tertentu dari kiri. Bentuk umum yaitu : =LEFT(text,num_chars) 2. RIGHT Fungsi RIGHT digunakan untuk mengambil karakter tertentu dari kanan. Bentuk umum yaitu : =RIGHT(text,num_chars) 3. MID Fungsi MID digunakan untuk mengambil karakter tertentu dari tengah. Bentuk umum yaitu : =MID(text,start_num,num_chars) 4. LEN Fungsi LEN digunakan untuk menentukan jumlah karakter yang terdapat dalam sebuah sel tertentu. Bentuk umum yaitu : =LEN(text) Keterangan : text : data teks atau referensi yang berisi karakter yang akan diambil dengan fungsi ini. start_num : menunjukkan posisi awal pengambilan karakter dari kiri. num_chars : menunjukkan jumlah karakter yang akan diambil dari kiri. 5. FIND Fungsi FIND digunakan untuk mencari posisi teks tertentu dalam kumpulan teks. Bentuk umum yaitu : =FIND(find_text,within_text,start_num) Keterangan find_text : berisi text yang akan dicari dan bukan wildcard (*). within_text : kumpulan text sebagai acuan pencarian. start_num : posisi dimulainya pencarian teks. Pencarian dimulai dari karakter 1. Contoh penggunaan fungsi-fungsi diatas dengan data di bawah ini : Tabel sumber data. Tahapan untuk melengkapi fungsi-fungsi yang ada antara lain: a. Pilih salah sel yang akan diberi nilai, contoh pertama kita akan memunculkan fungsi LEFT. Pilih sel C9, kemudian ketikkan perintah =LEFT(B9;2) TIM UPT Komputer 40

41 Penulisan rumus pada kolom FUNGSI LEFT b. Klik Enter, maka akan muncul SE sebagai hasil fungsi LEFT. c. Drag ke bawah sel tersebut hingga muncul hasil fungsi LEFT pada kolom FUNGSI LEFT. Hasil penulisan FUNGSI LEFT d. Untuk penulisan di kolom yang lain dapat dilakukan dengan menuliskan fungsi sebagai berikut : Untuk FUNGSI RIGHT, ketikkan rumus =RIGHT(B9;2) hingga muncul NG. Untuk FUNGSI MID, ketikkan rumus =MID(B9;3;3) hingga muncul MAR. Untuk FUNGSI LEN, ketikkan rumus =LEN(B9) hingga muncul 8 sebagai jumlah karakter dalam sel. Untuk FUNGSI FIND, ketikkan rumus =FIND("A";B9;1) untuk mencari nilai A hingga muncul 4 sebagai jumlah karakter A dalm sel tersebut. e. Kemudian drag masilng-masing sel hingga akhir kolom, maka akan muncul hasil dari fungsi-fungsi yang telah dituliskan. Hasil akhir penulisan fungsi String TIM UPT Komputer 41