MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM ) KOMPUTER

Transkripsi

1 MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM ) KOMPUTER MATERI 1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen 2. Sistem Informasi Manajemen dan Komputer 3. Pendekatan dan pengolahan data pada sistem 4. Peranan SIM komputer dalam perusahaan 5. SIM untuk Pengambilan keputusan 6. Perencanaan, design dan penerapan SIM berbasis komputer 7. Perancangan SIM komputer 8. Pemeliharaan SIM berbasis komputer DAFTAR PUSTAKA a. Robert G. Murdick/ Joel E. Ross, Sistem Informasi untuk manajemen Modern. Penerbit PT. Erlangga ( Paling Utama ) b. Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Graha Ilmu ( Buku rekomendasi dari Poltek piksi ganesha ) c. Gordon B.Davis Sistem Informasi Manajemen d. Drs, Moekijat, Pengantar sistem informasi manajemen. Penerbit PT. Remaja Karya CV P a g e 1-70

2 BAGIAN I PENGANTAR SIM 1.1 Pengertian Istilah Sistem Informasi Manajemen a. Sistem ( Sistem Abstrak dan Sistem Fisik) Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information System : Conceptual Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai berikut: Sistem dapat abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling tergantung. Misalnya, sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Untuk menjelaskan sistem yang bersifat fisis, Gordon B. davis memberikan contoh-contoh antara lain sebagai berikut : Sistem angkutan pegawai-pegawai, mesin-mesin, dan organisasi yang mengangkut barang-barang. Sistem sekolah gedung-gedung, guru-guru, administrator-administrator, bukubuku pelajaran, dan sebagainya yang bersama-sama berfungsi memberikan pelajaran kepada para siswa. Norman L. Enger bukunya, Management Standards for Developing Information Sistems, menulis bahwa a system consists of related that meet company objectives such as inventory control or production scheduling, suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuantujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. P a g e 2-70

3 Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Pengambilan Keputusan, mengatakan: Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam bagian-bagian terdahulu adalah setiap sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponenkomponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan uang tertentu Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam buku mereka yang berjudul The Theory and Management of Systems, yang diterjemahkan oleh Drs. S. Pamudji,M.P.A dalam bukunya, Teori Sistem dan Penerapannya dalam Management, mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh. Pada halaman lain dikemukakan : Suatu sistem akan didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat tiga hal yang penting dalam definisi ini, Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang untuk mengerjakannya. Kedua, adanya suatu rancangan, atau suatu susunan komponen-komponen. Akhirnya input informasi, energi (tenaga), dan bahan-bahan (material) harus dialokasikan sesuai dengan rencana. b. Sistem Gordon B. Davis mrngatakan bahwa sistem dibagi atau dijadikan faktor-faktor / unsur-unsur dalam subsistem-subsistem. Jadi subsistem adalah bagian atau faktor /unsur dari sistem. P a g e 3-70

4 Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia). c. Data Menurut The Liang Gie, data atau bahan keterangan adalah : Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apa pun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penerapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi keterangan (informasi). P a g e 4-70

5 Menurut Gordon B. Davis : Data, bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambanglambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data-data dibentuk dari lambang grafis seperti *, $, dan ~. Datadata disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data. d. Informasi Menurut Gordon B. davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan : Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan dan keterangan. George R. Terry, Ph.D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yangberguna. Selanjutnya dijelaskan oleh beliau bahwa kegunaan informasi tergantung pada : 1. Tujuan si penerima Apabila informasi itu tujuannya untuk memberi bantuan, maka informasi itu harus membantu si penerima dalam apa yang ia usahakan untuk memperolehnya. 2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan. 3. Waktu Apakah informasi itu masih up-to-date? 4. Ruang atau tempat Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat? P a g e 5-70

6 5. Bentuk Dapatkan informasi itu dugunakan secara efektif? Apakah informasi itu menunjukkan hubungan-hubungan yang diperlukan, bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen? Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya? 6. Semantik Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas? Apakah ada kemungkinan salah tafsir? e. Manajemen Menurut Prof.Dr. Prajudi Atmosudirjo, S.H. pengertian manajemen itu dapat dipandang sebagai : 1. Orang-orang: Semua orang yang mempunyai fungsi/kegiatan pokok sebagai pemimpinpemimpin kerja. 2. Proses: Adanya kegiatan-kegiatan yang berarah ke bawah, jadi berupa kerja-kerja untuk mencapai tujuan tertentu. 3. Sistem Kekuasaan : Atau sistem kewenangan-kewenangan/ wewenang-wewenang supaya orangorang menjalankan pekerjaan. Demikian juga apabila kita mengatakan top management, middle management, dan lower management, maka yang kita maksudkan adalah top manager, middle manager, dan lower manager. Dikatakan oleh George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Principles of Management, sebagai berikut : Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber-sumber lainnya. P a g e 6-70

7 Tingkatan manajemen Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu: 1. Manajemen Puncak (Top Management) Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusankeputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya. Misal: 2. Manajemen Menengah (Middle Management) Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk. 3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management) Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor. Berikut adalah skema ( Piramida ) manajemen berdasarkan tingkatanya: Dilihart dari kegiatan yang dilakukan : Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau keahlian yang berbeda yaitu: Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengaerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan kemunikasi. P a g e 7-70

8 Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan. Keterampilan Manajer Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer: 1. Keterampilan konseptual Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. 2. Keterampilan Kemanusiaan Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain. 3. Keterampilan Administrasi Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan. 4. Keterampilan Teknik Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu. Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah: Keterampilan konseptual (conceptional skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan P a g e 8-70

9 suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Fungsi Manajemen Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak sekali ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Ambil contoh misalnya George R. Terry. Dia menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Actuating (Penggerakkan) d. Controlling (Pengawasan). Sedangkan Harold Koontz dan Cyril O Donnel membagi fungsi manajemen menjadi: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Staffing (Penyusunan Pegawai) d. Directing (Pembinaan Kerja) e. Controlling (Pengawasan). Tidak jauh berbeda dengan pendapat para ahli di atas, Henry Fayol mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Commanding (Pemberian Komando) d. Coordinating (Pengkoordinasian) e. Controlling (Pengawasan). Ahli lain yang bernama Lyndall F. Urwick menambahkan pendapat Henry Fayol dengan Forecasting (Peramalan), sehingga urutannya menjadi: P a g e 9-70

10 a. Forecasting (Peramalan) b. Planning (Perencanaan) c. Organizing (Pengorganisasian) d. Commanding (Pemberian Komando) e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Controlling (Pengawasan). Selanjutnya Luther Gullick membagi fungsi manajemen menjadi: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Staffing (Penyusunan Pegawai) d. Directing (Pembinaan Kerja) e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Reporting (Pelaporan) g. Budgeting (Anggaran). Untuk lebih jelasnya, berikut ini Anda akan mempelajari uraian singkat tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan. Perencanaan (Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. WHAT(apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan apa, WHEN (kapan) melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW (bagaimana) cara melakukan apa, Pengorganisasian (Organizing) ialah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. Siapa mengerjakan apa dan siapa bertanggung jawab pada siapa. Penggerakkan (actuating) yaitu fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan kerabat kerja (bawahan) agar bekerja dengan penuh kesadaran tanpa paksaan. P a g e 10-70

11 Pengawasan ( Controlling) disebut juga fungsi pengendalian. Suatu proses untuk mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan. Dengan adanya pengawasan ini, diharapkan jangan sampai terjadi kesalahan atau penyimpangan. Disamping itu, Forecasting (Peramalan) sering dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Forecasting ialah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. f. Sistem Informasi Manajemen Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul Management and Organizational Behaviour, mengatakan bahwa Suatu sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. The Liang Gie dalam bukunya, Pokok-pokok PPBS dan MIS menyarankan perumusan MIS yang lebih luas lingkupannya sebagai : Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengambilan kembali dan penyebaan keterangan itu dengan berbagai peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanankan tugas dengan sebaik-baiknya maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinanya yang lain secara tepat. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989) SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya P a g e 11-70

12 mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996) G. Sistem dan komputer Sistem yang dibangun dan dijalankan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantunya. Elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan pengolahan data untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan perangkat komputer. Elemen-elemen yang saling berhubungan tersebut adalah: - Perangkat keras (Hardware), - Perangkat lunak (Software), - Brainware Di sini, perangkat keras adalah peralatan komputer itu sendiri, perangkat lunak adalah program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan proses tertentu, dan brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer. Ketiga elemen sistem komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan. Perangkat keras tanpa perangkat lunak tidak akan berarti apa-apa, hanya berupa benda mati. Kedua perangkat keras dan lunak juga tidak dapat berfungsi jika tidak ada manusia yang mengoperasikannya. P a g e 12-70

13 BAGIAN II DATA UNTUK SIM 2.1. Metode Pengumpulan Data a. Melalui pengamatan sendiri secara langsung Keuntungan metode ini adalah bahwa data yang dikumpulkan akan lebih cermat karena pengamat sendiri yang mengumpulkan. Kerugiannya adalah : 1. Daerah pengamatan tidak luas, karena pengamat tidak punya banyak waktu untuk mengumpulkan data. 2. Biayanya mahal 3. Tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang harus diselidiki. b. Melalui wawancara Keuntungan metode ini : 1. Data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri. 2. Pengamatan dapat dilakukan dalam daerah yang luas dan atas dasar prinsip angka yang banyak, hasilnya akan lebih cermat. 3. Data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung / melalui wakilnya. Kerugiannya adalah : 1. Metode ini merupakan metode yang mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk pergi ke berbagai tempat untuk mengumpulkan data. 2. Fakta-fakta yang dikumpulkan kurang teliti. c. Melalui perkiraan korespondensi (pembawa berita) Keuntungan metode ini : 1. Metode ini sangat murah 2. Metode ini dapat meliputi daerah yang sangat luas P a g e 13-70

14 Kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurung teliti. d. Melalui daftar pertanyaan Keuntungan metode ini : 1. Metode ini lebih murah dibandingkan dengan metode wawancara pribadi secara langsung. 2. Data dapat dikumpulkan secara cepat. Kerugiannya adalah informan-informan mungkin tidak mengembalikan daftar pertanyaan atau mengembalikan akan tetapi tidak menjawab semua pertanyaan. Dalam praktek langsung sering digunakan gabungan dari dua metode atau lebih misalnya metode pengamatan secara langsung dengan metode wawancara atau lainnya Pengertian Pengolahan Data George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Office Management and Control, mengatakan : Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Selanjutnya dikatakan bahwa ada 8 unsur pokok pengolahan data, yakni : 1. Membaca 2. Menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada pita-kertas (sering disebut masukan). 3. Mencatat atau mencetak (sering disebut keluaran) 4. Menyortir 5. Menyampaikan atau memindahkan 6. Menghitung 7. Membandingkan P a g e 14-70

15 8. Menyimpan 2.3. Operasi Data Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi data adalah : 1. Capturing Operasi ini menunjukkan pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk seperti formulir kepegawaian, pesanan pembelian, dan sebagainya. 2. Pemeriksaan (verifying) Menunjukkan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat. 3. Penggolongan (classifying) Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi si pemakai. 4. Penyusunan atau Penyortiran Menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya. 5. Peringkasan (Summarizing) Menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu dari dua cara. Pertama mengumpulkan data secara matematika, kedua mengurangi data secara logika. 6. Perhitungan (calculating) Operasi ini memerlukan penanganan data secara ilmu hitung dan atau logika. 7. Penyimpanan (storing) Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila diperlukan. 8. Pengambilan kembali (retrieving) Mengandung pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media di mana unsur-unsur tersebut disimpan. 9. Reproduksi P a g e 15-70

16 Memperbanyak data dari satu media ke media yang lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama. 10. Penyebaran/pengkomunikasian (disseminating/communicating) Memindahkan data dari satu tempat ke tempat yang lain. Menurut Burch dan Strater ada empat macam metode pengolahan data yang penting diketahui, yakni : a. Manual Dalam data manual semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil, kertas, dan sebagainya. b. Electromechanical Metode electromechanical merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin c. Punched card equipment Metode purched card equipment mengandung penggunaan semua peralatan yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit. d. Electronic computer Metode electronic computer, komputer disini berarti suatu susunan dari alatalat masukan, suatu unit pengolahan pusat (central processing unit), dan alatalat keluaran. Unit pengolah pusat terdiri atas 4 komponen pokok, yakni : 1. Arithmetic-logic unit 2. the control unit 3. the primary storage unit 4. the console P a g e 16-70

17 2.4. Sentralisasi dan desentralisasi pengolahan data a. Sentralisasi pengolahan data Dengan pengolahan data yang disentralisasi, sebagian besar operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah. Biasanya ini merupakan suatu bagian terpisah yang diadakan dalam suatu organisasi dan disebut Bagian Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing Department, sering disingkat EDP Department. Akan tetapi pengolahan data dapat juga dilakukan oleh : 1. Suatu biro jasa, yang merupakan perusahaan terpisah di luar organisasi, yang memberikan macam-macam pelayanan pengolahan data. 2. Fasilitas- fasilitas timesharing yang dibeli atau disewa dari perusahaan privat, atau 3. Suatu susunan manajemen fasilitas di mana suatu perusahaan privat mengambil alih pelaksanaan operasi pengolahan data organisasi. b. Desentralisasi pengolahan data Susunan pendekatan hierarkis untuk menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi juga meliputi, seperti halnya pendekatan hierarkis yang menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi, beberapa bidang fungsional otonom atau suborganisasi dalam organisasi keseluruhan. Aliran informasi masih vertical dalam masing-masing bidang fungsional. C. Terdistribusi Data-data yang akan diolah disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang lebih lebih tinggi tingkatannya sehingga ternbentuk kesatuan Keuntungan : 1. Dapat meminimalkan biaya software dan hardware 2. Mempersingkat waktu respon 3. Pengontrolan data lebih cermat 4. Kemampuan back up data P a g e 17-70

18 BAGIAN III FUNGSI, BIAYA, NILAI DAN MUTU INFORMASI 3.1. Fungsi Informasi Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang dimasukkan ke dalam, dan pengolahan, suatu model keputusan Biaya Informasi a. Biaya operasi system informasi dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Biaya perangkat keras 2) Biaya ini biasanya merupakan biaya tetap atau biaya tertanam, dan akan meningkat untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. 3) Biaya untuk analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem 4) Biaya ini merupakan biaya tertanam, dan biasanya akan meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. 5) Biaya untuk tempat dan factor-faktor kontrol lingkungan 6) Biaya ini setengah berubah-ubah (semivariabel). Biasanya biaya ini meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang tinggi. 7) Biaya perubahan 8) Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu metode ke metode yang lain. 9) Biaya operasi 10) Biaya ini pada dasarnya merupakan biaya variabel dan meliputi biaya bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan system, perlengkapan, barang-barang yang berguna, dan fasilitas bantuan. P a g e 18-70

19 3.3 Nilai Informasi Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut : 1. Mudahnya dapat diperoleh Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya. 2. Sifat luas dan lengkapnya Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan, oleh karena itu, sulit mengukurnya. 3. Ketelitian Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan 4. Kecocokan Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi ; semua keluaran lainya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya. 5. Ketepatan Waktu Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur. P a g e 19-70

20 6. Kejelasan Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar 7. Keluwesan Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur. 8. Dapat Dibuktikan Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama. 9. Tidak Ada Prasangka Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya. 10. Dapat Diukur Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita. Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang rata-rata akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah sebagai berikut : P a g e 20-70

21 1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinankemungkinan sebelumnya. 2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel. 3. Tentukan ukuran sampel yang optimal. 4. Sampel 5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel Mutu Informasi Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh: 1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat. 2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar. 3. Hilang atau tidak terolahnya data. 4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah 5. Dokumen ( induk ) sejarah yang salah ( atau pengunaan dokumen sejarah yang salah ) 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misalnya kesalahan program komputer ) 7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja. Kesulitan karena penyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan : 1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan, 2. Pemeriksaan intern dan extern, 3. Penambahan batas kepercayaan kepada data, P a g e 21-70

22 4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi BAGIAN IV PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN Suatu Sim Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut : a. Proses perencanaan b. Proses pengendalian c. Proses pengambilan keputusan Manajemen sebagai suatu sistem a. Perencanaan Pada penganalisaan kegiatan perencanaan lebih lanjut, perencanaan harus melaksanakan lima tugas pokok sebagai berikut : 1. Menentukan tujuan. 2. Mengetahui kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan. 3. Menjelaskan sumber-sumber dan/atau bakat-bakat yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan. 4. Menentukan lamanya tiap kegiatan. 5. Menentukan urutannya, apabila ada, kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan. Dukungan SIM pada proses perencanaan Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individuindividu yang menjadikan organisasi tersebut. Proses perencanaan akan P a g e 22-70

23 memerlukan suatu model perencanaan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara ringkas, dukungan SIM pada proses perencanaan ditunjukkan table 4.1 Tabel Dukungan SIM pada Proses Perencanaan Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi Model Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan Perencanaan persamaan model. Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer Data Masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis Manipulasi Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model Model Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. b. Pengawasan 1. Pengawasan adalah suatu proses yang terdiri atas tiga langkah penting, yakni : 2. Mengukur keluaran-keluaran sistem 3. Membandingkan keluaran-keluaran ini dengan rencana, dan menentukan penyimpangan-penyimpangan apabila ada;dan 4. Membetulkan penyimpangan-penyimpangan yang tidak menguntungkan dengan melakukan tindakan pembetulan. P a g e 23-70

24 Dukungan Sistem Informasi pada proses pengendalian Dukungan yang diberikan pada proses pengendalian ini mencakup hal-hal sebagai berikut: 1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi 2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan 3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang. Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Dengan demikian maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpangan-penyimpangan akan segera terdeteksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian. c. Pengambilan Keputusan 1. Unsur-unsur pengambilan keputusan Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur : 1) Model Menunjukkan suatu gambaran masalah secara kuantitatif atau kualitatif 2) Kriteria Menunjukkan tujuan dari masalah keputusan misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum. 3) Pembatas Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan. 4) Optimalisasi Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model). Maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) P a g e 24-70

25 dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau yang optimum. 2. Jenis-jenis pengambilan keputusan Dalam arti luas ada dua jenis pengambilan keputusan, yakni : 1) Pengambilan keputusan yang terprogram Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameter-parameter yang dirumuskan dengan baik memberi kemungkinan untuk pengambilan keputusan yang diprogramkan. 2) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan Jenis pengambilan keputusan ini menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Masalahmasalah tersebut biasanya kompleks, hanya sebagian parameter yang diketahui dan banyak parameter yang telah diketahui mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti. 3. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan Untuk menggolongkan, kita membagi pengambilan keputusan itu ke dalam tiga tingkat : 1) Pengambilan keputusan tingkat strategis 2) Keputusan stategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi seluruh organisasi. 3) Pengambilan keputusan tingkat taktis 4) Pengambilan keputusan ini berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Sementara pengambilan keputusan strategis sebagian besar P a g e 25-70

26 mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis emerlukan gabungan dari kiegiatan perencanaan dan kegiatan pengawasan yang hampir sama.jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apabila ada, kemungkinan untuk pengambilan keputusan terprogramkan. 5) Pengambilan keputusan tingkat teknis Pada tingkat ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan.pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien. Dukungan Sistem Informasi pada pengambilan keputusan. Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu : 1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan Pengakuan adanya masalah 2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha: Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah Analisis arah tindakan yang mungkin. 3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya. P a g e 26-70

27 BAGIAN V KOMPONEN-KOMPONEN DARI SUATU SISTEM KOMPUTER DAN PENGELOLA INFORMASI 5.1. Komponen komponen sistem komputer Meskipun banyak manajer terpesona dan kadang-kadang dinuat bingung oleh komputer, operasinya pada dasarnya tidak lebih kompleks dibandingkan sistem manual. Bidang komputer ini disebut pengolahan data secara elektronik (electronic data processing), dan komputernya tidak lebih dari alat pengolahan data elektronik, yang memiliki komponen-komponen yang sama dengan system manual. Namun komputer menerima datanya dalam bentuk alphanumeric (alphabetic dan numerical) atau dalam bentuk huruf dan angka. 1. Input Fungsi memasukkan data ke dalam sistem komputer dilakukan oleh sebuah alat input. Berbeda dengan sistem manual yang pengolahnya adalah manusia, input kedalam komputer harus ke dalam bentuk yang dapat diterima oleh mesin. Biasanya input ini berupa kartu key-punch, media magnetic (pita, disk, diskette), dan input langsung dari keyboard terminal. 2. Pengolah Pusat (Central Processing) Pengolahan sentral ini merupakan komponen yang paling utama dari komputer. Pengolah ini terdiri dari satu seksi pengendalian, yang mengkoordinasi semua komponen sistem ini, dan unit penghitung/logika, yang melakukan fungsifungsi seperti tambah, kurang, kali, bagi, banding, geser, pindahkan, simpan dll. CPU (Central Processing Unit) dari komputer ini melaksanakannya dengan keceatan dan ketepatan yang fantastis. Logika pengolahan yang sederhana ini, yang disertai lima fungsi sederhana pula, memungkinkan berbagai variasi tugas yang tidak terhitung besarnya bagi komputer tersebut. P a g e 27-70

28 3. Penyimpanan (storage) Penyimpanan ini hampir mirip dengan sebuah filling cabinet elektronik yang sangat besar, dengan indeks yang lengkap, dan setiap saat terbuka bagi komputer. Penyimpanan ini terdiri dari intern, yang merupakan bagian dari komponen pengolahan dan ekstern. Penyimpanan intern,yang sering disebut memory, merupakan karakteristik yang memungkinkan komputer itu menyimpan, dalam bentuk elektronik, data dari alat-alat input dan serangkaian instruksi yang panjang, yang disebut program, yang memerintahkan mesin akan tugas yang harus dilakukannya. Penyimpanan ekstern ada dua macam : 1) Direct access (langsung dapat dicari). Berbentuk disk, diskette, magnetic drum dan sarana data cell yang dapat menampung penyimpanan data massal tanpa urutan, dan dapat dicari langsung tanpa harus membaca arsip dari permulaannya umtuk menemukan data yang diinginkan. 2) Sequential (urutan). Berupa magnetic tape (pita magnetic) yang diisi menurut urutan, dan harus dibaca dari awal untuk membaca atau menulis catatan yang diinginkan. 4. Output Sarana output memberikan hasil akhir dari pengolahan data. Alat ini mencatat informasi dari komputernya di atas berbagai macam media, seperti kartu dan media magnetic. Dan informasi ini kemudian dicetak diatas kertas. Di samping itu alat output ini dapat memberikan sinyal-sinyal untuk dikirimkan melalui jaringan teteprocessing, menghasilkan gambaran grafik, gambaran microfilm, dan berbagai bentuk khusus lainnya. Pada umumnya aplikasi pokok dalam perusahaan hanya berbentuk cetakan di atas ertas (printout). P a g e 28-70

29 Komunikasi Data Uraian tentang penggunaan komputer belum lengkap tanpa menyebutkan komputer data suatu perkawinan antara pengolahan data dan transmisi data. Beberapa tahun yang lalu, komunikasi data masih merupakn subyek yang samar, dan yang hanya dipelajari oleh segelintir ahli belaka. Proses komunikasi data pada umumnya membutuhkan lima bagian : 1. Sebuah alat pengirim (transmitter) atau sumber informasi. Biasanya ini berupa suatu jenis alat input/output, seperti mesin tik, keyboard, atau layar display. 2. Sebuah pertukaran pada titik pengiriman. Ini merubah sinyal transmisi data menjadi sinyal analog agar dapat dikirimkan melalui jaringan transmisi. Secara histories, alat converter ini hampir selalu disediakan oleh perusahaan umum. 3. Sebuah saluran transmisi atau sarana penyaluran (carrier). Berbagai perusahaan telpon dan perusahaan jasa menawarkan jasa saluran pribadi dengan kecepatan yang berbeda-beda. 4. Sebuah converter pada titik penerimaan. Ini merubah sinyal yang diterima dari saluran transmisi itu kembali menjadi sinyal digital untuk pemakaian dalam komputer. 5. Sebuah alat penerima transmisi informasi. Ini adalah komputernya dari berbagai ragam alat-alat input/output. Meskipun kemungkinan susunan dari terminal, converter, saluran transmisi, dan komputer tidak ada batasnya, sang manajer hanya perlu memahami beberapa ide inti saja. 1. Konsepsi yang pertama Komputer uitama dalam system ini berkomunikasi dengan semua terminalnya. Terminal-terminal ini mungkin berbeda dalam tingkat intelegensinya. Input dan output dilakukan oleh komputernya. 2. Konsepsi kedua P a g e 29-70

30 Merupakan contoh nyata dari pengolahan data yang dibagi-bagi, karena komputer utamanya dan komputer-komputer lainnya membagi tanggung jawab pengolahan, terlepas dari intelegensi masing-masing terminalnya. 3. Konsepsi Ketiga Dikenal sebagai hubungan antara majikan-dengan-majikan, karena masingmasing komputer dalam gabungan ini membagi beban pengolahan ke seluruh sistem Pengelolaan Informasi Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara yang paling efektif. Jenis-jenis sumber daya bagi manajer adalah : 1. Sumber daya fisik, terdiri atas : Manusia Material (termasuk mesin, fasilitas, dan energi) Uang 2. Sumber daya konseptual, yaitu berupa informasi (termasuk data) Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya fisik. Manajemen sumber daya fisik dapat dilakuakn dengan cara : Menyusun Memaksimalkan penggunaan dengan eminimalkan waktu terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien dan usang. 3. Aktifitas dalam pengolahan informasi meliputi : 1) Memastikan bahwa data entah yang diperlukan telah terkumpul 2) Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna 4. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif. 5. Membuang informasi usang dengan informasi yang mutakhir dan akurat P a g e 30-70

31 Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar, yaitu : 1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tulisan. 2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan yang mengarah pada solusi tentang permasalahan. Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu : 1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu jadi programmer), dll 2. Mengerti informasi (information literacy), meliputi pengertian mengenai bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperileh, dan bagaimana membagikan informasi kepada pihak lain Evolusi SIM (CBIS) 1. Fokus awal pada data Selama paruh awal abad 20, saat purched card dan keydriven bookkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan inforasi para manajer. Rakter ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi dengan nama pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi popular dan telah disingkat menjadi pengolahan data (Data Processing/DP). 2. Fokus baru pada informasi Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. P a g e 31-70

32 3. Fokus revisi pada sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS) Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer. 4. Fokus sekarang pada komunikasi Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi (Office Automation/OA) telah berkembang pesat antara lain meliputi, konferensi jarak jauh, surat elektronik, kalender elektronik dll. 5. Fokus potensial pada konsultasi Sistem pakar (Expert System/ES) yang menerapkan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent /AL) telah semakin banyak diperhatikan Organisasi Pengelola Informasi Spesialis Informasi (information specialist) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer/cbis. Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu : 1. Analis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang. 2. Pengelola basis data ( Data Base Administrator/DBA), bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Selanjutnya pengelola basis data mengelola basis data sebagai sumber daya penting bagi perusahaan. 3. Spesialis Jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis P a g e 32-70

33 sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. 4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai. 5. Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (misal : main frame, mini), memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan disk storage, dan lain-lain. P a g e 33-70

34 ( Bahan Setelah UTS ) BAGIAN VI PERTUKARAN SISTEM MANUAL KE SISTEM KOMPUTER 6.1. Konversi Sistem Manual ke sistem Komputer Untuk meningkatkan pengertian kita tentang sistem informasi manajemen yang menggunakan komputer, kita melanjutkan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer ini dengan menjelaskan langkah-langkah yang diambil dalam konversi atau peralihan sistem. Langkah-langkah yang diambil dalam konversi ini adalah persiapan dari : 1. Uraian atau penjelasan sistemnya (secara keseluruhan) 2. Dokumen-dokumen Input 3. Dokumen-dokumen output 4. Desain arsip 5. Program logikanya (detail) 6. Program komputer 7. Verifikasi sistem 8. Dokumentasi 1. Uraian Sistem Uraian sistem pada dasarnya merupakan suatu pernyataan tentang input, output, operasi pengolahan data serta arsip utama yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan arus informasi yang logis dan operasioperasi logis yang perlu dilakukan untuk menjalankan desain khusus yang dipilih. Uraian sistem ini berbentuk tertulis dan berupa gambar diagram. 1) Uraian Tertulis Uraian secara tertulis ini menjelaskan bagaimana sistem itu bekerja. Dalam uraian ini harus dicantumkan apa inputnya, outputnya, arsipnya, dan operasinya. Penjelasan itu harus cukup terperinci, agar para P a g e 34-70

35 pemakainya dan para teknisi komputernya memahami operasi dari sistemnya, dan dapat menggunakan penjelasan ini sebagai titik tolak untuk membuat desain yang lebih terperinci. 2) Uraian berupa gambar Sebuah gambar atau ilustrasi memungkinkan kita untuk menyimpulkan uraian tertulis dari sistem secara drastik. Bentuk simbolis ini mempermudah analisa cepat dari pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan memberikan gambaran menyeluruh secara visual dari seluruh operasi. 2. Dokumen Input Setelah uraian sistem selesai dibuat, perlu diperinci bagaimana informasinya harus dicatat dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pertimbangan dalam penentuan format ini meliputi volume dari informasi, frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya, serta penanganan dari informasi tersebut. Kadang-kadang informasi itu harus diterima dalam bentuk aslinya, sebagaimana diterima dari luaran. Dalam hal ini hanya diperlukan pembuatan suatu bentuk yang dapat digunakan oleh mesin. 3. Dokumen Output Pertimbangan-pertimbangan mengenai output hampir tidak ada bedanya dengan input, hanya formatnya saja yang hrus dirancang lebih cermat karena ini merupakan tujuan dari seluruh operasi ini. Manajemen khususnya hanya memerlukan dokumen output ini, dan karena sifat yang kritis ini, maka desainnya harus dilakukan dengan baik. 4. Desain Arsip Logika yang diperlukan untuk mengendalikan arus data di dalam sistem merupakan bagian dari desain sistem, dan arus ini sebailiknya bergantung pada desain dari arsip-arsip datanya. Kedua langkah ini berkaitan sangat erat dan seharusnya dipertimbangkan bersamaan dengan pertimbangan antar jenis peralatan, kepastian penyimpanan, media input dan output, dan format. P a g e 35-70

36 5. Logika Program Meskipun ada berbagai cara dalam penyusunan logika dan mendokumentasikan program logika ini, kita akan menggunakan bagan arus, karena hal ini sudah mendominasi secara historis serta mudah untuk membuat dan memahaminya. Bagan arus program ini merupakan logika dari penyusunan program (programmer) mengenai ilustrasi selangkah demi selangkah bagaimana program komputer melaksanakan pekerjaannya. Ini adalah cetak biru dari suatu program, dan digunakan untuk mengumpulkan dan menyusun fakta-fakta agar dapat diteliti di atas kertas; untuk menguraikan masalah, logika, dan pemecahannya; dan untuk menangani seluruh masalah dengan langkah-langkah yang sistematis. 6. Verifikasi Sistem Setelah program disusun dan digunakan dalam, proses pemakaian, maka program tersebut disimpan dalam memory dalam bentuk binary atau bentuk yang dapat dibaca mesin dan siap untuk mengolah input dari terminal, menyesuaikan catatan dalam arsip induk dalam disk, dan mencetak laporan yang diperlukan. Komputer akan melaksanakan instruksi-instruksi dari program tersebut menurut urutannya, sampai programnya berhenti. Supaya langkah ini tidak dianggap remeh, perlu diperhatikan bahwa kemungkinan dari sebuah program bekerja semestinya pada penggunaan pertama kalinya, adalah nihil. 7. Dokumentasi Dokumentasi yang diperlukan terdiri dari tiga jenis : 1. Bagi mereka yang menyediakan inputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai jenis input apa yang diperlukan, dan catatan mengenai input manakah yang tidak dapat diterima. P a g e 36-70