BAB II URAIAN TEORETIS. struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Bank BRI Medan belum. kinerja karyawan, yang dapat dilihat pada unsur komunikasi,

Transkripsi

1 BAB II URAIAN TEORETIS A. Penelitian Terdahulu David Ben Gurion T. (2005) melakukan penelitian dengan judul Analisis Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan pada PT. Bank BRi Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Bank BRI Medan belum berjalan dengan maksimal, namun tetap memberikan peningkatan terhadap kinerja karyawan, yang dapat dilihat pada unsur komunikasi, departementasi, penguraian tugas serta pendelegasian wewenang. Dany Raymon Sinaga (2003) melakukan penelitian dengan judul Dampak Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan pada PT. INDOSAT REGIONAL BARAT. Secara keseluruhan berdasarkan hasil penelitian terhadap struktur organisasi yang digunakan oleh PT. INDOSAT REGIONAL BARAT yang dikaitkan dengan koordinasi yang dilakukan serta perkembangan perusahaan, maka disimpulkan hipotesis yang penulis kemukakan, bahwa struktur organisasi yang digunakan PT. INDOSAT REGIONAL BARAT telah mampu meningkatkan kinerja karyawan.

2 B. Pengertian dan Unsur-Unsur Organisasi Menurut Achmad Sobirin (2007: 5), organisasi adalah unit social yang sengaja didirikan untuk jangka waktu yang relatif lama, beranggotakan dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama dan terkoordinasi, mempunyai pola kerja tertentu yang terstruktur, dan didirikan untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja sama. Kerja sama dapat lebih produktif dan efisien dengan adanya struktur organisasi, penetapan struktur peran-peran melalui penentuan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan, pengelompokan aktivitas-aktivitas, pendelegasian wewenang, serta pengkoordinasian hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik secara vertikal maupun horizontal dalam struktur organisasi. Menurut Wursanto (2002: 53) unsur-unsur organisasi terdiri dari: 1. Man Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai. Pegawai terdiri dari semua anggota atau warga organisaasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsure pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing. 2. Kerjasama

3 Yang dimaksud kerjasama adalah suatu perbuatan bantu-membantu atau suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. 3. Tujuan bersama Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai, yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. 4. Peralatan Peralatan yang terdiri dari semua sarana dan prasarana, yaitu berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung, dan lain-lain). 5. Lingkungan Yang termasuk sebagai factor lingkungan yaitu, keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsure lingkungan, antara lain: a. Kondisi atau situasi secara langsung maupun tidak langsung. b. Tempat atau lokasi c. Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. 6. Kekayaan alam Yang termasuk dalam kekayaan alam yaitu: iklim, udara, air, cuaca, flora dan fauna. 7. Kerangka atau konstruksi mental organisasi

4 Konstruksi mental organisasi ini berupa prinsip-prinsip organisasi. Organisasi modern dibangun dan digerakkan berdasarkan prinsipprinsip sebagai berikut: a. Pembagian tugas (division of work) b. Pendelegasian wewenang (delegation of authority) c. Disiplin (discipline) d. Kesatuan perintah (unity of command) e. Kesatuan arah (unity of direction) f. Rentangan pengawasan (spent of control) g. Koordinasi (coordination) h. Jenjang organisasi (hierarchy) i. Sentralisasi (centralization) j. Inisiatif (inisiative) k. Kesatuan jiwa crop (esprit de corp) C. Struktur Organisasi 1. Pengertian Struktur Organisasi Menurut Wursanto (2002: 108) struktur organisasi merupakan susunan hubungan-hubungan antar satuan-satuan organisasi, jabatan-jabatan, tugastugas, wewenang dan pertanggungjawaban-pertanggungjawaban dalam organisasi. Susunan satuan-satuan organisasi dan jabatan-jabatn itu terikat oleh peraturan. Peratturan yang mengatur hal itu dapat berbentuk peraturan atau norma-norma teknis. Demikian pula, susunan jabatan berdasrkan hirarki. Hal ini berarti setiap pejabat yang tingkatannya lebih rendah harus

5 memberhikan pertanggung jawaban kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara langsung maupun tidak langsung. Dilihat dari segi pengendalian, jabatan yang lebih rendah selalu berada dibawah rentang kendali dari jabatan yang lebih tinggi. Agar struktur organisasi tampak jelas, mudah dilihat, mudah dan cepat dibaca serta dimengerti orang lain, struktur organisasi perlu digambar dalam sebuah gambaran grafis. Gambaran grafis dari struktur organisasi dinamakan bagan organisasi. 2. Prinsip-prinsip Struktur Organisasi meliputi: Menurut Winardi (2004: 119) Prinsip-prinsip struktur organisasi a. Pembagian Kerja dan Spesialisasi Spesialisasi dapat kita pandang dari dua macam sudut, yakni: 1) Dengan jalan membagi sesuatu pekerjaan dalam bagian yang kecil 2) Dengan memusatkan usaha-usaha individual pada aktivitas-aktivitas yang memanfaatkan haknya semaksimum mungkin. b. Garis-garis Otoritas yang Jelas Aktivitas-aktivitas perusahaan harus dibagi dalam segmen-segmen yang digariskan dengan jelas, sehingga masing-masing segmen ditempatkan dalam hubungan yang berimbang satu sama lain. c. Penetapan Tanggung Jawab yang Jelas Setiap orang harus mengerti dengan baik tugas-tugas untuk apa dia bertanggung jawab.

6 d. Otoritas yang Sesuai dengan Tanggung Jawab Penetapan tanggung jawab harus diikuti dengan otoritas yang cukup untuk melaksanakannya. Otoritas untuk membuat keputusankeputusan harus diberikan hingga bidang dimana problem timbul dan dimana keputusan-keputusan akan diterapkan. e. Kesatuan Penugasan Fungsi-fungsi yang serupa sebaiknya berhubungan erat didalam struktur yang ada. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan masingmasing posisi harus konsisten dan harus adanya syarat-syarat yang cukup sama dengan skill. f. Rentang Pengawasan Seorang manajer diharapkan dapat mensupervisi sejumlah bawahan. Perbedaan-perbedaan individual pada supervisor, ukuran dan pentingnya unit-unit bawahan, sifat daripada aktivitas, diperlulkannya waktu supervisor, mudah tidaknya komunikasi, pengecekan dan control intern, umur organisasi yang bersangkutan, periode waktu orang-orang bekerja sama, serta tingkat delegasi kesemuanya mempengaruhi rentang pengawasan. g. Komunikasi Semua unit dan individu-individu di dalam organisasi, yang bersangkutan, yang tanggung jawab mereka mengharuskan adanya kontak dengan pihak lain harus dapat melaksanakannya tanpa pembatasan-pembatasan dari struktur formal.

7 3. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi Menurut Wursanto (2002: 79) bentuk-bentuk struktur organisasi yaitu: 1. Organisasi lini (Line Organization) 2. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization) 3. Organisasi Fungsional (Functional Organization) 4. Organisasi Panitia (Committee Organization) 1.1. Organisasi Lini Bentuk organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi dimana puncak pimpinan/top manager dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal. Segala ketentuan, keputusan atau segala kebijaksanaan ada di tangan satu orang, yaitu pucuk pimpinan. General Manager Divisi Divisi Gambar.1.2 (Bentuk Organisasi Lini) Sumber: Wursanto

8 Kelebihan bentuk organisasi lini antara lain: 1) Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga kesatuan perintah/ komando daapat dijamin. 2) Perintah dapat disampaikan dengan cepat karena dapat disampaikan secara langsung kepada bawahan. 3) Pengambilan keputusan cepat karena pimpinan tidak perlu membicarakannya dengan orang lain. Seandainya dalam pengambilan keputusan itu pimpinan menghendaki orang lain untuk pengambilan keputusan tetap dapat dilaksanakan dengan cepat karena jumlah pejabat yang perlu diajak sangat terbatas. 4) Pengawasan dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan sehingga lebih menghemat biaya. 5) Sederhana Kelemahan bentuk organisasi lini antara lain: 1) Koordinasi sulit dilaksanakan karena masing-masing kepala yng setingkat tidak merasa saling terikat satu sama lain. 2) Kurangnya tenaga ahli. 3) Kepercayaan bawahan terhadap pimpinan demikian besar sehingga memungkinkan pimpinan bertindak secara otoriter. 4) Para bawahan kurang mendapat kesempatan untuk berkembang dan untuk berkreasi, karena segala sesuatunya sudah diatur dari atas/pimpinan.

9 5) Apabila pimpinan sudah tidak mampu lagi menjalankan tugasnya maka organisasi terancam kelangsungan hidupnya Organisasi Lini dan Staff Bentuk organisasi lini dan staff merupakan perpaduan antara dua bentuk organisasi, yaitu organisasi lini dan organisasi staff. Wewenang diserahkan dari pucuk pimpinsn kepada unit-unit organisasi yang ada di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan dan di bawah pucuk pimpinan ditempatkan staff. Top Manager PQC Manager Produksi Riset pemasaran Manager Pertenunan Manager Finishing Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala regu Kepala regu Kepala regu Gambar.1.3 (Bentuk Organisasi Lini dan Staff) Sumber: Wursanto

10 Kelebihan bentuk organisasi lini dan staff antara lain : 1) Adanya pembagian pekerjaan yang jelas antara pejabat-pejabat lini dan pejabat staff. 2) Adanya kesempatan yang baik dari para pegawai untuk mengembangkan diri sesuai kemampuan dan bakat masing-masing. 3) Pimpinan dapat mengatasi berbagai macam persoalan berkat bantuan staff yang berupa saran-saran. 4) Staff dapat memperingan pekerjaan pimpinan sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja. 5) Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok lini dan staff. 6) Disiplin dan moral tinggi karena para anggota bekerja menurut kemampuan dan keahlian masing-masing. Kelemahan organisasi lini dan staff antara lain : 1) Sering terjadi pertentanagn antara pejabat lini dengan pejabat staff karena masing-masing merasa lebih mengetahui masalah yang sedang terjadi. 2) Karena jumlah anggota organisasi relative banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota organisasi. 3) Saran-saran dari staff kadang-kadang disampaikan dalam bentuk perintah.

11 4) Perintah dari pejabat lini kadang-kadang kurang mendapat perhatian dari para pekerja karena para pekerja lebih percaya kepada staff daripada atasannya. 5) Perintah dari pejabat lini belum tentu seirama dengan nasihat staff karena kedua pejabat itu memandang suatu masalah dari kacamata yang berbeda Organisasi Fungsional Organisasi fungsional disususn berdasarkan sifat dan macammacam fungsi sesuai dengan kepentingan organisasi. Tiap-tiap fungsi saling berhubungan karena antara satu fungsi dengan lainnya saling bergantung. Dengan demikian wewenang dalam organisasi fungsional dilimpahkan oleh pucuk pimpinan kepada unit-unit dibawahnya atas dasar fungsi. Workers Gambar.1.4 (Bentuk Organisasi Fungsional) Sumber: Wursanto Kelebihan bentuk organisasi fungsional antara lain : 1) Adanya pembagian pekerjaan yang baik. 2) Spesialisasi para pekerja dapat dikembangkan.

12 3) Ada kesempatan bagi setiap pekerja untuk berkembang sesuai keahlian masing-masing. 4) Ada kerjasama dan fleksibilitas yang baik dari para pekerja. 5) Koordinasi antara pekerja dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. 6) Member kesempatan para pegawai untuk ikut serta dalam pengambilan keputusan. Kelemahaan bentuk organisasi fungsional: 1) Tidak ada kesatuan perintah sehingga membingungkan para pekerja. 2) Tidak adanya hubungan lurus secara langsung dari pimpinan. 3) Kesalahan-kesalahan tidak dapat segera diatasi. 4) Perselisihan di antara para pimpinan sering terjadi akibat kurangnya koordinasi yang menyeluruh. 5) Sulit untuk mendapatkan pimpinan yang mempunyai pengetahuan yang luas, karena persyaratan yang diperlukan sampai kepada tingkat-tingkat keahlian khusus Organisasi Panitia Dalam organisasi yang berbentuk panitia, pimpinan dan para pekerja dibentuk dalam kelompok-kelompok. Keseluruhan unsure pimpinan pada umumnya jadi panitia. Para pekerjapun dibagi dalam kelompok-kelompok yang mirip dengan satuan tugas atau gugus tugas.

13 Manager Panitia Pengadaan Produksi Pemasaran Keuangan Panitia Pengadaan Produksi Pemasaran Keuangan Personalia Gambar.1.5 (Bentuk Organisasi Panitia) Sumber: Wursanto Kelebihan bentuk organisasi panitia: 1) Semua anggota mempunyai hak, wewenang dan tanggungjawab yang sama. 2) Para pekerja dikelompokkan menurut jenis tugas yang harus dilakukan dalam bentuk satuan tugas,gugus tugas. 3) Semua anggota panitia ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugas yang harus dikerjakan. 4) Keputusan diambil secara consensus. 5) Masing-masing anggota panitia bebas dalam mengemukakan pendapat. 6) Masing-masing anggota panitia biasanya mau mendengarkan pendapat anggota yang lain. Kelemahan bentuk organisasi panitia: 1) Pemborosan waktu maupun biaya 2) Proses pengambilan keputuasan berjalan lambat karena segala sesuatunya harus dibicarakan bersama terlebih dahulu. 3) Ada kemungkinan ingkar-mengingkari tanggung jawab

14 4) Kurang adanya sifat-sifat kepemimpinan yang tegas dan baik. 5) Para pelaksana sering mendapat kesulitan untuk mendahulukan perintah mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, karena perintah dating dari beberapa orang. D. Departementasi Menurut Wursanto (2002: 242) departementasi adalah proses penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis. Kelompok pekerjaan yang sejenis dinamakan sebagai fungsi. Sebagai fungsi merupakan tugas dan tanggung jawab dari suatu unit terntentu dalam organisasi. Departementasi dapat disususn atas dasar sebagai berikut: 1) Departementasi atas dasar fungsi (departementation fungsional) 2) Departementasi atas dasar produk (departementation produk) 3) Departementasi atas dasar territorial (departementasi territorial) 4) Departementasi atas dasar proses (departemntasi Proses) 5) Departementasi atas dasar pelanggan (departementasi pelanggan) 6) Departementasi atas dasar campuran dari berbagai azas departementasi (departementasi campuran) 1.1) Departementasi fungsional Departementasi fungsional adalah pengelompokan pekerjaan menurut fungsi dari organisasi yang bersangkutan. 1.2) Departemntasi Produk Departementasi produk didasarkan atas jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan. Semua kegiatan yang berhubungan

15 dengan hasil produksi yang sama akan dikelompokkan dalam satu unit tersendiri dan menjadi tanggung jawab seorang pemimpin. 1.3) Departementasi Teritorial Departementasi territorial disebut juga dengan departementasi wilayah, departementasi tempat, departementasi daerah, departemnetasi geografis. Dikatakan departementasi territorial apabila pengelompokan pekerjaan dalam organisasi itu didasarkan aatas wilayah atau daerah operasi organisasi. 1.4) Departementasi proses Dikatakan departementasi proses apabila kegiatan dalam organisasi itu dikelompokan sedemikian rupa sehingga merupakan kesatuan dan rangkaian kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan. 1.5) Departementasi pelanggan Dikatakan departementasi pelanggan apabila struktur organisasi itu berorientasi pada pelanggan. 1.6) Departementasi campuran Departementasi campuran apabila struktur organisasi itu mencerminkan berbagai macaam dasar dari departementasi. Departementasi campuran diterapkan pada organisasi-organisasi modern yang kompleks kegiatannya. E. Pendelegasian Wewenang Organisasi besar maupun kecil, swasta maupun pemerintah, tidak mungkin dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya sistem wewenang. Menurut Stonner (2000: 434) pendelegasian wewenang adalah

16 pelimpahan wewenang formal dan tanggung jawab kepada seorang bawahan untuk menyelesaikan aktivitas tertentu. Pendelegasian wewenang oleh atasan kepada bawahan adalah perlu, demi tercapainya efisiensi dari fungsi-fungsi dalam organisasi, karena tidak ada seorang atasan manapun yang dapat secara pribadi merampungkan atau secara penuh melaksanakan dan mengawasi semua tugas-tugas organisasi. F. Pengertian Kinerja Pegawai Menurut Siswanto ( 2002:235) : Kinerja adalah prestasi yang dicapai sesorang dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya. Menurut Tangkilisin ( 2003:109) : Kinerja adalah seperangkat keluaran (income) yang dihasilkan oleh pelaksanaan fungsi tertentu selama kurun waktu tertentu. Berdasarkan dari teori 2 pakar tersebut diatas maka kinerja dapat diartikan sebagai suatu bentuk prestasi kerja pegawai dalam bekerja keras untuk mencapai tujuan dan diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan perencanaan. G. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai 1. Kemampuan (ability ), Secara Psikologis kemampuan ( ability ) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan reality ( knowledge and skill ). Artinya pegawai yang memiliki IQ diatas ratarata ( ) dengan pendidikan yang memadai untuk jabatannya dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka akan lebih mudah mencapai kinerja yang lebih diharapkan. Oleh karena itu

17 pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya. 2. Motivasi ( Motivation ), Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situation) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai dengan terarah untuk mencapai tujuan kerja atau keinginan untuk melakukan pekerjaan. 3. Lingkungan pekerjaan ( The work environment ), Lingkungan pekerjaan yaitu sumber daya dan situasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. H. Tujuan dan Manfaat Penilaian Kinerja Karyawan Penilaian kinerja karyawan berguna untuk perusahaan serta bermanfaat bagi karyawan. Menurut Hasibuan (2005: 88) tujuan penilaian kinerja karyawan sebagai berikut: a. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi, demosi, pemberhentian dan penetapan besarnya balas jasa. b. Untuk mengukur prestasi karyawan yaitu, sejauh mana karyawan bisa sukses dalam pekerjaannya. c. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan di dalam perusahaan. d. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja, metode kerja, struktur organisasi, gaya pengawasan, kondisi kerja.

18 e. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawan yang berada di dalam organisasi. f. Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga dicapai tujuan untuk mendapatkan performance kerja yang baik. g. Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan untuk mengobservasi perilaku bawahan supaya diketahui minat dan kebutuhan-kebutuhan bawahannya. h. Sebagai alat untuk bisa melihat kekurangan atau kelemahankelemahan di masa lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya. i. Sebagai criteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan. j. Sebagai alat mengidentifikasi kelemahan-kelemahan personel dan dengan demikian bisa sebagai bahan pertimbangan agar bisa diikutsertakan dalam program latihan kerja tambahan. k. Sebagai alat untuk memperbaiki atau menegmbangkan kecakapan karyawan. l. Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian pekerjaan. Menurut Handoko (2000: 135) manfaat dari penilaian kinerja karyawan dapat dirincikan sebagai berikut: a. Perbaikan prestasi kerja, umpan balik pelaksanaan kerja memungkinkan karyawan, manajer dan departemen personalia

19 dapat membetulkan kegiatan-kegiatan mereka untuk memperbaiki prestasi. b. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi, evaluasi prestasi kerja membantu para pengambil keputusan daalam menentukan kenaiakn upah, pemberian bonus, dan bentuk kompensasi lainnya. c. Keputusan-keputusan penempatan, promosi transfer biasanya didasarkan pada prestasi kerja masa lalu atau antisipasinya. Promosi sering merupakan bentuk penghargaan terhadap prestasi kerja masa lalu. d. Kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan, prestasi kerja yang jelek mungkin menunjukkan kebutuhan latiahan. Demikian juga prestasi yang baik mungkin mencerminkan potensi yang harus dikembangkan. e. Perencanaan dan pengembangan karier, umpan balik prestasi mengarahkan keputusan-keputusan karier yaitu tentang jalur karier tertentu yang harus diteliti. f. Penyimpangan-penyimpangan proses staffing, prestasi kerja yang baik atau jelek mencerminkan kekuatan atau kelemahan prosedur staffing departemen personalia. g. Ketidakakuratan informasional, prestasi kerja yang buruk mungkin menunjukkan kesalahan-kesalahan dalam informasi analisa jabatan, rencana-rencana sumber daya manusia atau kompenen-komponen lain system informasi manajemen personalia. Menggantungkan diri

20 pada informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan keputusankeputusan personalia yang diambil tidak tepat. h. Kesalahan-kesalahan desain pekerjaan, prestasi kerja yang jelek mungkin merupakan suatu tanda kesalahan dalam desain pekerjaan penilian prestasi membantu diagnose kesalahan tersebut. i. Kesempatan kerja yang adil, penilaian prestasi kerja secara akurat akan menjamin keputusan-keputusan internal diambil tanpa diskriminasi. j. Tantanagn-tantanagn eksternal, kadang-kadang prestasi kerja dipengaruhi oleh faktor-faktor diluar lingkungan kerja seperti keluarga, kesehatan, kondisi financial atau masalah pribadi lainnya.