BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM. Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahanpermasalahan

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 4. Analisis Sistem Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahanpermasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi. Sistem informasi distribusi merupakan sistem sistem informasi yang menangani proses pemesanan barang, penjualan barang, retur barang dan pembayaran 4.. Identifikasi Masalah Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada sistem ini adalah sebagai berikut: a. Sistem pencatatan data transaksi serta data stok sering mengalami kesalahan pencatatan. b. Pencatatan laporan-laporan masih menggunakan media buku sebagai alat bantu dan masih belum menggunakan komputer Spesifikasi Aplikasi Dalam pengembangan aplikasin ini harus dapat: a. Mengelola data customer serta data barang. 20

2 2 b. Mengelola transaksi pemesanan, penjualan, retur barang serta pembayaran piutang. c. Dapat menampilkan informasi tentang jumlah stok, barang yang diretur serta pendapatan. d. Informasi yang dihasilkan dapat mendukung Komisaris untuk mengambil keputusan pada saat rapat koordinasi Lingkungan Operasi Lingkungan operasi yang dibutuhkan dalam pengembangan aplikasi adalah sebagai berikut: a. Sistem Operasi Windows Sistem Operasi yang digunakan adalah Windows XP, Seven. b. SQL Server 2005 SQL Server 2005 merupakan software database yang dapat digunakan untuk membuat sistem informasi berbasis client-server. 4.2 Desain Sistem System flow dibuat dengan mengembangkan document flow lama.pada system flow ini terdapat perubahan dari sistem lama ke dalam sistem baru. Proses tersebut juga membuthukan database yang tepat untuk penyimpanan data. Database yang dibutuhkan antara lain:, barang, pegawai, transaksi penjualan, pemesanan, pembayaran piutang, dan retur. Langkah selanjutnya adalah membuat context diagram, external entity, dan proses-proses yang terjadi pada context diagram didapat dari system flow yang telah dibuat. Pendesain kemudian menyusun lengkap masing-masing proses

3 22 beserta tabel-tabel yang dibutuhkan pada DFD, context diagram yang telah dibuat, digunakan sebagai acuan pembuatan HIPO. File yang terdapat pada DFD digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel. Langkah terakhir adalah mendesain input dan output. Diperlukan beberapa pertimbangan dalam mendesain input dan output yang baik yaitu, bagaimana membuat desain yang sederhana tapi memiliki banyak fitur dan mudah digunakan System Flow Pemesanan Barang System Flow Pemesanan Barang Operasional. Supplier Komisaris Mulai Surat pemesanan barang Purchase Order Barang Mencetak laporan pemesanan barang Melihat stok barang Laporan pemesanan Laporan pemesanan barang barang 2 Stok barang Laporan pemesanan barang 2 N Barang tersedia? Ya Tidak Surat pemesanan barang 2 Selesai Membuat surat pemesanan barang Membuat surat pengiriman barang Data barang Surat pemesanan Surat pemesanan barang barang 2 Surat pengiriman barang Memperbarui stok barang Mengirim barang Stok barang Gambar 4. System Flow Pemesanan Barang

4 23 Gambar 4. membahas tentang alur sistem pemesanan barang yang berjalan. Dimulai dari bagian gudang melihat stok apakah barang masih ada atau sudah melampaui stok minimal. Jika stok telah melampaui minimal maka bagian gudang membuat surat pemesanan barang rangkap dua. Salinan pertama diberikan kepada bagian operasional untuk diproses menjadi laporan pemesanan barang. Salinan kedua diberikan kepada pihak supplier untuk membuat surat pengiriman barang. Supplier mengirim barang kepada bagian gudang dan bagian gudang memperbarui stok barang System Flow Barang System Flow Barang Operasional. Mulai Barang Melihat stok barang Stok barang Daftar barang pesanan Barang tersedia? Mencetak faktur penjualan Ya Membuat daftar barang pesanan Faktur penjualan Faktur penjualan Faktur penjualan 3 2 N Surat jalan Mencetak surat jalan Mengirim barang pesanan Barang pesanan Surat jalan Surat jalan 2 N Tidak Barang pesanan Menyimpan ke kartu piutang Selesai Piutang Kartu piutang Gambar 4.2 System Flow Barang

5 24 Gambar 4.2 system flow penjualan barang. Proses dimulai dari bagian gudang melihat stok barang. Jika barang tersedia maka bagian gudang akan membuat daftar barang pesanan dan oleh bagian operasional dibuatkan faktur penjualan rangkap tiga. Salinan pertama akan dibuat surat jalan sedangkan salinan kedua akan dimasukkan ke dalam kartu piutang. Dari surat jalan akan yang diterima oleh bagian gudang akan digunakan untuk mengirim barang pesanan kepada customer System Flow Retur Barang System Flow Retur Barang Operasional. Mulai Barang pesanan Data barang diretur Laporan retur penjualan Barang sesuai? Tidak Membuat laporan retur penjualan Menyediakan barang pengganti Ya Laporan retur penjualan Data barang pengganti Menyimpan barang pesanan Mengembalikan barang pesanan Data barang pengganti Barang pesanan disimpan Data barang diretur Mencetak nota retur Nota retur Nota retur 2 Nota retur N Barang pengganti Mengirim barang pengganti Barang pengganti Selesai Gambar 4.3 System Flow Retur Barang

6 25 Gambar 4.3 system flow retur barang. Proses dimulai dari customer mengecek barang yang diterima apakah sesuai dengan barang yang dipesan. Jika barang tidak sesuai maka customer akan memberikan data retur barang kepada bagian operasional, lalu bagian operasional mengirim laporan retur kepada bagian gudang. ian gudang menyiapkan data barang pengganti, oleh bagian oprasional akan dibuat nota retur dan selanjutnya nota retur akan digunakan oleh bagian gudang untuk mengirim data barang pengganti kepada customer System Flow Pembayaran Piutang System Flow Pembayaran Piutang Operasional Komisaris Mulai Piutang Kartu piutang Mencetak kartu piutang Surat penagihan piutang Kartu piutang Faktur penjualan Memberikan data pembayaran Membuat surat penagihan piutang Data pembayaran Surat penagihan piutang Data pembayaran Mencetak bukti pelunasan piutang Bukti pelunasan piutang Bukti pelunasan Bukti pelunasan piutang piutang 2 Membuat laporan pelunasan piutang Laporan Laporan Laporan pelunasan piutang 2 pelunasan pelunasan piutang piutang 2 Selesai N Gambar 4.4 System Flow Pembayaran Piutang

7 26 Gambar 4.4 menjelaskan tentang alur proses pembayaran piutang. Proses dimulai dari bagian operasional membuat surat penagihan kepada customer berdasarkan kartu piutang beserta faktur penjualan. Setelah surat penagihan sampai kepada customer maka customer akan memberikan data pembayaran. Data pembayaran diproses menjadi bukti pelunasan piutang rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada customer dan bukti pelunasan piutang kedua diproses menjadi laporan pelunasan piutang dan diserahkan kepada komisaris Context Diagram Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari Data Flow Diagram (DFD). Dalam Context Diagram ini terdapat 5 entity diantaranya adalah bagian penjualan, bagian gudang, customer, manajer, supplier. Daftar Stok Barang Bukti Pelunasan Piutang Surat Pemesanan Barang 2 Rekap Surat Pemesanan Barang Stok Barang Daftar Barang Pesanan Data Barang Tidak Sesuai Data Barang Pengganti Data Pembayaran Rekap Laporan Pelunasan Piutang Kartu Piutang Barang Pengganti Barang Pesanan Daftar Pesanan Rekap Laporan Pemesanan Barang Surat Penagihan Piutang 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Distribusi Obat Herbal Pada CV Maju Jaya Selalu + Laporan Retur Pesanan Data Barang Surat Pengiriman Barang Manajer Laporan Pelunasan Piutang Laporan Pemesanan Barang Surat Pemesanan Barang Supplier Gambar 4.5 Context Diagram

8 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas. A. DFD Level 0 Sistem Informasi Distribusi Berikut ini adalah Data Flow Diagram Sistem Informasi Distribusi, dari sinilah dapat diketahui aliran data yang ada didalam sistem yang terstruktur. Supplier Supplier Data Barang Rekap Surat Pemesanan Barang Surat Pemesanan Barang Surat Pengiriman Barang Pemesanan + Stok Barang Daftar Stok Barang Menyimpan Pesanan Daftar Pesanan Mencatat Stok Barang Surat Pemesanan Barang 2 Melihat Stok Barang Rekap Laporan Pemesanan Barang 3 Barang Membaca Pesanan Pesanan Manajer Laporan Pemesanan Barang 2 Pesanan Barang Pesanan + Daftar Barang Pesanan Kartu Piutang Mencatat Data Piutang 2 Piutang 3 Data Barang Tidak Sesuai Retur + Laporan Retur Barang Pengganti Data Barang Pengganti 4 Membaca Data Piutang Pembayaran Rekap Laporan Pelunasan Piutang Piutang Surat Penagihan Piutang + Data Pembayaran Laporan Pelunasan Piutang Bukti Pelunasan Piutang Manajer Gambar 4.6 DFD Level 0

9 28 B. DFD Level Sistem Informasi Distribusi Berikut ini adalah Data Flow Diagram level Sistem Informasi Distribusi, dari sinilah dapat diketahui detail dari setiap proses DFD level 0. [Rekap Surat Pemesanan Barang] Mencetak Surat Pemesanan Barang [Surat Pemesanan Barang 2] Supplier [Surat Pemesanan Barang ].2 Supplier [Surat Pengiriman Barang] Mengirim Barang [Data Barang].3 [Stok Barang] Memperbarui Stok Barang [Mencatat Stok Barang] 3 Barang [Daftar Stok Barang] [Daftar Pesanan ].4 [Menyimpan Pesanan ] Mencatat Pesanan Pesanan.5 [Rekap Laporan Pemesanan Barang] Mencetak Laporan Pemesanan Barang [Laporan Pemesanan Barang] Manajer Gambar 4.7 DFD Level Sub Proses Pemesanan Barang

10 29 3 Barang Pesanan [Melihat Stok Barang] 2. [Pesanan ] Membuat Daftar Pesanan Barang [Membaca Pesanan ] 2.2 [Daftar Barang Pesanan] Mengirim Barang Pesanan [Barang Pesanan] 2.3 [Kartu Piutang] Menyimpan Ke Kartu Piutang [Mencatat Data Piutang ] 2 Piutang Gambar 4.8 DFD Level Sub Proses Barang 3. [Data Barang Tidak Sesuai] Mengembalikan Barang Tidak Sesuai [Laporan Retur ] 3.2 [Data Barang Pengganti] Mengirim Barang Pengganti [Barang Pengganti] Gambar 4.9 DFD Level Sub Proses Retur Barang

11 30 [Membaca Data Piutang ] 2 Piutang 4. [Surat Penagihan Piutang] Membuat Surat Penagihan Piutang 4.2 [Data Pembayaran] Mencetak Butik Pelunasan Piutang [Bukti Pelunasan Piutang] 4.3 Mencetak Laporan Pelunasan Piutang [Laporan Pelunasan Piutang] [Rekap Laporan Pelunasan Piutang] Manajer Gambar 4.0 DFD Level Sub Proses Pembayaran Piutang Entity Relational Diagram Entity Relational Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah ERD dari Sistem Informasi Distribusi Obat Herbal pada CV. Maju Jaya Selalu. A. Conceptual Data Model Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan struktur sistem informasi. Dengan CDM kita bias membangun desain awal sistem informasi dan kita tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara

12 3 fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita dapat melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM). ID_ Nama_ Alamat_ Kota_ No_Telp_ Jenis_ Transaksi _Barang ID_ Total_Bayar Tgl_ Sudah_Bayar Belum_Bayar Status_ Barang ID_Barang Nama_Barang HET_Barang Stok_Barang Detail_ Pemesanan_Barang Login ID_Login Username Password Hak_Akses Status_User Melakukan Mendapat Retur_Barang No_Retur Jumlah_Retur Tgl_Retur Gambar 4. CDM Sistem Informasi Distribusi B. Physical Data Model Physical Data Model (PDM) menggambarkan struktur data sebagaimana akan diimplementasikan oleh DBMS. Dalam PD kita bias mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, referential integrity, view,physical storage, trigger dan stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.

13 32 Bentuk Physical Data Model dari generate Conceptual Data Model untuk Rancang Bangun Sistem Informasi Distribusi Obat Herbal pada CV. Maju Jaya Selalu adalah sebagai berikut: CUSTOMER ID_CUSTOMER varchar(0) NAMA_CUSTOMER varchar(50) ALAMAT_CUSTOMER varchar(00) KOTA_CUSTOMER varchar(20) NO_TELP_CUSTOMER varchar(5) JENIS_CUSTOMER varchar(20) ID_CUSTOMER = ID_CUSTOMER PENJUALAN_BARANG ID_PENJUALAN varchar(20) ID_LOGIN varchar(0) ID_CUSTOMER varchar(0) TOTAL_BAYAR int TGL_PENJUALAN varchar(20) SUDAH_BAYAR int BELUM_BAYAR int STATUS_PENJUALAN varchar() BARANG ID_BARANG varchar(0) NAMA_BARANG varchar(50) HET_BARANG int STOK_BARANG int ID_BARANG = ID_BARANG DETAIL_PENJUALAN ID_BARANG varchar(0) ID_PENJUALAN varchar(20) QTY int DISKON int HARGA_JUAL int ID_PENJUALAN = ID_PENJUALAN ID_BARANG = ID_BARANG PEMESANAN_BARANG ID_PEMESANAN <undefined> ID_BARANG varchar(0) JUMLAH_PESAN int TANGGAL_PESAN varchar(20) ID_LOGIN varchar(0) ID_LOGIN = ID_LOGIN ID_LOGIN = ID_LOGIN ID_PENJUALAN = ID_PENJUALAN RETUR_BARANG NO_RETUR varchar(20) ID_LOGIN varchar(20) ID_PENJUALAN varchar(20) ID_BARANG varchar(0) JUMLAH_RETUR int TGL_RETUR varchar(20) LOGIN ID_LOGIN varchar(0) USERNAME varchar(0) PASSWORD varchar(20) HAK_AKSES varchar(20) STATUS_USER varchar() Gambar 4.2 PDM Sistem Informasi Distribusi Desain Database Dari Generate ERD di atas data dibuat Database seperti pada uraian berikut : A. Nama Tabel : Login Primary Key : ID_Login

14 33 Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan Data Pegawai Tabel 4. Login No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan ID_Login Varchar 0 Primary Key ID_Login 2 Username Varchar 0 3 Password Varchar 20 4 Hak_Akses Varchar 20 5 Status_User Varchar B. Nama Tabel : Barang Primary Key : ID_Barang Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan Data Barang Tabel 4.2 Barang No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan ID_Barang Varchar 0 Primary Key ID_Barang 2 Nama_Barang Varchar 50 3 HET_Barang Integer 4 Stok_Barang Integer C. Nama Tabel : Primary Key : ID_ Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan Data

15 34 Tabel 4.3 No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan ID_ Varchar 0 Primary Key ID_ 2 Nama_ Varchar 50 3 Alamat_ Varchar 00 4 Kota_ Varchar 20 5 No_Telp_ Varchar 5 6 Jenis_ Varchar 20 D. Nama Tabel : Pemesanan Barang Primary Key Foreign Key Fungsi : ID_Pemesanan : ID_Barang, ID_Login : Untuk menyimpan Data Pemesanan Barang Tabel 4.4 Pemesanan Barang No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan ID_Pemesanan Varchar 0 Primary Key ID_Pemesanan 2 ID_Barang Varchar 0 Foreign Key ID_Barang 3 Jumlah_Pesan Integer 4 Tanggal_Pesan Varchar 20 5 ID_Login Varchar Foreign Key ID_Login E. Nama Tabel : Barang Primary Key Foreign Key Fungsi : ID_ : ID_Login, ID_ : Untuk menyimpan Data Barang

16 35 Tabel 4.5 Barang No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan ID_ Varchar 20 Primary Key ID_ 2 ID_Login Varchar 0 Foreign Key ID_Login 3 ID_ Varchar 0 Foreign Key ID_ 4 Total_Bayar Integer 5 Tgl_ Varchar 20 6 Sudah_Bayar Integer 7 Belum_Bayar Integer 8 Status_ Varchar F. Nama Tabel : Detail Primary Key : - Foreign Key Fungsi : ID_, ID_Barang : Untuk menyimpan Detail Barang Tabel 4.6 Detail No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan ID_Barang Varchar 0 Foreign Key ID_Barang 2 ID_ Varchar 20 Foreign Key ID_ 3 Qty Integer 4 Diskon Integer 5 Harga_Jual Integer G. Nama Tabel : Retur Barang Primary Key Foreign Key Fungsi : No_Retur : ID_, ID_Barang, ID_Login : Untuk menyimpan Data Retur Barang

17 36 Tabel 4.7 Retur Barang No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan No_Retur Varchar 20 Primary Key No_Retur 2 ID_Login Varchar 20 Foreign Key ID_Login 3 ID_ Varchar 20 Foreign Key ID_ 4 ID_Barang Varchar 0 Foreign Key ID_Barang 5 Jumlah_Retur Integer 6 Tgl_Retur Varchar Desain Input Output Desain Input Output merupakan langkah-langkah untuk membuat aplikasi sistem informasi. Dalam bagian ini user akan diberikan informasi tentang sistem dibuat. A. Desain Input Desain input merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari form atau interface program ini. Pada Sistem Informasi Distribusi dibuat beberapa desain input sebagai interface. Gambar 4.3 Desain Input Form Login

18 37 Pada Gambar 4.3 merupakan desain form login yang digunakan user untuk dapat masuk ke dalam program aplikasi. User diharuskan mengisi Username dan Password agar dapat masuk ke dalam program aplikasi distribusi. Gambar 4.4 Desain Input Form Master Barang Pada Gambar 4.4 merupakan desain form master barang. Master barang digunakan untuk memasukkan data barang ke dalam database. Gambar 4.5 Desain Input Form Master

19 38 Pada Gambar 4.5 merupakan desain form master customer. Master customer digunakan untuk memasukkan data customer ke dalam database Gambar 4.6 Desain Input Form Pendaftaran Akun Pada Gambar 4.6 merupakan desain form pendaftaran akun. Pendaftaran akun digunakan untuk membuat akun pengguna aplikasi agar dapat mengakses aplikasi dan memasukkan data pendaftaran akun ke dalam database. Gambar 4.7 Desain Input Form Transaksi Pemesanan Barang

20 39 Pada Gambar 4.7 merupakan desain form transaksi pemesanan barang. Pemesanan barang digunakan untuk memesan barang yang mana stok barang sudah melampaui batas minimal. Transaksi ini mengambil foreign key dari master barang. Gambar 4.8 Desain Input Form Transaksi Barang Pada Gambar 4.8 merupakan desain form transaksi penjualan barang. barang digunakan untuk memasukkan data kegiatan penjualan pada CV. Maju Jaya Selalu. Transaksi ini mengambil foreign key dari master barang, dan master customer.

21 40 Gambar 4.9 Desain Input Form Transaksi Retur Barang Pada Gambar 4.9 merupakan desain form transaksi retur barang. Retur terjadi bila barang yang dikirim tidak cocok dengan permintaan customer. Tertera pula alasan customer meretur barang yang dikirim. Gambar 4.20 Desain Input Form Transaksi Pembayaran Piutang

22 4 Pada Gambar 4.20 merupakan desain form transaksi pembayaran piutang. Pembayaran piutang terjadi bila customer telah menerima barang yang dikirim oleh pihak perusahaan. Gambar 4.2 Desain Input Form Transaksi Pengiriman Barang Pada Gambar 4.2 merupakan desain form transaksi pengiriman barang. Form ini digunakan untuk mencatat data-data pengiriman serta mencetak surat jalan untuk mengirim barang yang sudah dipesan sebelumnya oleh customer. B. Desain Output Desain output merupakan gambaran umum tentang bentuk dari tampilan dari laporan yang dihasilkan oleh form transaksi ataupun master.

23 42 Gambar 4.22 Desain Output Laporan Pemesanan Barang Pada Gambar 4.22 merupakan gambar dari Laporan Pemesanan Barang. Laporan ini digunakan untuk menampilkan barang yang dipesan beserta jumlah pesan berdasarkan periode tertentu. Gambar 4.23 Desain Output Laporan Barang

24 43 Pada Gambar 4.23 merupakan gambar dari Laporan Barang. Laporan ini digunakan untuk menampilkan barang yang telah dijual selama periode tertentu dan menampilkan total pendapatan selama periode tertentu. Gambar 4.24 Desain Output Laporan Retur Barang Pada Gambar 4.24 merupakan gambar dari Laporan Retur Barang. Laporan ini digunakan untuk menampilkan barang yang diretur oleh customer karena beberapa hal, sebagai bahan evaluasi perusahaan saat pengiriman barang.