TUGAS AKHIR PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP PADA PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN OLEH : JUWITA SARI BELLA 122103046 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : JUWITA SARI BELLA NIM : 122103046 PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP PADA PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN Tanggal : Mei 2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE.MM) NIP: 19741012 200003 2 003 Tanggal : Mei 2015 DEKAN Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak NIP. 19560407 1988002 1001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : JUWITA SARI BELLA NIM : 122103046 PROGRAM STUDI JUDUL TUGAS AKHIR : D-III KESEKRETARIATAN :PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP PADA PT BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN Medan, Mei 2015 Menyetujui Pembimbing (Dra. Marhayanie, S.E., M.Si.) NIP: 195804271 198503 2002
KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Peranan Standar Operasional Prosedur dalam Pengelolaan Dokumen/ Arsip pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderan, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan doa dari berbagai pihak selama penulisan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat : 1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D, selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum M.Ec, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, SE,M.Si, selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 5. Ibu Dra. Marhayanie, SE, M.si, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan bantuan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 6. Seluruh staff pengajar atau dosen D-III Kesekretariatan yang memberikan ilmu kepada penulis dan staff pegawai pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
7. Seluruh staff pegawai PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan yang memberikan penulis kesempatan untuk melaksanakan magang di kantor tersebut. 8. Kepada orang yang paling istimewa dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan sholeh, buat kedua orang tua penulis Papa Ismail Lubis dan Mama Wilda Hanifah. 9. Buat kakak tercinta Nurminah Oktavia yang telah membantu penulis memberi semangat dan mendengar keluh kesah penulis. 10. Rekan-rekan mahasiswa stambuk 2012 Program D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara khususnya Oya, Tari, Tria, Wiwin. Penulis ucapkan terima kasih atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar nantinya dapat menjadi lebih baik. Akhirnya penulis memohon agar Allah SWT memberikan limpahan rahmat dan hidayah-nya kepada penulis dan semua pihak yang telah memberikan bantuannya selama ini. Medan, Mei 2015 Penulis Juwita Sari Bella NIM. 122103046
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR...i DAFTAR ISI...iii DAFTAR TABEL...v DAFTAR GAMBAR...vi DAFTAR LAMPIRAN...vii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 2 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 2 D. Metode Penelitian... 3 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas... 5 B. Struktur Organisasi Perusahaan... 11 C. Job description... 12 D. Jaringan Kegiatan Perusahaan... 61 E. Kinerja Kegiatan Terkini... 63 F. Rencana Kegiatan Perusahaan... 64 BAB III PEMBAHASAN A. Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Dokumen... 65 B. Pengorganisasian dan Pengelolaan Dokumen... 67 C. Peralatan Dokumen... 70 D. Pengurusan Surat-Surat... 73
E. Sistem Penataan Dokumen... 75 F. Sistem Pemeliharaan,Perawatan,dan Pengamanan Dokumen... 77 G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen... 82 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 87 B. Saran... 88 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL No. Judul Halaman 1 Kinerja Usaha/Performa Bank SUMUT Terkini 63
DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman 1 Logo PT.Bank SUMUT 10
DAFTAR LAMPIRAN No Judul 1 Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT Kantor Pusat MEDAN