Laporan dan Memproduksi Dokumen a. Laporan, Formulir, dan Kliping Adapun yang termasuk ke dalam dokumen, selain surat dinas dan surat niaga antara lain laporan, formulir, dan kliping. 1) Laporan a) Pengertian Laporan Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan seorang sekretaris kepada atasannya atau suatu panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan kegiatan. Laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa. b) Fungsi Laporan Bagi suatu instansi/perusahaan laporan berfungsi sebagai: - Alat untuk menyampaikan informasi. - Alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas. - Bahan penentu kebijakan. - Alat untuk membina kerja sama. - Alat untuk memperluas ide/tukar menukar pengalaman. c) Jenis Laporan Jenis laporan dapat dibedakan berdasarkan isi, bentuk, sifat, penyampaian, dan waktu peridesasinya. 1. Jenis Laporan Menurut Isi dan Maksudnya Berdasarkan isi dan maksudnya, laporan terdiri atas: a. Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan. b. Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan saran yang isinya matang dan mendalam.
c. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam. d. Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa pertanggungjawaban yang dapat dikerjakan dengan berpedoman kepada 2 hal: 1) Apabila proyeknya sudah selesai, 2) Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan. e. Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak. 2. Jenis Laporan Menurut Bentuk Menurut bentuknya, laporan dapat dibedakan menjadi: a. Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan). b. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman. c. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang, penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar. 3. Jenis Laporan Menurut Sifat Menurut sifatnya, laporan dibedakan menjadi: a. Laporan biasa b. Laporan penting (rahasia) 4. Jenis Laporan Menurut Penyampaian Menurut penyampaiannya, laporan dibedakan menjadi: a. Laporan lisan b. Laporan tulisan c. Laporan visual
5. Jenis Laporan Menurut Waktu dan Perodisasi Menurut waktu dan periodesasinya, laporan dibedakan menjadi: a. Laporan rutin b. Laporan berkala d) Pengumpulan Data Pengumpulan data dapat dilakukan dengna cara sebagai berikut: 1. Observasi Pengumpulan data dengan cara observasi dapat diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan. 2. Angket Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan pertanyaan/kuesioner kepada responden. 3. Wawancara Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau interview. 4. Study Literatur Pengumpulan data jenis ini, dapat diperoleh dari dokumendokumen yang dikumpulkan, majalah, buku-buku, surat kabar, arsip, dan lain-lain. e) Penyusunan Laporan Laporan harus disusun dengan sempurna dan lengkap, tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan, jika hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan harus disajikan secara menarik. Berikut merupakan kerangka penyusunan laporan: 1. Judul 2. Daftar isi 3. Kata pengantar 4. Ringkasan 5. Isi laporan
6. Penutup 7. Laporan 2) Formulir a) Pengertian Formulir Formulir adalah lembaran kartu atau kertas cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka, jawaban, atau keterangan yang sesuai dengan pertanyaan atau instruksi yang ada. Agar penggunaan formulir mengenai sasarannya, maka: 1. Formulir harus dirancang dengan sebaik-baiknya. 2. Formulir harus dapat dimanfaatkan secara tepat. 3. Penggunaan formulir harus melalui proses pengendalian. b) Fungsi Formulir Tujuan dan manfaat formulir adalah sebagai berikut: 1. Menghemat waktu karena karyawan tidak perlu menyalin berulang kali keterangan yang sama. Dengan demikian, waktu yang ada dapat digunakan untuk mengerjakan hal-hal lainnya. 2. Membuat keseragaman atau pembakuan kerja. 3. Mempermudah klasifikasi data. 4. Mempermudah tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja. 5. Alat pemberian instruksi. 6. Alat perencanaan karena di dalamnya terdapat data kualitatif dan kuantitatif. 7. Alat pengawasan dan evaluasi. Pemakaian formulir dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Oleh karena itu, setiap kantor perlu mengusahakan keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir.
c) Teknik Pembuatan Formulir Dalam teknik pembuatan formulir, harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal. 2. Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan mempergunakan kertas yang berwarna putih. Jika mempergunakan kertas berwarna, hendaknya dipilih warna yang muda. 3. Gunakanlah lembaran yang cukup luasnya, sehingga masih dapat memungkinkan dipakai untuk disposisi, instruksi, atau catatan lainnya. 4. Pembuatan hendaknya menunjukkan suatu gambaran yang sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh. 5. Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan. 6. Apabila formulir akan dimasukkan ke dalam computer atau mesin data processing maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan adanya jarak yang cukup antarkolom sehingga memudahkan proses berikutnya. 7. Hendaknya dibuat nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukkan tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapa formulir itu dibuat. Pengendalian formulir-formulir perkantoran mencakup 3 prosedur utama, yaitu : 1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formulir secara terpusatkan. 2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang kini dipakai.
3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak formulir-formulir baru. Ini termasuk mendidik pegawai-pegawai perkantoran dan pejabat-pejabat administrasi dalam hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan formulir. 3) Kliping a) Pengertian Kliping Kliping dalam kamus Bahasa Inggris tertulis Clipping, artinya guntingan surat kabar atau Koran. Klipping diambil dari artikel-artikel, ulasan-ulasan, tanggapan-tanggapan hasil wawancara, dan sebagainya yang berisi berbagai jenis ilmu pengetahuan yang dapat dijadikan koleksi dokumentasi dan perpustakaan. b) Kegunaan Kliping Sebagai sumber informasi yang berharga kliping berguna untuk: 1. Menunjang kegiatan pribadi dan organisasi lainnya. 2. Menambah koleksi perpustakaan. 3. Memperkaya sumber ilmu pengetahuan. 4. Bahan bacaan dalam meningkatkan cakrawala berpikir. 5. Sumer dokumentasi informasi. 6. Masalah tertentu dapat dijadikan bukti autentik. 7. Bahan penelitian untuk makalah, tesis, dan lain-lain. c) Tujuan Kliping Tujuan dibuatnya suatu kliping adalah sebagai berikut: 1. Menyimpan, melestarikan kekayaan ilmu pengetahuan. 2. Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang kepada orang lain. 3. Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu. 4. Memupuk kreatifitas seseorang. 5. Menunjang pokok bahasan bidang studi tertentu.
6. Menunjang kegiatan intelektual dalam penyusunan paper, skripsi, makalah, dan penulisan artikel lainnya. d) Syarat-Syarat Menyusun Kliping Dalam menyusun sebuah kliping sebaiknya memerhatikan beberapa syarat berikut. 1. Disusun secara rapi dan serasi. 2. Penghematan dalam kolom. 3. Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya. 4. Mudah dalam pembuatannya. e) Cara Membuat dan Mengatur Kliping Dalam membuat sebuah kliping dapat ditempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. Kumpulan guntingan surat kabar, majalah atau media cetak lainnya yang menarik perhatian. 2. Tuliskan subjek atau masalah yang akan diklipingkan. 3. Tempelkan guntingan Koran, majalah dan sumber lainnya dengan lem secara rapi dan teratur pada lembaran kertas HVS. 4. Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan: a. Sumbernya (nama pengarang, majalah atau nama surat kabar), b. Tanggal, bulan, dan tahun terbit, c. Halaman, d. Dan lain-lain yang dirasa perlu. 5. Jilid dengan rapi sehingga kelihatan seperti buku. 6. Lakukan perwajahan kliping sehingga kelihatan menarik
b. Memproduksi Dokumen Pekerjaan penggandaan dokumen kantor di zaman sekarang ini lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat-alat penggandaan yang lebih canggih. Misalnya computer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplikator offsetlitho, printer, risograf. Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen, kita perlu memperhatikan beberapa hal di bawah berikut: a. Jumlah penggandaan yang diperlukan. b. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan. c. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk bagan, gambar, atau sketsa yang diduplikasi. d. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi. Beberapa alat yang dipergunakan dalam penggandaan dokumen atau surat adalah sebagai berikut: a. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplikator hektografik dengan alkohol, mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 ke atas. b. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil, mesin ini dapat menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 lembar ke atas. c. Duplikator offset litho, mesin ini dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar, atau foto. d. Duplikator typeset, mesin ini mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress, yang menghasilkan cetakan berkualitas. e. Mesin scanner, stensil sit yang diproses dengan mesin scanner, mulamula diproses dengan kertas biasa, kemudian diedit dengan foto,
gambar, tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. f. Mesin foto copy, menggandakan dokumen dengan mesin foto copy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip aslinya, tetapi tulisannya berwarna hitam. g. Mesin cetak, dalam bahasa Belanda disebut dengan istilah gravure mempunyai bagian-bagian utama yang berupa tempat acuan, penekan yang mengatur bak tinta, dan penghantar kertas. h. Alat pencetak (Printer), alat ini harus dihubungkan dengan computer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.