Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 002020-06003 Revisi : 1 Tanggal : 18 Juli 2014 Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan Ainur Rofiq, SKom., SE., MM., Ph.D Disetujui oleh : Ketua Jurusan Dr. Sumiati, SE., MSi..
DAFTAR ISI 1. Tujuan... 1 2. Tanggung Jawab dan Wewenang... 1 3. Lampiran... 2 3.1. Bagan Alir Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan......4 3.2. Bagan Alir Prosedur Pemrakarsa Tindakan Korektif... 5 3.3. Prosedur Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif... 6 3.4. Prosedur Tindakan Pencegahan... 7 3.5. Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement- CAR (00202 02002 01)... 1 3.6. Borang Klasifikasi Tindakan Konrektid dan Pencegahan (00202 02002 02)... 2
1. Tujuan Tindakan korektif dan pencegahan bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen terkait di UJM UB, guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai. 2. Tanggung Jawab dan Wewenang Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait. 1) Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan : a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan. 2) Pemrakarsa Tindakan Korektif : a. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Koordinator Bidang terkait harus mengusulkan tindakan korektif. b. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 3) Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif a. Koordinator Bidang akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan Koordinator Bidang yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif. 1
b. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, kesepakatan Koordinator Bidang yang lain beserta tanggal penyelesaiannya akan dicatat dalam laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. c. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada Koordinator Bidang terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. d. Koordinator Bidang harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. e. Koordinator Bidang harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. f. Koordinator Bidang memelihara daftar status perubahan guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. g. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung. 4) Tindakan Pencegahan a. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. b. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: a) Perbaikan suatu Proses b) Perbaikan Dokumentasi c) Perbaikan Sistem d) Perbaikan Peralatan e) Perbaikan Mutu f) Peningkatan Pelatihan 2
g) Peningkatan Kesadaran h) Perbaikan Prosedur c. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen. 5) Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan Ketika ketidaksesuaian produk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR dan Koordinator Bidang yang bersangkutan, maka laporan diberikan ke Ketua UJM yang merupakan penanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. 6) Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu 3. LAMPIRAN 3.1. Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan 3.2. Prosedur Pemrakarsa Tindakan Korektif 3.3. Prosedur Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif 3.4. Prosedur Tindakan Pencegahan 3.5. Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR (00202 02002 01) 3.6. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00202 02002 02) 3
3.1. Bagan Alir Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Mulai UJM menyelidiki penyebab ketidaksesuaian (1 hari) UJM menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll (1 hari) UJM mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan dengan mengisi Borang Daftar Ketidaksesuaian (1 hari) UJM memastikan pelaksanaan tindakan (1 hari) UJM melaksanakan dan merekam perubahan dengan mengisi Borang Daftar Revisi Dokumen dan Borang Daftar Rekaman Mutu (1 hari) Selesai 4
4.2. Bagan Alir Pemrakarsa Tindakan Korektif Mulai UJM mengusulkan tindakan korektif (1 hari) UJM mengidentifikasi ketidaksesuaian dengan mengisi Borang Daftar Ketidaksesuaian (1 hari) UJM mendiskusikan ketidaksesuaian bersama MR dengan mengisi Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (1 hari) Selesai 5
4.3. Bagan Alir Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif Mulai Anggota UJM mengkaji usulan tindakan korektif mengacu pada Borang Daftar Ketidaksesuaian (1hari) Anggota UJM membuat kesepakatan tanggal penyelesaian dengan mengisi Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (1 hari) Sekretaris UJM memastikan pelaksanaan verifikasi (1 hari) Anggota UJM melakukan verifikasi (1 hari) Anggota UJM meminta persetujuan Ketua UJM untuk melakukan perubahan (1 hari) Anggota UJM mengendalikan perubahan sesuai dengan Borang Daftar Ketidaksesuaian (1 hari) Anggota UJM melaksanakan dan merekam perubahan sesuai dengan Borang Daftar Revisi Dokumen dan Borang Daftar Rekaman Mutu (1 hari) Selesai 6
4.4. Bagan Alir Tindakan Pencegahan Mulai Wakabid.pelayanan umum memperbaiki dokumentasi dengan mengisi Borang Daftar Revisi Dokumen dan Borang Daftar Rekaman Mutu (1 hari) Sekretaris UJM memperbaiki SMM (1 hari) Wakabid.pelayanan umum melakukan peralatan (1 minggu) Ketua UJM melakukan tinjauan (1 hari) Wakabid.pelayanan umum melakukan pelatihan (1 hari) Sekretaris UJM memperbaiki prosedur (1 hari) Selesai 7
4.5. Borang Daftar Ketidaksesuaian Atau Corrective Action Requirement CAR (00202 02002 01) Audit ke- : Bulan : No. Temuan (1) Tanggal Temuan (2) Kategori Temuan (3) Status Temuan (4) Auditor (5) Teraudit (6) Bidang/ Dokumen yang diaudit (7) Uraian Ketidaksesuaian (8) Tindakan Perbaikan (9) Target Waktu Selesai (10) Verifi -kasi (11) Status Akhir (12) Tandatangan MR.. (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed 8
4.6. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif Dan Pencegahan (00202 02002 02) Bidang/Jenis yang Dikoreksi : Koreksi ke : Tanggal Koreksi : No. CAR / Koreksi : Uraian Keluhan : Kategori : 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah : Tandatangan Wakabid. / MR Rencana perbaikan /pencegahan yang dilakukan Auditee : Target Waktu Selesai : Verifikasi : Status CAR Tandatangan Ketua UJM : 1.OPEN 2.CLOSED 9