TUGAS AKHIR SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH : MEYTHA MONALISA S 102103058 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2013
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : MEYTHA MONALISA S NIM : 102103058 PROGRAM STUDI JUDUL : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN : SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, Juli 2013 Menyetujui Pembimbing (Dra. Friska Sipayung, M.Si) NIP. 19620117 198603 2 002
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : MEYTHA MONALISA S NIM : 102103058 PROGRAM STUDI JUDUL : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN : SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal : Juli 2013 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN ( Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003 Tanggal : Juli 2013 DEKAN ( Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak) NIP. 19560407 198002 1 001
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunianya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang sudah ditentukan untuk menyelesaikan Program Diploma III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah Sistem Penataan Arsip Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan baik dari segi materi maupun teknis. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat pengarahan dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa terimakasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K) selaku Rektor. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis. i
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis. 5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang banyak meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta pengarahan kepada penulis selama menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Ibu Zailiana, S,Sos, selaku Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi. 7. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 8. Terkhusus buat orangtua tercinta ayahanda Berlin Frans Sinaga dan ibunda Rosliana Simarmata yang banyak memberikan perhatian, dorongan, semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai. 9. Untuk kakak dan adik tersayang Coryzon Angelina Sinaga dan King Clinton Naga Negara Sinaga yang banyak memberikan dorongan dan semangat kepada penulis. 10. Kepada sahabat-sahabat penulis Octora Simanjuntak, Amelia Manullang, Wanty Silitonga, Yuki Manalu, Johanda Sinaga, Josua Sinaga, Cinta Marbun, Ricky Sianturi, Samuel Amandus dan Hallason Simangunsong yang juga menjadi penyemangat dan yang memberikan dukungan dalam penulisan Tugas Akhir ini. ii
11. Kepada teman-teman penulis yang baik Cindy Flestari, Devi Simanjuntak, Friska Maruhawa, Elisabeth Panjaitan dan Habibah Ulfah terimakasih buat kebersamaan selama perkuliahan. 12. Teman-teman magang Grup 20 dan teman-teman Business Plan Lura dan Luta Tengku Siti Sonia Nizam, Afriani Siregar, Rizky Kemal dan Vinska Alvionita, terima kasih atas kerja samanya, bantuan dan semangat dari kalian semua. 13. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis. 14. Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran tugas akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk doa, semangat dan dukungannya kepada penulis. Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang memerlukannya. Medan, Juli 2013 Penulis MEYTHA MONALISA S iii
DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar... i Dafatr Isi... iv Daftar Tabel... vi Daftar Gambar... vii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 1. Tujuan Penelitian... 4 2. Manfaat Penelitian... 4 D. Jadwal Penelitian... 5 E. Sistematika Penelitian... 6 BAB II PROFIL INSTANSI... 7 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi... 7 B. Struktur Organisasi... 10 C. Job Description... 17 D. Jaringan Kegiatan... 18 E. Kinerja Usaha Terkini... 18 F. Rencana Kegiatan... 19 BAB III PEMBAHASAN... 22 A. Pengertian Arsip... 22 B. Ciri-ciri Arsip yang Baik... 23 C. Penggolongan Arsip... 24 1. Menurut Subjek dan Isinya... 24 2. Menurut Masalahnya... 25 3. Menurut Nilai dan Kegunaannya... 26 4. Menurut Sifat Kepentingan... 26 5. Menurut Keseringan dan Penggunaan... 27 6. Menurut Fungsinya... 27 7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya... 28 8. Menurut Keasliannya... 28 D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja... 29 E. Kegunaan Arsip... 30 F. Pemeliharaan dan Pencegahaan Kerusakan Arsip... 31 1. Pemeliharaan Arsip... 31 2. Pencegahan Kerusakan Arsip... 33 G. Sistem Penataan Arsip... 34 1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)... 35 2. Sistem Perihal (Subject Filling System)... 47 3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)... 49 4. Sistem Tanggal (Cronological Filling System)... 51 5. Sistem Wilayah (Geograpich Filling System)... 52 iv
H. Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara... 53 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 57 A. Kesimpulan... 57 B. Saran... 58 DAFTAR PUSTAKA... 60 v
DAFTAR TABEL No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 5 Tabel 3.1 Indeks Berdasarkan Nama Biasa... 36 Tabel 3.2 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama keluarga... 36 Tabel 3.3 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Marga... 37 Tabel 3.4 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memiliki Nama Babtis... 37 Tabel 3.5 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang Disingkat... 37 Tabel 3.6 Indeks Berdasarkan Nama Wanita yang diikuti Nama Suaminya... 38 Tabel 3.7 Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Gelar... 38 Tabel 3.8 Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan... 38 Tabel 3.9 Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan yang diutamakan Nama Tempat... 39 Tabel 3.10 Indeks Berdasarkan Nama Organisasi yang disingkat... 39 Tabel 3.11 Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang memakai Nama Orang... 39 Tabel 3.12 Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang dijadikan Tabel 3.13 Unit Pertama... 40 Indeks Berdasarkan Nama Badan Sosial yang dijadikan Unit Pertama... 40 Tabel 3.14 Daftar Indeks Berdasarkan Perihal... 48 Tabel 3.15 Pola Klasifikasi Sistem Nomor... 49 vi
DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi... 12 Gambar 2.2 Struktur Organisasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi... 16 Gambar 3.1 Kartu Indeks Sistem Abjad... 45 Gambar 3.2 Lembar Tunjuk Silang... 46 Gambar 3.3 Kartu Indeks Sistem Perihal... 49 Gambar 3.4 Kartu Indeks Sistem Nomor... 51 Gambar 3.5 Kartu Indeks Sistem Tanggal... 52 Gambar 3.6 Kartu Indeks Sistem Wilayah...53 vii