BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1988 :849) adalah (1) perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas, (2) susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya, (3) metode. Beberapa pengertian sistem menurut para ahli, antara lain : 1. Menurut John Mc Manama, sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien. 2. Menurut L. James Havery, sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. 3. Menurut Mulyadi, sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
6 4. Menurut Robert G.Murdick, sistem adalah seperangkat elemen elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah elemen - elemen yang saling berkumpul, berhubungan, bekerja sama membentuk suatu jaringan yang berfungsi untuk menyelesaikan suatu sasaran yang diinginkan secara efektif dan efisien. 2.1.2 Elemen Sistem Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem : 1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan, maupun satu ataupun banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. 2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. 3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai.
7 4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. 5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. 6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 7. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem. 2.2 Informasi Dalam suatu organisasi ataupun perusahaan, informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting. Dengan adanya informasi dalam suatu organisasi para manajer dapat mengambil keputususan dengan cepat dan mencapai tujuan yang efektif
8 dan efisien. Sehingga dapat dikatakan bahwa informasi adalah suatu hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penggunanya dan dapat digunakan dalam pengambilan sebuah keputusan. Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut beberapa ahli: 1. Menurut Joner Hasugian, informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah media. 2. Menurut Kenneth C.Laudon, informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia. 3. Menurut Anton M. Moeliono, informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan. 2.3 Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang
9 diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur prosedur yang diorganisasikan, bila mana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Dari defenisi diatas, maka dapat disimpulkan pengertian dari sistem informasi adalah suatu jaringan dari beberapa elemen-elemen yang saling berhubungan yang berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen dari suatu kejadian internal dan eksternal agar organisasi tersebut dapat beroperasi secara efektif dan efisien. 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Komponen tersebut adalah sebagai berikut : 1. Komponen masukan (input) Komponen yang terdiri dari metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan kedalam sistem informasi. 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data di basis data (database). 3. Komponen keluaran (output) Hasil dari sistem informasi yang berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
10 4. Komponen teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Berperan sebagai suatu media penyimpanan sumber data bagi sistem informasi. 6. Komponen software Berfungsi sebagai sarana untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, yang diperlukan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. 8. Komponen control Beberapa pengendalian yang diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 2.4 Basis Data (Database) Gordon C. Everest menyebutkan bahwa basis data adalah kumpulan data yang mekanis, terbagi, terdefinisi secara formal dan dikontrol di pusat organisasi. Selanjutnya menurut C.J.Date, basis data adalah koleksi data operasional yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi. Maka secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa basis data adalah suatu kumpulan data yang
11 saling berhubungan yang tersimpan dalam suatu media dan terorganisir dengan rapi, yang dapat diakses dengan urutan yang berbeda-beda secara logis dengan cara yang relatif mudah dan dapat dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi. 2.5 Database Management System (DBMS) 2.5.1 Pengertian dan Fungsi Database Management System (DBMS) Database management system (DBMS) yaitu suatu sistem atau perangkat lunak yang mengelola basis data dan menjalankan operasi terhadap data dalam jumah yang besar yang terdapat di dalam basis data, sehingga memudahkan pengguna akhir untuk menggunakan data dan mendapatkannya sebagai informasi yang sesuai. Adapun beberapa fungsi dari Database Management System adalah sebagai berikut : 1. Data Definition Sebuah DBMS dapat mengolah dari pendefinisian data dan menghubungkannya. 2. Data Manipulation Sebuah DBMS dapat menyelesaikan permintaan-permintaan dari pemakaian untuk mengakses data. 3. Data Security dan Integrity Sebuah DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh Database Administrator (DBA). 4. Data Recovery dan Concurrency Sebuah DBMS dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalah sistem, kerusakan disk, dan lainnya dan
12 juga harus dapat mengontrol pengaksesan data yang concurrent, yaitu apabila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan. 6. Data Dictionary Sebuah DBMS dapat menyediakan data dictionary. 7. Perfomance Sebuah DBMS dapat menangani unjuk kerja dari semua fungsi seefisien mungkin. 2.5.2 Komponen Database Management System (DBMS) Komponen DBMS terbagi menjadi 5 komponen, yaitu : 1. Perangkat Keras (Hardware) Suatu komputer yang terdiri dari processor, harddisk dan memory, ataupun jaringan yang terdiri dari beberapa komputer yang dapat menjalankan DBMS 2. Perangkat Ringan (Software) Suatu penghubung antara basis data dan pengguna yang berupa perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program aplikasi lainnya. 3. Data Komponen yang terdapat di dalam basis data yang saling terkait, terintegrasi, dan dapat diakses oleh sejumlah pengguna secara bersamaan 4. Prosedur Prosedur memuat aturan-aturan untuk mendisain dan penggunaan basis data dan DBMS.
13 5. Pengguna Pengguna sendiri dapat di kategorikan menjadi 3 jenis yaitu : a. Administrator basis data yaitu pengguna yang merencanakan, menerapkan, mengoperasikan dan mengamankan basis data b. Pemogram aplikasi yaitu pengguna yang membuat aplikasi basis data dengan menggunakan bahasa pemrograman. c. Pengguna Akhir yaitu konsumen yang hanya memakai suatu teknologi tanpa mengetahui proses panjang dibaliknya. 2.6 Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic pertama kali diluncurkan pada tahun 1991 dengan nama thunder yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat oleh Microsoft untuk menandingi bahasa pemrograman lainnya yang telah ada seperti pemrograman C, C++, Pascal, dan bahasa pemrograman lainnya. Pada tahun 1993, Microsoft menegluarkan Visual Basic versi 2.0 yang mulai menarik perahatian para pengembang program. Ketika Visual Basic versi 3.0 diluncurkan, versi ini menjadi bahasa pemrograman yang paling pesat perkembangannya di pasaran sehingga banyak diminati oleh programmer. Pada tahun 1997, Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 5.0 yang memiliki kemampuan untuk menciptakan activex Control yang membuat kita mampu menempatkannya di internet dan membuat bahasa HTML lebih dinamis dan praktis.
14 Kemudian pada tahun 1998, Micrososft mengeluarkan Visual Basic versi 6.0. M. Agus J. Alam (2001, hal:1) mengatakan Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat suatu aplikasi maupun suatu sistem informasi dalam Microsoft Windows dengan menggunakan metode Graphical User Interface (GUI). Microsoft Visual Basic 6.0 berasal dari bahasa pemrograman yang popular yang disebut BASIC (Beginner s All-purpose Symbolic Intruction Code) (Wahana Komputer, 2004:2). Microsoft Visual Basic 6.0 memiliki tiga dimensi yang sangat berbeda dengan versi sebelumnya, yaitu : 1. Standart Edition merupakan produk standar (dasar) yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk pengembangan sebuah aplikasi. 2. Professional Edition merupakan versi yang memberikan sarana ekstra yang dibutuhkan oleh programmer, misalnya kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file help, serta sarana sarana pengembangan database yang lebih baik. Versi ini juga berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan pembuatan server OLE Automatication. 3. Enterprise Edition yang memungkinkan professional programmer untuk membuat aplikasi client server yang dapat terhubung ke internet. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi jaringan.
15 2.6.1 Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana yang dibutuhkan untuk membangun program program windows dengan cepat dan efisien. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur. Struktur aplikasi Visual Basic terdiri dari : 1. Form, yaitu windows atau jendela dimana user interface atau tampilan yang merupakan antar muka program. 2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan memakai text, label, option, check, frame, dan command. 3. Properties, yaitu nilai atau karakter yang dimiliki oleh sebuah objek Visual Basic, seperti name, size, color, position dan text. Properties dapat diubah saat mendesain program atau runtime ketika program dijalankan. 4. Methods, yaitu serangkaian perintah perintah yang telah tersedia dan dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu. 5. Even Procedure, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu. 6. General Procedure, yaitu kode yang tidak berhubungan dengan suatu objek tetapi pada general procedure ini sangat berhubungan dangen aplikasi. 7. Module, yaitu kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel dan defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.
16 Dari penjelasan di atas maka tampilan environment Visual Basic 6.0 dapat dilihat padda gambar berikut : Gambar 2.1 Form Utama Microsoft Visual Basic 6.0 Secara rinci, tampilan form utama Visual Basic 6.0 seperti yang dilihat pada gambar 2.3 terdiri dari : 1. Toolbar, yaitu tombol tombol yang akan sangat membantu dalam mempercepat akses perintah. Gambar 2.2 Toolbar 2. Baris menu, yaitu kumpulan perintah perintah yang dikelompokkan berdasarkan criteria yang dihasilkan. 3. Form, yaitu suatu interface untuk merancang suatu program.
17 Gambar 2.3 Form 4. Windows Properties, yaitu jendela yang sangat mendukung sifat sifat dari sebuah objek yang digunakan dalam sebuah form. Gambar 2.4 Windows Properties 5. Windows Form Layout, yaitu windows yang menampilkan letak dari form (posisi form) pada layar monitor pada saat program dijalankan.
18 Gambar 2.5 Windows Form Layout 6. Toolbox, yaitu sebuah windows yang mengandung semua objek atau kontrol yang akan digunakan untuk membentuk sebuah program aplikasi dan merupakan sebuah kontrol yang akan menjadi interface antara program aplikasi dengan semua objek yang diletakkan di jendela form. Gambar 2.6 Toolbox
19 Keterangan mengenai toolbox : a) Label, menampilkan tulisan pada form. b) Text Box, sebagai tempat input atau untuk menampilkan teks dan pemakai dapat mengubah ubah tulisan yang terdapat pada kontrol. c) List Box, menampilkan beberapa item. Dari kontrol item item tersebut user dapat melakukan pilihan dengan scroll bar. d) Command Button, menjalankan suatu tindakan dengan cara mengklik. e) Combo Box, merupakan kombinasi dari textbox dan listbox. f) Check Box, menampilkan keadaan true atau false g) Picture box, menampilkan gambar. h) Option Button, fungsinya hampir sama dengan check box, perbedaannya pada option button ini dapat memilih beberapa pilihan sekaligus. i) Frame, mengelompokkan kontrol kontrol secara visual (tergambar) atau secara fungsional (tindakan). 7. Project Windows, yaitu project yang menampilkan semua file di dalam Visual Basic yang sedang aktif. Project merupakan kumpulan dari modul form, modul class, dan modul standart yang membentuk suatu aplikasi. Gambar 2.7 Project Windows
20 8. Windows Code, yaitu jendela yang berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic 6.0. Gambar 2.8 Code Windows 9. Windows Immadiate, yaitu windows yang berguna untuk mencoba beberapa instruksi program, pada saat program diuji windows ini berguna sebagai windows debug (pencari kesalahan / error). 2.7. Microsoft Access 2003 Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan dengan semua objek, topik atau yang mempunyai tujuan tertentu. Informasi atau data yang diolah tersebut disimpan dalam sebuah file. Contohnya adalah database buku, koleksi musik, kerusakan komputer, penjualan barang, pegawai, siswa dan lain-lain. Microsoft Access adalah program aplikasi database yang sangat populer dan paling banyak digunakan, yang akan membantu seeorang dalam merancang, membuat dan mengolah database. Microsoft Access dibuat dan dikonsentrasikan agar program aplikasi database dapat lebih mudah dipakai, lebih fleksibel dan lebih mudah diintegrasikan
21 dengan program aplikasi MS Office XP lainnya, dapat bekerja sama pada sistem jaringan serta dapat memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada internet maupun intranet. 2.8 Crystal Report Crystal Report merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk membangun sebuah laporan. Crystal Report dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis windows seperti Visual Basic 6.0, Borland Delphi, Visual Basic.net, Visual C++, dan Visual Interdev. Beberapa kelebihan Crystal Report : 1. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit. Hal ini memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode program. 2. Integrasi dengan bahasa bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian. 3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format format seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.