BAB IV PEMBAHASAN A. Analisa Masalah Di era digital saat ini, baik para mahasiswa, dosen, peneliti maupun masyarakat umum semakin dituntut untuk memiliki kemampuan mengelola pengetahuan yang sudah mereka miliki, agar dapat secara sistematis mengembangkan pengetahuan berikutnya. Dalam tuntutan seperti ini mereka harus mempunya kemampuan dalam pertukaran pengetahuan ilmiah yang efisien dan efektif. Program perpustakaan seharusnya menyediakan prosedur yang dapat membantu mereka berkembang dari pihak yang hanya bisa memakia koleksi yang tersedia di perpustakaan, menjadi pihak yang mempunyai kemampuan dalam pencarian informasi sesuai dengan bidang pengetahuan yang didalaminya. Di bidang penelitian terjadi perubahan mendasar dalam pola komunikasi ilmiah yang akhirnya akan melahirkan tuntutan-tuntutan baru dalam hal ketersediaan akses maupun sumberdaya digital. Teknologi internet terus berkembang dan melahirkan fenomena baru dalam komunikasi antar ilmuwan. Perpustakaan digital akan menjadi bagian dari inti perubahan mendasar ini jika pengembangannya disesuaikan dengan perkembangan kehidupan para peneliti yang merupakan pengguna utama. 45
Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, UPT Perpustakaan Undip juga telah mengupayakan fasilitas digital collection seperti e-journal, e-book, koleksi CD dan repository (local content Undip). Yang dibutuhkan dalam proses digitalisasi adalah: 1. Komputer, dengan hard disk dan memori yang cukup. 2. Scanner dan driver 3. Adobe Acrobat, yaitu software yang digunakan untuk mengkonversi atau mengubah file dokumen menjadi format PDF (Portable Document Format). 4. Software/aplikasi, misalnya Microsoft Word. 5. Peralatan audio dan video, beserta software yang mendukung. B. Langkah-Langkah Digitalisasi Koleksi Grey Literature di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Dalam proses digitalsiasi grey literature di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro ada beberapa langkah yang dilakukan, yaitu: 1. Mengkonversi Dokumen Ada dua cara yang digunakan dalam mengkonversi dokumen, yaitu: 1) Dokumen Capture: Perubahan format dari bentuk asli (books, film, audio) ke digital, misal dengan cara di-scan secara manual dengan scanner. 46
Alat yang digunakan : 1. Scanner Jenis High Speed, di UPT Perpustakaan Undip menggunakan XEROX WORKCENTRE 60 ppm (paper per mintue) Gambar 7 Scanner XEROX WORKCENTRE 60 ppm 2. Mesin Pemotong Kertas 47
Gambar 8 Mesin Pemotong Kertas 3. Personal Computer (PC) Gambar 9 Personal Computer 48
Langkah-langkah Dokumen Capture adalah sebagai berikut: 1. Memilih koleksi grey lierature yang ada. Gambar 10 Koleksi Thesis dan Pemilihan Koleksi 2. Melepas hard cover koleksi grey literature. Gambar 11 Pelepasan Hardcover 49
3. Memotong punggung buku sehingga memudahkan dalam men-scan tiap lembar koleksi. Gambar 12 Pemotongan Punggung Buku 4. Menyortir isi koleksi yang akan di-scan. Gambar 13 Penyortiran Isi Koleksi 50
5. Men-scan lembaran koleksi dengan scanner. Gambar 14 Proses Scanning Lembar Koleksi 6. Proses editing dokumen yang sudah berbentuk digital. Gambar 15 Editting Koleksi 51
7. Penjilidan sementara koleksi yang telah dibongkar. Gambar 16 Penjilidan Sementara Pembuatan Dokumen PDF dengan Scanner Langkah-langkah pembuatan dokumen PDF dengan scanner adalah sebagai berikut: Pastikan bahwa scanner telah tersambung ke komputer. Driver scanner yang akan digunakan sudah terinstal, kemudian jalankan Acrobat Professional. Klik File pada bar Acrobat Professional, kemudian klik Create PDF dan pilih From Scanner. Pilih jenis scanner pada kotak device dan format, kemudian klik Scan. Tunggu proses scanning, kemudian lakukan proses penyimpanan/saving. 52
2) Dokumen Management: Proses pengolahan koleksi digital, misal dirubah dari jenis file doc/xls/ppt/jpg ke PDF. Ada beberapa langkah dalam melakukan Dokumen Management, yaitu: 1) Mengkonversi dokumen langsung dari Adobe Acrobat: a. Klik Create PDF From File. Gambar 17 Mengkonversi dokumen langsung dari Adobe Acrobat (1) 53
b. Pilih file dimana akan dikonversi, kemudian klik Open. Gambar 18 Mengkonversi dokumen langsung dari Adobe Acrobat (2) c. Simpan dokumen. 2) Menkonversi dokumen dari dokumen Cara mengkonversi dokumen dari dokumen seperti Microsoft Word, dan lain sebagainya: a. Buka dokumen yang akan dikonversi. b. Klik File Print pada setting printer, pilih Adobe PDF, 54
kemudian OK. Gambar 19 Menkonversi dokumen dari dokumen (1) 1) Mengkonversi file lewat Windows Explorer: a. Pilih drive atau folder dimana file disimpan, sebagai contoh: pilih folder My Documents/My/Picture. b. Klik kanan pada file yang akan dikonversi. 55
c. Pilih Convert to Adobe PDF. Gambar 20 Mengkonversi file lewat Windows Explorer 1) Membuat file PDF dari beberapa file dokumen Cara membuat file PDF dari beberapa File: 56
a. Klik Create PDF > From Multiple File. Gambar 21 Membuat file PDF dari beberapa file dokumen (1) 57
b. Klik tombol Browse, berikutnya akan tampil lagi kotak dialog Open. Gambar 22 Membuat file PDF dari beberapa file dokumen (2) 58
c. Pilih file dokumen yang pertama lalu klik tombol Add. Hasilnya pada kotak Files to Combine akan tampil icon file dokumen yang dipilih. Gambar 23 Membuat file PDF dari beberapa file dokumen (3) d. Klik tombol Browse dan pilih file dokumen berikutnya kemudian klik tombol Add. 59
2. Proses Editing Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses editing: a. Buka sebuah file PDF. Gambar 24 Proses Editing (1) b. Klik Main Tool Bar > Advanced Editing Bar. 60
c. Klik Touch Up Text Tool (tanda T) untuk mengedit teks dan Touch Up Object Tool untuk edit objek/gambar. Gambar 25 Proses Editing (2) d. Sorot teks/gambar yang ingin diganti. 61
e. Ketikkan teks yang diinginkan sebagai penggantinya lalu klik sembarang untuk menghilangkan bingkai seleksi. Gambar 26 Proses Editing (3) 3. Menambahkan Background (Logo) a. Buat file PDF dengan gambar logo Undip: 62
Buat file dalam bentuk document terlebih dahulu Gambar 27 Pemberian Background (1) 63
Klik Print > Adobe PDF > OK Gambar 28 Pemberian Background (2) 64
Simpan file dalam format PDF Gambar 29 Pemberian Background (3) b. Kemudian buka file yang akan diberikan watermark logo 65
c. Pada Acrobat Professional pilih Document > Add Watermark and Background. Gambar 30 Pemberian Background (4) 66
d. Klik Browse, kemudian pilih file logo > Open Gambar 31 Pemberian Background (5) 67
e. Atur halaman mana saja yang akan diberi gambar logo. Gambar 32 Pemberian Background (6) 68
f. Atur kejelasan gambar dengan mengatur presentase opacity, klik OK Gambar 33 Pemberian Background (7) 4. Proses Pemberian Pengaman (Security) Ada beberapa langkah dalam pemberian security/password: a. Siapkan File PDF yang akan diproteksi. 69
b. Klik menu Document > Security > Restrict Opening and Editing. Kemudian kotak dialog password Security-Settings akan muncul. Gambar 34 Proses Pemberian Pengaman (1) c. Pada Compatibility pilih versi minimal Acrobat yang ingin digunakan. d. Aktifkan Require a Password to Open the Document. 70
e. Pada Document Open Password ketik kode yang diinginkan, kemudian klik OK dan akan muncul kotak dialog Confirm. Gambar 35 Proses Pemberian Pengaman (2) f. Konfirmasi ulang kode password yang digunakan tadi, pada Document Open Password, ketik sekali lagi kemudian OK. g. Setelah itu akan muncul kotak dialog untuk konfirmasi bahwa password akan berfungsi setelah kita melakukan proses Saving, kemudian klik OK. 71
h. Setelah menyimpan kemudian tutup file PDF, setelah itu coba buka kembali file PDF tadi. Dalam pelaksanaan proses digitalisasi grey literature di UPT Perpustakaan Undip ada beberapa hambatan yang dialami, antara lain: a. Kurangnya pemahaman dan pengetahuan tentang digitalisasi b. Kurangnya kemampuan di bidang komputer/ti c. Kurang tepatnya pemilihan orang yang ditunjuk untuk melaksanakan proses digitalisasi. d. Kurangnya jumlah koleksi C. Pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP) Pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP) diawali dengan perkenalan pendamping dan penetapan jadwal setelah itu ke bagian masing masing kegiatan yang terdiri atas: 1. Layanan Loker dan Layanan Pembuatan Kartu Keanggotaan 1) Layanan Loker Salah satu layanan yang disediakan oleh UPT Perpustakaan Undip untuk menitipkan barang pemustaka, seperti: tas, jaket, binder, map. Sehingga pemustaka sebelum masuk ke dalam perpustakaan dapat menitipkan barang bawaannya ke loker yang telah disediakan guna mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Di bagian ini penulis membantu 72
mengawasi absensi mahasiswa yang masuk ke perpustakaan dan mengingatkan mahasiswa untuk menitipkan barang yang tidak boleh dibawa masuk ke ruang koleksi. 2) Layanan Kartu Keanggotaan Suatu layanan yang disediakan oleh UPT Perpustakaan Undip bagi mahasiswa Undip atau dari luar Undip yang ingin membuat Kartu Anggota perpustakaan, Kartu Kunjung, Kartu Sakti atau Kartu Jasapusperti. Di bagian ini penulis membantu dalam pembuatan kartu keanggotaan bagi mahasiswa Undip dan Kartu Kunjung bagi mahasiswa dari luar Undip. 2. Layanan Sampoerna Corner dan Pojok BNI Layanan di Sampoerna Corner dan Pojok BNI merupakan bentuk CSR Putra Sampoerna Tbk.dan Bank BNI. Dengan fasilitas berupa: komputer untuk mengakses internet, hot-spot area, koleksi CD, buku-buku ilmiah popular tentang pengembangan diri yang merupakan sumbangan dari Putra Sampoerna Tbk. Dan Bank BNI. Di bagian Layanan Sampoerna Corner ini penulis melakukan beberapa kegiatan antara lain, mengawasi mahasiswa yang menggunakan ruang Sampoerna Corner dan Pojok BNI, mengingatkan absensi mahasiswa yang masuk dan melakukan pencatatan data mahasiswa yang menggunakan fasilitas komputer yang ada pada Sampoerna Corner dan Pojok BNI 73
Contoh dari pencatatan data mahasiswa yang menggunakan komputer milik Sampoerna Corner dengan Billing Manual: Tabel 4 Billing Internet Manual Tanggal 5 Maret 2013 Sumber: Sampoerna Corner UPT Perpustakaan Undip Berikut alur yang harus diikuti oleh pemustaka sebelum menggunakan fasilitas yang disediakan oleh Sampoerna Corner, Pojok BNI, dan NBC: 74
Bagan 2 Sumber: http://digilib.undip.ac.id/ 3. Proses Pengadaan dan Pengolahan Proses pengadaan merupakan awal dari setiap bahan pustaka buku sebelum siap untuk dipinjamkan atau digunakan oleh pemustaka. Proses pengadaan bahan pustaka ini dilakukan untuk melengkapi koleksi perpustakaan. Proses pengadaan ini, selain dapat dilakukan melalui pembelian dengan menggunakan anggaran yang disediakan oleh perpustakaan juga dapat diperoleh dari hadiah. Proses pengadaan melalui pembelian dilakukan dengan cara petugas melakukan searching terlebih dahulu tentang bahan pustaka yang belum di miliki oleh perpustakaan dan bahan pustaka yang akan dibeli harus merupakan bahan pustaka yang sesuai dengan bidang studi yang ada di 75
lingkungan Undip. Selain melakukan searching bahan pustaka yang akan dibeli pustakawan juga dapat menyebarkan angket kepada pemustaka mengenai bahan pustaka yang diinginkan pemustaka dan bahan pustaka tersebut belum tersedia di perpustakaan dengan demikian pustakawan dapat melihat statistik hasil angket bahan pustaka mana yang benar-benar diperlukan oleh pemustaka dan belum dimiliki oleh perpustakaan. Sedangkan pengolahan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan yang dilakukan di perpustakaan, dimulai dari pemeriksaan koleksi atau bahan pustaka buku yang baru datang sampai bahan pustaka tersebut siap digunakan oleh pemustaka. Kegiatan pengolahan ini merupakan tugas inti dari suatu lembaga perpustakaan. Dalam hal ini penulis telah melakukan praktek mengolah bahan pustaka buku, mulai dari bahan pustaka tersebut datang sampai siap disajikan kepada pemustaka. Bagan 3 Alur Pengolahan Bahan Pustaka Buku Buku datang Dilakukan pengecekan Di tulis pada buku inventaris Pemberian stempel: inventaris, identitas perpustakaan, asal Dilakukan pengklasifikasian dan pembuatan katalog 76
Melakukan Penginputan kedalam program manajemen perpustakaan SEMLIB Men-scan cover buku kemudian di upload kedalam catalogue online UPT Perpustakaan Pemberian kelengkapan bahan pustaka buku berupa: membuat barcode, kantong buku, kartu buku, magnet, dan sampul Siap dikirim kebagian masing-masing Gambar 36 Contoh Lembar Deskripsi Katalog Sementara (T-slip) Gambar 37 Contoh Nomor Inventaris (Barcode) 77
4. Layanan Sirkulasi (Open Service) Layanan Sirkulasi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung untuk dapat meminjam koleksi perpustakaan. Bertujuan untuk mempermudah pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dalam sebuah perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini pustakawan berhubungan dan berinteraksi secara langsung dengan pengguna, pustakawan harus siap melayani pemakai dalam proses peminjaman dan pengembalian ataupun dalam mencari koleksi yang pemakai kesulitan dalam mencari dalam rak koleksi. Bagan 4 Alur Peminjaman Bahan Pusaka Pemustaka iya Cek katalog Ada? Iya > 1 eks Rak Ada? Iya Isi kartu buku 1 eks Tidak Meja sirkulasi Selesai Tidak Koleksi tandon Tanya petugas Sensor dan cap tanggal kembali Hubungi petugas Proses Hanya bisa dibaca/dicopy Selesai 78
Tugas kedua di bagian sirkulasi adalah melayani pengunjung yang akan mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam. Di UPT Perpustakaan Undip jangka waktu peminjaman buku adalah 2 minggu dan tidak dapat diperpanjang. Denda keterlambatan setiap buku adalah Rp. 1000 per hari. Bagan 5 Alur Pengembalian Bahan Pustaka Pemustaka Menyerahkan kartu anggota/ kartu mahasiswa dan buku Tidak Cek data Terlambat? Hapus data pinjaman Buku dikembalikan Iya Bayar denda Selesai Tugas selanjutnya adalah pembuatan surat bebas pustaka. Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti wisuda wajib memiliki surat keterangan bebas pustaka dari UPT Perpustakaan Undip dengan persyaratan: 1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya. 2. Menyerahkan kartu anggota 79
Bagan 6 Alur Pelayanan Bebas Pustaka Pemustaka Menyerahkan kartu anggota Cek data Ada pinjaman Tunda? Iya Selesai Bebas pinjaman Hapus data anggota Kembalikan buku Mengisi buku syarat wisuda Cetak Selesai 5. Layanan Pengesahan Karya Ilmiah Dosen dan Layanan Reserve Book a. Layanan Pengesahan Karya Ilmiah Dosen Layanan ini merupakan layanan yang diberikan untuk memberikan pengesahan kepada dosen atau peneliti Undip yang telah membuat Laporan 80
Karya Ilmiah, baik dalam bentuk artikel yang sudah dimuat di majalah atau jurnal maupun hasil penelitian. Pengumpulan Laporan Karya Ilmiah Dosen ini bertujuan guna mengumpulkan angka kredit. Selain Laporan Karya Ilmiah Dosen pada layanan ini juga terdapat Tesis, Disertasi, Impresium, dan Laporan Penelitian. Layanan ini penulis melakukan shelving Laporan Penelitian dengan cara mengurutkan mulai dari nomor klasifikasi, nama pengarang, dan judul dan mempelajari pengolahan karya ilmiah. Bagan 7 b. Layanan RB (Reserve Book) Layanan ini menyimpan copy pertama dari setiap judul buku yang tersedia pada layanan sirkulasi dan hanya terdapat 1 (satu) eksemplar. Layanan RB (Reserve Book) yang terdapat di UPT Perpustakaan Universitas 81
Diponegoro merupakan layanan terbuka, sehingga pemustaka dapat mengambil sendiri bahan pustaka buku yang di inginkan. Tetapi bahan pustaka buku tersebut tidak dapat dipinjamkan pemustaka untuk dibawa keluar melainkan hanya dapat dibaca ditempat atau di foto copy. Pada layanan ini penulis melakukan tugas shelving bahan pustaka buku yang bertujuan memudahkan pemustaka dalam mencari bahan pustaka buku. 6. Layanan Referensi dan Layanan Koleksi Serial a. Layanan Referensi Merupakan salah satu layanan yang disediakan oleh UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang guna mencari informasi yang lebih mendalam dari bahan pustaka yang tersedia pada perpustakaan. Pada layanan referensi ini jumlah koleksi setiap judulnya maksimal 3 eksemplar, dikarenakan pada koleksi ini tidak untuk dipinjamkan kepada pemustaka melainkan hanya dibaca ditempat saja atau dapat difotokopi. Berikut beberapa bahan pustaka yang termasuk dalam bahan pustaka referensi: 82
Tabel 5 Jenis Koleksi Referensi di UPT Perpustakaan Undip No Jenis Koleksi Referensi 1 Bibliografi 2 Abstrak 3 Peta 4 Direktori 5 Handbook 6 Yearbook 7 Terbitan Pemerintah, dll. Sumber: UPT Perpustakaan Undip Tahun 2013 b. Layanan Koleksi Serial Layanan serial merupakan layanan yang disediakan oleh UPT Perpustakaan Undip dalam melengkapi koleksinya. Layanan serial berisi koleksi serial yang terbit secara berkala dan menurut rentang waktu tertentu seperti: Majalah, Surat Kabar, Buletin. Selain itu terdapat koleksi jurnal yang terbit secara berkala yang berisi artikel-artikel ilmiah hasil dari suatu kajian dan penelitian terbaru yang up-to-date. Pada koleksi ini sama seperti koleksi Referensi yang tidak dapat dipinjam dibawa keluar oleh pemustaka, melainkan pemustaka hanya dapat membaca koleksi serial ditempat atau difotokopi ditempat yang telah disediakan. 83
Layanan ini penulis melakukan penginputan bahan pustaka jurnal dengan menggunakan program manajemen perpustakaan SEMLIB. Berikut adalah data jurnal yang telah penulis input dengan menggunakan SEMLIB : Tabel 6 Data Input Jurnal No Nama Jurnal Deskripsi Jurnal ISSN Jumlah Artikel Vol.9, No.4, 1 1829-7706 Jurnal Konstitusi Desember 2012, 8 Artikel hal. 597-794, Jakarta 2 TEKNIK: Media Komunikasi Ilmu dan Vol.33, No.2, Oktober 2012, 0852-1697 11 Artikel Profesi Bidang Kerekayasaan hal.46-111, Semarang 3 Jurnal Ilmu Administrasi Vol.IX, No.1, April 2012, hal. 1-1829-8974 10 Artikel 116 4 VISI: Irigasi, Sumber Daya Air, Lahan & Pembangunan No.24, Maret 2003 6 Artikel 5 JURNAL ILMU Vol. IX, No.3, ADMINISTRASI: Media Desember 2012, 1829-8974 10 Artikel Pengembangan Ilmu & hal.271-424 Praktik Administrasi 84
6 JURNAL ILMU ADMINISTRASI: Media Pengembangan Ilmu & Praktik Administrasi Vol. IX, No.2, Agustus 2012, hal. 117-270 1829-8974 10 Artikel 7 PANGAN: Media Komunikasi & Informasi Vol.21, No. 4, Desember 2012, hal. 317-407, 0852-0607 8 Artikel Jakarta Sumber: Hasil Olah Data Penulis di UPT Perpustakaan Undip Tahun 2013 Gambar 38 Contoh Label Koleksi Serial 85