TUGAS AKHIR PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH : NURAISYAH DALIMUNTHE 082103003 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN F A K U L T A S E K O N O M I UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2011
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : NURAISYAH DALIMUNTHE NIM : 082103003 PROGRAM STUDI JUDUL EKONOMI : D III KESEKRETARIATAN : PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan,.. 2011 Menyetujui Dosen Pembimbing, (Dr. Yeni Absah, SE, Msi) NIP.19741123 200012 2 001
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : NURAISYAH DALIMUNTHE NIM : 082103003 PROGRAM STUDI JUDUL EKONOMI : D III KESEKRETARIATAN : PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal :. 2011 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan (Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM) NIP.19741012 200003 2 003 Tanggal :. 2011 DEKAN ( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP.19550810 198303 1 004
KATA PENGANTAR Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin. Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya. Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utar. 3. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini. 4. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi. 5. Kepada orang yang paling penulis istimewakan, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis yang tersayang Bahriun Dalimunthe, SIP dan Siti Aminah Marpaung. Mamak sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu selalu, dan ingin terus berada di dekat mamak dan sayang mamak selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mamak dan bapak tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin. 6. Buat kakakku Irma dan Maya yang cerewet, yang selalu sabar memberi semangat penulis. Dan selalu mendukung dan membantu penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian dan kasih sayangnya. 7. Buat adik penulis Aspan dan Inun yang selalu memberi semangat kepada penulis walau hanya dari jauh. Terima kasih atas semua pengertiannya.
8. Buat kekasih penulis Rahmat Day Robbi Sitompul yang selalu menjaga dan selalu membantu penulis dengan semangatnya dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Terima kasih atas semua kasih sayangnya. 9. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Ropeska Friska, Ika Pratiwi, Ariati, Juli Novita Sari, Rahma Sari Hrp, Ria Juliharpi, Noni Febrianti, Ridho Febrina juga teman-temanku yang tidak aku sebutkan satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa. 10. Buat bunde-bunde penulis yang selalu membantu penulis dalam bentuk apapun, Terima kasih atas semua pengertiannya. Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-nya kepada kita semua. Amin Medan, April 2011 Penulis Nuraisyah Dalimunthe
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vi DAFTAR GAMBAR... vii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 2 C. Tujuan Penelitian... 2 D. Manfaat Penelitian... 2 E. Jadwal Kegiatan... 3 F. SistematikaPenulisan... 4 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 6 B. Struktur Organisasi... 9 C. Job Description... 13 D. Jaringan Usaha/Kegiatan... 16 E. Kinerja Usaha Terkini... 17 F. Rencana Kegiatan... 18
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Usaha... 19 B. Pengorganisasian Tata Usaha... 20 C. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi USU... 21 1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU... 24 a. Penanganan Surat Masuk... 24 b. Penanganan Surat Keluar... 25 2. Pengelolaaa Arsip Tata Usaha Fakultas Ekonmi USU... 26 D. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU...... 28 E. Hambatan-Hambatan yang di Hadapi Tata Usaha FE USU.. 30 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 32 B. Saran... 33 DAFTAR PUSTAKA... 34
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 4
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU...10