BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi, perubahan dan dinamika masyarakat semakin cepat begitupun perkembangan teknologi informasi yang berjalan cukup pesat. Teknologi informasi adalah salah satu contoh teknologi yang dapat membantu mempermudah manusia dalam mengolah data serta menyajikan informasi yang berkualitas, cepat dan akurat. Pada masa ini teknologi dan informasi sangat berperan penting guna menunjang aktivitas sehari-hari, baik dalam dunia bisnis, hiburan, pendidikan, pemerintahan dan lain sebagainya. Suatu perusahaan dikatakan berhasil tentu saja tak lepas dari peran serta tenaga kerja sebagai sumber daya manusia (SDM) yang menjalankan segala macam aktifitas demi kemajuan tempat kerjanya. Oleh karena itu, SDM harus dipelihara dan diseleksi dengan tepat agar menunjukkan kinerja yang baik dan optimal. Hal ini berlaku bagi tenaga kerja baru maupun tenaga kerja yang telah lama bekerja dalam proses pengembangan karirnya. PT. Pos Indonesia merupakan salah satu perusahaan dengan status berupa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa pengangkutan barang, dokumen dan bisnis. Pada saat ini penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan baik instansi pemerintah ataupun swasta sangat dibutuhkan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam melakukan setiap kegiatan. Dengan adanya sistem yang baik akan mendukung segala aktifitas perusahaan maupun proses bisnis perusahaan, termasuk dalam pengelolaan sumber daya manusia yang sangat penting dan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Dalam hal perkembangan IT (Information Technology), PT. POS INDONESIA (Persero) khususnya bagian rekrutmen pun mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat cepat mengikuti trend dan perkembangan dunia IT di Indonesia maupun dunia. Dalam hal mempublikasikan lowongan pekerjaan, pendataan data pelamar, penjadwalan proses seleksi sudah di jalankan secara terkomputerisasi. Tetapi sistem e-rekrutmen ini dinilai kurang efektif I - 1
I - 2 dikarenakan sistem e-rekrutmen masih terpisah dengan sistem SIM-SDM sehingga jika sudah didapatkan data dari pihak staf rekrutmen data tersebut tidak bisa terkirim secara langsung harus ada proses inject data terlebih dahulu, dikarenakan pengiriman data masih dilakukan memakai flashdisk dari pihak staf rekrutmen ke pihak SDM. Selain itu bagi para calon pelamar yang hendak mencari informasi perihal rekrutmen dinilai masih kurang efektif dikarenakan informasi perihal rekrutmen terdapat di web utama PT. Pos indonesia pada kolom info berita terkini dan pada kolom itu pun akan terus memperbaharui informasi apabila ada berita terbaru, sehingga berita mengenai perihal rekrutmen pun bisa saja tertutupi dengan informasi terbaru yang jumlahnya sangat banyak. Hal ini dirasa kurang mempermudah para calon pelamar untuk mendapatkan informasi perihal rekrutmen. Disamping itu proses evaluasi para calon pelamar pun masih dilakukan dengan rapat seluruh para manajer. Proses dengan cara tersebut dikatakan kurang efektif dan efisien dikarenakan dapat memakan waktu yang lebih lama. Oleh karena itu tujuan pembangunan aplikasi ini adalah untuk dapat membantu pihak PT. Pos Indonesia (Persero), terutama Bagian staf rekrutmen untuk proses pengiriman data ke pihak SDM dalam pencatatan semua data karyawan baru agar data tersebut bisa diolah dan diproses lebih lanjut serta membuat sistem untuk mendukung pengambilan keputusan dalam evaluasi para pelamar kerja, tanpa harus memakan waktu yang lama. Yang nantinya diharapkan dapat mendukung PT. Pos Indonesia (Persero) terutama divisi staf rekrutmen dalam proses mengirim data ke pihak SDM agar menjadi lebih baik, cepat dan efisien. Dari permasalahan yang penulis jelaskan diatas maka penulis memiliki gagasan untuk menuangkan kedalam penelitian ini dan mengambil judul Rancang Bangun Sistem Pendukung Keputusan Pada Proses Rekrutmen Studi Kasus PT. Pos Indonesia (Persero).
I - 3 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan dapat rumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana membangun sistem informasi berbasis web untuk mempermudah proses pengiriman data dari staf rekrutmen ke staf SDM melalui media yang sudah terkomputerisasi? 2. Bagaimana membuat sistem informasi berbasis web untuk membantu pengambilan keputusan saat evaluasi para calon pelamar? 3. Bagaimana membuat sistem informasi agar para calon pelamar dapat mengetahui setiap informasi perihal rekrutmen? 1.3 Maksud dan Tujuan Berikut merupakan maksud dan tujuan dari pembuatan sistem informasi sumber daya manajemen di PT. Pos Indonesia (Persero). 1.3.1 Maksud Penelitian Penelitian ini dimaksudkan untuk meranacang atau mengembangkan sebuah sistem sumber daya manusia yang dapat memperbaiki masalah yang ada khususnya dalam melakukan proses pengiriman data dan juga sebagai sistem pendukung keputusan. Penelitian ini juga dimaksudkan untuk menganalsis kelebihan dan kekurangan sistem e-rekrutmen di PT. POS INDONESIA (Persero) yang sedang berjalan hingga saat ini. 1.3.2 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Membuat sistem yang dapat mengirimkan data calon pelamar yang telah di kelola ke SIM-SDM secara langsung tanpa inject data terlebih dahulu. 2. Membuat sistem yang dapat memberikan rekomendasi pengambilan keputusan pada saat proses evaluasi calon pelamar di PT. Pos Indonesia (Persero). 3. Membuat sistem yang dapat menampilkan setiap informasi perihal rekrutmen kepada seluruh calon pelamar.
I - 4 1.4 Batasan Masalah Dalam penulisan ini, penulis mencoba membatasi masalah agar lebih terfokus ke dalam masalah yang akan diambil, yaitu berupa: 1. Sistem yang dibuat hanya untuk mengintegrasikan sistem e-rekrutmen dengan SIM-SDM dan belum dapat meng-handle dengan sistem terintegrasi lainnya di PT. Pos Indonesia (Persero). 2. Sistem pengambilan keputusan hanya mengacu kepada kelebihan calon pelamar, seperti keahlian khusus dan pengalaman bekerja pelamar. 3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) ini hanya sampai pada rekrutmen pegawai, yang menentukan layak atau tidaknya kandidat untuk diterima adalah Manager HRD PT. Pos Indonesia. 4. Sistem informasi manajemen yang dibuat ini tidak mencakup seluruh PT. Pos yang ada di Indonesia, melainkan hanya untuk diterapkan di PT. Pos cabang Jl.Banda Bandung. 5. Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan (SPK) ini hanya dapat digunakan setelah proses interview akhir. 1.5 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah metode kualitatif. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Penelitian kualitatif adalah penelitian tentang riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis. 1.5.1 Tahap Pengumpulan Data Tahapan dari pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Metode Observasi Dalam hal ini yang dilakukan adalah dengan melihat langsung cara kerja terhadap objek yang diteliti mengenai keadaan dan hal-hal yang telah dilakukan oleh staf bagian terkait di Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (Persero).
I - 5 2. Metode Wawancara Teknik pengumpulan data dengan bertatap muka secara langsung serta melakukan tanya jawab dengan Divisi Sumber Daya Manusia Bagian Bang Karir (Pengembangan Karir) PT. POS Indonesia (Persero) sesuai dengan data yang diperlukan sehingga memperoleh data yang memadai untuk dilakukan penelitian. 3. Metode Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan untuk menambah referensi teori-teori yang diperlukan dalam penelitian dengan cara membaca dan mempelajari literatur yang mendukung penelitian ini, diantaranya yaitu: jurnal, buku-buku, makalah dan artikel. 1.5.2 Tahap Pembuatan Perangkat Lunak Menurut Pressman, model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya adalah Linear Sequential Model. Model ini sering disebut juga dengan classic life cycle atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan [17]. Tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja dengan tahapan-tahapan seperti berikut dibawah. 1. Communication (Project Initiation & Requirements Gathering) Sebelum memulai pekerjaan yang bersifat teknis, sangat diperlukan adanya komunikasi dengan customer demi memahami dan mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah inisialisasi proyek, seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data-data yang diperlukan, serta membantu mendefinisikan fitur dan fungsi software.
I - 6 2. Planning (Estimating, Scheduling & Tracking) Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko yang dapat terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat sistem, produk kerja yang ingin dihasilkan,penjadwalan kerja yang akan dilaksanakan, dan tracking proses pengerjaan sistem. 3. Modeling (Analysis & Design) Tahapan ini adalah tahap perancangan dan permodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan interface, dan algoritma program. Tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan. 4. Construction (Code & Test) Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki. 5. Deployment (Delivery, Support, Feedback) Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi software ke customer, pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya. Alasan penulis menggunakan metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle) dengan model Waterfall menurut Rogers S. Pressman karena dari model ini adalah selain karena pengaplikasian menggunakan model ini mudah, dan menggunakan model ini juga ketika semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal proyek, maka dapat berjalan dengan baik dan tanpa masalah. Meskipun seringkali kebutuhan sistem tidak dapat didefinisikan secara terperinci yang diinginkan, tetapi problem pada kebutuhan
I - 7 sistem di awal proyek lebih ekonomis dalam hal uang (lebih murah), usaha, dan waktu yang terbuang lebih sedikit jika dibandingkan problem yang muncul pada tahap-tahap selanjutnya. 1.6 Sistematika Penulisan Secara garis besar isi laporan tugas akhir ini dibagi kedalam beberapa bab dan berikut merupakan sistematika penulisan laporan tugas akhir ini adalah seperti berikut dibawah. Bab I Pendahuluan, merupakan bagian pertama dari laporan tugas akhir ini yang membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.. Bab II Landasan Teori, merupakan bagian kedua dari laporan tugas akhir ini yang membahas tentang teori-teori yang relevan dengan masalah pokok yang dikaji yang digunakan penulis untuk membangun sistem ini. Bab III Analisis Sistem, merupakan bagian ketiga dari laporan tugas akhir ini yang membahas tentang penganalisisan sistem yang akan dibangun meliputi tinjauan umum perusahaan, deskripsi sistem lama, analisis kekurangan sistem lama, hasil analisis dari kekurangan sistem lama dan sistem yang akan dikembangkan, beserta perancangan sistem yang akan di bangun. Bab IV Perancangan Sistem, merupakan bagian keempat dari laporan tugas akhir ini yang membahas tentang perancangan basis data, perancangan arsitektual, serta perancangan antar muka. Bab V Implementasi Sistem, merupakan bagian kelima dari laporan tugas akhir ini yang membahas tentang implementasi object-object sistem, bentuk tampilan struktur program, langkah-langkah menjalankan program dan pengujian sistem. Bab VI Penutup, merupakan bagian keenam dari laporan tugas akhir ini yang berisi kesimpulan dan saran dari hasil tugas akhir ini.