TUGAS AKHIR PROSEDUR PENATAAN ARSIP DALAM MEMUDAHKAN PENCARIAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN OLEH : AZLINA 122103096 PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR Segala Puji dan syukur kehadiran Allah SWT, yang telah memberikan hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja kota medan.salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga dan sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kelam yang terang bederang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Penulis telah banyak menerima bimbinga, saran, motivasi dan do a dariberbagai pihak selama penulisan tugas akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepadayang terhormat : 1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Rektor. 2. Bapak Prof. DR. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. i
4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekrretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 5. Ibu Dra. Setrihiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing Penulis Fakultas Ekonomi dan Bisnis, yang dengan sabar meluangkan waktunya untuk memeberikan bimbingan serta masukan dalam penyususan Tugas Akhir ini 6. Bapak S. Armansyah, SH selaku kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dan Bapak Ilyasak, SE selaku KASUBBAG Umum Tata Usaha Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. 7. Kedua Orangtua Penulis Bapak Azhar Hafnie dan Ibu Pairah, terima kasih atas dukungan semangat dan kasih sayang yang tak terhingga yang telah diberikan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 8. Untuk kakakku Karsini dan abangku Rinaldy terima kasih untuk dukungan dan semangatnya bagi penulis. 9. Teman-teman seperjuangan yakni Yosi Jelita, Dini Rahmadhani, Rika Trisna, Finda Chairina, Mazaya, Cindy, Febi, dan Anggi, beserta teman-teman yang lainnya terima kasih atas kerja samanya, dan semua teman-teman penulis yang selalu memberikan dukungan semangat satu sama lain terima kasih atas bantuan dan dukungan selama penulis menempuh studi dalam penulisan Tugas Akhir. ii
iii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vi DAFTAR GAMBAR... vii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 2 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 3 E. Jadwal Kegiatan... 4 F. Sistematika Penelitian... 4 BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI... 6 A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan... 6 B. Struktur Organisasi... 9 C. Job Description... 12 D. Kinerja Usaha Terkini... 19 E. Rencana Kegiatan... 20 BAB 1II PEMBAHASAN... 22 A. Pengertian Arsip... 22 B. Pengelolaan Arsip... 23 C. Prosedur Penataan Arsip... 31 iv
BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN... 38 A. Kesimpulan... 38 B. Saran... 39 DAFTAR PUSTAKA... 40 v
DAFTAR TABEL No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Tugas Akhir... 4 vi
DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan... 11 Gambar 3.1 Klasifikasi Arsip... 24 vii