BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Untuk mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok yaitu melalui pendekatan melalui prosedur dan melalui komponen atau elemennya. Pendekatan sistem pada prosedur mempuyai definisi yaitu sistem sebagai satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan dan berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan melalui komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut Pratama (2014: 7) Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan tugas bersama-sama. Menurut Jogianto dalam Hutahaean (2014 : 1) mengemukakan bahwa Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul ada dan terjadi. 2.1.2. Karakteristik Sistem Menurut Hutahaean (2014: 3) Supaya sistem itu dikatakan baik sistem yang baik memiliki karakteristik. Karakteristik sistem tersebut yaitu: 4
5 1. Komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem. 2. Batasan sistem (boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Diluar batas sistem yang memengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung sistem (interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsitem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung. 5. Masukan sistem (input) Energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
6 adalah energi yang dimasukan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran sistem (output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah sistem keluaran Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. 2.1.3. Klasifikasi Sistem Menurut Krismiaji (2015: 3) Meskipun sistem memiliki bermacammacam bentuk, sistem tersebut memiliki karakteristik yang universal. Konsep sistem mengelompokan sistem ke dalam empat kelompok berikut yaitu: 1. Sistem Tertutup (Closed systems) Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungannya. Tidak ada penghubung dengan pihak eksternal, sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh terhadap dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada di luar batas sistem. Sistem semacam ini hanya ada dalam teori saja, karena dalam kenyataan semua sistem berinteraksi dengan lingkungannya dengan caramya masing-masing.
7 2. Sistem Relatif Tertutup (Realitevely closed systems) Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara terkendali. Sistem semacam ini memiliki penghubung yang menghubungkan sistem dengan lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan oleh sistem. Interaksinya berupa input jika input tersebut diperoleh dari lingkungan, dan output jika output tersebut ditujukan kepada pihak yang berada diluar batas sistem. Sistem yang dirancang dengan baik, akan membatasi, bukan mengeliminasi, pengaruh dari luar sistem. 3. Sistem Terbuka (Open Systems) Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali. Disamping memperoleh input dari lingkungan, dan memberikan output bagi lingkungan, sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau input yang tidak terkendali yang akan memengaruhi proses dalam sistem. Sistem yang dirancang dengan baik dapan meminimumkan gangguan ini, dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan proses dan cara-cara menanggulangi gangguan tersebut. 4. Sistem Umpan Balik (Feedback control systems) Yaitu sistem yang menggunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama di masa berikutnya. Sebuah sistem dapat dirancang untuk memberikan umpan balik guna membantu sistem tersebut mencapai tujuannya. Salah satu contoh sistem yang dirancang untuk tujuan melakukan pengendalian adalah sistem pelaporan pertanggungjawaban, dimana sistem ini menghasilkan laporan pelaksanaan kegiatan yang berisi perbandingan
8 antara target dengan realisasi kegiatan. Atas dasar informasi dalam laporan tersebut, manajemen dapat menggunakannya sebagai umpan balik guna membuat rencana yang lebih baik di masa mendatang. 2.1.4. Pengertian Informasi Menurut Hutahaean (2014: 9) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. 2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Menurut Hutahaean (2014: 13) menyimpulkan bahwa: Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan. Menurut Krismiaji (2015: 16) menyimpulkan bahwa: Sebuah sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.1.6. Komponen Sistem Informasi Menurut Krismiaji (2015: 16) Secara garis besar, sebuah sistem informasi memiliki delapan komponen. Kedelapan komponen tersebut adalah: 1. Tujuan Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai suatu tujuan atau lebih tujan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
9 2. Input Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input berupa data transaksi. 3. Output Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut output. Output dari sebuah sistem yang dimasukan kembali ke dalam sistem sebagai input disebut dengan umpan balik (feedback). 4. Penyimpanan Data Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (update) untuk menjaga keterkinian data. 5. Pemroses Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. 6. Instruksi dan prosedur Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) komputer dibuat untuk menginstruksikan komputer melakukan pengolahan data. Instruksi dan prosedur untuk para pemakai komputer biasanya dirangkum dalam sebuah buku yang disebut buku pedoman prosedur. 7. Pemakai Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai.
10 8. Pengamanan dan pengawasan Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem. 2.1.7. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2014: 4) Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan infomasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut: 1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transaksi 3. Menyimpan data untuk keperluan di masa mendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer. 5. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya. 2.1.8. Pengertian Bahan Baku Menurut Widilestariningtyas (2012: 3) Bahan baku adalah bahan baku yang membentuk bagian integral produk jadi dan dimasukan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produk.
11 2.1.9. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Zamzami (2016: 194) menyimpulkan bahwa: Penggunaan sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian dan pengerluaran kas dapat meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Siklus pengeluaran kas rentan akan terjadinya kecurangan (fraud), sehingga siklus pengeluaran kas yang baik dapat meminimalisasi adanya kecurangan yang mungkin terjadi. Aktifitas yang terjadi pada siklus pembelian dan pengeluaran kas adalah: 1. Pemesanan barang persediaan atau jasa Proses diawali mengidentifikasi apa, kapan dan berapa banyak yang akan dipesan. Dilanjutkan pemilihan pemasok (supplier) yang sesuai. Terdapat beberapa faktor dalam menentukan pemasok yaitu harga yang ditawarkan, kualitas produk, dan proses pengiriman barang. Dokumen yang terlibat dalam proses pemesanan barang adalah purchase order (pesanan pembelian). 2. Penerimaan barang yang dipesan Bagian penerimaan bertanggung jawab menerima barang. Bagian penerimaan memiliki dua tugas yaitu untuk menerima barang dan memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang diterima. 3. Pengeluaran kas untuk pembayaran Aktivitas terakhir dari proses pembelian barang adalah pembayaran kepada pemasok. Pembayaran dilakukan oleh kasir yang bertugas mengeluarkan kas. Adapun jurnal yang digunakan adalah: Pembelian Rp. xxx Kas Rp. xxx
12 2.2. Peralatan Pendukung Peralatan pendukung sangat dibutuhkan dalam merancang sebuah sistem. Peralatan pendukung merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem dengan menggunakan simbol dan diagram yang mempunyai arti dan fungsinya masing-masing. Peralatan pendukung tersebut diantaranya adalah: 1. Unified Modeling Language (UML) Menurut Shalahuddin (2014: 133) Unified Modeling Language (UML) adalah standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis & design, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. UML terdiri dari 13 macam diagram yaitu: a) Class Diagram Menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Atribut merupakan variable-variable yang dimiliki oleh suatu kelas. b) Object Diagram Menggambarkan struktur sistem dari segi penamaan objek dan jalannya objek dalam sistem. Harus dipastikan semua kelas yang sudah didefinisikan pada diagram kelas harus dipakai objeknya, jika tidak pendefinisian kelas itu tidak dapat dipertanggung jawabkan. c) Component Diagram Component diagram dibuat untuk menunjukan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen dalam sebuah sistem.
13 d) Composite Struktur Diagram Composite Struktur diagram baru mulai ada pada UML versi 2.0. Diagram ini dapat digunakan untuk menggambarkan struktur dari bagian-bagian yang saling terhubung maupun mendeskripsikan struktur pada saat berjalan (runtime) dan instance yang saling terhubung. e) Package Diagram Package Diagram menyediakan cara mengumpulkan elemen-elemen yang saling terkait dalam diagram UML. f) Deployment Diagram Deployement diagram menunjukan konfigurasi dalam proses eksekusi aplikasi. Deployment diagram juga dapat digunakan untuk memodelkan sistem tambahan, sistem terdestribusi murni, dan rekayasa ulang aplikasi. g) Use Case Diagram Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang akan dibuat. Syarat penamaan pada use case adalah nama didefinisikan sesimple mungkin dan dapat dipahami. h) Activity Diagram Activity diagram atau diagram kelas menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau menu yang ada pada perangkat lunak. i) State Machine Diagram State machine diagram atau diagram mesin status digunakan untuk menggambarkan perubahan status atau transisi status dari sebuah mesin
14 atau sistem atau objek. Perubahan tersebut digambarkan dalam suatu graf berarah. j) Sequence Diagram Sequence diagram atau diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. k) Communication Diagram Communication diagram menggambarkan interaksi antar objek/bagian dalam bentuk urutan penerimaan pesan. l) Timing Diagram Timing diagram merupakan diagram yang fokus pada penggambaran terkait batasan waktu. Timing diagram digunakan untuk menggambarkan tingkah laku sistem dalam periode waktu tertentu. m) Interaction Overview Diagram Interaction overview diagram adalah bentuk aktivitas diagram yang setiap titik mempresentasikan diagram interaksi. Interaksi diagram dapat meliputi diagram sekuen, diagram komunikasi, interaction diagram, dan timing diagram. 2. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Pratama (2014: 49) ERD adalah diagram yang menggambarkan keterkaitan antartabel beserta dengan field-field di dalamnya pada suatu database sistem. Sebuah database memuat minimal sebuah tabel dengan sebuah atau beberapa buah field (kolom) di dalamnya. Terdapat tiga buah relasi antar tabel di dalam bagian ERD. Ketiga relasi tersebut yaitu:
15 a) One to One (Satu ke Satu) Relasi ini menggambarkan hubungan satu field pada tabel pertama ke satu field pada tabel kedua. b) One to Many (Satu ke Banyak) Relasi ini mengambarkan hubungan satu field pada tabel pertama ke dua atau beberapa buah field di tabel kedua. c) Many to Many (Banyak ke Banyak) Relasi ini menggambarkan satu atau lebih field pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu atau lebih. 3. Logical Relationship Structure (LRS) Menurut Wulandari (2011: 15) menyimpulkan bahwa: LRS dibentuk dengan nomor dari tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link tipe record.