BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Organisasi/perusahaan terbentuk dari sekumpulan manusia yang mengelola perusahaan, prosedur, elemen, bangunan, ruang, komponen dan lainlain, kesatuan ini yang menjalankan organisasi atau perusahaan tersebut atau juga dikenal dengan sebutan sistem. Pemahaman mengenai konsep dasar sistem menjadi sesuatu yang utama dalam upaya memahami maksud, karakteristik dan klasifikasi sistem. 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut Muslihudin dan Oktafianto (2016:2) mengemukakan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen atau jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan dan saling bekerja sama membentuk suatu jaringan kerja untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu. Menurut Indrajit dalam Hutahaean (2015:1) menyatakan bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. Berdasarkan beberapa pendapat dari para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu kumpulan dari komponen di dalam satu jaringan kerja dari prosedur yang saling berkaitan, bekerja sama dalam upaya mencapai tujuan atau sasaran. 8

9 2.1.2. Karakteristik Sistem Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu yang mencirikan atau mengidentikkan suatu sistem agar dikategorikan atau disebut sebagai sistem yang baik. Karakteristik dari suatu sistem (Hutahaean, 2015:3) diuraikan sebagai berikut: 1. Komponen Suatu sisterm dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan sistem (boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Lingkungan luar sistem ( environment) adalah di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran ( output)

10 dari subsistem akan menjadi masukkan ( input) untuk subsistem lain melalui penghubung. 5. Masukkan sistem (input) Masukkan adalah energi yang dimasukkan dalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukkan sinyal (signal input). 6. Keluaran sistem (output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. 7. Pengolah sistem Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem Suatu sistem pasti memiliki tujuan ( goal) atau sasaran ( objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Sumber: Hutahaean (2015:5) Gambar II.1. Karakteristik Dari Suatu Sistem

11 2.1.3. Klasifikasi Sistem Selain memiliki karakteristik atau ciri-ciri, sistem juga memiliki klasifikasi tertentu dalam beberapa sudut pandang. Klasifikasi sistem (Hutahaean, 2015:6) diuraikan sebagai berikut: 1. Klasifikasi sistem sebagai: a. Sistem abstrak (abstract system) Sistem abstrak adalah sistem yang dapat berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. b. Sistem fisik (physical system) Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai: a. Sistem alamiyah (natural system) Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misal seperti perputaran bumi. b. Sistem buatan manusia (human made system) Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dan mesin (human machine system). 3. Sistem diklasifikasikan sebagai: a. Sistem tertentu (deterministic system) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan. b. Sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik

12 4. Klasifikasi sistem sebagai: a. Sistem tertutup (closed system) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada turut campur lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup itu ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system. b. Sistem terbuka (open system) Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik. 2.1.4. Sistem Informasi Menurut Hutahaean (2 015:13) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dan laporan-laporan yang dibutuhkan. Menurut James A. Hall dalam Fauzi (2017:18) menyatakan bahwa sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. Berdasarkan uraian dari para ahli yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari,

13 komponen, rangkaian prosedur formal yang ada di dalam suatu organisasi sebagai pengolahan data menjadi informasi dan disebarkan kepada pemakai. Komponen-komponen yang membangun suatu sistem informasi ini disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen-komponen atau blok bangunan (Burch dan Grudnitski dalam Fauzi, 2017:19) diuraikan sebagai berikut: 1. Blok masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan. 2. Blok model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data masukan dan tersimpan di basis data, dapat dimanipulasi dan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang iinginkan. 3. Blok keluaran Produk dari sistem informasi yang bersumber dari blok masukkan kemudian diolah oleh blok model menghasilkan keluaran atau informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem. 4. Blok teknologi Teknologi digunakan sebagai penerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data di dalam basis data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.

14 5. Blok basis data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras dan dimanipulasi oleh perangkat lunak. 6. Blok kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau dikendalikan. 2.1.5. Basis Data Menurut Yanto (2016:11) mengemukakan bahwa basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpapengulangan (redudansi), untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Menurut Junindar (2008:19) menyatakan bahwa database (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang tersimpan di perangkat keras komputer dan diperlukan suatu perangkat lunak untuk memanipulasi basis data tersebut. Dapat disimpulkan bahwa basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dan tersimpan di perangkat keras komputer dan diolah menggunakan perangkat lunak komputer. 2.1.6. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Dalam mengembangkan atau merancang suatu sistem, diperlukan suatu metode untuk mengembangkan perangkat lunak dan dijadikan sebagai panduan. Untuk mengembangkan atau merancang suatu sistem yang jarang berubah sangat cocok menggunakan model air terjun (waterfall).

15 Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:28) model waterfall adalah metode air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian, dan pendukung (support). Penjelasan dari tahapan model waterfall (Rosa dan Shalahuddin, 2015:28), yaitu: 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. 2. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu untuk didokumentasikan. 3. Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai desain yang telah dibuat pada tahap desain.

16 4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan ( error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses mulai dari tahap analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. 2.1.7. Pengadaan Barang Pihak swasta atau pemerintah menggunakan jasa pengadaan barang agar pekerjaan lebih praktis, harga yang dapat dipertanggungjawabkan, jumlah dan mutu yang sesuai serta pengadaannya tepat waktu. Menurut Arsana (2016:46) mengemukakan bahwa: Pengadaan barang pada hakekatnya adalah upaya pihak pengguna barang untuk mendapatkan atau mewujudkan barang yang dibutuhkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu untuk dicapai kesepakatan harga, kualitas (spesifikasi teknis), kuantitas (volume), tempat, waktu dan kesepakatan lainnya. Sedangkan menurut Marbun (2010:1) pengadaan barang adalah kegiatan pengadaan barang yang dibiayai dengan anggaran, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang. Maka dari itu, dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mendapatkan barang dengan serangkaian proses yang telah disepakati ( harga, kualitas, spesifikasi, kuantitas, waktu dan kesepakatan lainnya antara pihak penyedia barang dengan pihak pengguna barang.

17 2.2. Teori Pendukung Tahapan perancangan sistem wajib melakukan dokumentasi-dokumentasi rancangan. Teknik-teknik yang digunakan dalam perancangan ini akan dijelaskan ke dalam sub teori pendukung yang terdiri dari diagram alir data (DAD), kamus data, entity relationship (ERD), struktur kode atau pengkodean dan hierarchy input process output (HIPO). 2.2.1. Diagram Alir Data (DAD) Menurut Maniah dan Hamidin (2017:41) menyatakan bahwa pemodelan menggunakan diagram alir data (DAD) ini menggambarkan sistem operasional dimana fungsi sistem sangat penting dan kompleks, dibandingkan data yang dimanipulasi sistem. Menurut Muslihudin dan Oktafianto (2016:29) Diagram alir data (DAD) merupakan teknik pendokumentasian dalam menganalisis dan merancang sistem yang menggambarkan serangkaian proses yang ada atau yang diusulkan bersamasama dengan input, dan file. Dapat disimpulkan bahwa diagram alir data (DAD) merupakan teknik pemodelan sistem yang menggambarkan serangkaian proses bersama dengan masukan, data dan pelaku sistem. Simbol-simbol di dalam diagram alir data (Maniah dan Hamidin, 2017:47) dijelaskan sebagai berikut: 1. Entitas (external entity) Suatu entitas merupakan sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan nama sesuai dengan suatu kata benda.

18 Sumber: Maniah dan Hamidin (2017:46) Gambar II.2. Entitas (External Entity) 2. Proses (process) Proses ini menggambarkan proses transformasi atau pengolahan data yang mengalir (masuk dan keluar) di sistem dan menunjukkan kegiatan atau tahapannya. Sumber: Maniah dan Hamidin (2017:47) 3. Simpanan data (data store) Gambar II.3. Proses (Process) Simpanan data ini menggambarkan atau menunjukkan data-data yang tersimpan, tempat penyimpanan ini dapat berupa file atau catatan seperti arsip. Sumber: Maniah dan Hamidin (2017:47) Gambar II.4. Simpanan Data (Data Store)

19 4. Arus data (data flow) Arus data ini menggambarkan aliran data, menunjukkan sumber data, pada tahapan atau proses apa dan ditujukan ke siapa/tempat penyimpanan. Sumber: Maniah dan Hamidin (2017:48) Gambar II.5. Arus Data (Data Flow) 2.2.2. Kamus Data Menurut Kristanto (2008:72) kamus data merupakan kumpulan elemenelemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem yang merincikan data-data yang mengalir (Yakub, 2012:37). Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa kamus data merupakan kumpulan simbol yang digunakan dalam penggambaran diagram alir data (DAD) dan yang berfungsi sebagai pengidentifikasian setiap data secara detail yang mengalir di dalam sistem. Arus data yang ada di dalam diagram alir data (DAD) sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data menurut Yakub (2012:39) harus memuat hal-hal berikut: 1. Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data.

20 2. Nama arus data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 3. Tipe data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data. 4. Struktur data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya. 6. Volume Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus

21 data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 7. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentanng analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam (Yakub, 2012:42) yaitu sebagai: 1. Notasi tipe data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain: Tabel II.1. Notasi Tipe Data Notasi Keterangan X Setiap Karakter 9 Angka Numeric A Karakter Alphabet Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

22. Titik, sebagai pemisah ribuan, Koma, sebagai pemisah pecahan - Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi Sumber: Yakub (2012:42) 2. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: Tabel II.2. Notasi Struktur Data Notasi Keterangan = Terdiri + Dan (And) () Pilih (boleh Ya atau Tidak) {} Pengulangan Proses (Iterasi) [ ] Pilih salah satu pilihan I Pemisahan pilihan di dalam tanda [ ] * Keterangan atau catatan @ Petunjuk (key field) Sumber: Yakub (2012:43) 2.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:53) menyatakan bahwa ERD adalah bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data relasional. Jika menggunakan OODMBS maka perancangan ERD tidak perlu dilakukan. Sedangkan menurut Wahana Komputer ( 2010:30) pada dasarnya ERD adalah sebuah diagram konseptual yang memetakan hubungan antar penyimpanan data pada diagram DFD.

23 Dapat disimpulkan bahwa entity relationship diagram (ERD) merupakan tahapan perancangan basis yang menggunakan susunan data berupa gambar atau simbol untuk mengambarkan hubungan yang terjadi antar entitas yang berada di basis data. Tabel II.3. Komponen Entity Relationship Diagram (ERD) Notasi Komponen Keterangan Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada basis data, benda yang memiliki nama_entitas nama_atribut nama_kunci_primer nama_atribut Entitas/entity data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer. Penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum merupakan nama tabel. Atribut Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas. Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses Atribut kunci primer record yang diinginkan, biasanya berupa id. Kunci primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama). Atribut Field atau kolom data yang butuh multinilai/multivalue disimpan dalam suatu entitas yang dapat memiliki lebih dari satu.

24 nama_relasi N Relasi Asosiasi/association Sumber: Rosa dan Shalahuddin (2015:50) Relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya diawali dengan kata kerja. Penghubung antara relasi dan entitas dimana di kedua ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian. Kemungkinan jumlah maksimum keterhubungan antara entitas satu dengan entitas yang lain disebut dengan kardinalitas. Misalkan ada kardinalitas 1 ke N atau sering disebut dengan one to many menghubungkan entitas A dan entitas B. 2.2.4. Hierarchy Input Process Output (HIPO) Menurut Amansyah (2008:284), bagan HIPO dibuat oleh IBM sebagai alat untuk mendokumentasikan program, secara jelas memperagakan apa yang dikerjakan suatu program, data apa yang digunakan, dan keluaran yang dihasilkan. Menurut Jogiyanto (2009 :787) HIPO ( hierarchy plus input-processoutput) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. Berdasarkan pengertian para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa hierarchy input process output (HIPO) merupakan teknik pendokumentasikan program yang menggambarkan alur-alur atau sistem kerja program yang telah dirancang dan didukung oleh IBM.