BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Setelah menganalisis sistem berjalan pada PT. Parahita Parabawa, maka penulis merancang sistem usulan terhadap penjualan barang yang merupakan perkembangan dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Parahita Parabawa yang mempunyai ciri dan alur sistem hampir serupa, sehingga karyawan pada PT. Parahita Parabawa mampu mempelajari dan mengikuti sistem usulan ini dengan baik apabila diterapkan. 4.2. Prosedur Sistem Usulan Rancangan sistem usulan tentunya memiliki kemiripan dengan sistem berjalan pada PT. Parahita Parabawa, secara garis besar rancangan sistem usulan ini merupakan perkembangan dari sistem berjalan dan dibagi menjadi beberapa prosedur. Adapun prosedur sistem usulan yang dirancang oleh penulis pada PT. Parahita Parabawa antara lain: 1. Prosedur Pemesanan Barang a. Bagian gudang mengecek stok barang yang dibutuhkan oleh perusahaan yang ada di gudang (CSB) b. Apabila ada barang yang telah habis terjual, bagian gudang mengkonfirmasi ke admin jenis barang yang harus dipesan (BP) c. Kemudian admin mengorder barang kepada supplier dengan cara mengemailkan barang yang dipesan (FO) 46
47 2. Prosedur Penerimaan Barang a. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada bagian gudang (PB) b. Kemudian bagian gudang menerima barang dan melakukan pengecekan untuk menyesuaikan dengan daftar pesanan. c. Selanjutnya Supplier mengirimkan faktur pembelian kepada admin (FPB) d. Setelah itu bagian gudang mencocokkan jumlah barang yang diterima sesuai dengan faktur pembelian, kemudian admin memberikan laporan pembelian kepada Supervisor (LPB) 3. Prosedur Penjualan Barang a. Konsumen memberikan data Pesan Order berisi jenis barang yang ingin dibeli (PO) b. Bagian admin menerima permintaan pelanggan dan meneruskan ke bagian gudang. c. Setelah itu bagian gudang menyiapkan barang dan mengirimkan barang beserta surat jalan. d. Konsumen menerima barang dan mengkonfirmasi ke admin bahwa barang telah diterima dengan baik (SJacc) 4. Prosedur Proses Pembayaran Kemudian konsumen membayar pembelian barang kepada admin dan mengkonfirmasi kepada admin mengenai pembayaran (KPB) 5. Prosedur Laporan Pembelian dan Penjualan Laporan Periode bulanan diserahkan kepada Supervisor sebagai bukti laporan pembelian dan penjualan (LPB), (LPJ) selama satu bulan berdasarkan faktur, seteleh itu laporan pembelian dan penjualan disimpan sebagai arsip
48 laporan pembelian dan penjualan, segala macam bentuk laporan dapat diakses langsung oleh Supervisor. 4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan Adapun sistem usulan yang dirancang oleh penulis akan digambarkan ke dalam bentuk diagram alir data (DAD) sistem usulan yang bertujuan menggambarkan alur data secara garis besar. Adapun bentuk diagram alir data (DAD) sistem usulan pada PT. Parahita Parabawa terdiri dari diagram konteks sistem usulan, diagram nol sistem usulan dan diagram detail sistem usulan yang dapat dilihat di bawah ini.
49 A. Diagram Konteks Sistem Usulan Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan : PO = Pesan Order BP = Barang Pesanan FPB = Faktur Pembelian LPJ = Laporan Penjualan SJacc = Surat Jalan Acc PB = Pengiriman Barang LPB = Laporan Pembelian KPB = Konfirmasi Pembelian FO = Form Order SJ = Surat Jalan
50 B. Diagram Nol Sistem Usulan Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan : PO = Pesan Order BP = Barang Pesanan FPB = Faktur Pembelian FPJ = Faktur Penjualan CSB = Cek Stok Barang LPJ = Laporan Penjualan PB = Pengiriman Barang SJ = Surat Jalan LPB = Laporan Pembelian KPB = Konfirmasi Pembelian FO = Form Order SJ acc = acc Surat Jalan
51 C. Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.4. Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.5. Diagram Detail Sistem Usulan
52 Gambar IV.6. Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.7. Diagram Detail Sistem Usulan 4.4. Kamus Data Sistem Usulan Adapun kamus data sistem usulan yang dirancang oleh penulis pada perancangan sistem penjualan dan persediaan barang PT. Parahita Parabawa terdiri dari spesifikasi bentuk dokumen masukan dan spesifikasi bentuk dokumen keluaran. 4.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Faktur Pembelian Alias Bentuk data : FPB : Dokumen cetakan komputer Arus data : Supplier--Proses 2.0 Penjelasan Volume Struktur data :Sebagai bukti terhadap pembelian barang : Rata-rata perbulan 1 FPB : Isi Isi = kd_beli + kd_barang + nama_barang + merk + 2. Nama Dokumen : Faktur Penjualan supplier + jumlah + harga + kd_user + tgl_beli Alias : FPJ
53 Bentuk data : Dokumen cetakan komputer Arus data : Konsumen-Proses 4.0 Penjelasan Volume Struktur data : Sebagai bukti penjualan barang : Rata-rata perbulan 1 FPJ : Isi Isi = kd_jual + kd_barang + nama_barang + merk + jumlah + harga + kd_user + tgl_penjualan 2.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian Alias Bentuk data : LPB : Dokumen cetakan komputer Arus data : Admin--Proses 5.0 Penjelasan Volume Struktur data Header : Sebagai bukti laporan pembelian : Rata-rata perminggu 7 SJ : Header + Isi + Footer = logo + nama_perusahaan Isi = kd_beli + kd_barang + nama_barang + merk + supplier + jumlah + harga + kd_user + tgl_beli Footer = tanda_terima + nm_konsumen 4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Alias Bentuk data : LPJ : Dokumen cetakan komputer Arus data : Admin--Proses 5.0 Penjelasan : Sebagai bukti laporan penjualan
54 Volume Struktur data Header : Rata-rata perhari 1 LPJ : Header + Isi = logo + nama_perusahaan Isi = kd_jual + kd_barang + nama_barang + merk + 5. Nama Dokumen : Data Barang jumlah + harga + kd_user + tgl_penjualan Alias Bentuk data : DB : Dokumen cetakan komputer Arus data : Admin--Proses 2.0 Penjelasan Volume Struktur data : Sebagai laporan data barang : Rata-rata perhari : Isi Isi = kd_barang + nama_barang + merk + supplier + stok Footer = nama_supplier + alamat_supplier + no_telp 4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan Spesifikasi rancangan sistem usulan adalah serangkaian proses-proses yang akan dirancang dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen input untuk mendukung terhadap jalannya proses yang akan menghasilkan output. Adapun rancangan spesifikasi dokumen sistem penjualan dan persediaan barang pada PT.Parahita Parabawa adalah : 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Form Pembelian : Data barang pembelian
55 Sumber Tujuan Media Frekuensi : Supplier : Admin : Dokumen komputer : Setiap ada barang masuk Lampiran : A-1 2. Nama Dokumen : Form Penjualan Sumber Tujuan Media Frekuensi : Data barang penjualan : Konsumen : Admin : Dokumen komputer : Setiap ada barang keluar Lampiran : A-2 4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Laporan Pembelian Tujuan Media Frekuensi : Sebagai data laporan pembelian : Supervisor : Dokumen komputer : Setiap bulan Lampiran : B-1 2. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Tujuan Media Frekuensi : Sebagai data laporan penjualan : Supervisor : Dokumen komputer : Setiap bulan
56 Lampiran : B-2 3. Nama Dokumen : Data Barang Tujuan Media Frekuensi : Sebagai data barang : Admin : Dokumen komputer : Setiap bulan Lampiran : B-3 4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapan perancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basis data terkait. Adapun hubungan keterkaitan antar tabel di dalam basis data akan dijelaskan berupa gambar di bawah ini. Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.8. Entity Relationship Diagram (ERD)
57 4.5.4. Logical Record Structure (LRS) Hasil dari entity relationship diagram (ERD) yang dirancang kemudian ditampilkan ke dalam bentuk logical record structure (LRS) agar memberikan gambaran lebih jelas terhadap basis data yang dirancang oleh penulis. Adapun logical record structure (LRS) yang dirancang oleh penulis yaitu: Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.9. Logical Record Structure (LRS)
58 4.5.5. Spesifikasi File Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan ke dalam bentuk entity relationship diagram (ERD) akan dijelaskan lebih spesifik berupa spesifikasi file. Adapun spesifikasi file tersebut antara lain: 1. Spesifikasi file user Nama File Tipe File Organisasi File Akses File Media : User : User.sql : untuk menyimpan data user : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 62 Kunci Field Software : kd_user : MySQL Tabel IV.1. Spesifikasi File User No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 kd_user* kd_user Varchar 10 Primary Key 2 Nama Nama Varchar 20 3 Jabatan Jabatan Varchar 10 4 Username Username Varchar 10 5 Password Password Varchar 12 2. Spesifikasi file barang Nama File : barang : barang.sql
59 Tipe File Organisasi File Akses File Media : untuk menyimpan data barang : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 91 Kunci Field Software : kd_barang : MySQL Tabel IV.2. Spesifikasi File Barang No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 Kd_barang* Kd_barang Varchar 12 Primary Key 2 Nama_ barang Nama_barang Varchar 25 3 Merk Merk Varchar 15 4 Supplier Supplier Varchar 35 5 Stok Stok Int 4 3. Spesifikasi file barang masuk Nama File Tipe File Organisasi File Akses File Media : barang_masuk : barang_masuk.sql : untuk menyimpan data barang_masuk : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 91 Kunci Field Software : kd_ barangmasuk : MySQL
60 Tabel IV.3. Spesifikasi File Barang Masuk No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 Kd_ barangmasuk* Kd_ barangmasuk varchar 12 Primary Key 2 Nama_barang Nama_barang Varchar 25 3 Merk Merk varchar 15 4 Supplier Supplier Varchar 35 5 Jumlah_masuk Jumlah_masuk Int 4 6 Tanggal_masuk Tanggal_masuk Datetime 4. Spesifikasi file barang keluar Nama File Tipe File Organisasi File Akses File Media : barang_ keluar : barang_ keluar.sql : untuk menyimpan data barang_ keluar : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 56 Kunci Field Software : kd_ barangkeluar : MySQL Tabel IV.4. Spesifikasi File Barang Keluar No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 Kd_ barangkeluar* Kd_ barangkeluar varchar 12 Primary Key 2 Nama_barang Nama_barang Varchar 25 3 Merk Merk varchar 15 4 Jumlah_keluar Jumlah_keluar Int 4 5 Tanggal_keluar Tanggal_ keluar datetime 5. Spesifikasi file penjualan Nama File : penjualan
61 Tipe File Organisasi File Akses File Media : penjualan.sql : untuk menyimpan data penjualan : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 76 Kunci Field Software : kd_jual : MySQL Tabel IV.5. Spesifikasi File Penjualan No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 Kd_jual* Kd_ jual varchar 12 Primary Key 2 kd_barang** kd _barang Varchar 10 3 Nama_barang Nama_barang Varchar 25 3 Merk Merk varchar 15 4 Jumlah Jumlah Int 4 5 Harga Harga Double 6 Kd_user Kd_user varchar 10 7 Tanggal_penjualan Tanggal_ penjualan datetime 6. Spesifikasi file pembelian Nama File Tipe File Organisasi File : pembelian : pembelian.sql : untuk menyimpan data pembelian : File Master : Indexed Sequential Akses File Media : Random : Harddisk Panjang record : 65
62 Kunci Field Software : kd_beli : MySQL Tabel IV.6. Spesifikasi File Pembelian No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 Kd_beli* Kd_ beli varchar 12 Primary Key 2 kd_barang** kd _barang Varchar 10 3 Nama_barang Nama_barang Varchar 10 3 Merk Merk varchar 15 4 Supplier Supplier Text 5 Jumlah Jumlah Int 8 6 Harga Harga Double 7 Kd_user Kd_user varchar 10 8 Tanggal_beli Tanggal_ penjualan datetime 4.5.6. Struktur Kode Kode yang dibuat dalam pengkodean terhadap field-field yang akan dijadikan sebagai primary key ataupun foreign key menggunakan struktur kode. Adapun struktur kode yang dirancang oleh penulis antara lain: 1. Struktur kode user X X X X X X X 9 9 9 2 huruf sebelah kiri dari akses level 5 huruf sebelah kiri dari nama user Nomor urut pengguna 2. Struktur kode barang Gambar IV.10. Struktur Kode User X X X X X X X X X 9 9 9 Kode barang 4 huruf dari nama barang Nomor urut barang Gambar IV.11. Struktur Kode Barang
63 3. Struktur kode penjualan X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Kode jual Tanggal penjualan (YYMMDD) Nomor urut Jual 4. Struktur kode Pembelian Gambar IV.12. Struktur Kode Penjualan X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Kode beli Tanggal Pembellian (YYMMDD) Nomor urut Pembellian 5. Struktur kode barang masuk Gambar IV.13. Struktur Kode Pembelian X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Kode Barang masuk 6. Struktur kode barang keluar Tanggal masuk (YYMMDD) Nomor urut barang Gambar IV.14. Struktur Kode Barang Masuk X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Kode barang keluar Tanggal keluar (YYMMDD) Nomor urut barang Gambar IV.15. Struktur Kode Barang Keluar
64 4.5.7. Spesifikasi Program Gambar IV.16. HIPO Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada PT. Parahita Parabawa dan beserta fungsinya. Adapun spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut: 1. Spesifikasi Program Login Nama Program Bahasa Pemograman : login : login.frm : sekuritas dalam penggunaan aplikasi. : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-1
65 Proses Program : Isi username dan password, untuk masuk ke dalam aplikasi. 2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program Bahasa Pemograman : Menu Utama : menu.frm : Induk dari aplikasi : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-2 Proses Program : a. Klik persediaan barang untuk menampilkan pilihan persediaan barang. b. Klik penjualan untuk menampilkan pilihan menu penjualan. c. Klik pembelian untuk menampilkan pilihan menu pembelian. d. Klik logout untuk keluar dan menampilkan pilihan login. 3. Spesifikasi Program Persediaan Barang Nama Program : Persediaan Barang : persediaanbarang.frm : melakukan pengolahan terhadap data Persediaan Barang Bahasa Pemograman : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-3 Proses Program : a. Klik barang masuk untuk menampilkan pilihan menu barang masuk. b. Klik barang keluar untuk menampilkan pilihan menu barang keluar.
66 4. Spesifikasi Program Penjualan Nama Program Bahasa Pemograman : penjualan : penjualan.frm : melakukan pengolahan terhadap data penjualan : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-4 Proses Program : a. Isi form penjualan untuk melakukan data penjualan. b. Klik laporan penjualan untuk menampilkan data penjualan. 5. Spesifikasi Program Pembelian Nama Program Bahasa Pemograman : pembelian : pembelian.frm : melakukan pengolahan terhadap data pembelian : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-5 Proses Program : c. Isi form pembelian untuk melakukan data pembelian. d. Klik laporan penjualan untuk menampilkan data penjualan. 6. Spesifikasi Program Barang Masuk Nama Program : Barang Masuk : barangmasuk.frm : melakukan pengolahan terhadap data barang masuk Bahasa Pemograman : web
67 Bentuk Tampilan : Lampiran C-6 Proses Program : e. Isi form barang masuk untuk melakukan data barang masuk. f. Klik laporan barang masuk untuk menampilkan data barang masuk. 7. Spesifikasi Program Barang Keluar Nama Program : Barang Keluar : barangkeluar.frm : melakukan pengolahan terhadap data barang keluar Bahasa Pemograman : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-7 Proses Program : g. Isi form barang keluar untuk melakukan data barang keluar. h. Klik laporan barang keluar untuk menampilkan data barang keluar. 8. Spesifikasi Program Laporan Barang Keluar Nama Program Bahasa Pemograman : laporan barang keluar : laporanbarangkeluar.frm : pengolahan laporan barang keluar : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-8 Proses Program : a. Klik edit untuk mencari mengubah data barang keluar. b. Klik cetak untuk mencetak laporan data barang keluar.
68 9. Spesifikasi Program Laporan Barang Masuk Nama Program Bahasa Pemograman : laporan barang masuk : laporanbarangmasuk.frm : pengolahan laporan data barang masuk : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-9 Proses Program : a. Klik edit untuk mengubah laporan data barang masuk. b. Klik cetak untuk mencetak laporan data barang masuk. 10. Spesifikasi Program Laporan Penjualan Nama Program Bahasa Pemograman : laporan penjualan : laporanpenjualan.frm : pengolahan laporan data laporan penjualan : web Bentuk Tampilan : Lampiran C-10 Proses Program : a. Klik hapus untuk menghapus laporan penjualan. b. Klik edit untuk mengubah laporan penjualan c. Klik cetak untuk mencetak laporan data penjualan 11. Spesifikasi Program Laporan Pembelian Nama Program Bahasa Pemograman : laporan pembelian : laporanpembelian.frm : pengolahan laporan data laporan pembelian : web
69 Bentuk Tampilan : Lampiran C-11 Proses Program : d. Klik hapus untuk menghapus laporan pembelian. e. Klik edit untuk mengubah laporan pembelian. f. Klik cetak untuk mencetak laporan data pembelian. 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian dari spesifikasi sistem komputer terbagi atas umum, perangkat keras dan perangkat lunak. 4.6.1. Umum Sistem komputer yang terbagi menjadi perangkat lunak dan perangkat keras ini memiliki faktor penting dalam perealisasian dari sistem yang dirancang. Penulis merasa perlu untuk melakukan penjelasan lebih lanjut terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan. 4.6.2. Perangkat Keras Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam merancang sistem penjualan dan persediaan barang pada PT. Parahita Parabawa di Sungai Pinyuh terdiri dari: 1. CPU (Central Processing Unit) a. Processor : 1.6 GHz b. Memory : 1 GB c. Harddisk : 320 GB
70 2. Monitor : Resolusi Layar Minimum (1024 x 768) 3. Keyboard : 86 keys 4. Mouse : Track Ball 4.6.3. Perangkat Lunak Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam merancang sistem penjualan dan persediaan barang pada PT. Parahita Parabawa terdiri dari: 1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 2. Web Server : Wamp Server. 1e x32 a. Apache : Apache 2.2.11 b. MySQL : MySQL 5.1.36 c. PHP : PHP 5.3.0 d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1 3. Web Editor : Dreamweaver 4. Web Browser a. Mozzila Firefox : Versi 44.0 4.7. Jadwal Implementasi Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-tahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya. Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu selama 3 bulan adapun rincian kegiatan sebagai berikut :
71 NO Tahapan Kegiatan Waktu Kegiatan 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penelitian 2 Analisis Kebutuhan 3 BAB I 4 BAB II 5 BAB III 6 BAB IV 7 BAB V 8 Evaluasi Sumber : Hasil Penelitian (2017)