BAB IV HASIL PENELITIAN A. GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT KEN SARAS Rumah Sakit. Ken Saras dibangun pada tahun 2007 dengan ijin Bupati Semarang nomor 648/049761/2009. Terletak di Kecamatan Bergas, Ungaran, Kabupaten Semarang, Provinsi Jawa Tengah dengan luas tanah ±50.000 m² dan luas bangunan 16.000 m², terdiri dari 5 lantai. Kapasitas jumlah tempat tidur yang tersedia di ruang Rawat Inap Rumah Sakit Ken Saras + 100 TT yang kedepannya akan dikembangkan menjadi + 200 TT dan terdapat 15 ruang praktik untuk para Dokter Spesialis/Dokter Umum. Saat ini Rumah Sakit Ken Saras adalah sebuah Rumah Sakit Kelas C yang kedepannya akan dikembangkan menjadi Rumah Sakit Kelas B. Rumah Sakit. Ken Saras berdiri karena dorongan kemanusiaan, belas kasih, dan empati yang mendalam atas penderitaan sesama yang memerlukan penanganan segera dan juga sebagai wujud pengabdian terhadap masyarakat luas, melalui penggunaan/penerapan teknologi modern, serta pelayanan sesuai tuntutan masyarakat yang terus menerus meningkat sehingga dapat menghasilkan kualitas yang prima. Rumah Sakit Ken Saras sebagai rumah sakit yang modern dilengkapi peralatan yang canggih, sehingga mampu menjawab tantangan jaman dan tuntutan masyarakat yang semakin tinggi seiring dengan ilmu dan teknologi masa kini. 32
B. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT KEN SARAS 1. VISI MISI REKAM MEDIS a. Visi Rekam Medis Rekam medis sebagai sumber informasi pasien dengan pelayanan yang cepat, lengkap, akurat dan aman untuk kepuasan stakeholder. b. Misi Rekam Medis Menciptakan pelayanan yang cepat, lengkap, akurat, bermutu dan professional, efisien, dan akuntabel 33
34 1. STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT KEN SARAS DIREKTUR UTAMA DIREKTUR PELAYANAN KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS PJ. PJ. PJ. PJ. PJ. PENDAFTARAN ASSEMBLING CODING/INDEK ANALISING/REPOR FILING Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ken Saras
35 2. TUGAS POKOK DAN FUNGSI UNIT REKAM MEDIS a. PENDAFTARAN 1) Bertanggung jawab atas pencatatan identifikasi pasien secara lengkap dan benar. 2) Bertanggung jawab atas pencatatan pendaftaran pasien (rawa tinap dan rawat jalan) pada buku register pendaftaran /Billing System. 3) Mengantar dokumen RM ke unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap dan IGD 4) Menjalankan Tugas dari atasan. b. ASSEMBLING 1) Menerima sesnsus harian dari masing-masing Instalasi 2) Menerima Dokumen Rekam Medis (DRM) dari rawat inap dengan buku ekspedisi 3) Mengecek kelengkapan dari masing-masing DRM 4) Mengembalikan DM yang tidak lengkap ke Unit Rawat Inap untuk dilengkapi. 5) Menyerahkan DRM yang sudah lengkap ke urusan Koding/indeksing 6) Merekap sensus harian 7) Menjalankan tugas dari atasan 8) Membuat laporan Ketidak Lengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM) 9) Merakit dan mengendalikan DRM rawat inap
36 c. Koding/ Indeksing 1) Menuliskan kode penyakit, kode operasi dalam DRM berdasarkan ICD-10 dan ICD-9 2) Memasukkan kode dan indeks penyakit kedalam program komputeriasi (Billing System) Rumah Sakit 3) Membuat laporan daftar 10 besar penyakit 4) Menjalankan tugas dari atasan d. Filing 1) Menyediakan DRM untuk pelayanan pasien 2) Memperbaiki DRM yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas 3) Menerima DRM yang sudah lengkap dari Pelaksanaan Koding/Indeksing 4) Memasukkan DRM yang sudah lengkap dalam rak penyimpanan DRM 5) Melakukan retensi dan penyortiran DRM menjadi DRM aktif dan inaktif 6) Membuat tracer untuk digunakan sebagai bukti pembayaran DRM 7) Menjalankan tugas yang diberikan oleh atasan
37 e. Analising/ Reporting 1) Menganalisa data sehingga menjadi informasi yang berguna bagi manajemen Rumah Sakit Ken Saras 2) Merakapitulasi sensus harian ke formulir rekapitulasi harian, bulanan dan tribulan 3) Setiap tribulan menyusun laporan Kegiatan Rumah Sakit/ RL 1 berdasar rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan. 4) Setiap bulan menyusun laporan morbiditas Rawat jalan,dan rawat Inap berdasarkan indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap. 5) Membuat laporan mortalitas rumah sakit berdasarkan indeks kematian. 6) Setiap bulan menyusun laporan data Infeksi Nosokomial 7) Setiap tahun menyusun laporan data Dasar rumah Sakit. 8) Melaksanakan Tugas yang diberikan oleh atasan 9) Membuat laporan BOR, LOS, TOI, NDR, GDR rumah sakit berdasarkan rekapitulasi bulanan. B. HASIL PENELITIAN 1. Karakteristik petugas Dari hasil wawancara yang dilakukan kepada petugas rekam medis bagian TPPRJ Rumah Sakit Ken Saras Kabupaten Semarang sebanyak 10 orang petugas megenai karakteristik petugas, didapatkan hasil sebagai berikut :
38 Tabel 4.1 Karakteristik Petugas TPPRJ No Nama Petugas Usia (th) Jenis Kelamin Tingkat Pendidikan Masa Kerja (th) Pelatihan (Pernah/Tidak) 1 A 28 Perempuan SMA 1,5 Pernah 2 B 26 Perempuan SMA 3 Pernah 3 C 28 Perempuan SMA 1,3 Pernah 4 D 26 Laki-laki D3 3 bulan Tidak 5 E 20 Perempuan SMA 3 bulan Tidak 6 F 26 Perempuan SMA 3 Pernah 7 G 30 Perempuan DIII RMIK 5 Pernah 8 H 26 Perempuan DIII Sastra 4 Pernah 9 I 21 Perempuan SMA 1,5 Pernah 10 J 28 Perempuan DI 3,5 Pernah Berdasarkan tabel 4.1 dapat dilihat bahwa usia responden tergolong usia muda yaitu 20-30 tahun. Usia responden paling rendah yaitu 20 tahun dan tertinggi yaitu 30 tahun. Masa kerja responden paling lama 5 tahun, dan 20% responden tergolong pegawai baru dengan masa kerja 3 bulan. Untuk tingkat pendidikan sebagian besar responden menempuh pendidikan SMA. Pendidikan tertinggi responden tertinggi yaitu DIII sebesar 20% namun hanya 10% yang berpendidikan DIII RMIK. Pelatihan pernah diikuti oleh 80% responden dan 20% responden belum pernah mengikuti pelatihan. 2. SOP pelayanan tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) a. Prosedur tetap pendaftaran pasien baru rawat jalan Langkah-langkah : 1) Petugas menyiapkan komputer dan catatan yang diperlukan 2) petugas memberi salam kepada pasien/keluarga pasien
39 3) Pasien mendaftar di TPPRJ 4) Petugas menginput data identitas pasien di komputer dan memberi nomor RM 5) Petugas menyalin data identitas pasien/kiup 6) Petugas mempersilahkan pasien menuju kasir IRJA 7) Petugas mencatat status di buku Register Pendaftaran dan Buku Ekspedisi 8) Status dikirim sesuai klinik yang dituju b. Prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan (pasien lama) Langkah-langkah : 1) Petugas pendaftaran menyiapkan komputer dan catatan yang diperlukan 2) Petugas pendaftaran memberi salam kepada pasien/keluarga pasien 3) Pasien mendaftar di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dengan menyerahkan KIB 4) Petugas pendaftaran menerima KIB dan menginput indentitas pasien dengan cara scanner dari KIB 5) Petugas pendaftaran menulis tanggal dan tujuan kunjungan pada tracer, guna mencari status pasien lama. 6) Petugas mencatat status pasien di buku ekspedisi 7) Petugas mengantar pasien ke masing-masing IRJA yang dituju c. Prosedur tetap pendaftaran pasien lama rawat jalan (bawa KIB)
40 Langkah-langkah : 1) Petugas menyiapkan alat tulis kantor 2) Petugas memberi salam kepada pasien/keluarga pasien 3) Petugas mendaftar di TPPRJ dengan menyerahkan KIB 4) Petugas menginput identitas pasien berdasarkan data dari KIB 5) Petugas menulis tanggal dan tujuan kunjungan pada tracer, guna mencari status pasien lama. 6) Petugas mencatat status pasien di buku ekspedisi 7) Petugas kurir mengantar status pasien ke IRJA yang dituju 8) Petugas mempersilahkan pasien menunggu di klinik 9) Petugas IRJA menerima dokumen RM 3. Sarana dan prasana Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti bahwa sarana pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan Rumah Sakit Ken Saras meliputi : a. Sarana komputer Untuk setiap loket pendaftaran di sediakan sarana satu komputer dan satu komputer untuk tempat distribusi DRM. b. Sarana printer 1. Terdapat printer dot metric untuk mencetak struk pendaftaran yang berisi nomor antrian dan poli yang dituju pasien. 2. Sarana kartu printer digunakan untuk mencetak KIB.
41 3. Sarana tombol antrian digunakan untuk mencetak kartu antrian 4. Sarana display digunakan untuk menampilkan nomor urut antrian yang mendapatkan pelayanan kesehatan. 5. Telepon digunakan untuk berkomunikasi dengan poli. c. Jenis formulir 1. KIB (Kartu Identitas Berobat) 2. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) 3. Buku Ekspedisi 4. Buku Register Pendaftaran Tabel 4.2 Tabel Jumlah Sarana yang Tersedia di TPPRJ Rumah Sakit Ken Saras No Nama Sarana Jumlah 1 Komputer 3 2 Printer struk pendaftaran 1 3 Printer KIB 1 Berdasarkan tabel 4.2, dari 2 loket yang tersedia masih ada beberapa kendala mengenai sarana dan prasarana dalam pelayanan pasien diantaranya adalah : a. Jumlah printer yang tersedia belum mencukupi karena untuk satu printer digunakan bersama untuk dua loket. Hal tersebut dimaksudkan untuk efisiensi, namun di sisi lain menghambat proses pelayanan pendaftaran. Hal ini karena apabila ada proses pencetakan yang sama antara loket yang satu dengan pasangannya tentu akan lama atau menunggu bergantian
42 mencetak. Dan sarana card printer juga hanya terdapat satu buah printer dan apabila petugas mencetak harus meminta tolong petugas lain untuk mengambil kartu cetakan, tentunya hal ini akan mengganggu konsentrasi petugas lain pada saat sedang menjalankan tugasnya. b. Komputer yang sering mengalami error sehingga menghambat proses pendaftaran terhadap pasien. c. Tempat untuk petugas distribusi yang sempit dan digunakan untuk akses jalan keluar masuk petugas rekam medis yang lain sehingga pada saat melakukan tugasnya petugas merasa kurang nyaman dengan kondisi yang ada. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas pendaftaran, didapatkan hasil sebagai berikut : Petugas A Proses pendaftaran sudah cepat dibanding dengan sebelumnya yang harus memanggil pasien satu persatu, hanya saja komputernya sering error. Petugas B Saya kalau mendaftar pasien baru dan membuatkan KIB harus minta tolong petugas sebelah untuk mengambilkan hasil cetak KIB, sedikit mengganggu kalau dia sedang mendaftarkan pasien. Memang harusnya printer untuk buat KIB satu petugas diberi satu printer.
43 4. Kepatuhan petugas terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) Tabel 4.3 Hasil Checklist observasi kepatuhan petugas TPPRJ terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) No Prosedur TPPRJ Patuh Tidak Patuh Jumlah F % F % F % 1 Petugas menyiapkan 100 100% 100 100% komputer dan catatan yang diperlukan 2 Petugas memberi salam 63 63 % 37 37% 100 100% kepada pasien/keluarga pasien 3 Pasien mendaftar di TPPRJ 100 100% 100 100% 4 Petugas menginput data 100 100% 100 100% identitas pasien di komputer dan memberi nomor RM 5 Petugas menyalin data 100 100% 100 100% identitas pasien/kiup 6 Petugas mempersilahkan 50 50% 50 50% 100 100% pasien menuju kasir IRJA 7 Petugas mencatat status di 100 100% 100 100% buku Register Pendaftaran dan Buku Ekspedisi 8 Status dikirim sesuai klinik yang dituju 100 100% 100 100% Dilihat dari hasil tabel 4.3 dapat dinyatakan bahwa sebagian besar petugas patuh karena hampir semua prosedur memliki presentase kepatuhan 100%. Namun masih ada aspek yang belum di patuhi oleh petugas yaitu Petugas memberi salam kepada pasien/keluarga pasien, memiliki kepatuhan 63% dan Petugas mempersilahkan pasien menuju kasir IRJA, memiliki kepatuhan 50%.
44 5. Pelayanan pendaftaran pasien di TPPRJ Rumah Sakit Ken Saras Kabupaten Semarang menggunakan sistem Unit Numbering System (UNS), dimana pasien diberi satu nomor rekam medis untuk seumur hidup. Pasien datang menekan tombol antrian untuk mendapatkan nomor antrian kemudian menuju loket untuk melakukan proses pendaftaran. Pasien yang akan berobat ditanya poli tujuan dan apakah sudah pernah datang berobat atau belum, jika pasien lama akan diminta KIB dan pasien baru akan dibuatkan KIB oleh petugas. Pasien yang telah selesai didaftar akan dipersilahkan menuju ke kasir untuk melakukan administrasi dan kemudian kembali lagi ke loket untuk memberi bukti pembayaran. Setelah itu pasien menunggu di poli untuk dipanggil oleh perawat poli. Pasien seringkali komplain karena lama dipanggil. Sementara itu petugas pendistribusi melengkapi rekam medis pasien. Untuk pasien BPJS dibuatkan Surat Elegibilitas Peserta (SEP) beserta stempel asuransi dan pasien umum diteliti kembali identitas dan diberi stempel tanggal. Kemudian petugas menulis di ekspedisi sebelum diantar ke poli tujuannya agar apabila terjadi kesalahan dokumen rekam medis dapat dilacak selain itu sebagai bahan untuk laporan harian.