SISTEMATIKA LAPORAN PROGRAM PELATIHAN INTERNASIONAL PROGRAM KERJA SAMA SELATAN-SELATAN
- 2 - Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No 80 Tahun 2012 mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah, Laporan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah juga menjadi bagian dari Naskah Dinas yang diatur penulisannya dalam halaman 68, sebagai berikut : 1. Pengertian : Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian 2. Wewenang pembuatan dan penandatanganan : Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas 3. Susunan : a. Kepala : Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris b. Batang tubuh : Bagian batang tubuh laporan terdiri dari : - Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan - Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan - Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan - Penutup, merupakan akhir laporan c. Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari : - Tempat dan tanggal pembuatan laporan - Nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital - Tanda tangan - Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital
- 3 -
- 4 - FORMAT PENULISAN LAPORAN Poin-poin penting dalam format penulisan ini digunakan sebagai acuan dalam penyusunan laporan. Sebagian besar mengacu dari Permen PAN No 80 Tahun 2012, halaman 81-84 : 1. Nomor Halaman Nomor halaman ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman 2. Jumlah Halaman : berdasarkan hasil diskusi kelompok dalam Training on Report Writing dengan dari Kementerian dan Lembaga yang melaksanakan program KSST, disepakati bahwa jumlah halaman maksimal adalah 100 halaman untuk 2 bahasa (Indonesia dan Inggris), disesuaikan dengan kondisi program yang dijalankan 3. Ketentuan Jarak Spasi Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan (Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas). Berdasarkan hasil diskusi, disepakati spasi yang digunakan adalah 1,15 4. Penggunaan Huruf Menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11 atau 12 5. Pengetikan Pengetikan dibuat rata kanan-kiri (justify) Halaman judul sampul/luar (hard cover) dan halaman judul dalam (soft cover) dengan ukuran huruf mulai dari 12 16 disesuaikan dengan panjang judul. Catatan kaki (footnotes) menggunakan huruf ukuran 9 Huruf tebal (bold) digunakan untuk judul dan sub-judul (sub-bab, sub bab-bab), memberikan penekanan, pembedaan dan sejenisnya Huruf miring (italic) digunakan untuk istilah dalam bahasa asing atau bahasa daerah.
- 5-6. Batas Pengetikan Batas Pengetikan yang direkomendasikan adalah sebagaimana dijelaskan di bawah ini, namun dapat disesuaikan kembali berdasarkan keseuaian/estetika : Margin kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas (mempertimbangkan untuk kepentingan penjilidan/penyimpanan dalam ordner/snelhechter) Margin kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas Margin atas : apabila menggunakan kop naskah dinas 2 spasi di bawah kop, sedangkan bila tanpa kop, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas Margin bawah : sekurang-kurangnya 2,5cm dari tepi bawah kertas 7. Ruang Tanda Tangan Merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas (termasuk laporan) yang memuat nama jabatan (misalnya Menteri, Sekretaris Jenderal, dll) yang dirangkaikan dengan nama instansi Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf Nama pejabat yang menandatangani laporan ditulis dengan huruf awal kapital Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah +/- 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang 8. Dokumentasi Dokumentasi minimal menyajikan Foto dan Video singkat yang berkaitan dengan program. Foto minimal memiliki resolusi 300 DPI (Dots Per Inch) atau ukuran 100kb. 9. Bentuk Laporan Laporan harus sajikan dalam dua format, Hard Copy dan Soft Copy (CD). Untuk laporan dalam format soft copy, harus disimpan ke dalam format yang tidak dapat diubah/diedit untuk mencegah terjadinya pengubahan informasi oleh pihak yang tidak memiliki wewenang. 10. Penggunaan Kertas Menggunakan kertas jenis HVS, A4, 80 gram
- 6 - TABEL RINGKASAN PROGRAM Nama Resmi Program Bentuk Kegiatan Single Program, sebutkan :..(Training/ Expert Dispatch/ Internship), atau Project,sebutkan program-programnya : Bentuk Kerja Sama Mitra Negara Selatan Kerja Sama Selatan-selatan, atau Kerja Sama Triangular Pelaksana Program / Implementing Agencies Mitra Pembangunan/ Development Partner Waktu Pelaksanaan (waktu pelaksanaan untuk setiap program, apabila berbentuk project) Durasi Program (merupakan durasi keseluruhan program) Jumlah Peserta Komposisi Anggaran.. s/d. Jumlah dari Indonesia : Jumlah dari negara mitra : Anggaran Negara Indonesia : Rp.. Mitra Negara Selatan : Rp.. Mitra Pembangunan : Rp Mengetahui, Penanggung Jawab Program
- 7 - RINGKASAN / EXECUTIVE SUMMARY Menjelaskan tentang ringkasan program dalam bentuk narasi, terdiri dari beberapa paragraf deskripsi untuk menggambarkan keseluruhan program A. Latar Belakang LAPORAN PROGRAM BAB I. Pendahuluan Berisi latar belakang diselenggarakannya kegiatan kerja sama tersebut. Selain itu juga menunjukkan kapasitas Indonesia dalam project atau program yang dimaksud. Penjelasan kegiatan secara umum termasuk: A.1 Latar belakang program : Penjelasan mengenai hal-hal yang melatarbelakangi terselenggaranya program A.2 Nama resmi program : Menyebutkan nama resmi program yang telah disetujui bersama oleh pihak-pihak yang melakukan kerja sama A.3 Bentuk program : Menyebutkan klasifikasi bentuk program : Single program (Training/ Expert Dispatch/ Internship, dll), Atau bersifat Project (kolaborasi beberapa program). A.4 Pelaku Kerja Sama : Penjelasan subyek-subyek yang melakukan kerjasama (antar negara selatan atau triangular yang melibatkan mitra pembangunan) A.5 Durasi program : Menyatakan berapa lama durasi waktu pelaksanaan kegiatan, termasuk penjelasan apakah kerja sama tersebut bersifat one-time program atau berkelanjutan A.6 Keterangan waktu penyelenggaraan : Menyebutkan tanggal terselenggaranya program A.7 Lokasi penyelenggaraan : Menyebutkan kota lokasi program A.8 Sasaran program : Menyebutkan sasaran yang diundang untuk ikut serta dalam program, berikut asal negaranya B. Definisi/ Deskripsi Program Bagian ini termasuk memberi penjelasan/definisi umum program, misalnya untuk program Training Inseminasi Buatan, diberikan penjelasan apa yang dimaksud dengan program training dan apa yang dimaksud Inseminasi Buatan. C. Tujuan Pokok Program Menjelaskan apa yang menjadi maksud dan tujuan dari kegiatan tersebut, dijabarkan dalam beberapa poin tujuan
- 8 - D. Target Kompetensi Sebagai program yang berbasis pengetahuan, kerja sama selatan-selatan dan triangular yang dilaksanakan oleh setiap Kementerian/Lembaga (K/L) diharapkan dapat meningkatkan kompetensi dalam hal pengetahuan dan keterampilan. Bagian dari laporan ini akan menjabarkan hal-hal yang menjadi target kompetensi tersebut. E. Realisasi Program BAB II. Pelaksanaan Program Menjelaskan realisasi program secara detail. Apabila laporan dibuat untuk kegiatan yang bersifat project-based, maka masing-masing program dijelaskan dalam sub-bab ini dengan menggunakan pendekatan kemiripan jenis program atau pendekatan waktu pelaksanaan program F. Pengelolaan Program Menjabarkan bagaimana Kementerian/Lembaga (K/L) terkait melakukan pengelolaan terhadap program, meliputi pengelolaan : Anggaran : Menjelaskan dari mana sumber daya pengelolaan program berasal, misalnya bisa dijelaskan komposisi anggarannya antara dari Indonesia, negara mitra dan donor. Berikutnya, disusul dengan penjelasan realisasi anggaran. Pada sub-bab ini, penjelasan mengenai anggaran disesuaikan dengan target audiens laporan, apakah dari pihak internal Kementerian atau juga melibatkan pihak eksternal Sumber daya manusia/penyelenggara : Menjelaskan tentang institusi mana dan sumber daya manusia (SDM) yang menjadi penyelenggara
- 9 - BAB III. Evaluasi Program Menjabarkan penilaian terhadap program yang telah dilaksanakan. Poin evaluasi menjadi krusial bagi sebuah program karena melalui poin inilah sebuah program dapat teridentifikasi tingkat keberhasilannya dan hal-hal apa saja yang perlu mendapat perhatian demi perbaikan program di masa mendatang Evaluasi dari Peserta Program No Kriteria Evaluasi Aspek Evaluasi 1 Relevansi Relevansi Isu/ Materi Program 2 Efektivitas Efektivitas Capaian Tujuan Efektivitas Capaian Pengetahuan dan Kompetensi Efektivitas pengembangan rencana kerja Efektivitas capaian institusional Efektivitas sumber daya pengajar/narasumber/ ahli 3 Efisiensi Efisiensi Manajemen Program Poin poin Evaluasi Relevansi terhadap kebijakan negara asal Relevansi isu dan prioritas pembangunan negara asal Relevansi dengan pekerjaan Tingkat pencapaian tujuan Tingkat pemahaman Tingkat peningkatan pemahaan Tingkat keahlian Tingkat peningkatan keahlian Jenis kesulitan / hambatan dalam program Tingkat kesulitan/hambatan Pengembangan rencana kerja Pengembangan mutu rencana kerja Kesediaan implementasi rencana Perubahan dalam organisasi pada institusi pelaksana Tingkat keahlian pengajar/narasumber/ahli Kualitas pengajaran/pemberian informasi oleh narasumber/ahli Konsistensi rencana dengan implementasi Ketepatan waktu dan jadwal Konsistensi dengan rencana pembiayaan
- 10 - Efisiensi lingkungan pendukung program Efisiensi Target Peserta Efisiensi pengembangan mekanisme tindak lanjut Kelayakan fasilitas utama Kelayakan fasilitas pendukung Ketersediaan transportasi Ketersediaan akses terhadap fasilitas penunjang (fasilitaskesehatan, dll) Konsistensi rencana dan implementasi target Relevansi target Tingkat kerjasama di antara Pengembangan mekanisme tindak lanjut Pembentukan jejaring alumni Kesediaan berjejaring antar Evaluasi dari Pelaksana Program No Kriteria Aspek Evaluasi Poin poin Evaluasi Evaluasi 1 Manfaat Manfaat Eksternal Manfaat bagi pengembangan kebijakan negara Manfaat bagi institusi di negara asal Manfaat sumber daya dan fasilitas bagi Dampak lainnya Manfaat Internal Manfaat bagi institusi pelaksana Manfaat bagi pencapaian kebijakan luar negeri Indonesia Dampak lainnya 2 Keberlanjutan Jejaring Ketersediaan mekanisme tindak lanjut Kesediaan untuk mempertahankan manfaat dan jejaring Kapasitas Institusi Pelaksana Dukungan kapasitas institusi pelaksana dalam menjaga keberlangsungan program Kapasitas Lingkungan Pendukung Dukungan lingkungan untuk mempertahankan kelangsungan program Tindak lanjut program Tindak lanjut program
- 11 - BAB IV. Penutup A. Kesimpulan Mencantumkan kesimpulan dari sebuah pelaksanaan program B. Pembelajaran dan Rekomendasi Menjelaskan pembelajaran yang dapat diambil dari program yang telah dilaksanakan, dengan maksud untuk membuat konsep atau strategi program yang lebih baik ke depannya. Selain itu dijabarkan pula aspek rekomendasi bagi program di tahun berikutnya Pembelajaran dan rekomendasi untuk program selanjutnya dapat dijabarkan sebagai berikut : No Kriteria Aspek Poin poin Rekomendasi Dan Pembelajaran 1 Pembelajaran Manajemen/ Teknis Program Pembelajaran dari segi pengelolaan program Pembelajaran dari aspek teknis program Substansi program Pembelajaran terkait substansi program yang dilaksanakan 2 Rekomendasi Manajemen/ Teknis Program Rekomendasi dari aspek pengelolaan program Rekomendasi dari aspek teknis program Substansi program Rekomendasi dari segi pengelolaan program BAB V. Lampiran 1. Daftar Istilah 2. Jumlah dan nama 3. Jadwal/ rundown kegiatan 4. Silabus 5. Daftar pembicara / pemateri 6. Foto kegiatan 7. Materi (Training) 8. Instrumen evaluasi 9. Daftar dan profil singkat instansi pendukung 10. Testimoni