Pondasi Operasi yang Lancar Untuk bisa menjalankan kegiatan sehari-hari di sebuah perusahaan dengan lancar dan baik, maka manajemen perusahaan harus membangun dan menerapkan sistem yang baku, sehingga semua anggota tim dilatih dan harus mengerjakan kegiatan mereka sesuai sistem tersebut. Di bagian ini terkumpul artikel dari pengalaman penulis mengenai pembangunan sistem yang baik tersebut. Dalam menjalankan bisnis sehari-hari biasanya pelaku usaha terjebak dalam kegiatan rutin yang sangat menyita waktu, sehingga mereka sudah tidak sempat memikirkan strategi yang lebih baik untuk membawa bisnisnya berkembang ke tingkat yang lebih hebat. Apa itu Sistem? Tujuan utama sistemizing adalah menghilangkan kekacauan dan memudahkan pekerjaan sehari-hari! Sering juga orang keliru mengartikan istilah SYSTEM tersebut, yang cenderung dikaitkan ke sistim peranti lunak (software), sehingga karena merasa usahanya masih kecil belum perlu menerapkan system tersebut. Sebenarnya SYSTEM adalah suatu prosedur standard yang tentunya sudah teruji dan terakam dengan baik dalam catatan atau dalam bentuk audio visual, dimana semua orang dengan mempelajari sistem tersebut dalam waktu relatif singkat sudah bisa mengerjakan tugas sesuai prosedur dan menghasilkan hasil yang sesuai dengan standard! Dalam bahasa Inggris SYSTEM itu pun dianggap akronim dari Save Yourself Time Energy and Money, artinya dengan menjalankan sistem, maka ada penghematan diri Anda, Waktu, Tenaga dan juga Duit. Jadi, system bukanlah sekedar software computer yang hanya diperlukan oleh perusahaan besar, tapi semua kegiatan rutin yang harus dikerjakan dalam proses bisnis dan dibuatkan prosedur pelaksanaannya yang standard. Itulah yang disebut sebagai STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP), itulah sistem yang setiap perusahaan harus memilikinya - tentu ini berlaku bagi yang sungguh-sungguh mau keluar dari kekacauan pekerjaan sehari-hari.
Dalam setiap kegiatan bisnis, bila Anda ukur waktu yang diperlukan dalam kegiatan bisnis tersebut, pasti muncul Paretto Ratio, dimana 80% kegiatan adalah rutin, yaitu sesuatu kegiatan yang sama praktis setiap hari dikejarkan. Itulah yang paling utama untuk dibuatkan sistem, sehingga orang yang melakukan kegiatan rutin tersebut menjadi jelas dan mengerjakannya dengan lancar. Lantaran sering mengerjakan dengan cara yang sama untuk suatu proses bisnis, orang tersebut akan menguasai pekerjaan tersebut, bahkan mencapai taraf master alias tanpa pikirpun akan mengerjakannya dengan mudah dan tepat! Untuk menjabarkan SOP dengan benar dan bisa dilakukan oleh tim, maka sistematisasi tersebut dimulai dari: Policy atau kebijakan perusahaan ditetapkan oleh pemilik perusahaan, yaitu menyangkut apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh perusahaan tersebut. Dari kebijakan perusahaan tersebut, dijabarkan kedalam prosedur secara step by step bagaimana melakukannya. Prosedur kerja yang sudah jelas dijabarkan lewat flow chart (diagram aliran), yang menghubungkan setiap kotak kegiatan, dan kotak kegiatan tersebut disebut proses. Setiap proses ada bagian input (masukan) yang harus dicatat secara jelas, parameter apa yang memenuhi syarat sebagai bahan masukan sebelum masuk ke dalam process tersebut. Di dalam kegiatan process inilah harus dijelaskan langkah tindakan yang akan dilakukan, caranya bagaimana, dan dengan bantuan alat apa, dstnya. Jangan lupa juga mencantumkan standar waktu berlangsungnya process tersebut. Setelah itu, hasil process yang disebut outcome harus dicantumkan secara jelas dulu. Proses yang selalu menghasilkan apa yang diinginkan, sudah saatnya distandarisasikan menjadi SOP
Dokumentasikan SOP tersebut, selain secara tertulis alangkah baiknya kalau juga dilengkapi dengan audio visual, karena banyak hal jauh lebih mudah dipahami lewat audio visual daripada membacanya dari catatan tertulis! SOP harus mudah dimengerti oleh semua orang yang membacanya! SOP yang membingungkan harus segera diperbaiki, jangan terjebak menulis SOP dengan bahasa canggih, di mana hanya segelintir orang saja yang bisa membaca dan memahaminya. Oleh sebab itu, untuk menguji apakah SOP tersebut memenuhi kriteria untuk diterapkan adalah menyebarkannya ke beberapa orang untuk mereka pelajari dan meminta mereka untuk melakukan proses yang tercantum di dalamnya. Bila mereka bisa cepat memahami kegiatan yang harus dilakukan dalam proses tersebut dan mereka yakin dapat melakukannya dengan baik dan menghasilkan apa yang ditentukan, maka SOP tersebut boleh diterapkan dalam perusahaan! Karena dalam kegiatan sehari-hari pasti ada masukan dari anggota tim untuk cari jalan bagaimana mempercepat dan membuat pekerjaan tersebut lebih nyaman, maka dalam periode tertentu SOP tersebut harus direvisi untuk mengakomodir tindakan yang jauh lebih baik tersebut. Bila tidak diperbaharui, bisa saja SOP tersebut hanya jadi dokumen untuk dipajang saja dan sudah kehilangan fungsinya sebagai panduan kerja yang efektif dan efisien! Untuk bisa mempercepat pekerjaan yang rutin, maka perusahaan harus senantiasa menginvestasikan alat bantuan kerja, bisa berupa perkakas hardware atau komputer berserta peranti lunaknya. Nah, disitulah muncul sistem software untuk memperlancar pekerjaan sehari-hari tersebut! Ternyata software program tersebut tidak bisa mencakup keseluruhan pekerjaan perusahaan! Ini yang sering kita dengar dari sang pengusaha yang selalu bangga menganggap bahwa operasi perusahaan mereka memang lain daripada yang lain, bahwa itulah keunikan perusahaan mereka yang menyebabkan mereka bisa bersaing di dalam pemasaran. Salah satunya adalah FLEXIBILITY alias selalu bisa mengikuti kemauan pelanggan. Namun, dengan adanya sistem membuat operasi perusahaan menjadi kaku dan kehilangan peluang bisnis yang lebih besar!
Ya, memang itu benar. Tapi pengecualian atau pekerjaan khusus itu seberapa sering terjadi dan apakah pekerjaan khusus tersebut menghasilkan keuntungan yang jauh lebih besar dibanding pekerjaan rutin? Bila jawabannya ternyata tidak, maka lebih baik hal-hal pengecualian yang jarang terjadi tersebut dikeluarkan saja dari sistem SOP dan ditangani secara manual saja! Terkecuali hal tersebut sudah sering terjadi dan memang menghasilkan keuntungan yang lebih besar, maka saatnya, prosedur, proses dan software tersebut dirancang ulang untuk bisa mengakomodir permintaan ekstra tersebut. Systematize the routine (80%)! Hanya dengan mensistematisasikan pekerjaan rutin, perusahaan baru bisa berjalan dengan lancar! Humanize the Exceptional (20%) Pekerjaan yang memang khusus dan memberi nilai tambah bisa diselesaikan secara manual! Dengan pengalaman 22 tahun memimpin perusahaan multinational, memasuki tahun ke-10 sebagai seorang coach dan membimbing lebih dari 100 perusahaan bisnis keluarga, Coach Cahyadi membuka paradigma berbisnis dengan menggabung kaidah bisnis modern plus keharmonisan keluarga budaya tradisional China sehingga tercipta hubungan harmonisasi antar generasi sekaligus memetakan strategi dalam menggapai kemakmuran bisnis keluarga tersebut.
Coach Cahyadi sebagai mentor dari ActionCOACH telah membantu saya dan papa saya untuk menyamakan visi bisnis through the Actioncoach way. Saya merasakan pentingnya penyamaan visi antara business founder dan penerus. Dengan demikian, business founder dapat percaya dan siap melepas usaha yang sudah dibina puluhan tahun ke generasi berikutnya. Terutama di family business, permasalahan pekerjaan dapat merusak hubungan keluarga, maka itu harus diprioritaskan! Berkat ActionCOACH bisnis kami meningkat 20% pada 2009 dan 40% pada tahun 2011. Alat pengukuran yang objektif diajarkan oleh ActionCOACH, telah membuka paradigm saya dalam menjalankan bisnis. ActionCOACH membantu untuk menyatukan team kami dan integritas antara anggota tim saya pun semakin solid. TIM yang KUAT & BERHASIL dan juga SOLID ActionCOACH membantu kita untuk menemukan kekuatan kita & Spesialisasi, sekaligus memperluas pikiran kita. PT. Kekuatan Trisakti Mekarmandiri adalah spesialisasi kami di M & E desain dan konstruksi untuk pabrik dan laboratorium. Tahun lalu kami selesai 3 Biosafety Level 2+ laboratorium untuk penelitian TBC di Jawa Tengah dan Jayapura. Saat ini kami sedang membangun dua lagi di Sumatera & Biosafety Level 3 di Jakarta. TERIMA KASIH
ActionCOACH memberikan arahan-arahan yang sesuai dengan kondisi dan budaya perusahaan kami secara bertahap kami mulai bertransformasi dari family businness yang sifatnya lebih kekeluargaan menjadi perusahaan yang terintegrasi secara sistematik dan profesional. Pada akhirnya tujuan dari pembentukan budaya perusahaan tersebut membantu masing-masing individu bekerja secara konsisten dan terarah sehingga membawa team menjadi lebih solid. sistem yg mulai terintegrasi dengan budaya organisasi yg dijalankan secara konsisten sehingga kami memiliki waktu lebih luang untuk memikirkan keseluruhan bisnis serta quality time beuntuk dihabiskan bersama dengan keluarga. PT. Idecemerlang Hasilgemilang Bellezza Shopping Arcade 2nd Floor Unit 02 Jl. Arteri Panjang No 34.Jakarta 12210 p : 021-2567 5775 f : 021 2567 5799 e : info@actioncoachsouthjakarta.com Anguilla I Antigua and Barbuda I Argentina I Aruba I Australia I Bahamas I Bahrain I Barbados I Belgium I Belize I Bolivia I Bonaire I Brazil I Canada I Caribbean Islands I Cayman Islands I Chile I China I Colombia I Costa Rica I Curacao I Dominican Republic I Ecuador I Egypt I El Salvador I France I French Guiana I Germany I Grenada I Guadeloupe I Guatemala I Guyana I Haiti I Hungary I India I Indonesia I Iraq I Ireland I Jamaica I Japan I Jordan I Kuwait I Lebanon I Malaysia I Martinique I Mexico I Montserrat I Morocco I Namibia I Netherlands I New Zealand I Nigeria I Oman I Panama I Peru I Portugal I Qatar I Saint Kitts and Nevis I Saint Lucia I Saudi Arabia I Scotland I Singapore I Slovenia I South Africa I Spain I St. Vincent & The Grenadines I Suriname I Syrian Arab Republic I Trinidad and Tobago I Turkey I Turks & Caicos Islands I United Arab Emirates I United Kingdom I United States I Uruguay I Venezuela I Vietnam I Virgin Islands (British) I Virgin Islands (U.S.)