GARIS PANDUAN MELANJUTKAN PELAJARAN KE INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI SECARA SEPENUH MASA DAN S.EPARUH MAS A MAKTAB KOPERASI MALAYSIA l. PENDAHULUAN Garis Panduan ini bertujuan untuk menetapkan syarat dan peraturan bagi kakitangan Maktab Koperasi Malaysia (MKM) untuk melanjutkan pelajaran ke Institusi Pengajian Tinggi (lpt) secara sepenuh masa atau separuh masa. 2. PELAKSANAAN 2.1. MKM berhasrat untuk menyedia dan memastikan perkhidmatan yang berkualiti, efisien dan berkesan di samping membentuk warga MKM yang berilmu, terlatih dan berkebolehan serta mempunyai nilai-nilai mumi dalam menghadapi cabaran dan keperluan semasa yang sentiasa berubah-ubah. 2.2. Selain daripada latihan dan kursus jangka pendek yang telah disediakan, MKM juga merancang dan menggalakkan kakitangannya untuk melanjutkan pelajaran ke tahap yang lebih tinggi iaitu Doktor Falsafah, Sarjana, Sarjana Muda dan Diploma secara sepenuh mas a atau separuh masa. Sehubungan itu, bilangan pegawai dan kakitangan yang dibenarkan untuk melanjutkan pelajaran ke IPT setiap tahun adalah berdasarkan kepada keperluan dan perancangan Jabatan. 3. SYARAT-SYARAT PERMOHONAN UNTUK MELANJUTKAN PELAJARAN 3.1. Pegawai atau kakitangan yang memohon untuk melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa atau separuh masa hendaklah memenuhi syarat-syarat seperti berikut:
i) Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Kumpulan Sokongan yang sedang berkhidmat dalam perkhidmatan tetap; ii) telah disahkan dalam perkhidmatan; iii) telah berkhidmat sekurang-kurangnya lima (5) tahun bagi pengajian sepenuh masa; iv) telah berkhidmat sekurang-kurangnya tiga (3) tahun bagi pengajian separuh masa; v) mempunyai Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Gred A dengan purata markah minimum 85% bagi tiga (3) tahun ke belakang; vi) bersih daripada pertuduhan dan tindakan tatatertib serta bebas daripada dakwaan mahkamah; vii) telah mengisytiharkan harta mengikut Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Sureaj) 2000 (Akta 605); viii) bagi pemohon pengajian seeara separuh masa, pegawai hendaklah telah menerima tawaran untuk mengikuti pengajian di peringkat Diploma, Sarjana Muda, Sarjana atau Doktor Falsafah seeara separuh masa di IPT A/IPTS yang diiktiraf; dan ix) kursus yang diikuti berkaitan dengan tugas pegawai dan diperlukan untuk kepentingan perkhidmatan. 3.2. Syarat had umur melanjutkan pelajaran adalah seperti berikut: i) Belajar Sepenuh Masa dengan pembiayaan JPA berumur tidak lebih daripada 43 tahun bagi peringkat Doktor Falsafah dan 45 tahun bagi peringkat Sarjana pada tarikh tutup permohonan. Walau bagaimanapun syarat ini tertakluk kepada peraturan had umur yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dari semasa ke semasa. ii) Belajar Separuh Masa bagi pembiayaan sendiri Tidak tertakluk kepada had umur. iii) Belajar separuh masa dengan pembiayaan MKM atau lain-lain agensi hendaklah berumur tidak lebih daripada 46 tahun bagi peringkat Doktor 2
~~----------- Falsafah dan 50 tahun bagi peringkat Sarjana, Sarjana Muda dan Diploma pada tarikh tutup permohonan tertakluk kepada umur persaraan wajib. 4. PROSEDUR PENGHANT ARAN PERMOHONAN KE INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DI BAWAH TAJAAN MKM, Kumpulan Wang Amanah Pendidikan Koperasi (KW APK), JPA AT AU LAIN-LAIN AGENSI 4.1. Semua permohonan untuk melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa atau separuh masa ke peringkat Doktor Falsafah, Sarjana, Sarjana Muda dan Diploma hendaklah menghantar surat kepada Ketua Pengarah MKM yang diperakui oleh PengarahiPenolong PengarahiPengurus/Ketua Audit Dalaman pada atau sebelum 31 Disember setiap tahun. 5. CARA-CARA PERMOHONAN Cara -cara permohonan adalah seperti berikut : 5.1. Pemohon hendaklah mengisi Borang JPA atau MKM atau lain-lain agensi dan mengemukakan permohonan kepada Ketua Pengarah MKM berserta dokumen-dokumen berkaitan bagi menyokong permohonan tersebut sebelum tarikh tutup permohonan. 5.2. Bagi pemohon yang telah diterima masuk ke IPT, mereka dikehendaki menghantar salinan surat tawaran dan surat permohonan cuti belajar melalui PengarahiPenolong PengarahiPengurus/Ketua Audit Dalaman untuk tindakan seterusnya. 6. KURSUS-KURSUS YANG DIPERAKUKAN 6.1. Pegawai-pegawai yang memohon untuk melanjutkan pelajaran perlulah memohon untuk mengikuti kursus-kursus yang berkaitan dengan bidang tugas pegawai berkenaan dan diperakui oleh Jabatan. Bagi kursus-kursus yang lain, pertimbangan akan diberi mengikut kepentingan Jabatan. 3
6.2. Pegawai-pegawai yang telah diluluskan untuk melanjutkan pelajaran bagi kursus yang telah dipohon, tidak dibenarkan menukar kursus. 7. PERMO HONAN MELANJUTKAN PELAJARAN MELALUI KETUA JABATAN 7.1. Permohonan melanjutkan pelajaran ke IPT hendaklah melalui Ketua Jabatan bagi mendapatkan apa-apa kemudahan cuti belajar. 7.2. Bagi pemohon yang telah diterima masuk ke IPT, mereka dikehendaki menghantar salinan surat tawaran dan surat permohonan cuti belajar melalui Pengarah/Penolong Pengarah/Pengurus/Ketua Audit Dalaman untuk tindakan seterusnya. 8. TEMPOHSAHTAWARAN 8.1. Pegawai yang mendapat tajaan dari JPA, tempoh sah tawaran adalah tertakluk kepada peraturan Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa. 8.2. Pegawai yang mendapat tajaan daripada MKM atau lain-lain agensi tempoh sah tawaran adalah selama dua belas (12) bulan daripada tarikh sur at tawaran dikeluarkan. 9. PENANGGUHAN APABILA TELAH DITAWARKAN BAGI TAJAAN MKM AT AU LAIN-LAIN AGENSI 9.1. Pegawai hendaklah mengemukakan surat permohonan penangguhan kepada Ketua Pengarah MKM melalui Pengarah/Penolong Pengarah/Pengurus/Ketua Audit Dalaman sebulan sebelum tamat tempoh sah tawaran tajaan tersebut. Penangguhan adalah tidak dibenarkan kecuali mendapat kebenaran daripada Jawatankuasa Latihan dan Perjawatan MKM. 10. PEGAWAI YANG BERHENTI ATAU DIBERHENTIKAN ATAU GAGAL 10.1. Pegawai yang menerima tajaan daripada JPA adalah tertakluk kepada syarat 4
dan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan ke semasa. Awam dari semasa 10.1. Pegawai yang menerima tajaan daripada MKM atau lain-lain agensi, berhenti sebelum tamat tempoh pengajian atau diberhentikan atau gagal kecuali atas sebab-sebab tertentu yang diterima oleh Jawatankuasa Latihan hendaklah membayar balik keseluruhan perbelanjaan yang telah dikeluarkan oleh Jabatan. 11. TEMPOH TAJAAN 11.1. Pegawai yang menerima tajaan daripada JP A adalah tertakluk kepada syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan ke semasa. Awam dari semasa 11.2. Pegawai yang menenma tajaan dari MKM atau lain-lain agensi, tempoh tajaan adalah tertakluk kepada jadual berikut : Tempoh Tajaan Tempoh Tajaan PROGRAM Bagi Pengajian Bagi Pengajian Sepenuh Masa Separuh Masa Doktor Falsafah 3 tahun 5 tahun Sarjana 1 Yz tahun 3 tahun Sarjana Muda 3 tahun 4 tahun Diploma Tidak ditawarkan 4 tahun 12. TEMPOH CUTI BELAJAR 12.1. Pegawai yang menerima tajaan daripada JP A adalah tertakluk kepada syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan ke semasa. Awam dari semasa 12.2. Pegawai yang menerima tajaan daripada MKM atau lain-lain agensi, tempoh cuti belajar bagi pegawai yang melanjutkan pelajaran adalah mengikut 5
tempoh tajaan yang telah diluluskan. 13. TEMPOH KONTRAK 13.1. Pegawai yang menerima tajaan daripada MKM atau lain-lain agensi, tempoh kontrak adalah tertakluk kepada jadual berikut: Pegawai Tempoh Ikatan Tempoh Ikatan Perjanjian Sepenuh Perjanjian Separuh Masa Masa Kursus Kursus Kursus Kursus Bukan Bukan Program Profesional Profesional Profesional Profesional Doktor Falsafah 5 6 4 5 Sarjana 4 5 3 4 Sarjana Muda 4 6 2 3 Diploma - - 2 3 13.2. Pelanggaran Kontrak bagi pegawai yang menenma tajaan daripada JPA adalah tertakluk kepada syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa. 13.3. Pelanggaran Kontrak bagi pegawai yang menerima tajaan daripada MKM atau lain-lain agensi dikehendaki membayar ganti rugi mengikut kos sebenar yang telah ditanggung oleh Jabatan. 13.4. Pegawai diwajibkan menghabiskan kontrak sebelum melanjutkan pelajaran di peringkat yang lebih tinggi. Walau bagaimanapun MKM boleh mempertimbangkan pengajian ke peringkat lebih tinggi dengan syarat mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Latihan dan Perjawatan MKM. 14. KEMUDAHAN ELAUN BUKU 14.1. Pegawai yang melanjutkan pelajaran separuh masa diberi kemudahan elaun buku sebanyak RM300.00 setahun atau maksimum RM1,OOO.OOsepanjang 6
tempoh pengajian. Pegawai dikehendaki memulangkan kesemua buku yang dibeli dengan menggunakan elaun buku yang diberikan setelah tamat pengajian ke Perpustakaan MKM. 15. KEMUDAHAN ELAUN PERJALANAN 15.1. Pegawai yang melanjutkan pelajaran separuh masa diberi kemudahan tuntutan elaun perjalanan dari rumah atau pejabat ke institusi pengajian tinggi terhad kepada RM500.00 setahun. 16. SUMBANGAN KEPADA MKM DALAM TEMPOH PENGAJIAN 16.1. Pegawai yang melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa di dalam Malaysia adalah diwajibkan menyumbang sekurang-kurangnya empat puluh (40) jam setahun kepada MKM dalam bentuk antara yang berikut: i) Membuat penulisan atau membentang kertas kerja dalam mana-mana majlis rasmi MKM. ii) Bertugas rasmi sarna ada dalam jabatan atau luar jabatan. 17. PELANGGARANSYARAT 17.1. Pegawai yang melanggar syarat seperti yang ditetapkan dalam perjanjian dikehendaki membayar balik keseluruhan kos yang telah dibelanjakan oleh MKM ke atas pengajian tersebut. 18. KEPUTUSAN PEPERIKSAAN 18.1. Pegawai yang melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa atau separuh masa dikehendaki menghantar sesalinan keputusan peperiksan setiap semester kepadamkm. 7
18.2. Pegawai yang mendapat tajaan MKM dikehendaki mencapai atau mengekalkan Purata Nilaian Gred Kumulatif (PNGK) mengikut program seperti di Jadual 1. Pihak MKM boleh menarik semula tajaan kepada Pegawai yang gagal mengekalkan PNGK tersebut. Jadual1: PURA TA NILAIAN GRED PROGRAM KUMULATIF (PNGK) Doktor Falsafah - Sarjana 3.00 Sarjana Muda 2.50 Diploma 2.00 "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" (HAJ~~ ISMAIL) Ketua Pengarah Maktab Koperasi Malaysia 1 Mei 2012 8