IMPLEMENTASI SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN PADA SETIAP KEGIATAN K3 DI INDUSTRIAL SAFETY SECTION (ISS) PT. X LAPORAN TUGAS AKHIR Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Ahli Madya Devy Cahyaning Ratri R0013034 PROGRAM DIPLOMA III HIPERKES DAN KESELAMATAN KERJA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Surakarta commit 2016 to user i
i
perpustakaan.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
ABSTRAK IMPLEMENTASI SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN DI SETIAP KEGIATAN K3 DI INDUSTRIAL SAFETY SECTION (ISS) PT. X Devy Cahyaning Ratri 1, Seviana Rinawati 2 Latar Belakang: Dokumen merupakan standar kerja suatu perusahaan yang harus ada kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab pembuatan, pengkajian, persetujuan, perubahan, penarikan hingga pemusnahan suatu dokumen. Jadi disiplin pengendalian dokumen dalam melaksanakan semua tugas tersebut menjadi salah satu kunci pencapaian konsistensi kinerja sistem perusahaan. Adanya sistem pengendalian dokumen untuk mencegah dokumen-dokumen tersebar dan menjaga kerahasiaan dokumen. Metode: Penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan metode deskriptif yang memberikan gambaran tentang implementasi sistem pengendalian dokumen K3. Pengambilan data melalui observasi langsung ke lapangan, wawancara serta studi kepustakaan. Hasil: Observasi mengenai penerapan sistem pengendalian dokumen di perusahaan dan khususnya di departemen K3 dengan cara menganalisa pekerjaan kemudian diidentifikasi berdasarkan tingkat bahayanya dan cara pengendaliannya. Setelah itu pendokumentasian dengan sistem pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 dan Peraturan Pemerintah No. 50 tahun 2012, sehingga dapat dilakukan perbaikan terhadap pekerjaan yang belum sesuai dan dilakukan tinjauan ulang. Simpulan: Implementasi sistem pengendalian dokumen di PT. X sudah diterapkan dengan baik dan sudah terlaksana sesuai dengan ISO 9001:2008, Peraturan Pemerintah No. 50 tahun 2012 dan OHSAS 18001:2007 mengenai Pengendalian Dokumen. Kata kunci : Sistem Pengendalian Dokumen, Industrial Safety Section 1. Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran, Universitas Sebelas Maret Surakarta 2. Dosen Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta iv
ABSTRACT IMPLEMENTATION OF DOCUMENT CONTROL SYSTEM IN EVERY ACTIVITIES OF OCCUPATIONAL SAFETY AND HEALTH IN INDUSTRIAL SAFETY SECTION (ISS) PT. X Devy Cahyaning Ratri 1, Seviana Rinawati 2 Backgroud: Document is a standard performance of a company that should be clarity about the authority and responsibility of making, assessment, approval, change, withdrawal, until the retraction of a document. Discipline in document control in carrying out all these tasks is a key to achieving the consistency of performance of the company system. The existence of the document control system to prevent the document spread out and maintain confidentiality of document. Methods: This research was conducted using descriptive method that provides an overview of occupational safety and health document control system.data collection through direct observation to the field, interview, and study literature. Result: Observations regarding the implementation of the document control system in the company and in particular in the department of K3 by analyzing job then identified based on the level of danger and how to control. After that documentation with the document control system based on ISO 9001:2008, OHSAS 18001: 2007 and Government Regulation No. 50 in 2012, so it can be carried out repairs to the work that is not appropriate and do reviews. Conclusion: Implementation of document control system in PT. X have been implemented well and has been implemented in accordance with ISO 9001:2008, Government Regulation No. 50 year 2012 and OHSAS 18001:2007 about document control. Keywords : Document Control System, Industrial Safety Section 1. Industrial Hygiene, Occupational Health and Safety Program, Faculty of Medicine, Sebelas Maret University. 2. Lecturer of Industrial Gygiene, Occupational Health and Safety Program, Faculty of Medicine, Sebelas Maret University. v
PRAKATA Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat, karunia, kesehatan, kekuatan dan kemudahan dalam pelaksanaan magang serta penyusunan laporan Tugas Akhir dengan judul Impelementasi Sistem Pengendalian Dokumen Pada Setiap Kegiatan K3 di Industrial Safety Section (ISS) Di PT. X. Laporan ini disusun sebagai salah satu persyaratan kelulusan untuk menyelesaikan studi di Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam pelaksanaan magang dan penyusunan laporan ini penulis telah dibantu dan dibimbing oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Hartono, dr.,m.si, selaku Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Ibu Yeremia Rante Ada, S.Sos., M.Kes, selaku Kepala Program Diploma 3 Hiperkes dan Keselamatan Kerja Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Seviana Rinawati, SKM, M.Si, selaku pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan saran dalam penyusunan laporan ini. 4. Ibu Dra. Cr. Siti Utari, M. Kes, selaku penguji yang telah memberikan bimbingan dan saran dalam penyusunan laporan ini. 5. PT. X, Sidoarjo Main Office, terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada penulis untuk melaksanakan program Praktek Kerja Lapangan (PKL) selama kurang lebih 1,5 bulan. 6. Bapak Arif, Bapak Soba, Bapak dan Bapak Tjiptono Kunto Hadi terima kasih telah memberikan kesempatan dan izin kepada penulis untuk mengambil data dan melakukan observasi di perusahaan. 7. Bapak/Ibu staff Industrial Safety Section PT. X yang telah memberikan ijin dan bimbingan untuk melaksanakan kerja praktek. 8. Bapak Andi Warsito dan Bapak Sa adillah Ihdiar, selaku pembimbing untuk pengambilan data tugas akhir ini. 9. Bapak Robet, Ibu Siti dan seluruh staf P3K Industrial Safety Section, terima kasih atas segala kebaikan dan memberikan tempat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 10. Semua karyawan PT. X yang banyak membantu penulis untuk melengkapi data dalam melaksanakan kerja praktek. 11. Keluarga tercinta yang telah memberikan kasih sayang dan dorongan moral maupun spiritual sehingga penulis menyelesaikan Tugas Akhir. 12. Teman-teman Hiperkes dan SMA yang telah memberikan dukungan yang kuat kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir. vi
vii Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih banyak kekurangannya, maka dari itu untuk mencapai hasil yang lebih baik penulis sangat mengharapkan kritik, saran, dan masukan demi perbaikan laporan ini. Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya mahasiswa Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja untuk menambah wawasan yang berkaitan dengan Keselamatan Kerja dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan Hidup. Surakarta, Maret 2016 Penulis, Devy Cahyaning Ratri
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii HALAMAN PENGESAHAN PERUSAHAAN... iii ABSTRAK... iv ABSTRACT... v PRAKATA... vi DAFTAR ISI... viii DAFTAR TABEL... ix DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR SINGKATAN... xi DAFTAR LAMPIRAN... xii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 BAB II LANDASAN TEORI... 6 A. Tinjauan Pustaka... 6 B. Kerangka Pemikiran... 30 BAB III METODE PENELITIAN... 31 A. Jenis Penelitian... 31 B. Lokasi Penelitian... 31 C. Obyek dan Ruang Lingkup Penelitian... 32 D. Sumber Data... 32 E. Teknik Pengumpulan Data... 33 F. Jadwal Penelitian... 34 G. Analisis Data... 35 BAB IV HASIL PENELITIAN... 37 BAB V PEMBAHASAN... 74 BAB VI SIMPULAN DAN SARAN... 92 A. Simpulan... 92 B. Saran... 94 DAFTAR PUSTAKA... 96 LAMPIRAN viii
DAFTAR TABEL Tabel 1. Prinsip Penomoran Dokumen... 59 Tabel 2. Keterangan Penomoran Dokumen Manual... 60 Tabel 3. Keterangan Penomoran Dokumen Prosedur... 60 Tabel 4. Keterangan Penomoran Dokumen Instruksi... 61 Tabel 5. Alur Pengesahan... 71 ix
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Hirarki Sistem Pengendalian Dokumen... 14 Gambar 2. Kerangka Pemikiran... 30 Gambar 3. Structure and Classificationof EMS Documentation... 42 Gambar 4. Sistem Penomoran Dokumen Manual... 60 Gambar 5. Sistem Penomoran Dokumen Prosedur... 60 Gambar 6. Sistem Penomoran Dokumen Instruksi... 60 Gambar 7. Sistem Penomoran Form K3... 62 Gambar 8. Sistem Persiapan Dokumen Baru... 62 Gambar 9. Revisi Dokumen... 65 x
DAFTAR SINGKATAN ISO OHSAS ISS RODs IK K3 MM PM FM PM FC TJ RM DO SO DCC MR SMK3 HIRADC MCC PMK APAR CPAR APD ISBPR SJH QMS EMS SMP P2K3 FSS OM SNI NFPA : International Standard Organization : Occupational Health and Safety Assesment Series : Industrial Safety Section :Result-Oriented Job Description : Instruksi Kerja : Keselamatan dan Kesehatan Kerja : Manual Mutu : Prosedur Mutu : Formulir : Prosedur Mutu : Flowchart : Tanggung Jawab : Rencana Mutu : Dokumen : Standard Operational : Document Control Center : Management Representative : Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja : Hazard Identification and Risk Assesment Determining Control : Motor Control Center :Petugas Memadamkan Kebakaran : Alat Pemadam Api Ringan : Corrective Preventive Action Request : Alat Pelindung Diri : Identifikasi Sumber Bahaya dan Pengendalian Risiko : Sistem Jaminan Halal : Quality Management System : Enviromental Management System : Sistem Manajemen Pengamanan : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja : Fire and Safety Section : Operational Manual : Standar Nasional Indonesia :National Fire Protection commit Assosiation to user xi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Master List of ISO Document Lampiran 2. Manual K3 Lampiran 3. Lembar Pengesahan Manual K3 Lampiran 4. Standard Operational Procedure Lampiran 5. Lembar Pengesahan Standard Operational Procedure Lampiran 6. Work Instruction Lampiran 7. Lembar Pengesahan Work Instruction Lampiran 8. Daftar Catatan K3 dan Lingkungan Lampiran 9. Lembar Corrective Preventive Action Request Lampiran 10. Jadwal Absensi xii