MODUL SISEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS UJUAN INSRUKSIONAL UMUM Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan memahami sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas, baik sistem akuntansi pengeluaran kas- Pembebanan Langsung (LS) maupun sistem akuntansi pengeluaran kas- Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan ambahan Uang Persediaan (U) serta mampu mengisi dokumen-dokumen pengeluaran kas. UJUAN INSRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan dapat:. Menjelaskan sub sistem dari sistem dan prosedur pengeluaran kas. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas pembebanan langsung. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan ambahan Uang Persediaan (U). 4. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas Pembebanan Langsung (LS). 5. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan ambahan Uang Persediaan (U). WAKU PEMBELAJARAN Jangka waktu yang diperlukan untuk memberikan materi ini adalah 60 menit.
MEODE PEMBELAJARAN. Paparan. Diskusi. Latihan Bersama (Diskusi Kelompok dan Kelas) ALA BANU PEMBELAJARAN. LCD/Overhead Projector. White Board dan Spidol. Latihan Kasus REFERENSI. Undang-Undang Nomor 7 ahun 00 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 00 Nomor 47, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 486);. Undang-Undang Nomor ahun 004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 004 Nomor 5, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 455);. Undang-Undang Nomor 0 ahun 004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 004 Nomor 5, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 489); 4. Undang-Undang Nomor 5 ahun 004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan anggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 004 Nomor 66, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400); 5. Undang-Undang Nomor 5 ahun 004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 004 Nomor 04, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 44); 6. Undang-Undang Nomor ahun 004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 004 Nomor 5, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 447) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 ahun 007 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor ahun 007 entang Perubahan Undang-Undang Nomor ahun 004 tentang Pemerintahan Daerah menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara
Republik Indonesia ahun 007 Nomor 08, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4548); 7. Undang-Undang Nomor ahun 004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 004 Nomor 6, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 448); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 4 ahun 007 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 49, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 450); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 7 ahun 007 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 4 ahun 004 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 94, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4540); 0. Peraturan Pemerintah Nomor 54 ahun 007 tentang Pinjaman Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 6, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4574);. Peraturan Pemerintah Nomor 55 ahun 007 tentang Dana Perimbangan (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 7, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4575);. Peraturan Pemerintah Nomor 56 ahun 007 tentang Sistem Informasi Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 8, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4576);. Peraturan Pemerintah Nomor 57 ahun 007 tentang Hibah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 9, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4577); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 ahun 007 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 40, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 65 ahun 007 tentang Pedoman Penyusunan dan penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 007 Nomor 50, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4585); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 ahun 006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia
ahun 006 Nomor 5, ambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 464); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 8 ahun 006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia ahun 006); 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor ahun 006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 9. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor SE.900/6/BAKD tentang Pedoman Sistem dan Prosedur Penatausahaan dan Akuntansi, Pelaporan, dan Pertanggungjawaban 4
SISEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS A. PENDAHULUAN Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas, yang meliputi serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan SKPKD dan/atau SKPD. Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas. Penatausahaan pengeluaran kas merupakan serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan SKPKD (Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah) dan/atau SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas terdiri atas 4 sub sistem yaitu:. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas- Pembebanan Uang Persediaan (UP). Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas- Pembebanan Ganti Uang Persediaan (GU).. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas- Pembebanan ambahan Uang Persediaan (U). 4. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas- Pembebanan Langsung (LS). Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, terdiri atas:. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD). Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP). Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) 4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SPD) 5. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) 6. Penerbitan Nota Permintaan Dana (NPD) 5
B. SPD (SURA PENYEDIAAN DANA) SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD dalam rangka manajemen kas daerah. SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi tiaptiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan. SPD yang diterbitkan terdiri atas lembar SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD (Bendahara Umum Daerah) dalam rangka manajemen kas daerah. SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi tiap-tiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan. SPD yang diterbitkan terdiri atas lembar, terdiri atas:. Lembar diterima oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu-SKPD;. Lembar diterima oleh Bendahara Pengeluaran-SKPD;. Lembar sebagai arsip PPKD selaku BUD. Pihak erkait Pihak erkait :.Kuasa BUD. PPKD. Pengguna Anggaran. Kuasa BUD Dalam kegiatan ini, kuasa BUD mempunyai tugas: Menganalisa DPA-SKPD yang ada di database Menganalisa anggaran kas pemerintah khususnya data per SKPD Menyiapkan draft SPD Mendistribusikan SPD kepada para pengguna anggaran. PPKD Dalam kegiatan ini, PPKD mempunyai tugas: Meneliti draft SPD yang diajukan kuasa BUD Melakukan otorisasi SPD C. SPP (SURA PERMINAAN PEMBAYARAN) Berdasarkan SPD atau dokumen lain atau yang dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran 6
mengajukan SPP (Surat Perintah Pembayaran) kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD). SPP memiliki 4 jenis yang terdiri dari: SPP-UP dipergunakan untuk mengisi uang persediaan tiaptiap SKPD SPP Uang Persediaan (SPP-UP) Dipergunakan untuk mengisi uang persediaan (UP) tiap-tiap SKPD. Pengajuan SPP-UP hanya dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk mengisi saldo uang persediaan akan menggunakan SPP-GU. SPP-GU dipergunakan untuk mengganti uang persediaan yang sudah terpakai dan diajukan setelah uang persediaan habis SPP Ganti Uang (SPP-GU) Dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah terpakai. Diajukan ketika UP habis. SPP-U dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya SPP ambahan Uang (SPP-U) Dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila terjadi pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya. Jumlah dana yang dimintakan dalam SPP-U ini harus dipertanggungjawabkan tersendiri dan bila tidak habis, harus disetorkan kembali. Pengajuan SPP UP, GU, dan U dilampiri dengan daftar rincian rencana penggunaan dana sampai dengan jenis belanja. SPP-LS dipergunakan untuk pembayaran langsung pada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan SPP Langsung (SPP-LS) Dipergunakan untuk pembayaran langsung kepada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan. SPP-LS dikelompokkan menjadi: SPP-LS Gaji dan unjangan SPP-LS Barang dan Jasa SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan ak erduga, serta pengeluaran pembiayaan. 7
SPP UP,U dan LS yang diajukan dibuat rangkap Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat rangkap yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara Pengeluaran. Mekanisme atas pengeluaran-pengeluaran belanja bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, belanja bagi hasil, bantuan keuangan, dan pengeluaran pembiayaan dapat dilakukan oleh bendahara pengeluaran SKPKD dengan menerbitkan SPP-LS yang diajukan kepada PPKD melalui PPK-SKPKD. SPP UP,U dan LS yang diajukan dibuat rangkap : Lembar dan untuk Bendahara Pengeluaran yang akan diteruskan ke PPK-SKPD dan PPKD, setelah ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran. Lembar diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat rangkap yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara Pengeluaran. Pihak erkait :.Bendahara Pengeluaran. PPK-SKPD. PPK Pihak erkait. Bendahara Pengeluaran Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran mempunyai tugas: Mempersiapkan dokumen SPP beserta lampiran-lampirannya Mengajukan SPP kepada PPK-SKPD. PPK-SKPD (Pejabat Pengelola Keuangan-SKPD) Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD mempunyai tugas: Menguji kelengkapan dan kebenaran SPP yang diajukan Bendahara Pengeluaran.. PPK (Pejabat Pengelola eknik Kegiatan) Dalam kegiatan ini, PPK mempunyai tugas: Mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperluka dalam pengajuan SPP-LS 8
D. SPM (SURA PERINAH MEMBAYAR) Penerbitan SPM adalah otoritas Pejabat Pengguna Anggaran (PPA) SPM yang diajukan dibuat rangkap Proses penerbitan SPM adalah tahapan penting dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM-UP, SPM-GU, SPM-U, dan SPM-LS. SPM dapat diterbitkan jika: Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai dengan peraturan perundang-undangan Waktu pelaksanaan penerbitan SPM: Diterbitkan paling lambat (dua) hari sejak SPP diterima Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat (satu) hari sejak diterima SPP SPM yang diajukan dibuat rangkap, antara lain: Lembar dan untuk Kepala SKPD/Pengguna Anggaran yang diteruskan ke PPKD dan PPK SKPD,setelah ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran. Lembar diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu. Pihak erkait Pihak erkait :.PPK-SKPD. Pengguna Anggaran. PPK-SKPD Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut: Menguji SPP beserta kelengkapannya Membuat rancangan SPM atas SPP yang telah diuji kelengkapan dan kebenarannya dan 9
mengajukannya ke Pengguna Anggaran Menerbitkan Surat Penolakan SPM bila SPP yang diajukan oleh Bendahara SKPD tidak lengkap Membuat SPM. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas sebagai berikut: Mengotorisasi dan menerbitkan SPM Mengotorisasi Surat Penolakan SPM yang diterbitkan PP-SKPD bila SPP yang diajukan bendahara SKPD tidak lengkap E. SPD (SURA PERINAH PENCAIRAN DANA) SPD atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD Penerbitan SPD terdiri atas 5 lembar SPD atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD. SPD adalah spesifik, artinya satu SPD hanya dibuat untuk satu SPM saja. Waktu pelaksanaan penerbitan SPD: Diterbitkan paling lambat hari sejak SPM diterima. Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat hari sejak diterima SPM. Penerbitan SPD terdiri atas 5 lembar yang terdiri atas: a. Lembar dikirim ke bank. b. Lembar diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu. c. Lembar diarsip oleh fungsi akuntansi SKPKD d. Lembar 4 diarsip oleh fungsi akuntansi PPK- SKPD. 0
e. Lembar 5 diarsip oleh PPKD Pihak erkait :. Kuasa BUD. Pengguna Anggaran. Bendahara Pengeluaran SKPKD Pihak erkait. Kuasa BUD Dalam kegiatan ini, Kuasa BUD memiliki tugas sebagai berikut: Melakukan pengujian atas kebenaran dan kelengkapan SPM. Mencetak SPD. Mengirimkan SPD kepada bank. Membuat dokumen :. SPD,. surat penolakan penerbitan SPD, dan. Buku kas penerimaan dan pengeluaran.. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas: Menandatangani SPM.. Bendahara Pengeluaran SKPKD Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran SKPKD memiliki tugas: Mencatat SPD pada dokumen penatausahaan yang terdiri atas: BKU Pengeluaran Buku Pembantu Simpanan Bank Buku Pembantu Pajak Buku Pembantu Panjar Buku Rekapitulasi Pengeluaran Perincian Objek
F. SPJ (SURA PERANGGUNGJAWABAN PENGELUARAN) Bendahara pengeluaran wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat 0 bulan berikutnya Pertanggungjawaban (SPJ) UP, U, dan LS rangkap Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap yang keduaya diserahkan ke bendahara pengeluaran Bendahara pengeluaran secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan (UP/GU/U) kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat 0 bulan berikutnya. Dokumen yang digunakan oleh PPK-SKPD dalam menatausahakan pertanggungjawaban pengeluaran mencakup: penerimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); pengesahan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); penutupan kas. Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat Laporan Pertanggungjawaban (SPJ) UP, U, dan LS rangkap : a. Lembar diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu; b. Lembar dan bersama SPP GU lembar dan dikirim ke Bendahara Pengeluaran-SKPD. Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap yang keduaya diserahkan ke bendahara pengeluaran. Pihak terkait Pihak terkait:. Bendahara Pengeluaran. PPK-SKPD. Pengguna Anggaran. Bendahara Pengeluaran Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran
memiliki tugas: Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban. Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari UP/GU/U dan LS pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku Pembantu Pengeluaran per Objek. Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD) untuk disahkan.. PPK-SKPD Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas: Meneliti kelengkapan dokumen pertanggungjawaban dan keabsahan buktibukti pengeluaran yang dilampirkan; Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek; Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban pengeluaran per rincian obyek; dan Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan SPD yang diterbitkan periode berikutnya. Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara Pengeluaran dalam buku register penerimaan SPJ pengeluaran, meregister SPJ pengeluaran yang telah disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register penolakan SPJ pengeluaran.
. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas: Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran. G. NOA PERMINAAN DANA (NPD) NPD digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu Pihak yang terkait dalam penerbitan NPD adalah Bendahara Pengeluaran Pembantu Nota Permintaan Dana (NPD) adalah nota yang digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu. Pada mekanisme ini tidak terdapat surat pertanggungjawaban (SPJ), tetapi hanya menunjukkan nota atau kwitansi sebagai bukti pertanggungjawaban. Pihak yang terkait dalam Prosedur Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah Bendahara Pengeluaran Pembantu. Dokumen yang digunakan adalah Nota Permintaan Dana (NPD). Catatan yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah:. Buku Kas Umum Pengeluaran. Buku Pembantu Pengeluaran Per Rincian Objek. Buku Pembantu Kas unai 4. Buku Pembantu Simpanan/Bank 5. Buku Pembantu Panjar 6. Buku Pembantu Pajak. PROSEDUR UP (UANG PERSEDIAAN) Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan UP, terdiri atas: Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) 4
Prosedur pengajuan SPD-UP secara rinci adalah : ) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan SPD. ) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk ditandatangani oleh PPKD ) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Dokumen yang digunakan dalam Prosedur Pengajuan SPP- UP adalah:. Surat Penyediaan Dana (SPD). Surat Permintaan Pembayaran-Uang Persediaan (SPP-UP) SPP-UP adalah daftar SPP-UP yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran Prosedur pengajuan SPP-UP secara rinci adalah: ) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat kemudian mengajukan SPP-UP kepada Bendahara Pengeluaran. ) Bendahara Pengeluaran kemudian mencocokkan SPP-UP dari Bendahara Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk kemudian ditandatangani dan diserahkan kepada PPK-SKPD. ) Catatan yang digunakan dalam prosedur penerbitan SPP-UP adalah: SPP-UP, yaitu daftar SPP-UP yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran. SPP-UP diselenggarakan oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu Pencatat Dokumen 4) Kelengkapan dokumen SPP-UP terdiri atas: a. Surat Pengantar SPP-UP; b. Ringkasan SPP-UP; c. Rincian SPP-UP; d. Salinan SPD; e. Draft surat pernyataan penggunan anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang 5
menyatakan bahwa uang yang diminta tidak dipergunakan untuk keperluan lain selain uang persediaan; f. Lampiran lain yang diperlukan; 5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-UP yang diajukan ke dalam register SPP-UP. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) Dokumen yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SPM-UP:. SPP-UP. SPM-UP Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur Penerbitan SPM-UP secara rinci meliputi : a. PPK-SKPD atas nama PA/KPA menerima SPP-UP yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran. b. PPK-SKPD mencatat SPP-UP yang diterima ke dalam register SPP-UP. c. PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna Anggaran meneliti kelengkapan dokumen SPP-UP. d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SPM-UP adalah: SPP-UP Penerbitan SPM-UP Penolakan SPP-UP e. Jika kelengkapan dokumen SPP-UP dinyatakan lengkap dan sah, PPK-SKPD menyiapkan SPM-UP untuk ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran. f. Jika kelengkapan dokumen SPP-UP dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPK-SKPD menolak untuk menerbitkan SPM-UP dan selanjutnya mengembalikan SPP-UP kepada bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan diperbaiki. g. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui 6
PPK-SKPD mengembalikan SPP-UP paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP-UP yang bersangkutan. h. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-UP ke dalam register penerbitan SPM-UP. i. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-UP ke dalam register penolakan SPP- UP. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SPD) Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SPD- UP secara rinci: a. PPKD menerima SPM-UP yang diajukan oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran. b. PPKD mencatat SPM-UP yang diterima ke dalam register SPM-UP. c. PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPM- UP. d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SPD-UP adalah : SPM-UP Penerbitan SPD-UP Penolakan SPD-UP e. Jika kelengkapan dokumen SPM-UP dinyatakan lengkap dan sah, PPKD menyiapkan SPD-UP untuk diterbitkan SPD-UP. f. Jika kelengkapan dokumen SPM-UP dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak untuk menerbitkan SPD-UP dan selanjutnya mengembalikan SPM-UP kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki. 7
g. PPKD mengembalikan SPM-UP paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPM-UP yang bersangkutan. h. PPKD mencatat penerbitan SPD-UP ke dalam register penerbitan SPD-UP. i. PPKD mencatat penolakan penerbitan SPD- UP ke dalam register penolakan SPM-UP. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Dokumen yang digunakan dalam Penerbitan SPJ-UP:. Surat Perintah Pencairan Dana UP (SPD-UP).. Surat Pertanggungjawaban (SPJ-UP). Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci adalah: ) Oleh Bendahara Pengeluaran SKPD, SPJ-UP ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD. ) PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti SPJ- UP, lembar pertama kemudian dikirim ke Kepala SKPD/Pengguna Anggaran sedangkan lembar ke dua dikirim ke fungsi akuntansi SKPD. ) Setelah ke Kepala SKPD/Pengguna Anggaran SPJ-UP kemudian dikirim ke PPKD untuk diverifikasi dan dikirim ke fungsi akuntansi SKPKD. 8
SISEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS MEKANISME UANG PERSEDIAAN BUD/KUASA BUD Mulai Menerbitkan SPD SPD SPD SPD 9
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANU-SKPD 7 SPD Uang SPD SPM-UP Membuat SPP-UP SPD SPP-UP Menerima transfer uang SPD Ke sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil) Dilengkapi: -Surat Pengantar -Ringkasan SPP -Rincian SPP -Salinan SPP -Surat Pernyataan -Lampiran lain SPP-UP Mempersiapkan SPJ-UP dan Membuat SPP-GU SPP-GU SPJ SPJ-UP SPM-UP Seluruh dokumen yang tidak diarsip diserahkan ke Bendahara Pengeluaran untuk selanjutnya mengikuti prosedur pengeluaran kas mekanisme GU 0
BENDAHARA PENGELUARAN -SKPD SPD SPD SPP-UP Dicocokkan/ ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD SPP-UP SPD 4
PPK-SKPD 4 SPP-UP Meneliti kelengkapan SPP-UP SPP-UP Lengkap Ya idak Mengembalikan ke Bendahara Pengeluaran SKPD Menyiapkan SPM-UP Penolakan SPP-UP SPM-UP SPP-UP SPM-UP 5
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN 5 SPP-UP SPP SPM-UP Meneliti & Menandatangani SPM SPP-UP SPM-UP 6
PPKD 6 SPP-UP SPM-UP Setelah dicap kembali ke PPK-SKPD SPM Meneliti kelengkapan SPM Lengkap Ya Menyiapkan SPD idak Mengembali kan ke PPK- SKPD Penolakan SPM SPM 4 SPM SPM SPD SPM SPM UP 5 0 8 7 Penerbitan SPD 9 4
BANK 8 SPD Mengeluarkan uang dalam bentuk cek/transfer Uang 9 5
FUNGSI AKUNANSI SKPKD FUNGSI AKUNANSI - SKPD 9 0 SPD SPD 4 6
. PROSEDUR GU (GANI UANG) Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan GU, terdiri atas: Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) Lanjutan prosedur UP Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Prosedur pertanggungjawaban dan pengajuan SPP-GU secara rinci adalah: Bersamaan dengan membuat SPJ-UP, Bendahara Pengeluaran Pembantu juga membuat Surat Permintaan Pembayaran- Ganti Uang (SPP-GU) dan kemudian menyerahkannya kepada Bendahara Pengeluaran. Bendahara Pengeluaran kemudian menandatangani SPP-GU dan menyerahkannya ke PPK-SKPD. Kelengkapan dokumen SPP-GU terdiri atas: a. Surat Pengantar SPP-GU; b. Ringkasan SPP-GU; c. Rincian penggunaan SPD-UP/GU yang lalu; d. Bukti transaksi yang sah dan lengkap; e. Salinan SPD; f. Draf surat pernyataan penggunan anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang menyatakan bahwa uang yang diminta tidak dipergunakan untuk keperluan lain selain ganti uang 7
persediaan; g. Lampiran lain yang diperlukan. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) Prosedur Penerbitan SPM-GU secara rinci meliputi :. PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna Anggaran menerima SPP- GU dan SPJ yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.. PPK-SKPD mencatat SPP-GU yang diterima ke dalam register SPP-GU.. PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna Anggaran memverifikasi kesahihan bukti SPJ dan meneliti kelengkapan dokumen SPP-GU. 4. Jika kelengkapan dokumen SPP-GU dinyatakan lengkap dan sahih, PPK-SKPD menyiapkan SPM-GU untuk ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran. 5. Jika kelengkapan dokumen SPP-GU dinyatakan tidak lengkap dan sahih, maka PPK-SKPD menolak untuk menerbitkan SPM-GU dan selanjutnya mengembalikan SPP-GU kepada bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan diperbaiki. 6. Penerbitan SPM-GU paling lambat dua hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP-GU yang dinyatakan lengkap dan sah. 7. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui PPK-SKPD mengembalikan SPP-GU paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP-GU yang bersangkutan. 8
8. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-GU ke dalam register penerbitan SPM-GU. 9. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-GU ke dalam register penolakan SPP- GU. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SPD) Prosedur Penerbitan SPD-GU secara rinci: PPKD menerima SPP-GU, SPJ-UP, dan SPM-GU yang diajukan oleh PPK-SKPD. PPKD mencatat SPM-GU yang diterima ke dalam register SPM-GU. PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran dan meneliti kelengkapan dokumen SPM- GU. 4 Jika kelengkapan dokumen SPM-GU dinyatakan lengkap dan sah, PPKD menyiapkan SPD-GU untuk diterbitkan SPD-GU. 5 Jika kelengkapan dokumen SPM-GU dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak untuk menerbitkan SPD- GU dan selanjutnya mengembalikan SPM- GU kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki. 6 Penerbitan SPD-GU paling lambat dua hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPD-GU yang dinyatakan lengkap dan sah. 7 Pengembalian SPM-GU paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPM-GU yang bersangkutan. 8 PPKD mencatat penerbitan SPD-GU ke dalam register penerbitan SPD-GU. 9 PPKD mencatat penolakan penerbitan SPD- 9
UP ke dalam register penolakan SPM-GU. 0 PPKD menyerahkan SPJ-UP kepada Fungsi Akuntansi SKPKD. PPKD menyerahkan SPM-GU kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci adalah: Bendahara Pengeluaran Pembantu SKPD membuat SPJ GU rangkap yang diajukan ke Bendahara Pengeluaran SKPD. SPJ GU dan SPP GU ini dijadikan dasar pengajuan pencairan dana. 0
SISEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS MEKANISME GANI UANG BENDAHARA PENGELUARAN SKPD Mulai Diterima dari Bendahara Pengeluaran Pembantu SKPD Lanjutan dari prosedur pengeluaran kas mekanisme UP SPJ SPD SPP-GU Ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD SPP-GU SPJ SPD
PPK SKPD SPJ SPP-GU Memverifikasi kesahihan bukti SPJ dan Meneliti kelengkapan SPP- GU SPP-GU Sahih Ya idak Mengembalikan ke Bendahara Pengeluaran SKPD Menyiapkan SPM-GU Penolakan SPP-GU SPM-GU SPP-GU SPM SPJ SPM
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN SPP GU SPJ SPP SPM GU Meneliti & Menandatangani SPM-GU SPP GU SPJ SPP SPM GU 4
PPKD 4 SPP-GU SPJ SPM-GU Setelah dicap kembali ke PPK SKPD SPM-GU Memverifikasi kesesuaian anggaran dan Meneliti kelengkapan SPM-GU Lengkap & Sah lengkap tidak Mengembalikan ke PPK- SKPD Menyiapkan SPD Penolakan SPM-GU SPM 4 SPM SPM SPD SPM SPM GU SPP-GU SPJ 9 5 Penerbitan SPD 5 0 7 8 4
BANK 5 SPD Mengeluarkan uang dalam bentuk cek/transfer Uang 6 5
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANU SKPD 6 Uang 7 SPD SPD SPM-GU SPD Menerima ransfer uang SPD Dari sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil) Ke sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil) Mempersiapkan dan membuat SPJ SPP-GU SPM SPJ SPD Diserahkan ke Bendahara Pengeluaran untuk selanjutnya mengikuti prosedur pengeluaran kas mekanisme GU, berulang dari awal sampai akhir 6
FUNGSI AKUNANSI SKPKD FUNGSI AKUNANSI - SKPD 0 8 9 SPJ SPD SPJ SPD 4 Mencatat ke Jurnal Mencatat ke Jurnal Jurnal Jurnal Posting ke Buku Besar Posting ke Buku Besar SPJ SPD Buku Besar SPJ SPD 4 Buku Besar 7
. PROSEDUR U (AMBAHAN UANG) Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan U, terdiri atas: Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) Prosedur pengajuan SPD-U secara rinci adalah : ) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan SPD. ) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk ditandatangani oleh PPKD ) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Dokumen yang digunakan dalam Pengajuan SPP-U adalah:. Surat Penyediaan Dana (SPD). Surat Permintaan Pembayaran-ambahan Uang (SPP-U) SPP-U, merupakan daftar SPP-U yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran Prosedur pengajuan SPP-U secara rinci adalah: ) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu dengan persetujuan PPK mengajukan SPP-U kepada Bendahara Pengeluaran. ) Bendahara Pengeluaran kemudian mencocokkan SPP-U dari Bendahara Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk kemudian ditandatangani dan diserahkan kepada PPK-SKPD. ) Catatan yang digunakan dalam prosedur penerbitan SPP-U adalah: SPP-U, merupakan daftar SPP-U yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran 4) Kelengkapan dokumen SPP-U terdiri atas: a. Surat Pengantar SPP-U; b. Ringkasan SPP-U; 8