TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMEATERA UTARA OLEH : DIDAR ADINDA 072103039 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari kekurangankekurangan baik dari segi susunan dan tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Ayahanda H. Ir. Aswin Nurdin Nasution dan Ibunda Hj. Idulina Fitri Dalimunthe SH yang telah mengasuh, mengasihi, membesarkan, membimbing dan selalu memberi dukungan kasih sayang kepada penulis dengan tulus dan ikhlas. 2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 5. Ibu Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam rangka penyusunan Tugas Akhir ini. 6. Ibu Eka Yuliani, SE selaku staf pegawai bagian keuangan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan data dan keterangan saat penulis melakukan riset. 7. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Saudara kandung penulis, Mohammad Aulia Nasution dan Akmal Akbar Nasution SH serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat. 9. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Dilla, Amel, Nadia, Muti, Ita, bang Dedek, bang Datok, bang Arie, Bang Dito dan sahabat-sahabat di SMA yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan dan khususnya untuk Didit Trisunu yang selalu memberikan inspirasi, kebahagiaan, dukungan semangat dan keceriaan bagi penulis. 10. Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Retno, Waya, Tari, Yoan, Widya, Agung, Iwan, Rina, Azdhani, Indah, Yanti, Oky serta teman-teman kelompok magang penulis yaitu Anggi, Andy, Lisa, Dani, Linda yang telah melengkapi keindahan masa kuliah penulis. 11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan dan bantuannya. Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Subhana Wata ala. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak. Medan, Juni 2010 Penulis, Didar Adinda
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i iv v vi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Permasalahan... 4 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 D. Jadwal Kegiatan... 5 E. Sistematika Penulisan... 5 BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI... 7 A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU... 7 B. Jenis Usaha/Kegiatan... 9 C. Struktur Organisasi... 10 D. Job Description... 13 E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi... 18 F. Rencana Kegiatan... 19 BAB III PEMBAHASAN... 20 A. Pengertian Arsip... 20 B. Jenis Arsip... 22 C. Peranan dan Tujuan Kearsipan... 23 D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik... 24 E. Alat-alat yang Digunakan Untuk Menyimpan Arsip... 26 F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip
Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara... 29 1. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Penciptaan Arsip... 29 2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keungan Fakultas Ekonomi... 32 3. Sistem Pemeliharaan Arsip Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi... 34 G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan... 37 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 42 A. Kesimpulan... 42 B. Saran... 43 DAFTAR PUSTAKA... 45
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 5
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... 12 Gambar 2.1 Berita Acara Pemusnahan Arsip... 40