AKUNTANSI HOTEL I. SIKLUS AKUNTANSI Siklus akuntansi dari AK Hotel secara garis besar sama dengan hotel-hotel pada umumnya. Siklus akuntansi diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Seluruh proses akuntansi dilakukan dengan menggunakan aplikasi komputer. Adapun transaksi-transaksi penting yang terjadi dalam operasi AK Hotel, antara lain: 1. Penjualan produk dan jasa. Transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, dan diakhir periode akuntansi baru dibuat jurnal khusus penjualan. 2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement). Penjualan tunai dan pengeluaran kas harian kami catat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank. Setelah dilakukan rekonsiliasi kas dan bank, diakhir periode dibuat jurnal khusus penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Pembelian produk dan jasa. Transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat dalam buku khusus pembelian, diakhir periode akuntansi dibuat jurnal khusus pembelian. 4. Payroll. Karena AK Hotel terdiri dari beberapa departemen, maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah, dan PPh 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan bekerja. Setelah itu baru dibuat jurnal alokasi sesuai dengan departemennya. Berikut digambarkan siklus kegiatan AK Hotel: INVESTOR LABA KREDITOR INVESTOR=SETOR MODAL KREDITOR=MEMBERI PINJAMAN UANG TUNAI Menjual: Barang & Jasa
Aktiva tetap=alat produksi Persediaan=untuk melakukan aktivitas produksi (bahan baku, BTKL, BOP, Biaya pemasaran, biaya administrasi & umum) Aktivtas: Produksi Pemasaran Administrasi & umum Menghasilkan : Barang jasa Dasar akuntansi untuk AK Hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama. 1. Juornal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit. Jurnal ini dilakuka secara bulanan yang biasanya digunakan untuk mempermudah jurnal harian, di mana jumlah secara harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan. 2. General ledger, mencatat pengelompokkan secara kolekti dari akun individual. 3. Trial balance, menunjukkan daftar saldo akun dalam suatu periode. 4. Financial statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang baisanya disiapkan pada akhir periode akuntansi. Kami menggunakannya secara bulanan. II. SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI AK HOTEL Sistem akuntansi yang digunakan oleh AK Hotel terdiri dari: 1. Subsistem akuntansi utama: Kode rekening Buku besar dan buku pembantu Jurnal Bukti transaksi
2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang: Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur Distribusi penjualan Piutang Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3. Subsistem pembelian dan pengeluaran uang: Order pembelian dan laporan penerimaan barang Distribusi pembelian dan biaya Hutang Prosedur pengeluaran uang 4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian: Personalia Pencatatan waktu Penggajian Distribusi gaji dan upah 5. Subsistem produksi dan biaya produksi Order produksi Pengawasan persediaan Akuntansi biaya Selain sistem akuntansi, kami juga menggunakan sistem informasi yang terdiri dari: 1. Komponen input. Terdiri dari reservation card, guest bill, cash receipt, dan lainlain. Proses input dapat digambarkan sebagi berikut: Data Dokumen Dasar Proses input data
2. Komponen model. Komponen ini terdiri dari komponen logika dan model matematika. Model logika digunakan untuk melihat barang mana yang sudah harus dipesan kembali, dapat dilihat dari sisa barang yang tersedia apakah sudah sama dan lebih kecil dari titik reorder point. Sedangkan model matematika untuk menentukan berapa banyak produk yang harus dipesan. 3. Komponen output. Terdiri dari laporan barang yang harus dipesan kembali ataupun laporan jumlah barang yang harus dipesan. 4. Komponen data base. 5. Komponen teknlogi. Terdiri dari teknologi komputer dan teknologi dalam bidang telekomunikasi. 6. Komponen kontrol. Komponen kontrol yang ada di AK Hotel antara lain: Pengendalian organisasi Pengendalian dokumentasi Pengendalian perangkat keras Pengendalian keamanan fisik Pengendalian keamanan data Pengendalian komunikasi III. STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN Pengendalian intern kami meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikoordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam operasi, dan membentu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Secara garis besar pengendalian intern hotel kami dikelompokkan menjadi dua, yaitu pengendalian akuntansi dan pengendalian administratif. Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan semua prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Dalam pengendalian ini mencakup prosedur pengesahan dan persetujuan, pemisahan tugas antara pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak pelaksana atau penyimpanan aktiva, pengawasan fisik atas aktiva, dan internal auditor. Pegendalian administratif terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Pengendalian ini mencakup analisa statistik, program pelatihan karyawan, kontrol kualitas pelayanan, dan lain-lain.
IV. RERANGKA KONSEPTUAL INFORMASI AKUNTANSI Rerangka kerja konseptual yang kami gunakan mengacu pada FASB yang terdiri dari enam Statement of Finacial Accounting Concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis. V. STRUKTUR ORGANISASI DI DEPARTEMEN AKUNTANSI Head Departemen Accounting Credit Personalia Night Audit Cost Control EDP Purchasing Storeroom General Cashier Cashier Outlet Account Receivable Account Payable Income Audit
Dari bagan di atas dapat dijelaskan lebih detil tentang bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi AK Hotel, antara lain: 1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel. 2. Chasier Outlet, terdiri dari front office, restoran, bar. Kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet. 3. Income Auditor, adalah orang yang mempunyai tugas untuk mecocokkan semua hasil penjualan hotel dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor. 4. Night Audit, merupakan orang yang bertanggungjawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet. 5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill. 6. Account Receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagiha kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger). 7. Account Payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar khususnya supplier. 8. Cost Control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing departemen, mencek harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel. 9. Personalia, bertanggung jawab atas penghitungan, pengalokasian, dan pembayaran gaji karyawan. 10.Electrinoc data processing (EDP), bertanggungjawab atas sistem informasi yang digunakan di hotel, khususnya dalam pemrosesan data. 11.Purchasing, bertanggungjawab dalam pembelian barang keperluan hotel. 12.Storeroom, bertanggungjawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya, melakukan pencatatan atas persediaan di gudang. 13.Accounting atau bookkeeper, bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan keuangan.