BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat (Hatta, 2010). Dalam pelayanan rumah sakit berkas rekam medis memegang peranan penting sebagai alat komunikasi antar tenaga kesehatan sekaligus sebagai bahan pendidikan dan penelitian. Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 ayat (1) rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Sedangkan dokumen adalah catatan dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan, dan rekaman elektro diagnostik. Rekam medis harus dipelihara untuk setiap individu yang diperiksa atau diobati di rumah sakit melalui layanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Huffman, 1994). Rumah sakit harus menyediakan ruang penyimpanan berkas rekam medis atau biasa disebut ruang filing untuk memelihara berkas rekam medis. Penyimpanan berkas rekam medis yang memadai akan mendukung fungsi dan pemenuhan aspek rekam medis dengan baik. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti di RSUD Kabupaten Sidoarjo, rumah sakit telah menyediakan ruang filing dengan menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi. Penggunaan sistem desentralisasi pada penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Kabupaten Sidoarjo memiliki beberapa kelemahan, yaitu tidak adanya kontinyuitas data ketika berkas rekam medis digunakan oleh tenaga pelayanan kesehatan, perawatan
sarana prasarana yang digunakan lebih banyak, serta keamanan data rekam medis pasien yang tidak terjaga. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap memiliki masa aktif lima tahun. Namun berkas rekam medis rawat inap aktif yang disimpan di rak filing hanya berkas rekam medis rawat inap dengan tahun kunjungan 2016 dan 2015. Berkas rekam medis rawat inap aktif lainnya yaitu berkas dengan tahun kunjungan 2014, 2013, dan 2012 hanya diikat dan disimpan dalam gudang. RSUD Kabupaten Sidoarjo sudah selesai melakukan pembangunan gedung baru dan menyediakan dua ruangan baru untuk menyimpan berkas rekam medis dengan sistem sentralisasi. Sistem penyimpanan sentralisasi dipilih agar data riwayat penyakit pasien lebih terintegritas dan kontinyu, sehingga fungsi rekam medis sebagai alat komunikasi antar tenaga kesehatan lebih maksimal, mengingat RSUD Kabupaten Sidoarjo adalah rumah sakit rujukan dengan jumlah rata-rata kunjungan pasien per hari yang sangat banyak, yaitu 1.281 pasien. RSUD Kabupaten Sidoarjo membutuhkan penghitungan jumlah rak dan gambaran layout ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan sistem sentralisasi untuk melakukan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis. Maka dari itu, peneliti melakukan penghitungan jumlah rak dan memberi gambaran layout ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan sistem sentralisasi, berdasarkan kondisi penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Kabupaten Sidoarjo. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana merencanakan kebutuhan rak dan layout ruang penyimpanan berkas rekam medis untuk jangka waktu lima tahun apabila sistem penyimpanan diubah menjadi sentralisasi. C. Tujuan Penulisan 1. Tujuan Umum Tujuan umum dari penelitian ini adalah menghitung kebutuhan rak dan memberi gambaran layout ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan sistem sentralisasi untuk jangka waktu lima tahun di RSUD Kabupaten Sidoarjo.
2. Tujuan Khusus a. Mengetahui kondisi yang mempengaruhi penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Kabupaten Sidoarjo. b. Mengetahui pertimbangan perencanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Kabupaten Sidoarjo berdasarkan perhitungan kebutuhan rak rekam medis. c. Mengetahui gambaran layout ruangan yang sesuai untuk menyimpan berkas rekam medis dengan sistem sentralisasi untuk jangka waktu lima tahun di RSUD Kabupaten Sidoarjo. D. Manfaat Penulisan Penelitian yang telah saya lakukan ini memiliki manfaat, baik secara praktis maupun teoritis sebagai berikut: 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi rumah sakit dalam perhitungan jumlah rak dan gambaran layout ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan sistem sentralisasi dalam jangka waktu lima tahun guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan pendidikan. b. Bagi Peneliti Peneliti dapat menambah pengetahuan serta memperluas informasi dalam upaya penerapan dan pengembangan ilmu rekam medis yang didapat di perguruan tinggi dengan mengetahui permasalahan yang diteliti. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan kajian dan pengembangan ilmu rekam medis di institusi. b. Bagi Peneliti Lain Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan referensi dasar untuk penelitian lain yang serupa.
E. Keaslian Penelitian 1. Nurjanah (2013) dalam penelitiannya Perencanaan Kebutuhan Luas Ruang Penyimpanan dan Kebutuhan Rak atau Roll o pack Untuk Rekam Medis Aktif Selama Lima Tahun Kedepan di Rumah Sakit Mata Dr. Yap Yogyakarta. Tujuan : Untuk merencanakan kebutuhan ruang penyimpanan rekam medis aktif untuk lima tahun ke depan. Hasil : Untuk perhitungan kebutuhan jumlah Roll O Pack terdapat 2 alternatif dengan masing-masing luas ruangan untuk alternatif I 1474,72 m 2 dengan 5 Roll O Pack tipe I dan alternatif II 262,08 m 2 dengan 1 unit Roll O Pack tipe II, 1 rak statis terbuka 1 muka, 1 rak statis terbuka 2 muka dan 5 Roll O Pack tipe I. Persamaan : Menghitung kebutuhan jumlah rak penyimpanan. Perbedaan : Pada penelitian Nurjanah (2013), hanya menghitung kebutuhan rak dan luas ruangan saja. Penelitian ini tidak membahas bagaimana kondisi ruangan yang seharusnya untuk menyimpan bekas rekam medis. 2. Kholis (2016) dalam penelitiannya Tinjauan Kebutuhan Rak dan Ruang Penyimpanan Rekam Medis dalam Sistem Terminal Digit Filing di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Tahun 2016. Tujuan : Mengetahui kebutuhan rak dan ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. Hasil : Kebutuhan rak yang akan digunakan untuk tahun mendatang adalah dengan menggunakan rak kayu/besi dan menggunakan roll o pack dengan panjang 2,5 m dengan lebar 40 cm dengan jumlah shaft 5 dan jumlah muka 2 adalah sebanyak 12 rak penyimpanan. Kemudian untuk ruang penyimpanan terdapat dua alternatif yang pertama alternatif I didapat panjang 7,7 m, lebar 4,8 m dengan luas 37 m 2. Alternatif II didapat panjang 11,1 m, lebar 3,5 m dengan luas 39 m 2 untuk roll o pack luas yang dibutuhkan adalah 20 m untuk roll o pack luas yang dibutuhkan adalah 14,3 m 2. Persamaan : Metode pengambilan sampel berkas rekam medis yaitu berdasarkan jumlah rata-rata kunjungan pasien perhari.
Perbedaan : Pada penelitian Kholis (2016), terdapat perbedaan persepsi cara menghitung jumlah berkas dalam satu meter dengan penelitian yang peneliti lakukan. 3. Jauharina (2016) dalam penelitiannya Perencanaan Kebutuhan Rak dan Kebutuhan Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis 5 Tahun ke Depan di RSUD Kabupaten Temanggung. Tujuan : Merencanakan jumlah kebutuhan rak rekam medis dan kebutuhan luas ruang penyimpanan selama 5 tahun. Hasil : Ruang filing di RSUD Kabupaten Temanggung saat ini memiliki luas 85,76 meter 2. Terdapat dua jenis rak untuk menyimpan berkas rekam medis. Jenis rak tersebut adalah roll o pack tipe 1 sejumlah empat unit, roll o pack tipe 2 sejumlah dua unit, dan rak kayu terbuka sejumlah empat unit. Luas ruang tersebut masih belum memadai dengan jumlah rak dan luas ruang penyimpanan yang terdapat disana. Terdapat dua alternatif perhitungan perencanaan kebutuhan rak dalam penelitian ini. Pada alternatif 1 menggunakan jenis rak yaitu roll o pack tipe 1 dengan jumlah kebutuhan tiga belas unit dan kelonggaran 16 meter. Pada alternatif 2 menggunakan jenis rak roll o pack tipe 1 sejumlah satu unit dan roll o pack usulan peneliti sejumlah tiga unit dengan kelonggaran 10 meter. Perencanaan kebutuhan luas ruang pada penelitian ini menggunakan dua alternatif. Pada alternatif 1 menggunakan rak penyimpanan yaitu roll o pack tipe 1 membutuhkan luas ruang penyimpanan 204,8 meter. Pada alternatif 2 menggunakan rak penyimpanan roll o pack tipe 1 dan roll o pack usulan peneliti membutuhkan luas ruang penyimpanan 163,84 meter 2. Persamaan : Menghitung jumlah kebutuhan rak filing. Perbedaan : Pada penelitian Jauharina (2016), peneliti melakukan perencanaan luas ruang dan jumlah rak untuk sistem penyimpanan yang sejak awal menggunakan sentralisasi. Sedangkan dalam penelitian ini, peneliti melakukan perencanaan kebutuhan ruang dari sistem penyimpanan desentralisasi ke sentralisasi.
F. Gambaran Umum RSUD Kabupaten Sidoarjo 1. Sejarah Singkat Sejarah berdirinya RSUD Kabupaten Sidoarjo dimulai pada tahun 1956 yang ditetapkan melalui Peraturan Daerah Tingkat II Sidoarjo oleh DPRD Swatantra Tingkat II Sidoarjo tentang Pemakaian Rumah Sakit dan Poliklinik berlokasi di Jl. Dr. Soetomo Sidoarjo. Pada tahun 1972, lokasi rumah sakit pindah ke Jl. Mojopahit nomor 667 hingga sekarang. Tahun 1979 RSUD Kabupaten Sidoarjo diakui oleh Menteri Kesehatan sebagai rumah sakit kelas D, sebagai UPT Dinas Kesehatan. Lalu pada tahun 1983 dengan Peraturan Daerah nomor 20 tahun 1983 RSUD Kabupaten Sidoarjo menjadi rumah sakit kelas C Unit Pelaksana Daerah. Dan pada tahun 2015, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan No: HK.02.03/1/1/1889/2013 RSUD Kabupaten Sidoarjo ditetapkan sebagai rumah sakit tipe B pedidikan milik Pemerintah Kabupaten Sidoarjo. RSUD Kabupaten Sidoarjo dinyatakan telah memenuhi standar akreditasi dan lulus tingkat paripurna oleh KARS pada tahun 2014. Saat ini RSUD Sidoarjo berdiri di atas tanah seluas 59.000 m 2 dengan luas bangunan 42.521 m 2. 2. Visi dan Misi a. Visi Menjadi Rumah Sakit Mandiri dan Prima dalam Pelayanan, pendidikan, dan penelitian di bidang kesehatan. b. Misi Pengupayaan pelayanan kesehatan yang bermutu dan mandiri melalui peningkatan sumber daya rumah sakit dengan: (1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang prima, aman, informatif, efisien, efektif, dan manusiawi dengan tetap memperhatikan aspek sosial dan berkeadilan. (2) Menyelenggarakan pelayanan rujukan, yang berfungsi sebagai pusat rujukan tertinggi, dengan menggunakan teknologi di wilayahnya. (3) Membangun sumber daya manusia rumah sakit yang professional, akuntabel, yang berorientasi pada mutu dan standarisasi layanan serta mempunyai integritas tinggi dalam memberikan pelayanan.
(4) Melaksanakan proses pendidikan yang menunjang pelayanan kesehatan prima berdasarkan standar nasional dan internasional. (5) Melaksanakan penelitian yang mengarah pada pengembangan ilmu dan teknologi di bidang kedokteran dan pelayanan perumahsakitan. (6) Mengembangkan sistem informasi rumah sakit untuk mendukung kemandirian dalam melaksanakan PPK-BLU. 3. Jenis Pelayanan RSUD Kabupaten Sidoarjo melayani pasien dengan jenis pelayanan rawat jalan, rawat inap, serta gawat darurat, dengan beberapa layanan unggulan, yaitu poli eksekutif, pelayanan rehab medis, hemodialisis, layanan bedah, pelayanan intensif terpadu, pemeriksaan mikrobiologi, layanan bedah mulut, laparoscopy, endoscopy, laminectomy. Untuk layanan rawat jalan, poli-poli yang terdapat di RSUD Kabupaten Sidoarjo adalah: a. Penyakit dalam b. Kesehatan anak c. Bedah d. Obstetri dan ginekologi e. Mata f. THT g. Syaraf h. Jantung dan pembuluh darah i. Kulit kelamin j. Kedokteran jiwa k. Paru l. Orthopedi m. Urologi n. Bedah syaraf o. Bedah plastik p. Gigi dan mulut q. Andrologi r. Rehabilitasi s. Gizi
t. Mawar merah u. GCU v. Psikologi w. Tumbuh kembang 4. Perbandingan Lokasi Ruang Filing pada Gedung Lama dan Gedung Baru a. Lokasi Ruang Filing Rawat Jalan di Gedung Lama Gambar 1. Layout Lokasi Ruang Filing Rawat Jalan di Gedung Lama Keterangan gambar: 1) Nomor 1: Instalasi Gawat Darurat 2) Nomor 2: Sentra pelayanan rawat jalan 3) Nomor 3: Ruang filing rawat jalan 2 4) Nomor 4: Ruang filing rawat jalan 1 5) Nomor 5: Farmasi 6 6) Nomor 6: Farmasi 7 7) Nomor 7: Kantor tata usaha dan wakil direktur 8) Nomor 8: Lobby utama 9) Nomor 9: Instalasi penjaminan 10) Nomor 10: Pavilyun kelas 1 11) Nomor 11: Taman 12) Nomor 12: Perinatologi 13) Nomor 13: Pavilyun Kelas 2 dan 3
b. Lokasi Ruang Filing Rawat Inap di Gedung Lama Gambar 2. Layout Lokasi Ruang Filing Rawat Inap di Gedung Lama Keterangan gambar: 1) Nomor 1: Kantor administrasi 2) Nomor 2: Ruang filing rawat inap 1 3) Nomor 3: Ruang instalasi rekam medis 4) Nomor 4: Ruang filing rawat inap 2 c. Lokasi Ruang Filing di Gedung Baru Gambar 3. Layout Lokasi Ruang Filing di Gedung Baru
Keterangan gambar: 1) Nomor 1: Lantai 1 gedung baru 2) Nomor 2: Lantai 2 gedung baru 3) Nomor 3: Ruang filing baru 4) Nomor 4: Ruang filing baru Dari gambar layout gedung lama dan gedung baru dapat dibandingkan letak ruang filing berkas rekam medis. ruang filing di gedung baru lebih tersentralisasi berada vertikal di atas dan bawah sedangkan di gedung lama tersebar di beberapa tempat.