BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Dengan semakin pesatnya teknologi informasi maka peran penting sistem informasi terhadap aktifitas bisnis suatu perusahaan sudah tidak diragukan lagi. Dengan dukungan sistem informasi yang baik maka sebuah perusahaan akan memiliki keunggulan kompetitif sehingga mampu bersaing dengan perusahaan lain. Pemanfaatan komputer sebagai alat kerja bantu, khususnya sebagai media pengolah data, baik yang berskala besar maupun skala kecil, terus berkembang dengan sangat pesat. Itu semua karena kemajuan teknologi yang didorong oleh keinginan manusia untuk dapat melakukan pekerjaan dengan cepat, tepat dan aman. Sistem informasi akuntansi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, yang merupakan proses pencatatan atas transaksi bisnis yang berlangsung di dalam perusahaan. Melalui sistem informasi akuntansi ini data transaksi bisnis dapat diubah menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. Akuntansi penggajian merupakan salah satu hal yang penting bagi suatu perusahaan karena merupakan faktor yang menentukan kinerja pegawai, penggajian merupakan bagian yang harus mendapat perhatian besar, karena selain biaya terbesar dalam biaya operasi perusahaan, juga karena pegawai sangat 1
2 sensitif terhadap kesalahan yang terjadi dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar yang berkaitan dengan penggajian. Seperti proses penggajian pada PT.Arwana Medan yang masih menggunakna cara manual, dimana data-data disimpan dalam bentuk buku-buku, dan dibantu dengan menggunakan aplikasi sederhana seperti Microsoft Excel. Melihat hal tersebut, maka diperlukan suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang disertai dengan pengendalian intern atas penggajian yang diharapkan dengan adanya sistem informasi akuntansi dan struktur pengendalian intern penggajian yang baik akan menghasilkan informasi penggajian yang akurat, cepat, dan dapat dipercaya. Berdasarkan Penjelasan diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Arwana Medan dalam penyusunan skripsi ini. I.2 Ruang Lingkup Permasalahan I.2.1. Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitian penulis sehubungan dengan materi yang penulis angkat dalam skripsi ini, penulis menemukan beberapa masalah antara lain : 1. Pengolahan data gaji masih dilakukan secara semi terkomputerisasi, dimana data-data disimpan dalam bentuk buku catatan transaksi dan dibantu dengan aplikasi spreadsheet (microsoft excel). 2. Resiko kehilangan berkas atau dokumen akibat sistem yang belum tersimpan rapi.
3 I.2.2. Perumusan Masalah Berikut rumusan masalah yang akan dicari pemecahannya melalui penulisan skripsi ini : 1. Bagaimana membangun sistem informasi akuntansi penggajian di PT. Arwana Medan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2008 dan database MySQL? 2. Bagaimana menyajikan kondisi pengeluaran slip gaji pegawai perusahaan secara optimal? 3. Bagaimana mempermudah cara perhitungan gaji karyawan pada PT.Arwana Medan? I.2.3. Batasan Masalah Adapun batasan masalah yang penulis berikan dalam pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian berfokus hanya pada sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Arwana, mulai dari inputan data jabatan, data golongan, data bagian, data pegawai, data absensi, data akun dan transaksi penggajian pegawai. Dimana setelah inputan data tersebut maka dapat di hasilkan berupa laporan pegawai, laporan gaji pegawai, laporan data per-pegawi, laporan absensi pegawai dan julnal umum. 2. Perancangan aplikasi menggunakan Visual Basic.Net 2008 sebagai bahasa pemrograman pembuat sistem aplikasi dengan MySQL sebagai DBMS nya.
4 I.3. Tujuan dan Manfaat I.3.1. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai melalui penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk memberikan kontribusi aktif berupa implementasi sistem informasi yang baik pada perusahan tempat penulis riset agar memiliki keunggulan kompetitif sehingga mampu bersaing dengan perusahaan lain. 2. Untuk membangun aplikasi baru yang dapat memproses pengolahan data benar-benar beroperasi sesuai pada tugas-tugas yang telah terstruktur, yakni pada sistem yang telah mendefinisikan prosedur operasi dan arus informasi secara tegas dan jelas dan dapat dilakukan secara tepat dengan tingkat ketelitian lebih tinggi dari proses yang telah berjalan selama ini. 3. Untuk membangun suatu aplikasi sistem informasi akuntansi penggajian. I.3.2. Manfaat Manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Mempermudah pekerjaan para pegawai Administrasi di perusahan tempat penulis melakukan riset. 2. Menyediakan kemudahan akses laporan yang berguna bagi pimpinan untuk melakukan pengambilan keputusan. 3. Mempermudah proses pengolahan data yang lebih cepat dan terotomatisasi, menjadikan proses atau mekanisme penggajian menjadi lebih baik.
5 I.4. Metodologi Penelitian 1. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Yang dimaksud dengan Library Research adalah suatu penelitian yang dilakukan melalui buku-buku bacaan atau mengumpulkan bahan dan teori yang akan dikemukakan dalam tulisan ini. Metode ini digunakan sebagai acuan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi, mangacu pada buku-buku yang tercantum pada daftar pustaka. 2. Studi Lapangan (Field Research) 1) Wawancara (Interview) Cara ini dilakukan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi akuntansi penggajian yang akan penulis bangun. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara langsung kepada salah satu pegawai PT. Arwana mengenai sistem penggajian yang ada pada perusahaan. 2) Pengamatan (Observation) Merupakan salah satu metode pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Penulis melakukan pengamatan langsung mengenai prosedur penggajian yang ada pada PT.Arwana Medan.
6 I.4.1 Analisa Tentang Sistem Yang Ada Berikut analisa yang penulis lakukan terhadap sistem yang lama, yang berjalan pada PT. Arwana : 1. Pengolahan data penggajian masih dilakukan dengan belum memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer, dimana data-data hanya disimpan dalam bentuk buku catatan transaksi dan dibantu dengan aplikasi spreadsheet (Microsoft Excel). 2. Laporan penggajian yang dikerjakan secara manual sehingga sering kurang akurat dan membutuhkan waktu yang lama. 3. Pimpinan perusahaan seringkali mengalami kesulitan untuk mengetahui dengan pasti kondisi keuangan perusahaannya. 4. Resiko kehilangan berkas atau dokumen akibat sistem yang belum tersimpan rapi.
7 Target: Tujuan Penelitian Analisis Kebutuhan Spesifikasi Desain &Implementasi Gagal Verifikasi l Berhasil Validasi Finalisasi Gambar : I.1. Prosedur Perancangan Keterangan gambar : a. Target Adapun target atau tujuan dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi akuntansi penggajian yang terkomputerisasi pada PT. Arwana Medan. b. Analisis Kebutuhan Adapun data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Arwana adalah data jabatan, data golongan data bagian dan data pegawai.
8 c. Spesifikasi Spesifikasi merupakan penentuan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang akan digunakan untuk merancang sistem. Adapun spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan untuk membangun sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Arwana Medan adalah: 1) Perangkat keras (hardware) Spesifikasi perangkat keras yang digunakan : Laptop Intel Pentium, Memory 2 GB DDR3, Harddisk 500 GB, USB Port, 14.0 HD LED LCD, Mouse, Printer dan lain-lain. 2) Perangkat lunak (software): Microsoft Visual Studio 2008, database Msql, Crystal Report. d. Desain dan Implementasi Model UML untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan, serta mendokumentasikan sistem. Model UML dapat menunjukan semua spesifikasi keputusan analisis, desain dan implementasi. UML menggambarkan model yang dapat dimengerti dan dipresentasikan ke dalam model tekstual bahasa pemograman. Model UML dapat dikoneksikan secara langsung pada bahasa pemograman visual. Artinya membangun model yang dapat dimapping ke bahasa pemograman yang akan digunakan atau tabel pada database relational atau penyimpanan tetap pada database. e. Verifikasi Verifikasi dilakukan untuk menentukan apakah program yang dirancang telah berjalan dengan baik atau masih ada kesalahan. Pada tahap ini akan
9 dilakukan pengujian terhadap sistem, baik pengujian komponen secara individu, pengujian terhadap komponen yang saling berhubungan, pengujian terhadap modul-modul sistem yang saling berhubungan. Pengujian interface merupakan pengujian terhadap sistem secara keseluruhan serta pengujian yang dilakukan oleh pengguna untuk melihat apakah sistem sudah dapat diterima. f. Validasi Proses evaluasi sistem atau komponen selama atau pada akhir proses pembangunan untuk menentukan apakah sistem atau komponen tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan. g. Finalisasi Setelah semua tahapan selesai dilakukan maka langkah terakhir adalah pemeliharaan sistem. Tahapan pemeliharaan sistem mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan, kelancaran, dan penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan. I.4.2. Bagaimana sistem yang lama dengan sistem yang akan dirancang Sistem yang lama masih bersifat semi komputer dan belum terprogram, dimana data-data disimpan dalam bentuk buku catatan transaksi dan dibantu dengan aplikasi spreadsheet (microsoft excel). sehingga Pimpinan perusahaan seringkali mengalami kesulitan untuk mengetahui dengan pasti kondisi keuangan perusahaannya. Berbeda dengan sistem yang akan dirancang, sistem Akuntansi penggajian yang akan dirancang didesain agar mudah digunakan tanpa harus
10 datanya disimpan dalam bentuk buku catatan transaksi melainkan dapat di simpan dalam database Mysql. I.4.3. Pengujian/Uji Coba Sistem yang sudah dibuat Proses pengujian atau uji coba sistem yang dilakukan hanya sebatas pengujian secara teoritis dan aplikatif, dimana aplikasi belum diuji coba dalam kasus yang sebenarnya. I.5. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian untuk penulisan skripsi ini dilakukan pada kantor PT. Arwana Medan yang beralamat Jl. Kalianda No. 42 - Medan. I.6. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan skripsi ini, adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan skripsi. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini dicantumkan teori-teori yang relevan yang dijadikan dasar dalam membangun sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Arwana Medan. BAB III : ANALISA DAN DESAIN SISTEM Bab ini berisikan tentang analisa sistem yang sedang
11 berjalan, evaluasi sistem yang berjalan, desain sistem, desain data, hubungan antar entitas, perancangan basis data, desain arsitektur, Unified Modelling Language (UML), struktur program, desain antarmuka, desain input, desain output, dan struktur menu pada program aplikasi yang dibangun. BAB IV : HASIL DAN UJI COBA Berisikan tentang tampilan hasil aplikasi yang dirancang, pembahasan hasil aplikasi yang dirancang, pengujian serta kelebihan dan kekurangan dari aplikasi yang dirancang. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Berisikan kesimpulan dari penelitian dan hasil akhir yang diperoleh dari perancangan aplikasi, serta saran-saran yang berisi hal-hal penting untuk diperhatikan atau dijalankan pada masa yang akan datang untuk kesempurnaan hasil penelitian selanjutnya.