PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN KUESIONER DOSEN BERBASIS WEB PADA PERGURUAN TINGGI Sri Rahayu, ST., MMSI. 1, Syarah, S.Kom. 2 Ahmad Kosim. 3 ayoe1627@gmail.com (STMIK Raharja), syarah@raharja.co (STMIK Raharja) ahmad.kosim@ raharja.co (STMIK Raharja) ABSTRAKSI Dengan jumlah mahasiswa pada Perguruan Tinggi yang semakin meningkat setiap tahunnya, sistem Informasi memiliki peranan penting didalamnya, salah satunya adalah pada sistem informasi kuisioner Dosen pada Perguruan Tinggi. Mulai pada proses pendistribusian petugas, pendistribusian kuisioner di kelas sampai pada laporan hasil pengolahan data kuisioner. Pendistribusian kertas kuesioner kepada mahasiswa dapat mengganggu proses belajar dan mengajar dan memakan banyak waktu dan tenaga. Data akan menumpuk dan dapat rusak, saat ingin mencari data akan memakan waktu lama karena harus mencari kertas kertas kuesioner tersebut. Dengan pengolahan data secara manual dapat terjadi masalah yaitu tidak efisiennya waktu saat melakukan input data kuesioner dengan jumlah berkas yang banyak dan proses penghitungan yang berulang-ulang sampai dengan proses pembuatan laporan memakan waktu yang lama. Dalam hal ini diperlukan suatu sistem informasi agar dapat mengolah data lebih cepat dan akurat. Responden dapat melakukan pengisian kueisoner dosen melalui kuisioner online, data akan disimpan dalam database yang nantinya akan diolah sampai menghasilkan laporan secara otomatis oleh sistem. Pengolahan kuesioner dosen merupakan suatu solusi yang sangat membantu kebutuhan user dalam menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan timelines. Kata Kunci : sistem informasi, kuisioner, dosen, mahasiswa ABSTRACT With the number of students in higher education is increasing every year, information systems play an important role in it, one of which is the information system questionnaires Lecturer in Higher Education. Starting the process of distributing officers, distributing questionnaires in class until report questionnaire data processing. Distribution of paper questionnaires to students, can interfere with the process of teaching and learning and takes a lot of time and effort. The data will accumulate and can be damaged, as the officer wanted to search the data will take a long time of having to search for paper questionnaire. With manual processing problems that can occur during the time inefficiently questionnaire data input with the number of files and the counting process repeated until the report creation process takes a long time. In this case required an information system to process data more quickly and accurately. Respondents can fill lecturers questionnaires via online questionnaires, the data will be stored in a database which will be processed to generate reports automatically by the system. Processing lecturers questionnaire is a solution that is very helpful in generating user needs information quickly, accurately and Timelines. Keywords: information systems, questionnaires, lecturer, students iii
PENDAHULUAN Perguruan tinggi merupakan salah satu institusi pendidikan yang bertujuan menciptakan sumber daya yang terampil dan menghasilkan tenaga intelektual serta professional. Tahun demi tahun Perguruan Tinggi akan meningkatkan mutu dan kualitas pendidikan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. sistem Informasi memiliki peranan penting didalamnya, salah satunya adalah pada pengolahan kuisioner Dosen pada Perguruan Tinggi. Kuisioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Didalam proses pengolahan data kuesioner tersebut terkadang admin masih menemui kendala dalam mengolah data kuesioner dosen yang jumlah datanya tidak sedikit dengan proses pengolahan yang semi komputerisasi, dengan menggunakan aplikasi Ms.Excel dan belum adanya aplikasi sebagai pengolah data kuesioner dosen berbasiskan web yang terintegrasi sehingga belum mempermudah user didalam melakukan pengolahan data kuesioner dosen. Hal ini terbukti dengan tidak efisiennya waktu untuk melakukan pengolahan kuesioner dosen yaitu pada saat pendistribusian kertas kuesioner dibagikan kepada mahasiswa/i dikelas, hal ini dapat mengganggu proses belajar dan mengajar. Dengan penggunaan kertas pada form kuesioner ini data akan menumpuk dan dapat rusak, dan jika ingin mencari data akan memakan waktu lama karena harus mencari kertas kertas/ dokumen kuesioner tersebut. Pada saat melakukan input data kuesioner dengan jumlah data yang banyak dan proses penghitungan yang berulang-ulang sampai dengan pembuatan laporan yang lama menyebabkan data kuesioner tidak efisien. Rata-rata waktu yang digunakan untuk melakukan pengolahan data kuesioner dosen dipengaruhi oleh banyaknya data kuesioner dosen dari jumlah mahasiswa yang ada. Ketidakefektifan lainnya adalah karena setiap melakukan pengolahan kuesioner dosen, user juga harus membuat table-tabel kuesioner dosen yang dibutuhkan secara konvensional. Ketidakefektifan yang terjadi secara teknis sampai dengan proses pembuatan laporan yang menggunakan aplikasi biasa yang tidak terintegrasi. Dalam pengolahan kuesioner pada Perguruan Tinggi perlu adanya suatu sistem yang terintegrasi dan relevan untuk mendapatkan keakuratan data dengan sistem pengolahan yang efektif dan efisien yang menunjang kualitas Perguruan Tinggi. METODE PENELITIAN Angket atau kuesioner adalah teknik pengumpulan data melalui formulir-formulir yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang diajukan secara tertulis pada seseorang atau sekumpulan orang untuk mendapatkan jawaban atau tanggapan dan informasi yang diperlukan oleh peneliti (Mardalis: 2008: 66) Penelitian ini menggunakan angket atau kuesioer, daftar pertanyaannya dibuat secara berstruktur dengan bentuk pertanyaan pilihan berganda ( multiple choice questions) dan pertanyaan terbuka (open question). Metode ini digunakan untuk memperoleh data tentang persepsi desain interior dari responden. Seiring dengan dibentuknya penelitian pengolahan data kuesioner, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan strategi penilaian terhadap sistem informasi pengolahan data kuesioner. maka salah satu langkah penting yang perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem kuesioner. Yang dimaksud dengan pengolahan data dalam pembahasan ini adalah langkah-langkah penelitian yang ditempuh penulis untuk memperoleh hasil akhir dalam penelitian. Dalam pengolahan data dan analisis ini penulis memperoleh data melalui dokumentasi, wawancara, dan angket kemudian diolah dan di edit yang selanjutnya di analisa dan disimpulkan. Secara teknis, untuk mengetahui tingkat kepuasan stakeholder dilakukan analisis pengolahan data dengan menggunakan perhitungan nilai indeks, untuk menentukan tingkat kepuasan terhadap penelitian kuesioner. Perhitungan nilai indeks dilakukan dengan iii
menggunakan nilai rata-rata tertimbang masing-masing pernyataan dibagi sebanyak pertanyaan yang ada. LANDASAN TEORI 1. Pengertian Kuesioner Menurut Sugiyono (2005: 162), kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti varibel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden. 2. Pengertian Sistem Informasi Alter (1992) menyatakan bahwa kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Kadir, 2009:7). HASIL DAN PEMBAHASAN 3. Penggambaran Sistem kuesioner dosen dengan Unified Modelling Language (UML) a. Usecase Diagram Sistem pengolahan Kuesioner Dosen Usecase Diagram Fungsionalitas diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, bukan bagaimana. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Gambar 1. Use Case Diagram yang diusulkan Berdasarkan gambar 1. Use Case Diagram pada Sistem pengolahan Kuesioner Dosen : (a) sebuah sistem yang mencakup seluruh kegiatan pada Sistem Pengolahan Kuesioner Dosen pada Perguruan Tinggi. (b) 3 actor yang melakukan kegiatan, yaitu : admin, mahasiswa, dosen, (c) 9 use case yang biasa dilakukan actor-actor tersebut diantaranya login, validasi data, menu dosen, hasil kuesioner, isi form kuesioner, validasi data, menu admin hasil kuesioner, logout. (d) include yang menspesifikasikan use case. b. Activity Diagram Sistem Pengolahan kuesioner Dosen Activity diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behavior internal sebuah sistem (dan interaksi antara subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur aktivitas dari level atas secara umum. iv
Gambar 2. Activity Diagram Pengolahan Kuesioner Dosen Berdasarkan gambar 2. Activity Diagram Diagram pada Sistem pengolahan Kuesioner Dosen mahasiswa hanya mengisi form kuesioner dosen sedangkan dosen melihat hasil nilai form kuesioner dosen dan laporan akan di olah oleh admin yang hasilnya di serahkan kepada kepala jurusan. Gambar 3. Sequence Diagram Admin d. Class Diagram Sistem Pengolahan kuesioner Dosen c. Sequence Diagram Sistem Pengolahan kuesioner Dosen Pada sequence diagram menggambarkan secara detail object yang saling berkaitan satu sama lain. Berdasarkan gambar 3. Sequence Diagram pada Sistem pengolahan Kuesioner mahasiswa hanya mengisi form kuesioner dosen sedangkan dosen melihat hasil nilai form kuesioner dosen dan laporan akan di olah oleh admin yang hasilnya di serahkan kepada kepala jurusan. Gambar 4. Class diagram sistem pengolahan kuesioner dosen Berdasarkan pada diagram di atas terdapat 6 tabel yaitu, tabel mahasiswa, table dosen, tabel matakuliah, table kelas, table nilai, table kuesioner. Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan maka alternatif pemecahan masalah yang sekiranya bisa membantu dan berguna untuk Perguruan Tinggi adalah dengan menggunakan sistem secara terkomputerisasi v
dengan menyesuaikan kebutuhan yang ada sekiranya di perlukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan akurat. Sistem tersebut dibuat dengan menggunakan software aplikasi yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan sistem. Dengan membangun sistem informasi, optimalisasi, efisiensi dan efektivitas dalam mengolah kuesioner dosen dapat diwujudkan. Efisiensi dalam hal waktu karena admin tidak perlu menginput ulang isian form kuesioner dari mahasiswa menjadi laporan, dan admin cukup melakukan monitoring terhadap isian kuesioner yang dilakukan mahasiswa sehingga admin bisa menggunakan waktunya untuk melakukan hal-hal strategis lainnya. Efisiensi biaya, karena mengurangi jumlah form kuesioner yang harus dicetak dan mengurangi dampak dari efek global warming dengan pengurangan konsumsi kertas yang berlebihan (paper less). Dengan menggunakan sistem informasi dapat mempercepat pengolahan data kuesioner dosen mulai dari penginputan data sampai dengan pembuatan laporan. Dengan menggunakan aplikasi yang baik dapat mengakomodir data-data hasil kuesioner dosen dengan terstruktur dan akurat. Aplikasi Sistem Pengolahan Kuesioner Dosen Setelah membuat rancangan database, langkah selanjutnya adalah membuat rancangan tampilan sistem pengolahan kuesioner dosen berbasis web. Rancangan tampilan aplikasi dibuat dengan menggunakan Macromedia Dreamweaver CS5 dan program aplikasi PHP, dikoneksikan dengan database. Gambar 5. Database pengolahan kuesioner dosen Gambar 6. Tampilan Menu Login Login merupakan halaman index/ awal interface sistem pengolahan kuesioner dosen. Fungsi Login untuk mengontrol hak akses ke dalam aplikasi. User aplikasi sistem ini adalah admin. User harus mengisi username dan password. Apabila data tersebut valid maka user dapat langsung masuk ke menu utama yang terdiri dari 7 sub pokok, diantaranya yaitu : home, mahasiswa, dosen, matakuliah, nilai, rekap, logout. Home merupakan halaman utama yang akan terbuka jika login berhasil. Menu Home menyediakan form isian kuesioner dosen yang harus diisi oleh mahasiswa. Setelah melihat halaman home selanjutnya user harus mendata mahasiswa yang belum mengisi kuesioner dosen pada halaman mahasiswa. Merancang aplikasi dengan program open source (PHP) akan mempermudah pengembangannya karena bisa dijalankan di berbagai platform. vi
Gambar 7. Tampilan Form Kuesioner Dosen Gambar 10. Tampilan Menu Dosen Gambar 8. Tampilan input mahasiswa baru Gambar 11. Tampilan Menu Kelas Gambar 9. Tampilan menu mahasiswa Menu admin adalah menu dimana admin dapat melihat hasil kuesioner yang di-generate langsung dari hasil inputan kuisioner yang diisi oleh semua mahasiswa dalam bentuk laporan kuesioner. Gambar 12. Tampilan Menu Nilai Gambar 13. Tampilan Grafik vii
Tampilan dapat memberikan visualisasi bentuk lain dari report yang dilaporkan oleh admin.dosen. KESIMPULAN Sistem pengolahan kuesioner dosen merupakan sebuah sistem yang dirancang secara terkomputerisasi untuk efisiensi dan efektivitas kinerja user dalam mengolah kuesioner dosen. Sistem ini dirancang dengan berbasiskan web agar dapat diakses dengan cepat dan mudah, dengan menggunakan database sehingga data terkelolola secara otomatis dan tersimpan dengan aman. Selain itu juga infrastruktur perguruan tinggi yang mendukung implementasinya. Sesuai dengan parameter sistem informasi, maka sistem ini juga dibangun agar dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan timelines [6] A. Suhendar dan Hariman Gunadi. Visual Modeling menggunakan UML dan Rational Rose.2002, Penerbit Informatika Bandung. [7] Pudjo Widodo, Prabowo Dan Herlawati.2011. Menggunakan UML. Informatika. Bandung [8] Jogiyanto Hartono. Analisis dan Disain Sistem Informasi. Jakarta. 2008. [9] Wirawan. 2009. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia : Teori Aplikasi dan Penelitian.Jakarta: Salemba Empat. [10] Kadir, Abdul.2009. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Ed-1.Yogyakarta:Penerbit Andi Daftar Pustaka [1] Wilkinson, joseph W.2004. Audit Sistem Informasi. Edisi ke-2. Jakarta. Erlangga [2] Prof. DR Sugiyono,2001. Penelitian administrasi. Bandung. Alfabeta [3] Hendri, Warsito, Sidik, Maimunah 2010. Digital Library Modelling Support for Knowledge Managenent. Jurnal CCIT 3(3). [4] Abdul Kadir.2008. Dasar Pemrograan Web Dinamis Menggunakan PHP.Andi Offset. [5] Padeli. 2004 PHP dapat berjalan di berbagai Platform dari Linux hingga Windows.Jurnal Cyber. viii