BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pentingnya Persediaan Bagi Perusahaan Suatu perusahaan akan selalu mempunyai persediaan, baik persediaan berupa persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi ataupun persediaan barang jadi untuk perusahaan-perusahaan industri (processing), maupun persediaan barang-barang dagangan yang berupa finished product ataupun barangbarang yang belum lengkap untuk perusahaan dagang. Perusahaan selalu membutuhkan persediaan disebabkan karena: 1. Bahan-bahan (barang-barang) yang diperlukan perusahaan tidak dapat datang secara satu persatu sebesar barang dagangan diperlukan serta pada saat barang dagangan diperlukan. Bahan-bahan (barang-barang) akan datang dalam jumlah yang besar, sehingga dengan demikian akan terjadi persediaan barang atau bahan dan tentu saja perusahaan harus menanggung biaya-biaya dan resiko dengan adanya persediaan barang atau bahan. 2. Untuk perusahaan-perusahaan industri, apabila terjadi bahan baku belum ada (datang), sedangkan tidak ada persediaan bahan baku, maka tentu saja kegiatan produksi akan terhenti dengan sendirinya. Demikian juga untuk perusahaan dagang, bila persediaan barang yang dijual tidak ada, padahal ada langganan yang akan membelinya maka tentu saja langganan akan kecewa. Kalau tidak ada persediaan barang atau bahan terjadi lebih dari satu kali saja maka langganan akan semakin kecewa dan mulai mencari perusahaan lain yang lebih memuaskan. 3. Sebaliknya, apabila terdapat persediaan yang terlalu banyak maka keadaanya juga tidak menguntungkan. Persediaan yang terlalu banyak akan menghabiskan biaya yang besar, di samping resiko kerusakan di dalam penyimpanan serta resiko-resiko yang lainnya sehubungan dengan semakin lamanya bahan atau barang dalam penyimpanan akan menjadi semakin besar pula.
12 Masalahnya sekarang adalah berapa banyak persediaan harus ada serta kapan persediaan bahan atau barang dibeli. Sebab sebagaimana diketahui apabila persediaan bahan atau barang habis, maka akan menyebabkan berbagai kerugian bagi perusahaan. Sebaliknya apabila persediaan terlalu banyak juga akan menimbulkan tambahan biaya yang semestinya dapat dihemat. Dengan demikian untuk mencapai efisiensi persediaan barang, paling sedikit management harus dapat menentukan suatu jumlah yang tepat untuk dibeli serta kapan pembelian barang dilakukan. Dari pembelian bahan baku diharapkan proses produksi perusahaan tidak terganggu (disebabkan karena gangguan bahan baku) serta biaya-biaya persediaan barang dagangan dapat ditekan seminimal mungkin. Sehubungan dengan pengadaan persediaan barang dagangan, maka perlu dikembangkan adanya suatu sistem pengawasan persediaan yang optimal. Sistem pengawasan persediaan yang optimal yaitu meliputi: a. Kapan mengadakan pemesanan barang kembali b. Berapa barang yang akan dipesan kembali Untuk melaksanakan pengawasan persediaan yang optimal tentu saja harus diperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan persediaan. Dengan mengabaikan salah satu faktor saja berarti perusahaan akan mendapatkan resiko yang lebih besar. 2.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Barang Faktor-faktor yang akan mempengaruhi persediaan barang pada perusahaan, ada beberapa macam, di mana satu dengan yang lain saling berhubungan, yakni sebagai berikut: a. Perkiraan kebutuhan barang (forecast demand) Sebelum kegiatan pembelian atau pemesanan barang dilakukan, maka management harus dapat membuat perkiraan barang yang akan dijual pada suatu periode. Perkiraan kebutuhan barang yang akan dijual merupakan perkiraan tentang berapa kebutuhan perusahaan akan barang untuk proses pemasaran ataupun proses produksi bahan baku.
13 b. Harga daripada barang dagangan Harga daripada barang ikut juga menentukan besar kecilnya persediaan barang. Harga daripada barang dagangan merupakan penentu berapa dana yang harus disediakan untuk pengadaan persediaan barang dagangan. c. Biaya-biaya persediaan Biaya-biaya persediaan hendaknya diperhatikan dalam penentuan besarnya persediaan. Dalam memuat analisis tentang biaya-biaya persediaan dikenal adanya dua tipe biaya, yaitu biaya-biaya yang semakin besar dengan bertambah besarnya rata-rata persediaan, dan biaya-biaya yang semakin kecil dengan berkurangnya besar rata-rata persediaan. d. Kebijaksanaan pembelanjaan (financial policy) Kebijaksanaan pembelanjaan berhubungan dengan seberapa jauh persediaan barang dagangan akan mendapatkan dana. e. Kebutuhan senyatanya (actual demand) Kebutuhan akan barang yang senyatanya (dalam waktu-waktu yang lalu) harus diperhatikan. Berapa besar kebutuhan barang dagangan serta bagaimana hubungannya dengan perkiraan kebutuhan yang telah dibuat untuk periode yang berkutnya harus diperhatikan dan dianalisis. Dengan demikian maka dapat dibuat perkiraan kebutuhan penjualan barang lebih mendekati pada kenyataan. f. Waktu tunggu (lead time) Waktu tunggu adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk menunggu datangnya barang sesudah saat pemesanan. Waktu tunggu perlu diperhatikan karena erat hubungannya dengan penentuan saat pemesanan kembali (reorder). Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka kelangsungan proses produksi tetap terjamin sedangkan biaya-biaya persediaan dapat ditekan sampai seminimal mungkin. Maka perusahaan dapat memperoleh keuntungan dari pelanggan dan tidak akan mengecewakan pelanggan karena kebutuhan pelanggan tetap ada dalam perusahaan, serta pelanggan tidak akan pindah tempat dalam membeli kebutuhannya. Adapun hubungan dari masing-masing faktor yang mempengaruhi persediaan tersebut adalah sebagai berikut:
14 Biaya-Biaya Persediaan Harga Bahan Kebijksanaan Pembelanjaan Perkiraan Pemakaian EOQ Pemakaian Sesungguhnya Persediaan Besi Persediaan Bahan Waktu Tunggu Pembelian Kembali Produksi Gambar 2.1 Hubungan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Barang Persediaan bahan atau barang yang optimal akan bergantung kepada keadaan masing-masing faktor. Dengan diketahuinya kebijaksanaan pembelanjaan (financial policy), biaya-biaya persediaan, harga daripada barang serta perkiraan kebutuhan akan barang akan dapat ditentukan jumlah atau kuantitas barang yang dipesan yang paling optimal (mempunyai biaya minimal). Demikian juga dengan diketahuinya perkiraan kebutuhan akan barang (pada waktu yang lalu) dengan penjualan barang akan dapat dianalisa persediaan (safety stock) yang paling tepat waktu (lead time) diperlukan untuk menentukan pemesanan kembali (reorder). EOQ (Economic Order Quantity), safety stock dan reorder akan membentuk pola persediaan barang dari perusahaan yang bersangkutan. 2.3 Teori Persediaan Persediaan (inventory) adalah bagian yang sangat penting dalam suatu bisnis (Freddy Rangkuty, 1996). Alasannya adalah persediaan cenderung menyembunyikan persoalan. Dengan memecahkan masalah persediaan membuat permasalahan menjadi sederhana, namun demikian permasalahan yang sering muncul adalah tentang persediaan yang sangat sulit dikelola. Akibatnya kebijakan operasi yang bijaksana sangat diperlukan dalam mengelola persediaan, sehingga tingkat persediaan dapat ditekan sekecil mungkin.
15 Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003) bahwa persediaan adalah barang-barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek. Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting adalah pengendalian persediaan. Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dana dalam persediaan, maka akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan. Dengan demikian apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan barang (stock out cost). Persediaan (inventory) ditujukan untuk mengantisipasi kebutuhan permintaan. Permintaan meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan. Jenis persediaan ini sering disebut dengan istilah persediaan keluaran produk (product output). Sistem persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem persediaan bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tepat. 2.4 Manajemen Pengendalian Persediaan Manajemen pengendalian persediaan berarti sebagai pengawasan. Jumlah persediaan yang besar secara unit dibutuhkan pengelompokan ke dalam jumlah yang lebih kecil dan relatif homogen agar mudah melakukan pengawasan. Kerumitan dan perbedaan dalam persediaan membuat manajemen menerapkan prosedur yang hampir sama untuk setiap kategori. Yang tidak dapat dihindari adalah tipe sistem pengawasan persediaan manapun yang dipilih, pasti mempunyai dampak atas semua aktivitas organisasi.
16 Langkah awal dalam mengembangkan sistem pengawasan persediaan adalah menganalisis kemana tujuan sistem diarahkan. Karena tujuan sistem pengawasan persediaan akan menjadi pedoman atas kebijakan persediaan. Sistem pengawasan persediaan yang baik hanya membutuhkan perhatian apabila ada pengecualian. Penyesuaian yang harus dilakukan adalah membuat sistem operasi agar: 1. Menjamin atau memastikan barang dan bahan baku cukup tersedia 2. Mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan serta keterlambatan barang 3. Menyediakan laporan tepat waktu dan konsisten kepada manajemen 4. Mengeluarkan sedikit jumlah sumber daya dalam penyempurnaannya Terdapat enam macam yang sangat penting dalam mengembangkan dan memelihara sistem dan kegagalan dalam menurunkan efisiensi seluruh sistem. 1. Mengembangkan peramalan permintaan dan menguji kesalahan peramalan 2. Menyelesaikan model persediaan, salah satunya dengan menggunakan model EOQ (Economic Order Quantity) 3. Menghitung biaya persediaan (biaya pesan, biaya simpan, dan biaya penjualan) 4. Model yang digunakan dalam mencatat dan menghitung setiap barang 5. Model penerimaan, penanganan dan penyimpanan 6. Prosedur informasi yang digunakan dalam melaporkan pengecualian. 2.5 Analisis Persediaan Analisis persediaan merupakan salah satu topik yang paling popular dalam ilmu manajemen. Salah satu alasannya adalah karena hampir semua jenis organisasi bisnis memiliki persediaan. Walaupun kadangkala sering berpikir mengenai persediaan hanya dalam hal jumlah persediaan yang terdapat dalam rak toko, namun bentuk persediaan dapat bermacam-macam, seperti produk setengah jadi pada tingkat proses manufaktur yang berbeda-beda, bahan baku, sumber daya, tenaga kerja atau kas. Tujuan dari persediaan tidak selalu untuk memenuhi permintaan pelanggan, sebagai contoh perusahaan-perusahaan sering menyimpan persediaan bahan baku dalam jumlah besar sebagai cadangan jika terjadi
17 pemogokan. Adapun bentuk serta tujuan persediaan, sering menimbulkan biaya besar bagi perusahaan bisnis. Economic Order Quantity atau EOQ (kuantitas pemesanan yang ekonomis) klasik memberikan bentuk analisis persediaan paling mendasar dan fundamental. Model-model EOQ memberikan sarana untuk menentukan berapa jumlah yang harus dipesan (kuantitas pesanan) dan kapan pemesanan harus dilakukan sehingga biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dapat diminimalisir. Asumsi dasar atas model-model EOQ adalah bahwa permintaan diketahui dengan pasti dan bersifat konstan. 2.6 Fungsi-Fungsi Persediaan a. Fungsi Decoupling Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier (pemasok). Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock. b. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan atau potongan pembelian atau pemesanan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan pembelian atau pemesanan dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan. c. Fungsi Antisipasi Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Pada fungsi antisipasi perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories) dan perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan
18 barang-barang selama periode tertentu. Sehingga perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock). 2.7 Penentuan Sistem Persediaan Apabila barang-barang yang telah dibeli atau diproduksi sendiri semuanya terjual dalam suatu periode maka dalam menentukan keuntungan atau profit atas penjualan akan dapat ditentukan dengan mudah, yaitu total harga pokok penjualan pembelian atau biaya produksi yang juga merupakan harga pokok penjualan dibebankan pada hasil penjualan (revenue from sales). Tetapi biasanya sebagian barang yang dibeli, tidak atau belum terjual pada akhir suatu periode. Sehingga memerlukan penilaian atas barang dagangan. Permasalahan yang terjadi dalam menentukan nilai dari persediaan yang dilaporkan pada neraca sebagai laporan keuangan adalah faktor-faktor yang termasuk dalam suatu persediaan dan berapa besarnya nilai persediaan barang dagangan. a. Sistem Periode Berkala (Periodic System) Merupakan sebuah sistem yang setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan barang dagangan akhir. b. Perpectual System Biasa disebut juga book inventories yaitu persediaan yang diatur dalam catatan administrasi. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian dapat dilihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode Perpectual System dipakai secara fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali yang biasanya dilakukan untuk keperluan counter checking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan menurut catatan dalam kartu administrasi persediaannya. 2.8 Model-Model Analisis Pengendalian Persediaan Ada berbagai analisis dalam pengendalian persediaan, antara lain adalah pengendalian persediaan berdasarkan permintaan yang independent, yaitu: a. Sistem pemesanan tetap Dalam sistem pemesanan tetap, untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang dipesan sedikit bersifat tetap. Model pemesanan tetap yang paling popular
19 adalah model EOQ (Economic Order Quantity) atau pemesanan yang ekonomis. b. Sistem produksi tumpukan Sistem produksi tumpukan berorientasi pada produksi barang dalam tumpukan tertentu. Model yang cukup popular adalah formula EPQ (Economic Production Quantity). c. Sistem periodik tetap Sistem periodik tetap digunakan untuk perhitungan atau tinjauan pemesanan kembali persediaan barang berdasarkan jadwal waktu yang tetap. Model yang dikembangkan dalam sistem periodik tetap, adalah model EOI (Economic Order Interval). d. Sistem minimum-maksimum Sistem minimum-maksimum menganut paham sebaiknya diusahakan suatu jumlah persediaan minimum untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan, namun juga perlu ditetapkan jumlah maksimal untuk menjamin tidak tertumpuknya barang secara tidak terkendali. 2.9 Jenis-Jenis Persediaan Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara yang dilihat dari fungsinya yaitu: 1. Bath Stock atau Lot Size Inventory Merupakan persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahanbahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Sehingga pembelian atau pembuatan yang dilakukan dalam jumlah besar, sedangkan penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Persediaan Lot Size Inventory timbul karena bahan atau barang yang dibeli, dikerjakan dan diangkut dalam jumlah yang besar, sehingga barang yang diperoleh lebih banyak dan cepat daripada penggunaan atau pengeluarannya, serta untuk sementara tercipta suatu persediaan. Keuntungan yang akan diperoleh dari adanya bath-stock antara lain: a. Memperoleh potongan harga pembelian
20 b. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena adanya operasi (production run) yang lebih lama. 2. Fluctuation Stock Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan. Perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan terlebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan Fluctuation Stock sangat dibutuhkan untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan. 3. Persediaan Pengaman (Anticipation Stock) Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. Di samping menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, anticipation stock juga bertujuan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produksi atau menghindari kemacetan produksi. 2.10 Sistem Pengendalian Persediaan Sistem pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai melakukan pemesanan kembali. Salah satu model yang digunakan untuk mengendalikan persediaan adalah dengan menggunakan model EOQ (Economic Order Quantity) atau pemesanan yang ekonomis. Model EOQ diperkenalkan pertama kali oleh Ford Harris dari Wastinghouse pada tahun 1915. Model EOQ merupakan inspirasi bagi para pakar persediaan untuk mengembangkan model-model pengendalian persediaan lainnya. Model EOQ dikembangkan atas fakta adanya biaya variabel dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan barang. Jika suatu waktu barang dipesan dari pemasok, berapa pun jumlah barang yang dipesan, biaya pemesanan besarnya selalu sama. Artinya, biaya pemesanan
21 tidak tergantung pada jumlah pemesanan melainkan pada berapa kali jumlah pemesanan. Jika suatu barang diproduksi, perusahaan harus memperhatikan mesin dan fasillitas produksi lainnya, harus membuat rencana, dan lain-lain yang biaya pemesanan tidak akan berbeda untuk jumlah produksi yang berbeda. Menurut Drs. Zulian Yamit, M.Si (1999) mengatakan bahwa pengertian EOQ adalah jumlah pemesanan yang dapat meminimumkan biaya persediaan. Model EOQ dikembangkan dengan asumsi bahwa pemesanan dapat dibuat dan diterima seketika itu juga sehingga tidak ada kekurangan yang terjadi. Kemudian model EOQ bertujuan untuk menentukan jumlah dan frekuensi pembelian yang optimal maka akan didapatkan pengendalian persediaan yang optimal. 2.11 Biaya-Biaya Persediaan 1. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost Hal penyiapan terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik atau perusahaan. perusahaan menghadapi biaya penyiapan (set-up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya penyiapan terdiri atas: a. Biaya mesin-mesin menganggur b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung c. Biaya penjadwalan d. Biaya ekspedisi dan sebagainya. Seperti halnya biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode adalah sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode. 2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs) Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut: a. Kehilangan penjualan b. Kehilangan langganan c. Biaya pemesanan khusus d. Biaya ekspedisi e. Selisih harga
22 f. Terganggunya operasi. 3. Biaya pemesanan (Ordering Costs atau ) Biaya-biaya pemesanan meliputi: a. Pemroresan pesanan dan biaya ekspedisi b. Biaya transportasi (pengangkutan barang) c. Biaya telepon d. Pengeluaran surat menyurat e. Biaya pengepakan dan penimbangan f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan g. Biaya pengiriman ke gudang h. Biaya utang lancar dan sebagainya. Biaya pemesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik bila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Yang artinya bahwa biaya pemesanan total per periode (tahun) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. Frekuensi pemesanan suatu barang tidak melebihi permintaan yang ada karena permintaan diketahui secara pasti, jumlah pemesanan setahun didefinisikan sebagai: F = (2.1) di mana: F = frekunsi pemesanan R = jumlah barang yang dipesan selama setahun Q = jumlah barang yang dipesan dalam satu periode. Total biaya pemesanan tahunan dapat dihitung sebagai frekuensi pemesanan setahun dikalikan dengan biaya per pemesanan. T = O. (2.2) di mana: T = total biaya pemesanan O = biaya pesan setiap kali pemesanan.
23 4. Biaya penyimpanan (Carrying Costs atau ) Biaya penyimpanan adalah biaya yang ditimbulkan oleh perusahaan untuk memelihara barang dagangan di gudang penyimpanan. Total biaya penyimpanan umumnya mencakup beberapa atau seluruh dari hal-hal berikut. a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya) b. Biaya modal (opportunity cost of capital) yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diiventasikan dalam persediaan c. Biaya keusangan d. Biaya penghitungan fisik e. Biaya asuransi persediaan f. Biaya pajak persediaan Biaya-biaya penyimpanan adalah variabel apabila bervariasi dengan tingkat persediaan. Apabila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam penyimpanan per unit. sehingga total biaya penyimpanan tahunnya: T = C. (2.3) di mana: T = total biaya penyimpanan C = biaya simpan setiap kali penyimpanan = rata-rata persediaan Biasanya biaya penyimpanan dinyatakan dengan dasar per unit untuk beberapa periode waktu (walaupun kadangkala dinyatakan dalam bentuk persentase rata-rata persediaan). Secara tradisional, biaya penyimpanan dihubungkan dengan dasar tahunan (per tahun). Berikut dapat dilihat Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan yang berhubungan dengan besarnya penyimpanan.
24 Ukuran Pemesanan Q Waktu 0 t 2t Pemesanan ulang Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan, Q melambangkan besarnya pemesanan yang diperlukan untuk mengisi persediaan, yang ingin ditentukan oleh manajer perusahaan. Garis yang menghubungkan Q dengan waktu, t, dalam grafik melambangkan tingkat di mana persediaan dihabiskan berdasarkan permintaan, selama periode waktu tertentu, t. Permintaan diasumsikan diketahui dengan pasti dan oleh karena bersifat konstan, yang ditunjukkan bahwa garis yang melambangkan permintaan berupa garis lurus. Dapat juga dilihat bahwa persediaan tidak pernah turun di bawah nol. Sebagai tambahan, ketika tingkat persediaan mencapai nol, diasumsikan bahwa pesanan segera datang setelah beberapa waktu yang tidak lama, suatu kondisi yang disebut sebagai penerimaan seketika itu juga (instantaneous receipt). Dengan melihat Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan, dapat dilihat juga bahwa jumlah persediaan adalah Q, besarnya pemesanan, untuk sedikit periode waktu yang terbatas, karena Q selalu dihabiskan oleh permintaan. Demikian pula halnya, jumlah persediaan adalah nol untuk sedikit periode waktu, karena satu-satunya saat di mana tidak ada persediaan adalah pada waktu tertentu, t. Maka jumlah persediaan yang tersedia, adalah di antara dua titik ekstrim. Deduksi yang logis adalah bahwa jumlah persediaan yang tersedia adalah sebesar persediaan rata-rata, yang didefinisikan sebagai berikut: Rata-rata Persediaan =
25 5. Total Biaya Persediaan Tahunan Total biaya persediaan dihitung dengan penyimpanan dan total biaya pemesanan. menjumlahkan total biaya = O. + C. (2.4) di mana: = total biaya persediaan tahunan O. C. = total biaya pemesanan = total biaya penyimpanan. Total biaya persediaan, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan digambarkan oleh Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan berikut: Total Biaya Persediaan = O. + C. T = C. T = O. 0 Q Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan, akan dianalisis masing-masing dari ketiga kurva biaya yang ditunjukkan. Pertama, dapat diamati kecenderungan menaik dari kurva total biaya penyimpanan (T ). Sejalan dengan meningkatnya jumlah pemesanan, Q (ditunjukkan oleh sumbu horizontal), total biaya penyimpanan (ditunjukkan oleh sumbu vertikal) juga meningkat, disebabkan karena pemesanan yang semakin banyak akan mengakibatkan semakin banyaknya unit yang disimpan dalam persediaan. Kemudian dengan meningkatnya jumlah pemesanan Q, biaya pemesanan (T ) menurun, disebabkan karena kenaikan dalam jumlah pemesanan akan mengakibatkan semakin sedikit pemesanan yang dilakukan setiap tahunnya. Total biaya pada Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan, kurva total biaya tahunan pertama-tama menurun ketika Q meningkat kemudian kurva total biaya tahunan mulai meningkat, ketika permintaan Q mulai menurun.
26 Nilai Q yang paling baik atau optimal, adalah nilai yang merupakan nilai minimum total biaya persediaan tahunan. 2.12 Menghitung Q (Persediaan) Optimal Secara matematis nilai Q optimal ( ) atau jumlah pemesanan yang optimal dapat dihitung sebagai berikut. Dari persamaan (2.4) akan diperoleh biaya total persediaan ( ) minimum. Untuk membuktikannnya akan dicari turunan pertama dari persamaan (2.4). Persamaan (2.4), = O. + C., merupakan persamaan dari total biaya persediaan tahunan (biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan). atau = O. + C. = + Akan dicari turunan pertama dari persamaan = dicari adalah terhadap Q. + (nilai Q optimal), maka persamaan = ( ) () = () ( ) + () ( ) maka turunan pertama dari persamaan = + ( ) () = +, dan karena yang akan + akan diturunkan adalah sebagai berikut: Karena syarat minimum dari turunan harus sama dengan nol, maka turunan pertama dari persamaan = Syarat minimum turunan, yaitu: + harus sama dengan nol. () () = 0 maka turunan pertama dari persamaan = Pindahkan + = 0 + ke ruas kanan, sehingga berubah nilai positif. harus disamakan dengan nol.
27 = Karena yang akan dicari adalah nilai Q, pertama ruas kanan dan ruas kiri dari persamaan = harus dikalikan secara silang.. = 2.O.R Kemudian pindahkan variabel C (biaya simpan setiap kali penyimpanan), ke ruas kanan sehingga variabel 2.O.R membagi variabel C. Untuk memperoleh nilai =.!." (nilai Q optimal), maka harus dicari akar dari persamaan =.!.", sehingga diperoleh: =.!." (2.5) di mana: = nilai Q optimal O = biaya pesan setiap kali pemesanan C = biaya simpan setiap kali penyimpanan menandakan bahwa nilai Q adalah optimal, dikenal sebagai rumus EOQ. Model EOQ dapat diterapkan dengan asumsi-asumsi sebagai berikut: 1. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaan 2. Semua item yang dipesan diterima seketika, tidak bertahap 3. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan datang (lead time) pasti 4. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti 5. Kekurangan persediaaan (stock out) tidak diperbolehkan 6. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pesanan Dengan diketahuinya yang optimal maka juga dapat dicari: 1. Frekuensi pemesanan ekonomis yang akan dilakukan dapat dihitung sebagai berikut: FPE = (2.6) di mana: FPE = frekuensi pemesanan ekonomis
28 2. Dengan mengasumsikan satu tahun sama dengan 365 hari atau berdasarkan masa kerja persuhaan selama setahun adalah 365 hari, maka dapat ditentukan waktu antara pemesanan berikutnya. di mana: WAP = WAP = waktu antara pemesanan. (2.7) 2.13 Model EOQ Dengan Titik Pemesanan Ulang Salah satu asumsi model EOQ adalah bahwa suatu pemesanan diterima dalam tenggang waktu tidak lama setelah pemesanan barang dilakukan. Apabila antara pemesanan barang dengan datangnya barang yang dipesan tidak selalu sama (tenggang waktunya tidak pasti), maka perlu ditentukan kapan pemesanan kembali barang dilaksanakan agar resiko perusahaan dapat ditekan seminimal mungkin. Dalam penentuan lead time, dikenal adanya dua macam biaya, yaitu: a. Extra carrying cost Yaitu biaya-biaya yang harus ditanggung perusahaan karena barang dagangan datang lebih awal dari waktu yang sudah ditentukan. b. Stock out cost Yaitu bahan-bahan yang harus dikeluarkan perusahaan karena bahan baku datang lebih akhir dari waktu yang sudah diperkirakan, misalnya adalah biayabiaya untuk mendapatkan barang. Tingkat Persediaan Q Titik Pemesanan Waktu 0 t 2t Tenggang waktu Tenggang waktu Gambar 2.4 Titik Pemesanan Ulang dan Tenggang Waktu
29 Pemesanan sekarang harus dibuat sebelum saat di mana tingkat persediaan menjadi nol. Karena permintaan suatu barang mengkonsumsi persediaan sementara pesanan sedang dikirim, pemesanan harus dilakukan selama masih terdapat cukup persediaan dalam stock untuk memenuhi permintaan selama periode tenggang waktu. Tingkat persediaan disebut dengan titik pemesanan ulang ditunjukkan dalam Gambar 2.4 Titik Pemesanan Ulang dan Tenggang Waktu. Titik pemesanan ulang dihitung dengan mengalikan tenggang waktu (L) dengan permintaan per hari. Jika diasumsikan bahwa satu tahun terdiri dari 365 hari, maka permintaan per hari adalah. di mana: PU = titik pemesanan ulang L = tenggang waktu (lead time) PU = L. R = jumlah barang yang dipesan dalam setahun. (2.8)