9 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengadaan Barang/Jasa Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015, bahwa Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Prinsip-prinsip dalam pengadaan barang/jasa menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 adalah sebagai berikut ini. 1. Efisien Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum. 2. Efektif Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesarbesarnya.
10 3. Transparan Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/ jasa bersifat jelas dan dapat diketahui oleh penyedia barang/jasa dan masyarakat pada umumya. 4. Terbuka Pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia brang/jasa yang memenuhi persyaratan berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas. 5. Bersaing Pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi persyaratan berdasarkan ketentuan yang jelas dan transparan. 6. Adil dan tidak diskriminatif Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara apapun. 7. Akuntabel harus sesuai dengan sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas pemerintah dan sesuai dengan aturan yang terkait degan pengadaan barang/jasa.
11 B. Pengertian Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (E- Procurement) Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 pengertian e- procurement atau pengadaan secara elektronik adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Tujuan dari e-procurement pengadaan secara elektronik adalah sebagai berikut ini. 1. Meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. 2. Memudahkan sourching dalam memperoleh data dan informasi tentang pengadaan barang/jasa dan penyedia barang/jasa. 3. Mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintah yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. 4. Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat. 5. Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa. Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari pelaksanaan e- procurement adalah sebagai berikut ini. 1. Meminimalisasi faktor kesalahpahaman yang terjadi dalam proses pengadaan barang/jasa.
12 2. Meminimalisasi kecurigaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa. 3. Membantu proses pengendalian administrasi proyek teruma pada proses pengadaan barang/jasa. 4. Memudahkan bagi peserta lelang untuk mengikuti semua tahapan lelang sesuai regulasi yang ada dengan pemanfaatan teknologi informasi (internet). 5. Memberi keadilan bagi seluruh peserta lelang baik peserta dari penyedia barang/jasa dengan kualifikasi kecil atau non kecil. Macam-macam pelaksanaan e-procurement adalah sebagai berikut ini. 1. Pelaksanaan Semi e-procurement adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui media internet secara interaktif antara peserta lelang dengan panitia lelang. Sebagian lagi dilakukan secara manual (konvensional). 2. Pelaksanaan Full e-procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan transaksi secara penuh melalui media internet. Namun penjelasan dokumen seleksi/ lelang masih dilakukan secara tatap muka antara pengguna jasa dengan penyedia jasa. Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 e-procurement dapat dilakukan melalui 2 (dua) cara adalah sebagai berikut ini. 1. E-Tendering adalah tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia
13 barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. 2. E-Purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik (sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah. C. Tata Cara E-Tendering Menurut Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2015 Metode E-Tendering adalah sebagai berikut ini. 1. E-Lelang untuk pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya. 2. E-Lelang Cepat untuk pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan memanfaatkan informasi kinerja penyedia barang/jasa yang tidak memerlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis. 3. E-Seleksi untuk pemilihan penyedia jasa konsultasi. 4. E-Seleksi Cepat untuk pemilihan penyedia jasa konsultasi dengan memanfaatkan informasi kinerja penyedia barang/jasa yang tidak memrlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis.
14 Menurut Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 tahun 2015 Ketentuan Umum Pelaksanaan E-Tendering adalah sebagai berikut ini. 1. Tidak diperlukan jaminan penawaran; 2. Tidak diperlukan sanggahan kualifikasi; 3. Apabila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) peserta,pemilihan penyedia dilanjutkan dengan dilakukan negosiasi teknis dan harga/biaya; 4. Tidak diperlukan sanggahan banding; 5. Untuk pemilihan penyedia jasa konsultasi: a. Daftar pendek berjumlah 3 (tiga) sampai 5 (lima) penyedia jasa konsultasi. b. Seleksi sederhana dilakukan dengan metode pascakualifikasi. 6. Penyusunan jadwal pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan berdasarkan hari kalender dengan batas akhir setiap tahapan adalah hari kerja. Menurut Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2015 Aktivitas Pemilihan Metode E-Tendering adalah sebagai berikut ini. 1. Persiapan Pemilihan a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
15 1) PPK yang belum memiliki kode akses (user id dan password) aplikasi SPSE harus melakukan pendaftaran sebagai pengguna SPSE; 2) PPK menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang berisikan paket, spesifikasi teknis, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan rancangan umum kontrak kepada kelompok kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP); 3) PPK dapat meyebutkan merek/type/jenis pada spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan pada pelaksanaan E-Tendering dengan E-Lelang Cepat/E-Seleksi Cepat. 4) Surat beserta lampiran yang dimaksud dapat berbentuk dokumen elektronik. b. Pokja ULP 1) Pokja ULP yang belum memiliki kode akses (user id dan password) aplikasi SPSE harus melakukan pendaftaran sebagai pengguna SPSE; 2) Pokja ULP menerima dan menyimpan surat atau dokumen rencana pelaksanaan pengadaan yang disampaikan oleh PPK serta melaksanakan pemilihan; 3) Pokja ULP menyusun dan menetapkan dokumen pengadaan. c. Penyedia Barang/Jasa 1) Penyedia barang/jasa yang belum memiliki kode akses aplikasi SPSE wajib melakukan pendaftaran pada aplikasi SPSE dan
16 melaksanakan verifikasi pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) untuk mendapatkan kode akses aplikasi SPSE. 2) Penyedia barang/jasa yang dapat diikutsertakan dalam E- Lelang Cepat dan E-Seleksi Cepat adalah penyedia barang/jasa yang riwayat kinerja dan/atau data kualifikasinya sudah tersedia dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) 3) Penyedia barang/jasa yang riwayat kinerja dan/atau data kualifikasinya belum tersdia/belum dimutakhirkan dalam SIKaP, wajib mengisi/melakukan pemutakhiran riwayat kinerja dan/atau data kualifikasinya melalui SIKaP. 4) Penyedia barang/jasa dapat memilih kriteria paket pekerjaan dan/atau kriteria kualifikasi untuk diundang mengikuti E-lelang Cepat dan E-Seleksi Cepat. d. LPSE 1) LPSE menerbitkan kode akses Pengguna SPSE dan meyimpan dokumen pendukung proses registrasi dan verifikasi pengguna SPSE. 2) LPSE dapat mendelegasikan tugas sebagaimana dimaksud pada angka 1) kepada pengguna SPSE di K/L/D/I sesuai dengn syarat dan ketentuan penggunaan aplikasi SPSE. 2. Pelaksanaan Pemilihan a. Pelaksanaan Pemilihan E-Lelang/E-Seleksi
17 1) Pembuatan paket, Pengumuman dan Pendaftaran 2) Pemberian Penjelasan 3) Pemasukan Data Kualifikasi 4) Pemasukan/Penyampaian Dokumen Penawaran 5) Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran, serta Pengumuman Pemenang 6) Sanggahan 7) Evaluasi Ulang, Penyampaian Ulang Dokumen Penawaran, atau Pemilihan Ulang 8) Surat Penunjuk Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) 9) Penandatanganan Kontrak 10) Pengenaan Sanksi b. Pelaksanaan E-Lelang Cepat/E-Seleksi Cepat 1) Umum 2) Pembuatan Paket dan Pendaftaran 3) Undangan 4) Pemasukan Penawaran 5) Pembukaan Penawaran 6) Pengumuman 7) Verifikasi Informasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa 8) Penyampaian Ulang Dokumen Penawaran atau Pemilihan Ulang 9) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
18 10) Penandatanganan Kontrak 11) Pengenaan Sanksi Menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 57 Tahun 2010 Aktivitas Pemilihan Metode E-Tendering adalah sebagai berikut ini. 1. Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa Untuk dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa secara elektronik, penyedia barang/jasa mendaftar secara online pada website. Mekanisme pendaftaran penyedia barang/jasa secara elektronik dengan e-tendering adalah sebagai berikut ini. a. Penyedia barang/jasa mendaftar dan mengisi data indentitas instansi dan data perusahaan secara online pada website untuk mengikuti pelelangan. b. Penyedia barang/jasa mendownload, mengisi dan mencetak formulir pendaftaran sebagai bukti telah mendaftar sebagai penyedia barang/jasa. c. Calon penyedia barang/jasa menyerahkan formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap dan menunjukkan berkas pendukung berupa fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir secara offline dengan datang ke LPSE Kabupaten Karanganayar. d. LPSE Kabupaten Karanganyar memverifikasi formulir pendaftaran dengan berkas pendukung yang diterima dari calon
19 penyedia barang/jasa dan melakukan verifikasi data identitas dan data pendukung dengan berkas pendukung ke dalam sistem elektronik, apabila data sesuai maka LPSE mengirim password via e-mail kepada penyedi barang/jasa untuk mengikuti tahapan e- tendering selanjutnya. 2. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Untuk membuat paket pekerjaan pada layanan pengadaan secara elektonik, pejabat pembuat komitmen/ unit layanan pengadaan/ panitia pengadaan terlebih dahulu meminta pengelola LPSE untuk membentuk kepanitian paket pekerjaan pada LPSE dan user ID dan password bagi penjabat pembuat komitemen atau pantia pengadaan paket pekerjaan tersebut. Mekanisme persiapan pengadaan barang/jasa secara elekronik dengan e-tendering adalah sebagai berikut ini. a. Pejabat Pembuat Komitmen mendapatkan user ID dan password dari pengelola LPSE dengan menunjukan surat penunjuk sebagai Pejabat Pembuat Kominten. b. Unit Layanan Pengadaan (ULP)/panitia pengadaan paket pekerjaan mendapatkan user ID dan password dari pengelola LPSE serta pejabat pembuat komitmen menetapkan spesifikasi teknis barang/jasa dan harga perkiraan sendiri serta menentukan metode pegadaan dan dokumen lelang c. Paket pekerjaan yang bersangkutan akan tercantum dalam website LPSE dan panitia pengadaan paket pekerjaan mengadakan
20 pengumuman paket lelang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Masyarakat umum dapat melihat pengumuman pengdaan di website LPSE. 3. Pelaksanaan Pengadaan Pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik dengan e-tendering dilakuakan dengan metode sebagai berikut ini. a. E-lelang umum pascakualifikasi dengan 1 (satu) file. b. E-lelang umum pascakualifikasi dengan 2 (dua) file. c. E-lelang umum prakualifikasi dengan 2 (dua) file. Pada proses pelelangan ini, melibatkan penyedia barang/jasa, unit layanan pengadaan/ panitia pengadaan dan pejabat pembaut komitmen. Mekanisme pelaksanaan pengadaan barang/jasa pascakualifikasi secara elektronik dengan e-tendering adalah sebagai berikut ini. 1) Panitia pengadaan mengumumkan pelelangan umum dengan pascakualifikasi secara luas melalui surat kabar atau website. 2) Unit Layanan Pengadaan (ULP)/ panitia membaut paket dalam sistem pengadaan secara elektronik lengkap dengan informasi paket spesifikasi teknis, harga perkiraan sendiri, dan rancangan umum kontrak. Unit Layanan Pengadaan (ULP) memasukkan nomor surat dan file yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen yang menjadi dasar pembuatan paket, membuat jadwal
21 pelaksanaan pemilihan pengadaan, pengambilan dokumen lelang, dan pemasukan dokumen penawaran dan file dokumen pengadaan di upload dalam sistem pengadaan secara elektronik. 3) Proses penjelasan (aanwijizing) dilakukan secara online melalui sistem pengadaan secara elektronik. Unit Layanan Pengadaan (ULP) menjawab setiap pertanyaan yang masuk dan dapat melakukan proses penjelasan lanjutan dengan peninjauan lokasi pekerjaan, dalam pelaksanaannya unit layanan pengadaan tidak wajib membuat Berita Acara Penjelasan (BAP). 4) Pada penyampaian penawaran, penyedia barang/jasa mengirim file penawarannya, apabila dalam penyampaian diperlukan pengubahan dokumen maka penyedia barang/jasa diberi kesempatan untuk menarik atau mengubah penawaran tanpa sanksi sepanjang batas akhir tahap penutupan pemasukan penawaran belum terlampaui. 5) Pada rapat pembukaan penwaran, unit layanan pengadaan mengunduh dan melakukan dekripsi file, dalam pembuatan penawaran harus memenuhi jumlah penawaran minimal 3 (tiga) peserta. 6) Unit Layanan Pengadaan (ULP) melakukan evaluasi administrasi berupa surat penawaran, jaminan penawaran serta daftar kuantitas dan harga yang ditandatangani oleh pompinan/ penerima kuasa yang ditujukan kepada pejabat pembuat komitmen. Apabila ada
22 syarat administrasi yang tidak terpenuhi maka dapat diyatakan gugur dan apabila seluruh syarat adminstrasi terpenuhi maka dapat dilanjutkan evaluasi teknis dan koreksi aritmetik. 7) Evaluasi harga penawaran yang tidak memenuhi syarat maka dapat dinyatakan gugur dan apabila telah memenuhi syarat maka panitia mencatat pada dokumen penawaran dan terhadap 3 (tiga) penawar terendah yang rensponsif maka diusulkan menjad 1 (satu) calon emenang dan 2 (dua) pemenang cadangan. 8) Panitia menetapkan pemenang yang telah memenuhi syarat 9) Pada pengumuman pemenang panitia menirimkan undangan kepada peserta melalui e-mail. Pengumuman pemenang selambatlambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya keputusan penetapan dari pejabat pembuat komitmen 10) Apabila ada keberatan, maka dapat mengajukan sanggahan tertulis selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman yang ditujukan kepada pejabat yang menetapkan pemenang. Apabila saggahan diterima dapat dipertimbangkan evaluasi ulang/ pelelangan ulang/ pengenaan saknsi dan daftar hitam. Tetapi, apabila tidak ada keberatan dalam penetapan pemenang, maka pejabat pembuat komitmen membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa.
23 11) Pemenang lelang melakukan penandatanganan kontrak dengan pejabat pembuat komitmen yang dilalukan di luar sistem pengadaan secara elektronik. Pada proses pelelangan ini, melibatkan penyedia barang/jasa, unit layanan pengadaan/ panitia pengadaan dan pejabat pembaut komitmen. Mekanisme pelaksanaan pengadaan barang/jasa prakualifikasi secara elektronik dengan e-tendering adalah sebagai berikut ini. 1) Panitia pengadaan mengumumkan pelelangan umum dengan prakualifikasi secara luas melalui surat kabar atau website. 2) Penyedia barang/jasa melakukan pendaftaran dan pengmbilan dokumen prakualifikasi serta menyampaikan formulir prakualifikasi. Jika diperlukan dapat dilakukan klarifikasi yang waktunya bersamaan dengan proses penilaian kualifikasi. 3) Apabila penilaian kualifikasi telah memenuhi syarat kualifikasi, maka dinyatakan lulus dan panitia pengadaan menetapkan hasil prakualifikasi dengan jumlah peserta lebih dari 3 (tiga) peserta dan apabila tidak memenuhi syarat kualifikasi dapat dinyatakan gugur. 4) Pengumuman hasil kualifikasi terhadap peserta yang telah lulus apabila mengajukan sanggahan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman prakualifikasi. Panitia pengadaan memberikan jawaban tingkat pertama selambat-ambatnya 5 (lima)
24 hari kerja setelah sanggahan diterima dan sanggahan tingkat 1 (satu) ditujukan kepada pejabat pembuat komitmen. Peserta prakualifikasi yang telah dinyatakan lulus tidak perlu diprakualifikasi ulang karena prakualifikasi ulang hanya ditujukan terhadap peserta prakualifikasi baru mendaftar. 5) Proses penjelasan (aanwijizing) dilakukan secara online melalui sistem pengadaan secara elektronik. Unt Layanan Pengadaan menjawab setiap pertanyaan yang masuk dan dapat melakukan proses penjelasan lanjutan dengan peninjauan lokasi pekerjaan, dalam pelaksanaannya unit layanan pengadaan tidak wajib membuat Berita Acara Penjelasan (BAP). 6) Pada penyampaian penawaran, penyedia barang/jasa mengirim file penawarannya, apabila dalam penyampaian diperlukan pengubahan dokumen maka penyedia barang/jasa diberi kesempatan untuk menarik atau mengubah penawaran tanpa sanksi sepanjang batas akhir tahap penutupan pemasukan penawaran belum terlampaui. 7) Pada rapat pembukaan penwaran, unit layanan pengadaan mengunduh dan melakukan dekripsi file, dalam pembuatan penawaran harus memenuhi jumlah penawaran minimal 3 (tiga) peserta. 8) Unit Layanan Pengadaan (ULP) melakukan evaluasi administrasi berupa surat penawaran, jaminan penawaran serta daftar kuantitas
25 dan harga yang ditandatangani oleh pompinan/ penerima kuasa yang ditujukan kepada pejabat pembuat komitmen. Apabila ada syarat administrasi yang tidak terpenuhi maka dapat diyatakan gugur dan apabila seluruh syarat adminstrasi terpenuhi maka dapat dilanjutkan evaluasi teknis dan koreksi aritmetik. 9) Evaluasi harga penawaran yang tidak memenuhi syarat maka dapat dinyatakan gugur dan apabila telah memenuhi syarat maka panitia mencatat pada dokumen penawaran dan terhadap 3 (tiga) penawar terendah yang rensponsif maka diusulkan menjad 1 (satu) calon emenang dan 2 (dua) pemenang cadangan. 10) Panitia menetapkan pemenang yang telah memenuhi syarat 11) Pada pengumuman pemenang panitia menirimkan undangan kepada peserta melalui e-mail. Pengumuman pemenang selambatlambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya keputusan penetapan dari pejabat pembuat komitmen 12) Apabila ada keberatan, maka dapat mengajukan sanggahan tertulis selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman yang ditujukan kepada pejabat yang menetapkan pemenang. Apabila saggahan diterima dapat dipertimbangkan evaluasi ulang/ pelelangan ulang/ pengenaan saknsi dan daftar hitam. Tetapi, apabila tidak ada keberatan dalam penetapan pemenang, maka pejabat pembuat komitmen membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa.
26 13) Pemenang lelang melakukan penandatanganan kontrak dengan pejabat pembuat komitmen yang dilalukan di luar sistem pengadaan secara elektronik.