Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 181~189 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SANTRI BARU BERBASIS WEB PADA PONDOK PESANTREN AL- FATAH Ibnu Dwi Lesmono 1, Fahlepi Roma Doni 2, Sumarna 3 1 AMIK BSI Purwokerto ibnu.idl@bsi.ac.id 2 AMIK BSI Purwokerto fahlepi.fro@bsi.ac.id 3 AMIK BSI Purwokerto sumarna.smn@bsi.ac.id 181 Abstrak Perkembangan teknologi yang demikian pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya penyediaan informasi bagi suatu organisasi yang membutuhkan sistem pengelolaan data secara cepat dan akurat.dengan kepemimpinan dan mekanisme yang baik menjadikan Pondok Pesantren Al-Fatah terkenal tidak hanya di cilacap saja tetapi sampai luar kota bahkan luar Jawa. Ini terbukti dengan adanya murid santri yang datang menuntut ilmu dari Sumatra dan Kalimantan. Tujuan dari pembangungan sistem ini adalah untuk membantu memudahkan proses pendaftaran calon santri Pondok Pesantren Al-Fatah, memudahkan disini adalah dengan tidak langsung datang calon santri secara langsung ke ponpes Al-Fatah, cukup dengan menggunakan jaringan internet untuk melakukan pendaftaran, hal ini berguna apabila calon santri yang letaknya jauh dari cilacap. Dengan mengunjungi website pendaftaran santri baru online Pondok Pesantren Al-Fatah kemudian melakukan registrasi secara online untuk mendaftarkan dirinya. Sistem informasi pendaftaran santri baru Pondok Pesantren Al-Fatah ini dirancang khusus untuk menampilkan berbagai macam informasi seputar pendaftaran online. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah observasi, studi pustaka dan wawancara. Hak akses website diberikan untuk admin dan pengunjung secara umum. Sistem informasi pendaftaran santri baru berbasis web ini merupakan salah satu alternatif untuk memberikan kemudahan bagi calon santri yang ingin mendaftar di Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap serta membantu pihak pesantren dalam pengolahan data informasi calon santri dengan mudah. Kata Kunci: Sistem Informasi, Berbasis Web, Pendaftaran, Santri Baru, Pondok Pesantren 1. Pendahuluan Kemajuan teknologi informasi dan komputer di era globalisasi dan modernisasi sekarang ini telah berkembang dengan pesat. Laju perkembangan teknologi komputer sebagai pengolahan data dan informasi hampir dipergunakan dalam segala bidang, baik perusahaan, kantor, pabrik, maupun sekolah dan instansi-instansi lainnya. dengan menerapkan teknologi informasi maka akan mempermudah pekerjaan tertentu dan untuk pengolahan data menjadi lebih efektif dan efesien sehingga dapat menyajikan informasi dan laporan tepat waktu. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini sangatlah pesat khususnya perkembangan komputer. Komputer mempunyai keunggulan antara lain sebagai tempat penyimpanan data dan instruksi dalam jumlah yang relatif besar, selain itu komputer dapat diprogram sesuai Tinjauan pustaka dapat digunakan oleh penulis dalam bab "Pendahuluan" untuk menjelaskan perbedaan penelitian dengan artikel lainnya, bahwa tulisan merupakan inovasi terbaru. Jika penelitian memiliki orisinalitas tinggi, yang mengusulkan metode atau algoritma baru, bab tambahan setelah "Pendahuluan" dan sebelum "Metode Penelitian" dapat ditambahkan untuk menjelaskan secara singkat metode Diterima 01 Februari, 2014; Revisi 16 Februari, 2014; Disetujui 15 Maret, 2014
atau algoritma yang diusulkan. kebutuhan sehingga dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara dalam satu tahapan. Dengan menggunakan Metode waterfall pengembanganperangkat lunak diharapkan dapat membantu dalam pengembangan Sistem Perancangan sistem Informasi Penerimaan santri baru Pada Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap yaitu : terus menerus dan konsisten, serta dapat melakukan pemilahan, pemilihan penyusunan urutan serta pengambilan keputusan berdasarkan aturan tertentu berbeda dengan sistem manual yang dalam pengolahannya masih menggunakan alat yang terbatas sehingga memberikan banyak kendala dalam pengolahan data itu sendiri Saat ini belum banyak pondok pesantren di Indonesia menyelenggarakan Pendaftaran Santri Baru (PSB) secara online. Dengan manfaat dan kemudahan yang ada, sudah seharusnya sistem ini dikembangkan oleh tiap-tiap pesantren. Hal ini sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi seperti teknologi internet dan web yang mampu mendukung proses input dan output data secara cepat dan akurat, khususnya dalam pelaksanaan PSB. Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap merupakan lembaga yang bergerak di bidang agama dan pendidikan, berpartisipasi dalam pembenahan dan peningkatan kualitas pendidikan dengan sistem pendidikan terpadu antara kurikulum Nasional dan Pesantren. Saat ini prosedur pelaksanaan PSB di Pondok Pesantren Al- Fatah Cilacap masih bersifat manual yaitu calon santri datang langsung ke Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap. Calon santri kemudian dalam proses registrasi memasukan data dengan menulis pada formulir pendaftaran setelah data yang ditulis pada formulir pendaftaran, baru kemudian direkap oleh panitia PSB kedalam komputer. Dalam proses rekap data ini panitia hanya menggunakan software Microsoft Excel dalam mengolah data dan belum menggunakan sebuah sistem informasi, sehingga dalam proses input dan olah data membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Maksud dari penulisan tugas akhir ini sebagai berikut membuat sistem informasi pendaftaran santri baru berbasis web yang dapat diakses oleh calon santri dan orang tua santri. Memberikan kemudahan kepada calon santri dan orang tua santri dalam mencari informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PSB. 2. Metode Penelitian Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall. Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013: 28) Model waterfall adalah model Software Development Life Cycle (SDLC) air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life). Berikut penjelasan dan alur hidup perangkat lunak sekuensial menurut Rosa dan Shalahuddin (2013: 29) Metode Waterfall terbagi menjadi lima tahapan yaitu: a. Analisis Perangkat Lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. b. Desain Proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. c. Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. d. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi logika dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. e. Pendukung (support) atau Pemeliharaan (Maintenance) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirim ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang 182
muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. Keuntungan dari model waterfall adalah dokumentasi yang lengkap dan detail di setiap tahapanya sehingga semua kebutuhan dapat dipenuhi secara menyeluruh. Selain itu juga pada metode waterfall tidak ada tahapan yang tumpang tindih karena satu tahap harus diselesaikan sebelum berpindah ke tahap lain, dan tidak ada jalan untuk kembali. Kelemahan dari model ini adalah perancangannya harus benar-benar matang karena tidak ada jalan kembali untuk memperbaiki kesalahan Sumber : (Rosa & Shalahuddin, 2014) Gambar 1. Waterfall model A. Entity Relationship Diagram Menurut (Herry Utomo, 2010) merupakan toolanalisis sistem pertama yang memusatkan pada data dan keterkaitan antar data serta pengorganisasian data. Adapun komponen-komponen yang digunakan dalam ERD terdiri dari: 1) Entity Entity adalah suatu kumpulan objek atau suatu yang dapat dibedakan atau diidentifikasikan secara unik dengan objek lainnya, dimana semua informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. 2) Atribut Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. 3) Relationship Relationship adalah suatu hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya atau lebih. Menurut derajatnya relasi dibagi menjadi tiga macam diantaranya adalah: 4) Unary Unary adalah sebuah relationship yang terhubung dengan sebuah entity. 5) Binary Binary adalah sebuah relationship yang menghubungkan dua entity. 6) Tenary Tenary adalah sebuah relationship yang menghubungkan tiga entity. Sedangkan ukuran derajat kardinalitas dibagi menjadi tiga macam yaitu: 1) One to One (1 : 1) Adalah perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding satu banding satu. 2) One to Many (1 : M) Adalah perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding satu banding banyak 3) Many to One (M : 1) Adalah perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding banyak banding satu. 4) Many to Many (M : M) Adalah perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding banyak banding banyak. B. Logical Relational Structure (LRS) Model yang dibangun menunjukkan segala sesuatu yang harus dimasukkan dalam sistem dan segala sesuatu yang harus dikerjakan oleh sistem, tanpa merinci bagaimana sistem bekerja. Oleh karena itu, pada level logika, tidak ada referensi ke pemilihan hardware, software, atau media. Model logikal menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Tanpa menunjukkan bagaimana sistem dijalankan, dibangun atau dipresentasikan. Model konseptual hampir sama dengan model logikal. Namun pada model konseptual menunjukkan konsep operasi user yang tidak ada pada konsep model logikal. Model konseptual berada dibelakang layar aktivitas dan struktur. Benda yang harus ada misalnya eksis atau harus terjadi, bahkan user tidak menyadari keberadannya. Benda itu ditambahkan kemudian membuat model logikal yang mencakup pula asosiasi many-to-many, (Herry Utomo, 2010). C. Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. UMLmerupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan 183
diagram dan teks-teks pendukung. UMLmuncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UMLhanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UMLtidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek (Rosa & Shalahuddin, 2014). D. Diagram UML Menurut (Rosa & Shalahuddin, 2014) pada UML terdiri dari 13 macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori. Berikut ini penjelasan singkat dari pembagian kategori tersebut. 1) Structure diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan. Structure diagramterdiri dari class diagram, object diagram, component diagram, composite structure diagram, package diagram dan deployment diagram. 2) Behavior diagramyaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah sistem. Behavior diagram terdiri dari Use case diagram, Aktivity diagram, State Machine System. 3) Interaction diagram yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar subsistem pada suatu sistem. Interaction diagramterdiri dari Sequence Diagram, Communication Diagram, Timing Diagram, Interaction Overview Diagram. E. Use Case Diagram (Rosa & Shalahuddin, 2014), Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use casedigunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. F. Activity Diagram Menurut (Rosa & Shalahuddin, 2014), Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu di perhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. G. Component Diagram Componen diagram dibuat untuk menunjukan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen dalam sebuah sistem. Diagram komponen fokus pada komponen sistem yang dibutuhkan dan ada didalam sistem, (Rosa & Shalahuddin, 2014). H. Deployment Diagram Diagram Diployment atau Diployment diagram menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi, (Rosa & Shalahuddin, 2014). Adapun tahapan analisis sebagai berikut : 1. Analisis Berdasarkan tahapan metode waterfall, dalam perancangan sistem Penerimaan santri barupada Pondok Pesantren Al- Fatah Cilacap dapat diuraikan sebagai berikut: a. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Menganalisa kebutuhan untuk menspesifikasi data penerimaan santri barupondok Pesantren Al-Fatah Cilacap. Dari hasil kebutuhan data diperlukan yaitu, admin yang dapat mengelola semua data yang ada dihalaman admin. Kemudian user (pengguna) yang memiliki hak akses seperti melihat informasi ponpes dan melakukan pendaftaran secara online. b. Desain Tahap Desain diawali dengan mendesain tampil dari web pada perancangan sistem informasi penerimaan santri baru Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap yang mudah difahami oleh user. Pada tahap perancangan basis data, penulis menggunakan Entitity Relational Database (ERD) sebagai alat untuk merancang relasi anatar table dalam database untuk kemudian dikonversi kedalam bentuk Logical Record Structure (LRS), serta menggunakan UML (unified Modeling Language). c. Pembuatan Kode Program Setelah melakukan desain perangkat lunak maka penulis melakukan pengkodean dengan bahasa program PHP, CSS, dan editor program menggunakan Adobe Dreamweafer CS5. d. Pengujian 184
Pengujian yang dilakukan oleh penulis adalah pengujian dengan Black Box Testing. e. Pendukung (support) atau pemeliharaan (Maintance) f. Agar perangkat lunak yang dibuat oleh penulis dapat berjalan dengan baik maka penulis akan melakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan setelah testing atau setelah diimplementasikan user dan terdapat kesalahan yang harus diperbaiki. 2. Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data, (Sugiyono, 2012). Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah: a. Observasi Penulis melakukan observasi, dengan cara mengamati secara langsung sistem penerimaan santri barupada Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap b. Wawancara Pada metode ini penulis melakukan wawancara dengan cara tanya jawab dan bertatap muka secara langsung dengan pihak yang terkait dalam penerimaan santri barupada Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap. c. Studi Pustaka Dengan melaui metode Studi pustaka penulis melakukan pencarian materi yang barkaitan dengan tema yaitu melalui buku,internet ataupun referensi-referesni lainnya. 3. Pengujian Menurut (Rosa & Shalahuddin, 2014), Black Box Testing (pengujian kotak hitam) yaitu menguji perangkat lunak dari segi spesifikasi fungsional tanpa menguji desain dan kode program. Pengujian dimaksudkan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukan, dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. dan efisien. Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement): 1) Pengolahan data admin a) Admin dapat mengolah data artikel, data soal tes, data jurusan, data galery, dan data informasi pendaftaran. b) Admin memverifikasi data hasil seleksi calon santri 2) Pengolahan data Pengunjung a) Pengunjung dapat melihat informasi pendaftaran sekolah, prosedur pendaftaran, tata cara pembayaran dan galeri sekolah. b) Pengunjung dapat membaca artikel. c) Pengunjung dapat melakukan pendaftaran santri baru. d) Pengolahan data Calon Santri 3) Calon santri dapat mengisi formulir, dan melengkapi biodata a) Calon santri dapat melakukan tes online. b) Calon santri dapat melengkapi persyaratan dan melakukan konfirmasi daftar ulang. c) Calon santri dapat melihat tata cara pembayaran dan profil sekolah antara lain: galeri, struktur organisasi, dan kontak sekolah. d) Calon santri dapat mencetak biodata, cetak konfirmasi pembayaran. a. Use Case Diagram Menggambarkan seluruh kegiatan yang dapat dilakukan Oleh Admin dan calon Santri: Gambar 2. Use Case Diagram b. Activity Diagram 1) Login Admin Berikut Ini Activity dari Admin yang menggambarkan Alur sistem yang dapat dilakukan oleh Admin: 3. Pembahasan a. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Aplikasi Penerimaan santri baruini dibuat untuk mempermudah proses penerimaan santri baruyang akan dilakukan oleh calon santri dan panitia penerimaan santri baru yang ada di Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap agar dapat dilakukan lebih efektif 185
d. Entity Relationship Diagram ISBN: 978-602-61242-2-7 Gambar 3. Activity Login Admin 2) Activity Calon Santri Gambar 6. Entity Relationship Diagram Penerimaan santri barupondok Pesantren Al-Fatah Cilacap Gambar 4. Activity Diagram Pendaftran Santri baru e. Logical Record Structure c. Deployment Diagram Gambar 5. Deployment Diagram 186
Gambar 9. Tampilan Halaman awal penerimaan Santri 3) Tampilan form info jadwal pendaftaran Gambar 7. Logical Record Structure Penerimaan santri barupondok Pesantren Al-Fatah Cilacap f. Tampilan Antar Muka 1) Tampilan Login Admin Gambar 8. Tampilan Form Login Admin 2) Tampilan Halaman awal penerimaan Santri Gambar 10. Tampilan form input jadwal pendaftaran 5) Tampilan Halaman input pendaftaran 187
Gambar 13. Halaman Unduh file Gambar 11. Halaman input pendaftaran 6) Tampilan Halaman info lokasi pesantren g. Pengujian dengan Black box Testing Tahap terakhir setelah pengkodean adalah dilaukannya testing. Tahap pengujian atau testing yang dilaukan pada sitem ini adalah dengan menggunkan penggujian Black Box Testing. Berikut ini pengujian yang dilakukan: 1) Hasil Pengujian Black Box Testing Form Pendaftaran Gambar 12. Halaman lokasi pesantren 7) Tampilan Halaman unduh file Tabel 1. Hasil Pengujian Black Box Testing Form pendaftaran 2) Hasil Pengujian Black Box Testing Form Pendaftaran Tabel 2. Hasil Pengujian Black Box Testing Form test online 188
4. Simpulan Sebelum adanya sistem informai pendaftaran santri baru berbasis web, Ponpes Al-Fatah Cilacap masih melakukan pendaftaran santri baru secara manual, sehingga calon santri baru harus datang langsung ke pesantren. Sistem informasi pendaftaran santri baru berbasis web ini dirancang dan efisien. Sistem informasi pendaftaran santri baru berbasis web ini dilengkapi dengan berita dan informasi, sehingga pengunjung tidak mengalami kesulitan dalam mencari informasi seputar pendaftaran. Dari hasil pembahasan yang penulis paparkan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: Sistem Penerimaan Santri baru pada Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap, melalui online dapat mempermudah santri untuk mendaftar. Kegiatan Penerimaan Santri baru Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya sistem online. Sistem Penerimaan Santri baru Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap Berbasis Web, memberi nilai tambah tersendiri bagi sekolah untuk meningkatkan mutu pelayanan di Pondok Pesantren Al-Fatah Cilacap.Menjadi solusi untuk mempermudah calon santri baru dalam melakukan pendaftaran serta agar lebih efektif REFERENSI Herry Utomo, W. 2010. Pemodelan Basis Data Berorientasi Objek. Yogyakarta: Andi Offset. Masaleno, A. 2011. Kamus Istilah Komputer dan Informatika. Jogyakarta : Flashbook. Rosa, A. S, & Shalahuddin, M. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta. Yakub.2012.Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta.Graha Ilmu 189