KEPUTUSAN GUBERNUR KEPALA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Nomor : 57/KPTS/1995 Tentang JADUAL RETENSI ARSIP PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA GUBERNUR KEPALA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Menimbang : a. bahwa untuk tercapainya tertib pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta perlu ditetapkan Jadual Retensi Arsip; b. bahwa Rancangan Jadual Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang disusun oleh Tim berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 93/TIM/1993 telah disetujui dan disahkan oleh Kepala Arsip Nasional dan Menteri Dalam Negeri, dalam suratnya masing-masing tanggal 3 Oktober 1994 nomor LT.10.01/ 925.1994 dan tanggal 7 Desember 1994 nomor 045/4091/SJ; c. Bahwa atas dasar pertimbangan - pertimbangan tersebut di atas maka perlu segera mengeluarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta tentang Jadual Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Pemerintahan di Daerah; 2. Undang-undang Nomor 3 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Istimewa Yogyakarta jo. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1950 sebagaimana telah diubah dan ditamba terakhir dengan Undang-undang Nomor 26 Tahun 1959; 3. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 5. Keputusan menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri; 6. Keputusan menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 1985 tentang Pedoman Penyusutan Jadual Retensi Arsip; 7. Keputusan menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadual Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri; 8. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 256/KPTS/1981 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta; 9. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 47/KPTS/1983 tentang Berlakunya Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta; 10. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 156/KPTS/1992 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
Memperhatikan : Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. M E M U T U S K A N : Menetapkan : KEPUTUSAN GUBERNUR KEPALA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA TENTANG JADUAL RETENSI ARSIP PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan : a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan Badan- badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; b. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebagsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Negara; c. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi; d. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekueinsi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi yang sudah menurun; e. Arsip Statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebagsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara; f. Nilai Guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebagsaan pada umumnya;
g. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, baik dengan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna lagi maupun menyerahkan arsip statis kepada Kantor Arsip Daerah / Arsip Nasional Daerah / Arsip Nasional; h. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya; i. Jadual Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya dan keterangan simpan permanen, musnah atau dinilai kembali; j. Unit Pengolah adalah unit organisasi dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, baik Tingkat Propinsi maupun Daerah Tingkat II yang mncipta dan atau mengolah arsip dalam rangka melaksanakan fungsi dan kegiatan administrasi; k. Unit Kearsipn adalah unit organisasi yang melaksanakan fungsi dan tugas kearsipan, baik structural maupun fungsional di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, baik Tingkat Propinsi maupun di Daerah Tingkat II; BAB II KEBIJAKSANAAN JADUAL RETENSI ARSIP Pasal 2 (1) Jadual Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta menganut asas sentralisasi dalam kebijaksanaan dan desentralisasi dalam pelaksanaan; (2) Jadual Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran I Keputusan ini. Pasal 3 Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta menyelenggarakan pembinaan penyusutan arsip, meliputi penyempurnaan dan pengembangan system, pembinaan pegawai dan pengawasan pelaksanaan penyusutan.
Pasal 4 Setiap unit organisasi dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, baik Tingkat Propinsi maupun di Daerah Tingkat II melaksanakan penyusutan arsip. Pasal 5 Bupati/Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II se Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta menetapkan Jadual Retensi Arsip dengan bepedoman pada Keputusan ini. BAB III PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP Pasal 6 (1) Pelaksanaan penyusutan arsip dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta ialah unit-unit kearsipan sesuai dengan susunan organisasi yang berlaku; (2) Unit kearsipan mengkoordinasikan pelaksanaan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini; (3) Penyusutan arsip dilaksanakan dengan berpedoman pada Jadual Retensi Arsip sebagaimana tercantum dalam Lampiran I Keputusan ini; (4) Ketentuan-ketentuan pelaksanaan penyusutan arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sebagaimana diatur dalam Lampiran II Keputusan ini. Pasal 7 Khusus mengenai pemusnahan arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih dalam pelaksanaannya berpedoman pada Pasal 8 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.
Pasal 8 Arsip yang masih diperlukan dalam pelaksanaan tugas, retensinya dapat diperpanjang sesuai dengan kebutuhan setelah terlebih dahulu mendapat persetujuan pimpinan unit organisasi. BAB IV P E M B I A Y A A N Pasal 9 Semua biaya yang timbul sebagai akibat dikeluarkannya Keputusan ini dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah masing-masing yang bersangkutan. BAB V KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 10 Penyempurnaan terhadap Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Keputusan ini berpedoman pada Pasal 5 ayat (4) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. Pasal 11 Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian ditetapkan tersendiri.
BAB VI P E N U T U P Pasal 12 Hal-hal yang belum pernah diatur dalam Keputusan ini sepajang mengenai pelaksanaannya akan ditetapkan kemudian. Pasal 13 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Yogyakarta Pada tanggal : 2 Maret 1995 PEJABAT GUBERNUR KEPALA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PAKU ALAM VIII
SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada Yth.: 1. Menteri Dalam Negeri di Jakarta 2. Kepala Arsip Nasional RI di Jakarta 3. Sekretaris Jenderal Departemen Dalam Negeri di Jakarta 4. Dirjen PUOD Departemen Dalam Negeri di Jakarta 5. Inspektur Jenderal Departemen Dalam Negeri di Jakarta 6. Kepala Biro Umum Setjen Depdagri di Jakarta 7. Kepala Badan/Inspektorat/Dinas/Biro/Instansi/Kantor di Lingkungan Pemerintah Propinsi DIY. 8. Bupati/Walikotamadya KDH Tingkat II se Propinsi DIY 9. Kepala Perwakilan Arsip Nasional RI di Dati I Jawa Tengah di Semarang Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya.
LAMPIRAN II KEPUTUSAN GUBERNUR KEPALA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR : 57/KPTS/1995 TENTANG JADUAL RETENSI ARSIP PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA I. PENDAHULUAN Tata kearsipan dinamis mencakup kegiatan pengurusan surat, penataan berkas dan penyusutan, sebagai sub sistem-sub sistem dalam system kearsipan. Untuk kegiatan pengurusan surat dan penataan berkas telah disusun pedomannya sebagaimana tertuang dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 jo Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 256/KPTS/1981 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri dan tentang Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Pedoman ini khusus mengatur tentang penyusutan arsip. Mengenai penyusutan arsip sebagai salah satu sub sistem dari tata kearsipan dinamis yang merupakan tahap terakhir dalam proses tata kearsipan diatur tersendiri sesuai dengan Pasal 7 Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta. Oleh karena itu perlu ditetapkan Jadual Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan adanya Jadual Retensi Arsip diharapkan pelaksanaan penyusutan arsip dapat berjalan lancar. II. BENTUK DAN SUSUNAN JADUAL RETENSI ARSIP Secara garis besar dalam Jadual Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta terkandung unsure-unsur:
1. Masalah, yang ada pada dasarnya merupakan cerminan berkas yang ada di dalam organisasi dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, baik berkas yang mencerminkan tugas operasional (substantif) maupun tugas penunjang (fasilitatif). 2. Rincian masalah, sebagai penjabaran dari masalah. 3. Retensi, yang merupakan jangka waktu penyimpanan arsip, baik pada waktu masa aktif maupun inaktif yang dituangkan dalam bentuk pernyataan dan angka. 4. Keterangan, berisi pernyataan musnah, permanent, atau pernyataan lain. III. TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP Penyusutan arsip sebagai kegiatan untuk mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan dapat dilaksanakan baik dengan cara pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip statis ke arsip Nasional. 1. Pemindahan Arsip Arsip yang berada di unit pengolah setelah habis masa retensinya, harus segera dipindahkan ke unit kearsipan, dengan tata cara sebagai berikut: a. Tata Usaha Unit Pengolah mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif. b. Dilakukan pemilahan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan.. c. Menata arsip inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan. d. Unit Pengolah sekurang-kurangnya enam (6) bulan sekali memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan. Pemindahan arsip ini dilaksanakan dengan berita acara disertai daftar pertelaan arsip rangkap 2 (dua) dengan menggunakan formulir model I dan II dengan rincian : a. Lembar I untuk Unit Kerja yang menyerahkan b. Lembar II untuk Unit Kearsipan
2. Pemusnahan Arsip a. Pemusnahan arsip di Unit Pengolah. Langkah-langkah pemusnahannya adalah sebagai berikut : 1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan. 2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Pimpinan untuk memperoleh persetujuan. 3) Setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 2 (dua) : - Lembar pertama untuk unit pengolah. - Lembar kedua untuk unit kearsipan. 4) Pemusnahan arsip di Unit Pengolah dilaksanakan sekurangkurangnya enam bulan sekali. b. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sebagai berikut: 1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan. 2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Sekwilda untuk mendapat persetujuan pemusnahan. 3) Setelah mendapat persetujuan, dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 2 (dua) - Lembar pertama untuk Unit Kearsipan - Lembar kedua untuk Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY. 4) Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan untuk arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun dan tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 tahun sekali. c. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih dilaksanakan sebagai berikut:
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akn dimusnahkan 2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Panitia Penilai Arsip yang susunan keanggotaannya seperti terlampir (Model VII), untuk diadakan penilaian. 3) Apabila dalam penilaian berdasarkan daftar yang disampaikan ternyata panitia dapat meminta arsip fisiknya untuk diteliti secara langsung. 4) Panitia Penilai wajib memberikan pertimbangan dapat atau tidaknya suatu arsip dimusnahkan. 5) Arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu diusulkan terlebih dahulu ke Arsip Nasional untuk mendapatkan pertejuan melalui Departemen Dalam Negeri. 6) Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional, maka pimpinan yang bertanggung jawab atas arsip tersebut melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh pejabat dari Bidang Hukum/Perundang-undangan atau Bidang Pengawasan. 7) Semua pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip (lihat Model III dan IV). Berita Acara tersebut dibuat rangkap 5 (lima). a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Hukum. c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Pengawasan. d. Lembar keempat untuk Arsip Nasional. e. Lembar kelima untuk Instansi terkait 8) Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta. - Untuk Arsip Kepegawaian yang akan dimusnahkan sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan BAKN. Pemusnahan Arsip Kepegawaian dibuat Berita Acara dan Daftar Pertelaannya masing-masing 7 (tujuh) rangkap :
a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Kepegawaian. c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Hukum. d. Lembar keempat untuk Unit Bidang Pengawasan. e. Lembar kelima untuk BAKN. f. Lembar keenam untuk Arsip Nasional. g. Lembar ketujuh untuk Instansi terkait. - Untuk Arsip Keuangan yang akan dimusnahkan, sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan. Bagi arsip keuangan dibuat Berita Acara dan Daftar Pertelaannya masing-masing rangkap 7 (tujuh): a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Keuangan. c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Hukum. d. Lembar keempat untuk Unit Bidang Pengawasan. e. Lembar kelima untuk BAPEKA f. Lembar keenam untuk Arsip Nasional. g. Lembar ketujuh untuk Instansi terkait. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan dilaksanakan sekurangkurangnya 3 (tiga) tahun sekali. 3. Penyerahan Arsip Penyerahan arsip dari Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta ke Arsip Nasional,