A. PENGERTIAN CLIENT REPRESENTATION LETTER Dalam suatu general audit/financial audit (pemeriksaan umum), akuntan public pada akhir pemeriksaannya harus mengeluarkan laporan akuntan public yang terdiri dari pendapat auditor (auditor s opinion) mengenai kewajaran laporan keuangan klien dan laporan keuangan yang telah diaudit, yang merupakan tanggung jawab manajemen (klien). Namun demikian, sebelum laporan audit diserahkan kepada klien, auditor harus meminta surat pernyataan langganan (client representation letter), dan klien harus memberikannya. Tanggal surat pernyataan langganan harus sama dengan tanggal tanggal selesainya pemeriksaan lapangan (audit field work) dan tanggal laporan akuntan public. Tanggal tersebut menunjukkan sampai batas waktu mana auditor harus menjelaskan hal-hal atau kejadian penting sesudah tanggal neraca.surat pernyataan langganan tersebut harus ditandatangani pejabat perusahaan (klien) yang berwenang, biasanya Direktur Keuangan dan Akuntansi atau Direktur Utama dan ditik diatas kop surat klien, walaupun konsep surat tersebut disiapkan oleh kantor akuntan public. Jadi, surat pernyataan langganan surat yang dibuat oleh klien, ditujukan kepada kantor akuntan public, yang berisi pernyataan mengenai beberapa hal yang penting, antara lain : 1. Bahwa manajemen menyadari, merekalah yang bertanggung jawab terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan perusahaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia(Standar Akuntansi Keuangan). 2. Bahwa semua data, catatan akuntansi, notulen rapat direksi dan pemegang saham serta informasi-informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit, seluruhnya sudah diperlihatkan kepada akuntan public dan tidak ada yang disembunyikan. 3. Penjelasan mengenai pos-pos laporan keuangan, misalnya : Piutang yang disajikan di neraca semuanya bisa tertagih atau sudah dibuatkan penyisihan yang cukup untuk piutang yang diragukan bisa tertagih. Aktiva tetap yang tercantum di neraca semuanya merupakan milik perusahaan dan dicatat berdasarkan harga perolehannya. Hutang yang tercantum di neraca betul-betul merupakan kewajiban perusahaan dan tidak ada hutang atau kewajiban kepada pihak ketiga yang belum dicantumkan di neraca. 4. Menyatakan ada atau tidaknya aktiva perusahaan yang dijadikan jaminan atas kredit yang diperoleh dari bank. Jika ada aktiva yang dijadikan jaminan, harus dijelaskan aktiva apa saja yang dijaminkan dan dijaminkan kepada siapa. 5. Menyatakan ada atau tidaknya kewajiban bersyarat (contingent liability) per tanggal neraca. Kalau ada harus dijelaskan dalam bentuk apa. Contingent liability adalah kewajiban perusahaan kepada pihak ketiga yang mungkin terjadi, mungkin juga tidak terjadi, tergantung pada kejadian di periode yang akan datang. Contingent liability bisa berasal dari pendiskontoan wesel tagih atau jika ada tuntutan terhadap perusahaan di pengadilan yang pada tanggal neraca, belum ada keputusan hukum dari pengadilan tersebut. 6. Menyatakan ada atau tidaknya transaksi-transaksi hubungan istimewa (related party transaction) dengan perusahaan induk (holding company) atau perusahaan afiliasi. Jika ada hubungan transaksi istimewa, misalnya dalam bentuk pembelian atau penjualan
barang dagangan antar perusahaan dalam satu group, maka harus dinyatakan bahwa transaksi tersebut dilakukan dengan harga pasar yang wajar (arms lengthtransactions), dan harus dijelaskan juga berapa jumlah transaksi tersebut. 7. Menyatakan ada atau tidaknya kejadian penting sesudah tanggal neraca yang mempunyai pengaruh yang penting atau material terhadap kewajaran laporan keuangan, misalnya terjadinya kebakaran sesudah tanggal neraca namun sebelum laporan akuntan diterbitkan. B. KEGUNAAN CLIENT REPRESENTATION LETTER Manfaat client representation letter bagi kantor akuntan public sangat besar sekali. Misalnya jika ternyata klien tidak mencatat transaksi perusahaan secara keseluruhan atau ada bukti-bukti yang disembunyikan/tidak diperlihatkan kepada kantor akuntan, sehingga ada pihak-pihak yang menggunakan laporan keuangan klien dan merasa dirugikan lalu mengajukan tuntutan kepada akuntan public di pengadilan. Dalam hal ini akuntan public dapat menunjukkan surat pernyataan langganan tersebut sebagai bukti di pengadilan, sehingga tidak bisa disalahkan. Jika akuntan public tidak memiliki surat pernyataan langganan, maka ia bisa disalahkaan di pengadilan dan harus membayar ganti rugi atau dicabut izin prakteknya oleh Menteri Keuangan jika terbukti lalai dalam melakukan pemeriksaannya sehingga merugikan pihak lain. C. ISI DARI CLIENT REPRESENTATION LETTER Ikatan Akuntan Indonesia menyatakan dalam Standar ProfesionalAkuntan Public (PSA No. 17), bahwa surat pernyataan langganan (representasi tertulis) umumnya meliputi hal-hal berikut, jika dimungkinkan : 1. Pengakuan manajemen mengenai tanggung jawabnya untuk menyajikan laporan keuangan secara wajar, posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas, dan arus kas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia atau basis akuntansi komprehensif selain prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. 2. Tersedianya catatan keuangan dan data yang berkaitan. 3. Kelengkapan dan tersedianya semua notulen rapat pemegang saham, direksi dan dewan komisaris. 4. Tidak terdapat kesalahan dalam laporan keuangan dan transaksi yang tidak tercatat. 5. Informasi mengenai transaksi antar pihak yang memiliki hubungan istimewa dan piutang atau utang antar pihak yang memiliki hubungan istimewa. 6. Ketidakpatuhan dengan pasal-pasal perjanjian kontrak yang mungkin berdampak terhadap laporan keuangan. 7. Informasi mengenai peristiwa kemudian. 8. Ketidakberesan yang melibatkan manajemen dan karyawan. 9. Komunikasi dari instansi pemerintah mengenai ketidakpatuhan terhadap atau kelemahan dalam praktik laporan keuangan. 10. Rencana atau maksud yang mungkin akan mempengaruhi nilai atau klasifikasi aktiva atau kewajiban. 11. Pengungkapan saldo kompensasi atau perjanjian yang menyangkut pembatasan terhadap saldo kas, dan pengungkapan line-of-creditatau perjanjian yang serupa. 12. Pengurangan kelebihan atau keusangan persediaan menjadi nilai yang dapat direalisasikan. 13. Rugi dari komitmen penjualan.
14. Hak atas aktiva, hak gadai atas aktiva, dan aktiva yang dijaminkan. 15. Perjanjian untuk membeli kembali aktiva yang sebelumnya dijual. 16. Rugi dari komitmen pembelian untuk jumlah persediaan yang melebihi kebutuhan atau pada harga diatas harga pasar. 17. Pelanggaran atau kemungkinan pelanggaran hukum atau peraturan yang dampaknya harus dipertimbangkan untuk diungkapkan dalam laporan keuangan atau sebagai dasar untuk mencatat rugi bersyarat. 18. Kewajiban lain dan laba atau rugi bersyarat yang harus diungkapkan. 19. Tuntutan yang tidak diungkapkan meskipun telah diberitahukan kemungkinannya oleh penasehat hukum klien. 20. Hak atau perjanjian pembelian kembali saham perusahaan atau modal saham yang disisihkan untuk hak pembelian saham, warrant, konversi, atau persyaratan lainnya. I. PENGERTIAN MANAJEMEN LETTER Manajemen Letter merupkan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun immaterial weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saransaran perbaikan dari KAP. Menurut Whittington, O. Ray dan Kurt Paniy (2001), management letter adalah suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern Disamping untuk menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kapada manajemen, management letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan public seandainya dikemudian hari kelemahan pengendalian intern mengakibatkan kerugian bagi Dalam menjalankan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik IAI. Salah satu cara untuk mendapatkan langganan adalah bekerja sebaik mungkin dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapakan manajemen perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman usahanya untuk menggunakan jasa KAP tersebut. Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan public bisa menggunakan: a. Internal Control Questionnaires b. Flow Chart, menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. c. Menggunakan Narrative Memo (penjelasan tertulis dari system dan prosedur akuntansi)
Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran mengenai pengendalian intern mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan lebih lanjut dengan menggunakan Complience test (test ketaatan). Dalam compliance test, yang diperiksa adalah: a. Transaksi pengeluaran kas b. Transaksi penerimaan kas c. Transaksi penjualan d. Transaksi pembelian e. Transaksi pembayaran gaji f. Transaksi koreksi/penyesuaian Dalam hal ini yang diperhatikan adalah hal-hal berikut: a. Apakah setiap transaksi didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap b. Apakah setiap transaksi diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang c. Apakah perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan sudah benar d. Apakah pendebitan dan pengkreditan transaksi ke masing-masing perkiraan buku besar sudah benar. Setelah melakukan compliance test, akuntan public harus menarik kesimpulan mengenai kebaikankebaikan dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern Kemudian hasil temuan tersebut harus diberitahukan kepada manajemen perusahaan, beserta saran-saran perbaikannya dalam sebuah surat yang disebut Manajemen Letter. II. CARA MEMBUAT MANAGEMENT LETTER YANG BAIK Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif: a. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih sempat melakukan perbaikan-peraikan dalam pengendalian intern. Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan b. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan. c. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan sesuatu yang surprise. Untuk itu, sebelumnya konsep management letter harus di diskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian yang berkaitan dan dimintakan komentar dari manajemen. d. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain. e. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urutan-urutan pos neraca dan laba rugi atau menurut hal-hal yang paling penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin. f. Saran-saran yang diberikan harus sesuai dengan kondisi bisnis perusahaan dan harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan public untuk membantu pengembangan usaha
g. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahan, atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan public melaksanakan pemeriksaannya. III. MANFAAT MANAGEMENT LETTER Management letter mempunyai banyak manfaat untuk klien tetapi untuk KAP dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP, antara lain: 1. Untuk klien: a. dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya. b. dalam mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam managemen letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan di dalam 2. Untuk KAP : a. menjadikan nama kantor akuntan public menjadi bertambah baik, karena disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter yang sangat bermanfaat bagi b. jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan public tersebut. c. jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah klien kantor akuntan public. 3.Untuk staf kantor akuntan public (anggota tim pemeriksan): a. jika klien kantor akuntan public bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai dapat lebih ditingkatkan. b. mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern diberbagai macam/jenis c. mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management letter yang baik. IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT MANAGEMENT LETTER Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim audit (dari KAP) dalam membuat management letter: 1. Asisten Auditor (Junior Staf) a. sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian intern. b. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta fotocopy bukti pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh senior auditornya.
2. Senior Auditor (Pimpianan Tim Pemeriksa) a. menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor, khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern b. mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter. c. mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak dan bagian management service dari kantor akuntan public, untuk mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan system akuntansi. d. menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisior/manager untuk ditelaah. e. setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. 3. Audit Supervisor/Manager a. menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor. b. menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah. c. setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit partner) mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan manajemen d. melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen perusahaan, dan meminta persetujuan audit partner jika ada saran perubahan dari manajemen e. memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi. 4. Audit Partner a. menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan jika perlu dengan audit senior. b. mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan jika ada kepada audit manager. c. menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen d. membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen e. menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada manajemen Dari pembahasan tersebut diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan: 1. Management Letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor akuntan public dengan maajemen perusahan yang diaudit, mengenai pengendalian intern dan kelemahankelemahan yag terdapat dalam pengendalian intern 2. Management Letter merupkan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikan kepada klien. Sehingga jika dikemudian hari ada kecurangan yang merugikan perusahan karena kelemahan pengedalian intern yang belum diperbaiki, akuntan public tidak bisa disalahkan.
3. Management Letter bermanfaat baik bagi perusahan yang diaudit, kantor akuntan public, maupun staf kantor akuntan public. 4. Management Letter dapat merupakan iklan tidak langsung bagi kantor akuntan public. 5. Semua kantor akuntan public harus membiasakan diri untuk memberikan management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.