BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Toko Tambelan merupakan salah satu toko yang bergerak di dalam bidang usaha elektronik dan melakukan transaksi jual beli barang-barang kepada masyarakat. Mekanisme kerja yang dilakukan terhadap penanganan seluruh dokumen masih bersifat manual dimana data-data biaya pembelian barang dan ongkos pembelian barang dilakukan secara manual yaitu dicatat dengan menggunakan tulisan tangan pada sejumlah buku yang sesuai dengan kegiatannya. Perhitungan harga pokok produk juga dilakukan secara manual yaitu dengan melihat pencatatan biaya-biaya yang sudah ada di buku. Dengan sistem pengelolahan data yang masih secara manual, dapat dirasakan cukup merepotkan, memakan waktu yang lama untuk mencari data tertentu, mengakibatkan keterlambatan dalam memberikan informasi harga kepada calon pembeli apabila suatu saat data-data ini diperlukan, dan kurangnya efisiensi dalam transaksi jual beli. 55
56 3.1.1 Prosedur Perhitungan Harga Pokok Produk Yang Sedang Berjalan Di bawah ini adalah prosedur perhitungan harga pokok produk di Toko Tambelan Elektronik sebagai berikut: 1. Pimpinan toko mengirim surat pesanan kepada supplier untuk melakukan proses pemesanan barang. 2. Bagian supplier akan mengecek apakah barang yang dipesan oleh toko ada atau tidak. Jika barang yang dipesan ada maka supplier akan membuat faktur pembelian sebanyak 2 rangkap, 1 rangkap akan dikirimkan kepada bagian pengiriman (shipper) dan 1 rangkap lagi akan diarsipkan oleh bagian supplier sendiri. Jika barang yang dipesan tidak ada maka surat pesanannya akan dikirimkan kembali kepada pimpinan toko. 3. Setelah bagian pengiriman (shipper) menerima faktur pembelian maka dia akan membuat slip ongkos pembelian sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap diarsipkan dan 1 rangkap lagi slip ongkos pembelian dan faktur pembelian dikirimkan kepada pimpinan toko. 4. Setelah pimpinan toko menerima faktur pembelian dan slip ongkos pembelian maka dia akan melakukan cross check terhadap surat pesanannya.
57 5. Setelah itu bagian admin akan menerima faktur pembelian dan slip ongkos pembelian dari pimpinan toko dan akan melakukan pencatatan data-data seperti biaya pembelian barang dan biaya ongkos pembelian. 6. Dari pencatatan data biaya pembelian barang dan biaya ongkos pembelian, bagian admin segera melakukan perhitungan harga pokok produk terhadap biaya-biaya yang bersangkutan dengan data-data tersebut. Setelah siap melakukan perhitungan harga pokok produk, data tersebut akan diarsipkan oleh bagian admin dan akan dibuat laporan harga pokok produk sebanyak 2 lembar, 1 lembar diserahkan kepada pimpinan dan lembar ke-2 akan diarsip oleh bagian admin. 7. Pimpinan akan menerima laporan harga pokok produk dari bagian admin. Dari laporan tersebut pimpinan akan menetapkan harga jual yang diinginkannya. Setelah itu pimpinan akan membuat laporan harga jual barang dan diarsipkannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flowmap berikut ini:
58 Flowmap Berjalan Perhitungan Harga Pokok Produk Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Perhitungan Harga Pokok Produk
59 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis yang sedang berjalan pada pengolahan data perhitungan harga pokok produk serta penentuan harga jual secara manual memiliki kelemahan dan keterbatasan, diantaranya: 1 Proses pendataan biaya pembelian barang dan biaya ongkos pembelian yang kurang efisien dan efektif. 2 Proses perhitungan harga pokok produk yang tidak efisien dan efektif. 3 Proses penentuan harga jual yang kurang tepat. 4 Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan pengolahan data. 5 Sistem lama kurang ekonomis karena penggunaan kertas, tinta dan alat tulis yang berlipat ganda dalam pencatatan data dan pembuatan laporan mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya. 3.3 Analisis HPP Dalam Pelabelan Dengan Specific Identification Tahapan I : Di dalam melakukan perhitungan harga pokok produk, sebelumnya kita harus mengetahui terlebih dahulu harga awal barang dan ongkos pembelian. Setelah itu barang tersebut harus ditambah lagi dengan pajak. Dari semua data-data tersebut baru
60 bisa melakukan perhitungan harga dengan akurat. Berikut ini adalah cara perhitungan HPP : HPP : HB + OP + P Keterangan : 1. HPP : Harga Pokok Produk 2. HB : Harga Barang 3. OP : Ongkos Pembelian 4. P : Pajak (Umumnya 10%) Tahapan II Setelah mendapatkan harga pokok produk yang diinginkan, masing-masing dari suatu produk akan diberikan pelabelan (kode khusus) yaitu dengan metode specific identification yang nantinya dibuatkan oleh pihak toko. Kode khusus ini yang akan dijadikan tolak ukur dalam mengetahui harga pokok suatu produk dan dapat menentukan nilai harga jualnya. Tahapan III Setelah semua proses yang diperlukan sudah siap dilaksanakan, tinggallah cara melakukan perhitungan harga jual. Di dalam menentukan harga jual, pimpinan akan mengikuti harga pasaran / menafsirkan berapa persen dari laba yang diinginkan sesuai dengan klasifikasi produk yang dijual. Berikut ini adalah cara melakukan perhitungan harga jual : Harga Jual : HPP * % Laba Yang Diinginkan
61 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat, kebutuhan informasi dan kebutuhan pengguna. 3.4.1 Kebutuhan Perangkat Kebutuhan perangkat terdiri dari kebutuhan perangkat keras (hardware) dan kebutuhan perangkat lunak (software). 3.4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras Agar sistem dapat berjalan dengan baik, maka perlu diperhatikan mengenai perangkat keras yang diperlukan. Adapun kebutuhan perangkat keras yang diperlukan adalah: a. Prosesor Intel Core 2 Duo (2.00 GHz) b. Memori minimal 1 GB c. Hardisk 320 GB d. Monitor standar 14 e. Keyboard f. Mouse standar g. Printer
62 3.4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak merupakan faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk merancang sebuah perangkat lunak sehingga perangkat lunak tersebut sesuai dengan maksud dan tujuan perangkat lunak tersebut dibuat. Beberapa perangkat lunak pendukung, yaitu : a. Windows XP sebagai sistem operasi. b. Program kompiler Borland Delphi 7.0. c. Microsoft Access 2010 sebagai database. d. Tool antarmuka design Microsoft Visio 2010. 3.4.2 Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi sangat penting peranannya dalam pembuatan suatu sistem, kebutuhan informasi ini bisa diartikan sebagai kebutuhan sistem terhadap dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk membangun sistem tersebut. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan antara lain : a. Surat Pesanan Fungsi Sumber Distribusi : Untuk melakukan pesanan ke Supplier : Pimpinan : Supplier
63 Item : Tanggal, nama barang, kode barang, dan jumlah barang b. Faktur Pembelian yang akan dipesan Fungsi : Untuk mengetahui harga barang yang akan masuk dan sebagai faktur tagihan Sumber Distribusi Item : Supplier dan Bagian Pengiriman (Shipper) : Pimpinan dan Admin : Tanggal, nomor faktur pembelian, nama supplier, nama barang, kode barang, jumlah barang, harga satuan barang, dan nilai total faktur pembelian c. Data Biaya (Slip Ongkos Pembelian) Fungsi : Untuk mengetahui jumlah ongkos terhadap barang yang sudah dipesan Sumber Distribusi : Bagian Pengiriman (Shipper) : Pimpinan dan Admin 3.4.3 Analisis Kebutuhan Pengguna Sistem informasi yang dibuat akan digunakan oleh bagian admin dan pimpinan. Admin sebagai user untuk melakukan semua penginputan data yang berhubungan dalam perhitungan harga pokok produk dan mencetak laporan. Pimpinan sebagai user dalam menentukan nilai harga jual sebuah barang.
64 3.5 Analisis PIECES Menurut Hanif Al Fattah, salah satu cara untuk menentukan kelayakan suatu sistem baru maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan Analisis PIECES (Performances, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services). Analisis kelemahan ini diperlukan untuk memetakan masalah masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, mencari inti pokok dari permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan solusi yang baik bagi perusahaan. 3.5.1 Analisis Kerja (Performance) Analisis kerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada Toko Tambelan Elektronik. Tabel 3.1 Uraian Analisis Kerja Sistem Lama 1. Proses pencarian data yang masih secara manual dapat menghabiskan waktu yang cukup lama. 2. Banyak data perusahaan yang perlu dicatat secara manual. Rencana Sistem Baru 1. Proses pencarian data yang lebih cepat 2. Data perusahaan diinput secara komputerisasi sehingga bisa menghemat waktu dan lebih efisien.
65 3.5.2 Analisis Informasi (Information) Dalam penyajian informasi, sering terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi kesalahan. Analisis informasi ini digunakan untuk mengoreksi dan memperbaiki informasi, sehingga ditentukan kualitas informasi yang baik. Kualitas informasi dipengaruhi oleh 3 hal, yaitu relevancy, tepat waktu dan akurat. Tabel 3.2 Uraian Analisis Informasi Sistem Lama 1. Tingkat keakuratan informasi data kurang, karena transaksi dicatat secara manual. 2. Sering terjadinya duplikasi data. 3. Data tidak aman dari vandalisme. 4. Informasi yang terkadang kurang tepat waktu dalam penggunaan. Rencana Sistem Baru 1. Tingkat keakuratan data lebih terjamin. 2. Data terorganisir dengan baik. 3. Data aman dari vandalisme. 4. Kemudahan dalam mendapatkan informasi yang tepat guna. 3.5.3 Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi adalah senantiasa berhubungan dengan keberadaan anggaran instansi atau biaya, analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerapkan tentang biaya dan manfaatnya. Pengolahan informasi membutuhkan waktu yang cukup lama sehinnga menimbulkan peningkatan
66 biaya operasi. Dengan ini diharapkan pengembangan sistem dapat memberikan banyak manfaat serta ketidakefisienan biaya yang terjadi bisa diminimalkan sekecil mungkin. Tabel 3.3 Uraian Analisis Ekonomi Sistem Lama 1. Kesalahan pencatatan transaksi yang sering terjadi, mengeluarkan banyak biaya dan waktu untuk mencatat ulang. 2. Memerlukan biaya perawatan penyimpanan data yang manual untuk menjaga keutuhan data. 3. Memerlukan biaya pengeluaran pembelian keutuhan untuk aktivitas pencatatan seperti peralatan tulis dan media penyimpanan data. Rencana Sistem Baru 1. Penginputan yang dilakukan dengan sistem, guna meminimalkan pemborosan biaya dan waktu yang banyak. 2. Tidak memerlukan biaya dalam perawatan karena data disimpan ke dalam database. 3. Tidak memerlukan biaya dalam pencatatan karena data diinput dan disimpan dalam database. 3.5.4 Analisis Kendali (Control) Sistem informasi yang baik harus mampu menjaga keamanan data yang ada, baik kerahasiaan data dan menjamin data tersebut. Sistem yang baru harus menyediakan fasilitas back up data, terutama data yang sangat penting dan rahasia bagi perusahaan dan disimpan dalam bentuk data yang dapat
67 dimanipulasi, agar saat ingin melakukan perubahan, pihak admin atau owner tidak perlu membuat data baru. Tabel 3.4 Uraian Analisis Kendali Sistem Lama 1. Memerlukan waktu yang lama dalam mengontrol kesalahan data dan mengoreksinya. 2. Tidak ada pengontrolan keamanan data yang rutin sehingga sulit mendapatkan informasi yang diinginkan. Rencana Sistem Baru 1. Lebih mudah dalam mengontrol, mengoreksi kesalahan informasi transaksi. 2. Pengontrolan keamanan lebih terjamin dan bisa melakukan back up data secara rutin. 3.5.5 Analisis Efisiensi ( Efficiency) Sebuah sistem dapat dikatakan efisien jika sistem tersebut mampu memberdayakan pemakaian sumber daya dan mendapatkan fungsi maksimal untuk sistem yang baru. Tabel 3.5 Uraian Analisis Efisiensi Sistem Lama Membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan harga pokok produk dan harga jual. Rencana Sistem Baru Waktu yang digunakan lebih cepat dalam melakukan perhitungan harga pokok produk dan harga jual.
68 3.5.6 Analisis Pelayanan (Service) Memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggan dan calon pembeli adalah langkah awal yang akan memberikan keuntungan dalam peningkatan penjualan produk (barang atau jasa). Tabel 3.6 Uraian Analisis Pelayanan Sistem Lama Menghasilkan informasi harga pokok produk yang tidak akurat dan lambat serta penetapan harga jual yang kurang tepat. Rencana Sistem Baru Menghasilkan informasi yang lebih cepat dan tepat serta penentuan harga jual yang tepat. 3.6 Analisis Metode Specific Identification Dalam Pelabelan Dengan SWOT Analisis SWOT menurut Sutojo dan F. Kleinsteuber (2002 : 8) adalah untuk menentukan tujuan usaha yang realistis, sesuai dengan kondisi perusahaan dan diharapkan lebih mudah tercapai. Analisis SWOT merupakan salah satu bentuk analisis dalam manajemen dengan menggunakan prinsip SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities, and Threats). Analisis SWOT digunakan untuk melihat kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan. Dengan melihat kekuatan yang dimiliki serta mengembangkan kekuatan tersebut dapat dipastikan bahwa perusahaan akan lebih maju dibanding pesaing yang ada. Demikian juga dengan kelemahan yang dimiliki harus diperbaiki agar perusahaan
69 bisa tetap eksis. Peluang yang ada harus dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh perusahaan agar volume penjualan dapat meningkat. Dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan haruslah dihadapi dengan mengembangkan strategi pemasaran yang baik. 3.6.1 Analisis Kekuatan (Strenght) Analisis Strenght (kekuatan) adalah keahlian dan kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan pesaing. Setiap perusahaan perlu menilai kekuatan dan kelemahannya dibandingkan para pesaingnya. Penilaian tersebut dapat didasarkan pada faktor-faktor seperti teknologi, sumber daya finansial, kemampuan kemanufakturan, kekuatan pemasaran, dan basis pelanggan yang dimiliki. Berikut ini adalah analisis kekuatan dengan menggunakan metode specific identification dalam pelabelan untuk melakukan perhitungan harga pokok produk : 1. Bisa segera mengetahui harga pokok produk yang sudah diperhitungkan terlebih dahulu. 2. Bisa lebih cepat dalam menentukan harga jual yang tepat dan terarah dalam transaksi jual beli. 3. Bisa memberikan informasi harga jual produk yang lebih cepat kepada pelanggan.
70 3.6.2 Analisis Kelemahan (Weaknesses) Analisis Weaknesses (Kelemahan) adalah kegiatan-kegiatan organisasi yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan itu terkadang lebih mudah dilihat daripada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada. Berikut ini adalah analisis kelemahan dengan menggunakan metode specific identification dalam pelabelan untuk melakukan perhitungan harga pokok produk : 1. Cara kerja / metode yang digunakan penulis adalah memberikan pelabelan (kode khusus) kepada masing-masing barang. Jadi pihak toko membutuhkan waktu yang lumayan lama dalam mencarikan kodenya untuk mengetahui harga pokok produk. 2. Kemungkinan terjadinya pemberian kode yang salah terhadap barangbarang yang akan dijual. 3.6.3 Analisis Peluang (Opportunity) Analisis Opportunity adalah faktor positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan kesempatan bagi organisasi atau program kita untuk memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa juga berupa
71 respon masyarakat atau isu yang sedang diangkat. Analisis peluang dengan menggunakan metode specific identification dalam pelabelan untuk melakukan perhitungan harga pokok produk yaitu bisa memberikan harga yang kompetitif dan bersahabat sehingga pelanggan ingin kembali berlangganan barang-barang elektronik di toko lagi. 3.6.4 Analisis Ancaman (Threat) Analisis Threat adalah faktor negatif dari lingkungan yang memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah organisasi dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk kontroversi atau out of stream (melawan arus) namun pada kenyataannya organisasi tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang. Analisis ancaman dengan menggunakan metode specific identification dalam pelabelan untuk melakukan perhitungan harga pokok produk yaitu kemungkinan terjadinya pesaing lain yang juga menggunakan metode specific identification dalam menentukan harga jual sehingga dalam pemberian harga jual bisa lebih efektif, efisien, kompetitif daripada toko dan akibatnya pelanggan akan berlangganan ke pesaing lain.
72 3.7 Studi Kasus Toko Tambelan adalah toko yang bergerak di bidang usaha elektronik. Barang elektronik yang dijual ke pasaran beranekaragam, diantaranya televisi, mesin cuci, kulkas, air conditioner, kipas, dan home applicances lainnya. Dibawah ini adalah contoh studi kasus dalam perhitungan harga pokok produk dan pelabelan dengan metode specific identification dalam menentukan nilai harga jual. Contoh studi kasus : Pemesanan kipas merk Cosmos dengan kode barang 16SDA yang jumlahnya 20 unit. Harga kipas per unit adalah Rp 180.000,- * 20 unit = Rp 3.600.000,- (Harga Barang). Setelah itu diketahui ongkos pembelian dari jumlah barang adalah Rp 400.000.- Tahapan 1 Rumus Dalam Perhitungan HPP : HPP : HB + OP + P Perhitungan HPP : Harga Barang : Rp 3.600.000,- Ongkos Pembelian : Rp 400.000,- Pajak : 10% * (HB + OP) 10% * (Rp 4.000.000,-) Rp 400.000,-
73 HPP : Harga Barang + Ongkos Pembelian + Pajak Rp 3.600.000 + Rp 400.000 + Rp 400.000 Rp 4.400.000 / 20 Unit = Rp 220.000,- Tahapan II Memberikan Pelabelan Dengan Menggunakan Metode Specific Identification : Setelah mengetahui HPP dari produk tersebut, maka bagian toko akan memberikan pelabelan (kode khusus) kepada barang-barang tersebut. Contohnya kipas Cosmos diberikan kode 13121989. Tahapan III Rumus Dalam Perhitungan Harga Jual : Harga Jual : HPP * % Laba Yang Diinginkan Perhitungan Harga Jual : Harga jual = Rp 220.000 * 10% Rp 242.000,-