SISTEM KOMPUTERISASI DAN PENGOLAHAN DATA DI PUSKESMAS KECAMATAN TERAS, KABUPATEN BOYOLALI ANGKY SUDARMONO, DAHLAN SUSILO, FIRDHAUS HARI.S.A.H Teknik Informatika Universitas Sahid Surakarta angkysudarmono@gmail.com; dahlan.susilo@gmail.com; edoz2003@gmail.com INTISARI Puskesmas Teras, bekerja sebagai salah satu instansi kesehatan di wilayah Boyolali, mempunyai banyak pasien yang mengambil setiap hari. Tidak bisa dipungkiri, bahwa pelayanan kesehatan di Puskesmas Teras harus ditingkatkan, mulai dari pelayanan ketika pasien melakukan pendaftaran, kemudian melakukan pemeriksaan kesehatan, sampai pasien menerima resep dan mengambil yang dibutuhkan oleh pasien. Masalah yang muncul di Puskesmas Teras dalam sistem pelayanan kesehatan pasien, ketika data pasien yang dibutuhkan dalam proses pelayanan pasien masih disimpan secara manual, yang sering menyebabkan kesalahan dalam melihat data pasien. Data pasien disimpan dalam arsip, sehingga menyebabkan tumpukan data keamanan data kurang terjamin, pelaksanaan laporan harian dan laporan bulanan yang membutuhkan waktu yang lama dan sering terjadi kesalahan penulisan dan kasus penghitungan masalah di Puskesmas. Keuntungan dari penelitian ini adalah untuk membantu proses pelayanan kesehatan atas pasien yang membutuhkan data-data di setiap proses, dan memberikan layanan yang lebih cepat, efektif dan efisien serta mendukung proses data dan masukan data pasien. Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data diharapkan dapat membantu Dan memudahkan pengguna untuk melayani pasien yang akan mengambil atau pemeriksaan kesehatan, seperti dalam mencari data pasien lebih cepat dan akurat, sehingga dapat mendukung perkembangan informasi Sistem pelayanan pasien di puskesmas Teras. Kata kunci : Sistem Informasi, Puskesmas,, Komputer 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Semakin meningkatnya perkembangan teknologi informasi sekarang ini serta tuntutan manusia yang menginginkan efektifitas dalam pekerjaannya semakin memperluas penggunaan komputer sebagai alat pengolahan data. Kebutuhan akan komputer dan perangkat teknologi informasi lainnya juga membuat kebutuhan software yang sesuai dengan sistem yang diinginkan semakin meningkat. Kombinasi dari piranti keras (hardware) dengan piranti lunak (software) serta pengguna (brainware) membentuk sebuah sistem informasi yang handal dan diharapkan dapat menjawab harapan akan efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Adanya Sistem Informasi yang terkomputerisasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan meningkatkan daya saing perusahaan dan selain itu juga dapat memberi kemudahan dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan data hingga akhirnya diperoleh sebuah informasi yang akurat. a. Pada proses pendaftaran pasien, data pasien masih dicatat dalam arsip atau dokumen kertas, sehingga jika arsip hilang, tidak ada penggantinya. b. Sering terjadi penumpukan data, sehingga relatif lama dalam prose pencarian data dan juga proses pembuatan laporannya. Pengelolaan data masih dituliskan dalam bentuk arsip atau dokumen kertas, sehingga menyebabkan kurang efektifnya sistem pengelolaan data. 1.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah yaitu Bagaimana Menerapkan Suatu Sistem Komputerisasi Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras, Kabupaten Boyolali dalam pengolahan data dapat dilakukan secara terkomputerisasi yang dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam pengarsipan dan penyajian informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat. 1.3 Batasan Masalah Berikut batasan masalah yang diambil, 1. Menangani masalah pengolahan data pasien 2. Menangani masalah pengolahan data historis pasien 3. Menangani masalah pengolahan data pegawai/dokter 4. Menangani pengolahan data keahlian dan jabatan pegawai/dokter 5. Menangani pengolahan data -an 6. Serta pembuatan laporan-laporan berdasarkan data yang telah diolah 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya penelitian ini ialah terwujudnya suatu Sistem Komputerisasi Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras, Kabupaten Boyolali, sehingga dalam pengolahan data dapat dilakukan secara terkomputerisasi yang dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam pengarsipan dan penyajian informasi yang dibutuhkan dengan
cepat, tepat dan akurat 1.5 Metode Penelitian Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini antara lain : 1. Metode Observasi Metode Observasi adalah metode pengambilan data dengan cara langsungmengamati dan mencatat pada objek yang dipelajari yaitu di Puskesmas Kecamatan Teras, Kabupaten Boyolali. 2. Metode Interview Metode Interview adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung kepada pihak petugas di Puskesmas Kecamatan Teras, Kabupaten Boyolali yaitu staff bagian Pelayanan dan bagian Tata Usaha sebagai koordinator data.. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Pengolahan Data Sistem Informasi Pengolahan Data (Abdul Kadir, 2008) adalah sebuah sistem aplikasi yang digunakan untuk mengolah data pasien, data data rekam medis yang digunakan di suatu klinik kesehatan atau lembaga kesehatan. 2.2 Sistem Informasi Sistem Informasi memiliki beberapa pengertian, sebagai berikut (Kristianto, 2003:11) : Suatu Sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan yaitu menyajikan informasi. 2.3 Pengertian Data Data dapat di definisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang di rumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak diacak yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal (Sutanta, 2004:13). 2.4 Pengertian Database (Basis Data) Database menurut Irmansyah (2003:2) merupakan salah satu komponen yang paling penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut database sistem. 2.5 Flowmap Flowmap menggambarkan aliran dan informasi antar area di dalam sebuah organisasi. Flowmap menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci Flowmap ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. 2.6 Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data yang mengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). 2.7 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel dihasilkan dari normalisasi tabel yang ada dalam sistem yang antara tabel satu dengan tabel yang lain saling berelasi. Merelasikan tabel terdapat istilah kunci utama, entity dan kunci tamu. Kunci utama merupakan suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. Entitas merupakan organisasi, kejadian atau konsep yang informasinya direkam sedangkan kunci tamu merupakan sembarang atribut yang menunjuk ke kunci utama pada tabel lain. 2.8 Kamus Data Kamus data (Jogiyanto, HM, 1999) merupakan sarana untuk mendokumentasikan hasil akhir dari pendefinisian basis data yang mengalir dalam sistem secara lengkap yang dapat dilihat berdasarkan aliran data dalam DFD. 2.9 Metode Blackbox testting Teknik black box testing merupakan metode pengujian dengan memfokuskan padafungsional sistem yang telah dibangun serta memperhatikan hasil dari sistemapakah telah berjalan sesuai yang diharapkan. Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak (Rizky S. 2011). 3. Analisis Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang dikerjakan/berjalan. System yang dipakai saat ini secara garis besar masih manual, yaitu semua berkas-berkas dokumen masih menggunakan kertas dan disimpan pada map atau kotak berkas.
Flowmap Prosedur Sistem Pelayanan Yang Sedang Berjalan Tata Kepala Dokter Apoteker Usaha Puskesmas Identitas Kartu Ber Identitas Buat & cetak kartu rekam medik & kartu ber Identitas Kartu Ber Kosong Buat laporan rekam medik Rekam Medik Laporan rekam medik Kartu Ber Kosong Periksa & catat diagnosa & resep Kartu Ber Yang Sudah Diisi Cocokkan & cari data Data yang sesuai resep Gambar 1. : Flowmap Prosedur Sistem Pelayanan Yang Sedang Berjalan 3.2 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil penelitian, penulis dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem yang sedang berjalan pada sistem pengolahan data Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali yang masih terdapat kelemahan yaitu : 1. Pada proses pendaftaran pasien, data pasien masih dicatat dalam arsip atau dokumen kertas, sehingga jika arsip hilang, tidak ada penggantinya. 2. Sering terjadi penumpukan data, sehingga relatif lama dalam prose pencarian data dan juga proses pembuatan laporannya. 3. Pengelolaan data masih dituliskan dalam bentuk arsip atau dokumen kertas, sehingga menyebabkan kurang efektifnya sistem pengelolaan data. 3.3 Gambaran Sistem Yang Diusulkan Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam pembuatan Sistem Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali yang Baru bisa dilihat pada Gambar 3.3. Mengambil, mencatat & menyerahkan Data Yang Dikeluarkan Buat laporan Laporan data Laporan stok Laporan data Laporan stok Laporan rekam medik mengakses semua menu dalam program yang akan dibuat. Serta dapat mengupdate database agar dapat diperbaharui. 2. Bagian Tata Usaha Pada bagian tata usaha, user hanya dapat mengakses menu pendaftaran pasien, menu rekam medik, dan laporan rekam medik. 3. Apoteker Pada bagian Apoteker, user hanya dapat mengakses menu dan laporan. 3.4 Diagram Berjenjang Diagram berjenjang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terdapat pada Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali. Diagram berjenjang juga dipakai sebagai acuan untuk pembuatan data flow diagram. Bentuk diagram berjenjang aplikasi Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali : 1.1 Top level Level 0 Data Jenis Level 1 1.2 Data 1.3 1 Input Data Master Data Keahlian 1.4 Input Data 0 Rancang Bangun Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali 1.5 Data Penyakit 1.6 Data Dokter 2.1 Input Data Rekam Medis 2 Ber 2.2 Input 3.1 Pembuatan Gambar 3. : Diagram berjenjang pengolahan data puskesmas kecamatan Teras kabupaten Boyolali 3.5 Diagram Konteks Diagram Konteks adalah suatu proses yang meggambarkan dan menjelaskan aliran informasi dari sistem yang diusulkan secara garis besarnya dan dapat dilihat pada Gambar a Identitas atau Kartu Ber Identitas atau Kartu Ber, Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali b 3.2, Rekam Medik, & Data Pembuatan 3 Pembuatan Laporan Kepala Puskesmas 3.3 Pembuatan Rekam Medis Gambar 4. : Diagram konteks pengolahan data puskesmas kecamatan Teras kabupaten Boyolali Gambar 2. Bagian Yang Terhubung Dengan Sistem Keterangan gambar 3.3. : 1. Admin Admin pada sistem yang diusulkan yaitu Kepala Puskesmas. Admin dapat
4. Implementasi dan Pengujian Sistem 4.1 Implementasi Sistem 4.1.1 Splas Form Splash form adalah form selamat datang atau form yang muncul pertama kali saat program di jalankan. Pada form splash juga terdapat tombol untuk setup koneksi program ke server. 4.1.2 Menu Login Form ini berfungsi untuk memberikan suatu hak akses tertentu/ atau pembatasan dalam mengelola aplikasi, yang akan muncul sebelum masuk ke dalam aplikasi. 4.1.3 Main Form atau Menu Utama Form utama adalah tampilan utama sebelum melakukan aktifitas dengan system atau aplikasi. Gambar 5. Form Utama atau Main Form 4.1.4 Form Data Keahlian Form ini digunakan untuk memanipulasi data keahlian, baik untuk menambah, mengedit maupun untuk menghapus data keahlian. 4.1.5 Form Data Penyakit Form ini digunakan untuk memanipulasi data penyakit, menambah, mengedit serta menghapus data penyakit. 4.1.6 Form Data Jenis Form input data jenis digunakan untuk memanipulasi data jenis- jenis yang ada. 4.1.7 Form Data Form pasien digunakan untuk memanipulasi data pasien. Form ini dfigunakan untuk menambah, mengedit dan menghapus data pasien yang ada di puskesmas. 4.1.8 Form Data Dokter Forminput dokter digunakan untuk memanipulasi data dokter. Sebelum menginputkan data dokter terlebih dahulu harus menginputkan data keahliah dokter, karena dalam forminput dokter harus memilih keahlian dokter. 4.1.9 Form Data Forminput digunakan untuk memanipulasi data. Menambah, mengedit dan menghapus. Sebelum menginputkan data terlebih dahulu harus menginputkan data jenis, karena dalam input data harus memilih jenis nya. 4.1.10 Form Pendaftaran Form pendaftaran digunakan untuk pendaftaran pasien baru, dan untuk mengatur antrian pasien yang akan diperiksa. datang langsung menyerahkan kartu ber bila sudah pernah ber sebelumnya, bila belu pernah ber maka harus diregistrasi dolo dan dibuatkan kartu bernya. 4.1.11 Form Form rekam medik digunakan untuk memanipulasi data rekam medis pasien, mulai dari keluhan yang dialami pasien sampai input data hasil diagnosa pasien. Form rekam medik ini juga digunakan untuk menginputkan resep, an yang diperlukan pasien yang sesuai dengan penyakit dan hasil diagnosa dokter yang langsung dimaksukkan ke dalam resep. 4.1.12 Form Form ini digunakan untuk konfimasi bahwa resep sudah diambil atau di tebus -nya sesuai dengan No yang diberikan kepada pasien. 4.1.13 Menu Laporan Form laporan digunakan untuk membuka laporan-laporan yang di hasilkan dari proses transaksi atau pengolahan data dari sistem. 4.1.14 Form ini digunakan untuk menampilkan laporan data -an di Puskesmas Kecamatan Teras, Kabupaten Boyolali. 4.1.15 Form laporan pasien digunakan untuk menampilkan data- data pasien yang ada di Puskesmas Kecamatan Teras, Kabupaten Boyolali. 4.1.16 Form laporan berisi data hasil pemeriksaan pasien atau data rekam medis pasien, meliputi keluhan pasien sampai hasil diagnosa pasien. 4.1.17 Form Data User Form ini digunakan untuk manipulasi data user, meliputi menambah, mengedit maupun menghapus data user. Data user ini adalah data user yang digunakan untuk membuka atau mengakses sistem sesui dengan hak akses yang diberikan kepada user tersebut. 4.1.18 Form Data iklan Form ini digunakan untuk menyimpan kalimat kalimat iklan yang akan di tampilkan atau dimunculkan secara bergantian pada runingtext main menu atau menu utama pada sistem aplikasi.
4.1.19 Kalkulator Menu ini digunakan untuk memanggil aplikasi Kalkulator yang merupakan aplikasi bawaan dari windows. Kalkulator dapat digunakan untuk membantu petugas dalam menghitung, sehingga tidak perlu menggunakan kalkulator sendiri. 4.1.20 History User Form ini digunakan untuk menyimpan daftar log atau historyuser yang melakukan update data pada sistem. Semua proses perubahan data, baik tambah, ubah maupun hapus semua akan disimpan pada menu loguser atau menu historyuser. 4.1.21 Menu Help Menu help ini berisi formabout program, yaitu menjelaskan tentang sistem aplikasi baik versi sistem dan maupun pembuatnya. 5. Analisis Hasil Pengujian Black Box Berikut ini adalah beberapa pengujian yang telah dilakukan, yaitu ; 1. Pengujian Login User Pengujian Login User ini digunakan untuk mencoba hak akses dari masing masing user yang dipakai untuk membuka program. Setiap user akses memiliki hak akses berbeda beda sesuai dengan bagiannya, dari situlah maka tampilan atau menu yang muncul juga akan berbeda sesuai hak aksesnya. 2. Pengujian Data Pengujian Data digunakan untuk menguji form input data, yaitu proses input data yang kemudian disimpan dalam database. 3. Pengujian Data Pengujian Data digunakan untuk menguji form input data pasien, yaitu proses input data yang kemudian disimpan dalam database. 4. Pengujian Transaksi Pendaftaran Pengujian Transaksi Pendaftaran digunakan untuk menguji form pendaftaram, yaitu proses input dan olah data pasien baru yang kemudian disimpan dalam database. 5. Pengujian Transaksi Pengujian Transaksi digunakan untuk menguji form rekam medik, yaitu proses input dan olah data rekam medik pasien yang kemudian disimpan dalam database. 6. Pengujian Laporan Pengujian Laporan digunakan untuk menguji form laporan yang dihasilkan dari sistem, yaitu proses melihat laporan laporan yang dihasilkan dan kemudian dapat dicetak (Print). Pengujian Laporan dapat dilihat pada Tabel 4.9. Pengujian Laporan. Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan yang melibatkan 5 orang penguji yaitu apoteker, tatausaha, dokter, kepala puskesmas dan pengembang sendiri, tahap dimana data yang ada dimasukan dan diuji bersamaan dengan komponen dari system, bahwa setiap komponen system yang dibangun telah berfungsi sesuai yang diharapkan. 6. Simpulan dan Saran 6.1 Simpulan Berdasarkan pembuatan Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data Di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali ini dalam rangka pelaksanaan Tugas Akhir, dapat diambil simpulan sebagai berikut : 1. Semua berkas-berkas dokumen masih menggunakan kertas dan disimpan pada map atau kotak berkas. Dalam sistem manual penulisan data dan proses penyajian data atau informasi juga membutuhkan waktu yang relatif lama. 2. Sistem baru yang telah dibangun memberikan kemudahan dalam pengolahan dan penyimpanan data pasien dalam database komputer, kemudahan dalam mencari data pasien, pengolahan dan penyimpanan data serta membuat laporan data dalam waktu yang relatif cepat. 3. Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data Di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali memberikan kemudahan dalam pengelolaan data pasien yang dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam pengarsipan dan penyajian informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat. 4. Hasil pengujian menggunakan black box testing dari tiap kelas ini menghasilkan pengujian login hak akses, pengisian data pengolahan, pengolahan data pasien, transaksi data pendaftaran, data transaksi rekam medik, dan pelaporan data secara periodik dapat diterima dengan baik. 6.2 Saran Hasil perancangan dan implementasi Sistem Komputerisasi dan Pengolahan Data di Puskesmas Kecamatan Teras Kabupaten Boyolali ini, agar sistem ini berjalan dan berfungsi secara optimal dan maksimal, maka: 1. Perlu dikembangkan lebih lanjut terhadap antar muka user, sehingga tampilan menjadi lebih baik 2. Diperlukan orang yang ahli pada spesialisasi bidang ini, seperti Pengelola Sistem (System Analysis), Pengelola Jaringan (Network Administrator), Pemrogram (Programmer), dan Pengelola Unit Data (Database Administrator).
3. Pada program akan lebih baik jika ditambahkan aplikasi back-up untuk keamanan data. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, 2008, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Alam J, Agus M, 2008, Membuat Program Aplikasi Menggunakan Delphi 6 & Delphi 7, PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Chandraleka H, 2007, Pemograman Delphi 7.0, PT Elek Media Komputindo Rizky, S, 2011, Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak (Software Reengineering), Jakarta. Robi in B, 2007, Pemograman Grafik Multimedia menggunakan Delphi, Andi Yogyakarta Sutanta E, 2008, Sistim Basis Data, Graha Ilmu yogyakarta Very Susandy, 2008, Sistem Informasi Pengolahan Data Di Puskesmas Ciumbuleuit, Skripsi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia, Bandung. Departemen Kesehatan RI, 1992, Pedoman Kerja Puskesmas Jilid III. Departemen Pendidikan Nasional, 2001, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi Ketiga), Balai Pustaka, Jakarta. Didik Dwi Prasetyo, 2004, Aplikasi Database Client/Server Menggunakan Delphi dan MySQL, Elex Media Komputindo, Jakarta. Fathansyah, 2007, Basis Data, Bi Obses, Informatika Bandung Jogiyanto, HM, 1999, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta. Keputusan Menteri Kesehatan RI, No. 128/Menkes/SK/II/2004, Tentang Kebijakan Dasar Kesehatan Masyarakat. Kurniawan Y, 2006, Belajar computer Delphi 7 0, PT Media Komputindo Ladjamudin bin Al-Bahra, 2009, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Graha Ilmu Yogyakarta, Edisi Pertama M. Agus J. Alam, 2003, Membuat Program Aplikasi Menggunakan Delphi 6 dan Delphi 7, Elex Media Komputindo, Jakarta. Marcus Teddy, Prijono Agus dan Widiadhi Josef, 2001, Pemograman Delphi dengan Canto, Marco, Mastering Delphi 7, SYBEX Renditya Sakti Ksatria Kinasih, 2000, Sistem Informasi Kesehatan Pada Pusat Kesehatan (PUSKESMAS) Purwantoro 2 Di Propinsi Jawa Tengan, Tugas Akhir, Sistem Informasi STMIK AMIKOM, Yogyakarta.