PENGAUDITAN: TANDA ARAS KEJAYAAN KOPERASI Norhazilina Abdul Halim hazilina@mkm.edu.my Maktab Koperasi Malaysia Zon Timur 8 BIL. 53 2017
Pengenalan Gerakan koperasi terus menunjukkan pertumbuhan yang positif setiap tahun. Memetik ucapan YB Dato Seri Hamzah bin Zainuddin, Menteri Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan (KPDNKK) (Sinar Online dan my Metro), menyatakan bahawa sektor koperasi dijangka menyumbang RM34 bilion kepada Keluaran Dalam Negara Kasar (KDNK) pada tahun 2016. Manakala unjuran sumbangan koperasi kepada KDNK negara pada tahun 2016 adalah antara RM31 dan RM32 bilion berbanding RM30 bilion pada tahun 2015 yang bersandarkan kepada kepelbagaian aktiviti perniagaan dan peluang keterbukaan pasaran dagangan asing yang lebih luas. Sehingga 31 Disember 2016, Malaysia telah mencatatkan sebanyak 13,428 bilangan koperasi berbanding 12,750 pada tahun 2015 dengan aset keseluruhan bernilai RM131 bilion (Statistik Am Bilangan Koperasi: Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) 2016). Keyakinan yang tinggi diletakkan oleh Menteri KPDNKK terhadap keupayaan koperasi untuk terus berdaya saing dan menggekalkan prestasi yang cemerlang ini perlu diberi perhatian yang khusus. Kemampuan koperasi untuk memastikan sistem perniagaan dalam koperasi, hubungan dalam menggerakkan koperasi, peranan dan tanggungjawab yang dimainkan di setiap peringkat atau pengurusan yang baik dan bersistematik harus berjalan dengan sempurna. Justeru, Sistem Kawalan Dalaman (SKD) koperasi menerusi pengauditan harus berfungsi dan berkesan. BIL. 53 2017 9
Pengauditan Koperasi Pengauditan ditakrifkan sebagai satu pemeriksaan analisa dan penilaian yang berterusan serta sistematik ke atas penyata kewangan, rekod-rekod, operasi dan pentadbiran sesuatu organisasi bagi menentukan sama ada prinsip-prinsip am perakaunan, polisi-polisi pengurusan, peraturan dan prosedur dipatuhi. Lembaga bertanggungjawab untuk melantik Juruaudit Luar dan Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD). Keperluan kepada pelantikan dua juruaudit koperasi ini adalah untuk memastikan penguditan yang lebih berkesan dalam koperasi. 1) Juruaudit Luar Peranan juruaudit luar adalah fokus kepada pengesahan urusniaga dan penyata kewangan koperasi iaitu dari aspek kewangan. Seksyen 60(1) Akta Koperasi 1993 (pindaan 2007), akaun koperasi hendaklah diaudit sekurang-kurangya sekali dalam tiap tahun kewangan oleh : i) Seorang juruaudit yang diluluskan oleh Suruhanjaya; atau ii) Seorang pegawai SKM. Oleh yang demikian, bagi lantikan juruaudit yang diluluskan oleh SKM, kaedah pelantikan itu mestilah mengikut perundangan iaitu Lembaga boleh merujuk kepada Garis Panduan (GP) 26: Juruaudit yang diberi Kelulusan Mengaudit di bawah Subseksyen 61(1) Akta Koperasi 1993 (pindaan 2007). Seterusnya seperti yang termaktub di dalam peraturan 14(1)(h) dan Undang-Undang Kecil (UUK) 31(1)(h) koperasi iaitu dalam MAT perlu meluluskan satu panel yang tidak kurang daripada 2 orang juruaudit yang diluluskan oleh SKM untuk mengaudit akaun koperasi. Selain itu, peraturan 29(2), mengkehendaki Lembaga koperasi memberitahu SKM akan pelantikan juruaudit tersebut untuk menggelakkan perkara di bawah perenggan 14 iaitu mana-mana juruaudit tidak boleh mengaudit akaun koeprasi yang telah dimasukkan dalam rancangan audit SKM sehingga koperasi berkenaan mendapat surat pelepasan daripada SKM. 10 BIL. 53 2017
2) Jawatankuasa Audit Dalaman Manakala, Lembaga juga bertanggungjawab untuk melantik JAD. Peruntukan perundangan di bawah Seksyen 42A Akta Koperasi 1993 (pindaan 2007), (1) Mengkehendaki Lembaga untuk menubuhkan suatu JAD yang terdiri tidak kurang daripada 3 orang dan tidak lebih daripada 5 orang anggota dengan sewajarnya; dan (2) Tugas dan tanggungjawab JAD diperuntukkan dalam UUK. Menurut UUK 54, tiada seorang pun layak dilantik atau kekal sebagai JAD jika dia: (a) (b) (c) (d) (e) Telah disabitkan atas suatu kesalahan di bawah Akta; Telah ditamatkan sebagai pegawai sesuatu koperasi: Menjadi anggota lembaga koperasi ini; Mempunyai apa-apa hutang yang tertunggak melebihi 6 bulan daripada mana-mana koperasi atau institusi perbankan; atau Menerima apa-apa pelantikan tetap yang bergaji dalam koperasi ini. Seterusnya Lembaga juga boleh merujuk kepada GP 4: Garis Panduan Pelantikan dan Fungsi Jawatankuasa Audit Dalaman, yang memerlukan seorang yang arif dalam bidang kewangan atau sekiranya tiada yang mahir dalam bidang kewangan dan perakaunan boleh menimba ilmu dalam tempoh 6 bulan selepas pelantikan. Kuasa dan kewajipan yang perlu dilaksanakan oleh JAD seperti yang tertulis di dalam UUK 57(1) adalah: (a) (b) Memeriksa segala rekod perakaunan dan rekod lain yang berhubung secara langsung atau tidak langsung dengan koperasi dan subsidiarinya, jika ada, Memanggil mana-mana orang yang dikehendakinya supaya mengemukakan atau menyerahkan apa-apa maklumat atau buku, akaun dan dokumen yang berkaitan, bagi memastikan hal ehwal koperasi dijalankan mengikut matlamat penubuhan, Akta, Peraturan, GP, UUK, mana-mana undangundang bertulis lain dan keputusan mesyuarat agung serta mesyuarat Lembaga. UUK 57(2) mengkehendaki JAD melaksanakan tugas seperti berikut: (a) Memastikan adanya kuasa dan pengesahan bagi segala perbelanjaan; (b) Memeriksa akaun-akaun koperasi pada latlat masa yang tetap dan tidak boleh kurang daripada sekali dalam tempoh tiga bulan; (c) Memberitahu Lembaga apa-apa ketakselarasan yang berlaku dalam pengurusan koperasi dengan serta merta; dan (d) Mengemukakan kepada Lembaga laporan mengenai pengurusan dan hal ehwal koperasi termasuk pelanggaran terhadap Akta, Peraturan atau UUK. Keperluan pelantikan dua juruaudit ini bukan sahaja hanya mengikut peruntukan perundangan, namun sejauhmana ia mampu berfungsi dengan baik dalam melaksanakan kuasa dan kewajipan mereka adalah sangat penting bagi sesebuah koperasi. BIL. 53 2017 11
Memperkasa Nilai Audit Koperasi Memperkasa merupakan perihal untuk memastikan kelangsungan setiap proses kerja dapat dijalankan dengan sempurna (Kamus Dewan Edisi Empat). Oleh yang demikian, memperkasa nilai audit dalam koperasi bukan sekadar struktur perundangan yang termaktub namun ia juga adalah perlu untuk mematuhi kepada setiap peruntukan undang-undang tersebut. Peruntukan yang berkaitan dengan kepatuhan dan pemerkasaan ini adalah melibatkan Perakaunan dan Pengauditan. Perakaunan Keperluan penyenggaraan akaun ini penting seperti mana yang dikehendaki oleh Suruhanjaya. Sebagaimana yang telah termaktub di dalam struktur perundangan perkara yang perlu dipatuhi oleh koperasi berkaitan dengan akaun iaitu: 1) Seksyen 58 (1), (2), (3), (4) dan (5) 2) Subperaturan 31(1) 3) Perintah/Arahan Caruman Kepada Kumpulan Wang Rizab Statutori (KWRS) 4) Perintah/Arahan Bayaran kepada Kumpulan Wang Pendidikan Koperasi (KWAP) & Pembangunan Koperasi 5) Arahan SKM Bil. 1 Tahun 2011 (Berkaitan Pembayaran Dividen) 6) Pekeliling Bil 1 Tahun 2009 Panduan Penyenggaraan KWRS 7) Pekeliling Bil. 1 Tahun 2011 (Penggunaan KWRS Bagi Pembayaran Syer /Yuran) 8) Pekeliling Bil. 2 Tahun 2011 (Penerbitan Syer Bonus daripada KWRS) 9) GP 1 Penetapan Pindahan Ke KWRS 10) GP 2 Pembayaran Dividen (pindaan 2012). 11) GP 8 Perakaunan Geran/Bantuan 12) GP 22 Pembayaran Honorarium 13) GP 23 Pelaporan Penyata Kewangan Pengauditan Kepatuhan kepada pengauditan adalah merujuk kepada tanggungjawab Lembaga yang perlu dilaksanakan selepas audit berlangsung iaitu seperti mana yang termaktub di bawah Seksyen 59 Akta Koperasi 1993 (pindaan 2007) Penyata Kewangan dan Laporan Lembaga. Peruntukan subseksyen 59(1) membentangkan penyata kewangan dalam mesyuarat agung. Subseksyen 59(2) untuk menghantar laporan kewangan kepada anggota tidak kurang daripada 15 hari dan SKM tidak kurang daripada 30 hari sebelum mesyuarat agung tahunan koperasi. Peruntukan di bawah subseksyen 59(2A) menyatakan pandangan Suruhanjaya yang mempunyai kesan kewangan terhadap akaun teraudit dan kunci kira-kira koperasi hendaklah diselaraskan dengan sewajarnya oleh koperasi dan ditunjukkan dengan jelas dalam akaun teraudit koperasi dalam tahun kewangan yang berikutnya dan dilaporkan oleh Lembaga dalam laporan berkanunnya. Kebiasaan teguran oleh Suruhanjaya adalah melibatkan i) Kesilapan pengiktirafan ke atas pendapatan atau keuntungan dan ii) Kesilapan pengiraan di Akaun Pembahagian Keuntungan. 12 BIL. 53 2017
Selain itu, perenggan 59(3)(g) menyatakan bahawa perlunya untuk Lembaga menyediakan laporan berkanun Lembaga ke atas semua pelarasan menurut subseksyen 59(2A) yang telah dijalankan dengan sewajarnya. Begitu juga seperti dalam subseksyen 59(5) yang memerlukan setiap penyata kewangan yang dibentangkan dalam mesyuarat agung tahunan hendaklah memberikan gambaran yang benar dan saksama tentang kedudukan hal ehwal koperasi dan subsidiari jika ada. Peruntukan yang dinyatakan di atas dapat membantu koperasi untuk menyenggara akaun koperasi dengan terperinci dan bersistematik seperti yang diperlukan oleh Suruhanjaya. Namun walau bagaimanapun, bagi memastikan keperluan ini dipatuhi, koperasi iaitu Lembaga perlu mempunyai JAD yang berkesan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab. Pengauditan dan penemuan yang diperoleh perlulah mempunyai bukti yang boleh disahkan iaitu: i) Bukti berdokumen-melalui proses pemeriksaan, pengesahan dan maklum balas dari pelanggan. ii) Bukti fizikal-melalui proses pemerhatian dan pemeriksaan. iii) Bukti lisan-melalui proses pertanyaan atau iv) perbincangan, Bukti kawalan dalaman-melalui proses pemerhatian, pemeriksaan dan ulang semula. Kawalan Dalaman diterima sebagai bukti audit sekiranya entiti itu mempunyai SKD yang direka bentuk dengan teliti. v) Bukti lejar dan jurnal-melalui proses pemeriksaan dan ulang semula/perkiraan Bukti ini adalah perantaraan dengan bukti berdokumen dengan penyata kewangan untuk memastikan audit dalaman yang berkesan semua hal ehwal berkaitan dengan kewangan koperasi tersedia dan boleh diaudit dengan tepat dan betul. Oleh yang demikian, kedudukan sebenar prestasi koperasi bukan hanya dinilai dengan memahami dan mematuhi perundangan serta aset sematamata, tetapi bagaimana semua keperluan ini dapat diterjemahkan dengan gaya pentadbiran dan pengurusan koperasi yang cekap, sempurna dan berintegriti. BIL. 53 2017 13
Tanda Aras Kejayaan Koperasi Amalan Tadbir Urus Koperasi SKM juga telah mengeluarkan GP 27: Tadbir Urus Koperasi, yang memberi fokus kepada konteks hubungan antara anggota sebagai pemilik perniagaan, pihak pengurusan yang mengendalikan perniagaan dan pihak Lembaga yang menerajui pengurusan bagi pihak pemilik dengan tujuan untuk mencapai matlamat penubuhan koperasi. Amalan tadbir urus yang berkesan akan memastikan koperasi diurus secara telus dan berhemah melalui keseimbangan aktiviti dan kehematan perniagaan. Pendekatan yang dirumus untuk memastikan amalan tadbir urus berjaya dan berkesan dilaksanakan di koperasi adalah berlandaskan konsep tanggungjawab, akauntibiliti, dan ketelusan yang tertumpu kepada peranan ALK dan pihak pengurusan. Setiap komponen yang terdapat dalam struktur organisasi koperasi adalah menjadi prinsip utama dalam pelaksanaan tadbir urus yang baik. Prinsip asas dalam tadbir urus koperasi adalah melibatkan: i) Hal ehwal ALK; ii) Pengawasan Pengurusan; iii) Kebertanggungjawaban dan pengauditan; dan iv) Ketelusan integriti. Prinsip utama ini menjadi asas kepada pecahan 15 prinsip tadbir urus yang digariskan dalam GP 27. Prinsip Tadbir Urus yang memperincikan berkaitan dengan peranan dan tanggungjawab juruaudit adalah: Peranan juruaudit yang bebas, kompeten dan berkelayakan adalah penting dalam proses tadbir urus koperasi. Audit Dalaman dan luaran adalah agen penting kepada Lembaga. Laporan pemeriksaan juruaudit boleh digunakan sebagai pengawasan bebas terhadap maklumat berkaitan operasi dan prestasi koperasi yang diterima daripada pihak pengurusan. Keberkesanan Lembaga dan pihak pengurusan boleh dipertingkatkan dengan: (a) (b) (c) Mengiktiraf dan menyampaikan kepentingan proses audit kepada seluruh organisasi; Memastikan juruaudit memahami tanggungjawab mereka terhadap koperasi dan pihak berkepentingan; Menggunakan segala penemuan audit secara berkesan dan tepat pada masanya; dan (d) Memastikan pihak pengurusan melaksanakan tindakan pencegahan dan pembetulan ke atas masalah yang dikenal pasti oleh juruaudit. Prinsip ke 11: Pengauditan yang mantap melalui hubungan profesional antara juruaudit, Lembaga dan pengurusan. 14 BIL. 53 2017