SISTEM INFORMASI PEGAWAI PROPOSAL CELEBES MEDIA TECHNOLOGY
PROPOSAL SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN LATAR BELAKANG Sesuai dengan perkembangan tehnologi kebutuhan akan informasi kepegawaian yang cepat dan akurat dalam menampilkan data sesuai dengan keadaan sesungguhnya semakin dirasakan mendesak. Menyadari akan kebutuhan itu maka perlu dikembangkan suatu sistem informasi berupa software aplikasi yang dapat menghasilkan data kepegawaian yang cepat dan akurat. Dengan sofware aplikasi ini diharapkan kinerja unit organisasi dapat meningkat dan merupakan wujud pertanggungjawaban unit kerja kepada stake holder. Penggunaan tehnologi informasi untuk dapat menampung semua data kepegawaian dan juga dapat menyajikan laporan-laporan kepegawaian yang kemudian diberikan nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) menjadi suatu keniscayaan. Dengan SIMPEG ini akan tercipta pengelolaan administrasi kepegawaian yang menyajikan riwayat pegawai mulai dari masuk (calon pegawai negeri sipil) sampai posisi terakhir (up to date). Pengembangan ini akan dapat membantu kelancaran tugas Kementrian Kebudayaan dan Pariwisata. TUJUAN DAN SASARAN Kegiatan pengembangan SIMPEG bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan data kepegawaian denganrincian sebagai berikut: Meningkatkan efisiensi, efektivitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan kepegawaian. Mempercepat penyeragaman dan pembentukan database kepegawaian, menunjang transparansi pengelolaan kepegawaian. Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena program yang ada didesain dengan memaksimalkan otomatisasi system.
Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang dibutuhkan baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. Memudahkan dan mempercepat pencarian dan penampilan informasi di bidang pengelolaan kepegawaian, untuk kepentingan pengambilan keputusan. Adapun keuntungan implementasi SIMPEG adalah sebagai berikut: Dapat memenuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, yaitu membuat laporan pertangungjawaban kepegawaian secara rutin. Merupakan aplikasi kepegawaian yang memiliki fitur lengkap sehingga memudahkan pengelolaan. Mendukung penggunaan multiuser dalam local area network. Simpeg dimungkinkan untuk digunakan secara multiuser (banyak pemakai) sehingga akan mempercepat dan mempermudah pemasukan data-data kepegawaian. Dukungan keamanan terhadap pemakaian aplikasi dan data, Simpeg memberikan perlindungan keamanan penggunaan aplikasi secara berjenjang dan ditunjang dengan keamanan akses database yang optimal. Mudah untuk digunakan, SimPeg dikembangkan dengan mempertimbangkan kemudahan pemakaian (user friendly) dan menggunakan kaidah bahasa Indonesia, sehingga pelatihan penggunaannya tidak terlalu lama. Instalasi dan implementasi yang cepat, secara struktural Simpeg dikembangkan dengan metode modular sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan user dalam waktu yang singkat. Investasi yang tepat guna, implementasi simpeg akan memberikan daya guna yang tinggi dalam rentang waktu yang lama, menjadikan investasi terasa murah dan terjangkau. Database terintegrasi, sehingga dihindari entry data ulang dan efeisiensi pekerjaan diantara bagian-bagian yang ada.
Mempercepat penyusunan rencana formasi kepegawaian,pengembangan pegawai, dan urusan kesejahteraan pegawai, serta mempermudah pengelolaan data dan informasi kepegawaian. Mempercepat pelaksanaan urusan pengangkatan dan kepangkatan pegawai. Mepercepat pelaksanaan urusan pemindahan, pemberhentian, dan pensiun pegawai Dapat mengetahui setiap saat posisi pegawai, cepat dan mudah didalam pelaporan kepegawaian kepada Menteri. RUANG LINGKUP KEGIATAN Adapun kegiatan yang dilakukan dalam rangka pengembangan SIMPEG meliputi: 1. Survey Pendahuluan dan detail kebutuhan user 2. Desain dan Perancangan Database SIMPEG 3. Pemrograman/CodingAplikasi SIMPEG 4. Penyusunan Buku Panduan (user manual) 5. Instalasi dan Sosialisasi Aplikasi SIMPEG 6. Penyusunan Laporan METODOLOGI Simpeg dirancang dan digunakan untuk pengelolaan kepegawaian Departemen secara terintegrasi penuh, antara satu bagian dengan bagian yang lain. Aplikasi Simpeg ini dikembangkan dengan mengacu pada UU No. 7 tahun 1978 tentang Pokok Pokok Kepegawaian serta perubahannya UU No. 43 tahun 1999. Aplikasi Simpeg dikembangkan perbagian atau modul untuk memudahkan didalam implementasi. Adapun modul-modul dari Simpeg meliputi sebagai berikut:
1. Modul Data Umum Pegawai Modul data umum pegawai digunakan untuk melakukan pengelolaan kepegawaian yang tidak mengalami perubahan seperti Nama, NIP, Jenis kelamin, Tanggal Lahir, TMT Pertama CPNS, Ciri-ciri Fisik Pegawai dan lain-lain. Data ini diperlukan untuk perhitungan masa kerja, masa pensiun, kenaikan gaji berkala dan lain-lain. 2. Modul Riwayat Pegawai Modul riwayat pegawai digunakan untuk melakukan pengelolaan data pegawai yang mengalami perubahan (update) setiap saat, misalnya karena naik pangkat, menjabat kedudukan struktural tertentu, atau perubahan lain yang dimungkinkan oleh peraturan perundang-undangan. Adapun lingkup modul riwayat pegawai meliputi sebagai berikut: Riwayat Pangkat Riwayat Jabatan Riwayat Mutasi Riwayat Kenaikan Gaji Berkala Riwayat Inpassing Riwayat Pendidikan Riwayat Penugasan Lain Riwayat Diklat/Kursus Riwayat Daftar Urut Kepangkatan Riwayat DP3 dan lain-lain. Dalam implementasi SIMPEG akan diperhatikan hal-halsebagai berikut: 1. Memanfaatkan perangkat keras yang telah dimiliki sepanjang spesifikasi teknisnya sesuai. 2. Memanfaatkan sistim jaringan dan peralatan komukasimisalnya telepon, modem yang sudah ada. 3. Penyusunan struktur data sedemikian rupa sehingga merupakan suatu kesatuan (terintegrasi). 4. Memanfaatkan SDM yang mempunyai latar belakang dan keahlian berbasis komputer dan menguasai Sistim Operasi Windows (minimal versi 98).
SPESIFIKASI PERANGKAT 1. Perangkat Lunak (Software): Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan SIMPEG: a. Perangkat Lunak Sistem Operasi Jaringan: Windows XP atau yang lebih tinggi sebagai Server Utama b. Perangkat Lunak untuk operator/client: Windows XP atau yang lebih tinggi 2. Perangkat Keras (Hardware): Perangkat Keras yang harus tersedia dengan spesifikasi teknis minimal: a. Processor Pentium III atau lebih tinggi b. RAM minimal 128 MB atau lebih tinggi c. CD Room minimal 24X atau lebih tinggi d. Hardisk untuk Server minimal 10 GB atau lebih tinggi. e. Hardisk untuk work-station (operator) minimal 2 GB atau lebih tinggi. Perangkat Lunak dan Perangkat Keras ini disediakan Pengembang bertugas untuk menyediakan Perangkat Lunak SIMPEG. oleh pemberi kerja, sementara Tim TIM PENGEMBANG Secara umum personil yang terlibat dalam pembuatan sistem adalah tim kerja (Team Work) yang sinergi antara pengembang dan wakil dari pengguna sistem (users) yang terdiri dari : 1. Tim Pengarah yang dibentuk oleh dan mewakili pengguna sistem (users) yang berfungsi antara lain sebagai : a. Penghubung/Mediator b. Pengkaji c. Nara Sumber d. Pengambil keputusan
2. Tim Pengembang yang bertugas membuat/mendisain sistem yang dikehendaki oleh pengguna (users) terdiri dari : a. Koordinator Tim/ Supervisor b. Analis Sistem c. Programmer d. Administrator Data Base e. Operator f. Sekretariat PEMBIAYAAN Dalam rangka suksesnya pelaksanaan sosialisasi/pelatihan SIMPEG selain ditentukan oleh faktor Sumber Daya Manusia (SDM) juga tidak dapat terlepas dari pembiayaan. Anggaran pembiayaan yang diperlukan selama 2 (dua) bulan seluruhnya senilai Rp.----- yang meliputi kegiatan sebagai berikut: Survey Pendahuluan dan Detail Rp 10.000.000,00 Kodifikasi dan Perancangan Database Rp 25.000.000,00 Pemrograman /Coding Aplikasi SIMPEG Rp 25.000.000,00 Penyusunan Buku Panduan (user manual) Rp 25.000.000,00 Instalasi dan Sosialisasi Program Aplikasi SIMPEG Rp 25.000.000,00 Penyusunan Laporan Rp 10.000.000,00 Jumlah Rp 120.000.000,00
Lampiran 1. Halaman Login page
2. Halaman view data pegawai
3. Halaman input data pribadi
4. Halaman input data keluarga
5. Input data pangkat dan golongan
6. Halaman input data mutasi dan promosi
7. Input data Pendidikan formal
8. Dan lain -lain